МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ по выполнению ВЫПУСКНОЙ КВАЛИФИКАЦИОННОЙ РАБОТЫ для специальности 034702 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

Департамент образования города Москвы

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

«Колледж сферы услуг №3»

Методические указания

по выполнению

ВЫПУСКНОЙ КВАЛИФИКАЦИОННОЙ РАБОТЫ

для специальности 034702 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

Москва-2014

СОДЕРЖАНИЕ

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ВЫПУСКНОЙ КВАЛИФИКАЦИОННОЙ РАБОТЕ

1.1. Цель и задачи выполнения выпускной квалификационной работы, организация ее выполнения

Выпускная квалификационная работа (далее ВКР) является завершающим этапом обучения специальности 034702 «Документационное обеспечение управления и архивоведение», а ее успешная защита позволяет присвоить автору квалификацию: Специалист по документационному обеспечению управления, архивист .

При выполнении ВКР студент должен четко представлять себе поставленные цели и задачи, определить пути их решения для конкретного объекта или в целом по работе.

Исходя из темы исследования, целью ВКР является систематизация полученных в Колледже знаний и практическое их применение к исследованию вопросов конкретной темы, подтверждающие подготовку студента как специалиста в области документационного обеспечения управления. Более частными задачами выполнения ВКР для реализации поставленной цели являются:

углубление, систематизация и закрепление знаний студентов в создании организационно- распорядительной и справочно-информационной документации;

применение полученных теоретических знаний и практического опыта (навыков) к решению задач, поставленных в ВКР;

развитие навыков проведения самостоятельных исследований, анализа теоретических и практических материалов;

разработка конкретных предложений и рекомендаций по совершенствованию проблемы исследования конкретного объекта с детальной и убедительной аргументацией.

Подготовка ВКР состоит из нескольких этапов:

выбор темы и обоснование ее актуальности;

составление библиографии, ознакомление с законодательными актами, нормативными документами и другими источниками, относящимися к теме ВКР;

сбор фактического материала на предприятиях (учреждениях, организациях);

обработка и анализ полученной информации с применением современных методов финансового и хозяйственного анализа, математико-статистических методов;

формулировка выводов и выработка рекомендаций;

оформление ВКР в соответствии с установленными требованиями.

Студент несет полную ответственность за выполнение ВКР и достоверность результатов проведенного исследования. В целях оказания студенту теоретической и практической помощи в период подготовки и написания ВКР ему назначается научный руководитель. Студент периодически информирует научного руководителя о ходе подготовки ВКР и консультируется по вызывающим затруднения вопросам.

Научный руководитель осуществляет консультирование студентов в объеме 12 ак. часов по следующему плану.

Следует иметь в виду, что научный руководитель не является ни соавтором, ни редактором дипломной работы, и студент не должен рассчитывать на то, что руководитель сам будет поправлять имеющиеся в ВКР теоретические, методологические, стилистические и другие ошибки.

В соответствии с ФГОС на выполнение ВКР отводится 4 недели.

1.2. Основные требования, предъявляемые к содержанию выпускной квалификационной работы

ВКР должна соответствовать содержанию учебного плана и квалификационным требованиям, предъявляемым к выпускникам. Она должна иметь продуманную внутреннюю структуру, позволяющую полно и глубоко раскрыть выбранную тему.

ВКР должна иметь следующую структуру:

Титульный лист.

Содержание.

Введение.

Теоретическая часть.

Практическая часть.

Заключение.

Список использованных источников.

Приложения.

Выпускная квалификационная работа может содержать от 2 до 4 глав.

В содержании представляется структура работы в соответствии с выбранной темой.

Во введении обосновывается актуальность темы; определяются цель и задачи работы; указывается объект и предмет исследования; методы и приемы, используемые в работе; структура ВКР.

В теоретической части излагается результат анализа литературы по теме ВКР, состояние исследуемой проблемы, обоснование выбранного варианта методов для решения исследуемой проблемы, теоретический материал по предмету исследования. Теоретическая глава по содержанию темы должна включать:

характеристику сущности основных понятий по теме, законодательную базу;

дискуссионные вопросы определения и сущности экономических категорий в контексте темы работы в трактовке разных авторов;

обзор и анализ состояния вопросов темы за рубежом и в России в сравнительной характеристике.

В практической части дается организационно-экономическая характеристика предприятия: его история, назначение, организационная структура и правовая форма, величина собственного капитала, источники его формирования и т.д. В практической части должен быть проведен подробный анализ документации согласно выбранной теме работы, выявлены факторы, влияющие на их формирование, выявлены резервы в деятельности делопроизводителя и показаны пути их улучшения. В завершении анализа дается краткий вывод.

В заключении дается краткий обзор всей выпускной квалификационной работы и оценка выполнения поставленных задач, достижения цели. Здесь же необходимо дать общие выводы по аналитической части и предложить первоочередные мероприятия, повышающие эффективность деятельности анализируемого предприятия.

Список использованных источников включает нормативные акты, периодические издания, интернет-ресурсы, исследования отечественных и зарубежных авторов по выбранной теме, расположенные в алфавитном порядке и пронумерованные. Рекомендуемое количество источников литературы -25- 30.

Приложения включают исследовательские материалы, анкеты, таблицы, графики, рисунки, иллюстрации, тесты и другие материалы. Каждое приложение начинается с новой страницы и каждому приложению присваивается порядковый номер. Объем приложений не ограничен и не включается в обязательное количество страниц ВКР.

1.3. Выбор темы исследования

Студент может самостоятельно выбрать тему ВКР из предлагаемого перечня или индивидуальную тему по согласованию с научным руководителем. Тема ВКР должна быть актуальной и соответствовать специальности 034702 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»; должна дать студенту возможность провести анализ и изучить теоретические проблемы, связанные с объектом исследования.

Название темы согласовывается с руководителем, а ее закрепление за данным студентом оформляется письменным приказом по колледжу. В этой связи выбор темы исследования лучше осуществлять заранее, при написании студентом курсовых работ с тем, чтобы обеспечить взаимосвязь курсовых и ВКР. Тему исследования рекомендуется выбрать до прохождения производственных практик студентами. В этом случае студент значительно облегчит свою задачу, так как сбор фактических материалов он может начать уже в процессе прохождения производственных практик, изучая при этом организационно-экономическую характеристику хозяйствующего субъекта.

При выборе темы необходима ориентация на объект исследования при сборе, обработке и обобщении практических материалов. Практические данные об организации рассматриваются в динамике, хотя бы, за два-три года. При анализе финансового состояния предприятия следует определиться с возможностью получения на предприятии всех необходимых данных для расчетов коэффициентов ликвидности, платежеспособности, финансовой устойчивости и т.п. Возможность сбора практического материала по теме является одним из главных критериев выбора темы ВКР.

Научный руководитель назначается студенту из числа преподавателей и высококвалифицированных специалистов предприятий в области, касающейся тематики дипломной работы.

Списки фамилий студентов, тем дипломных работ, фамилий научных руководителей передаются в соответствующие учебные структуры колледжа для согласования и уточнения тем и научных руководителей. Приказ об утверждении тем дипломных работ подписывается директором колледжа. После издания приказа темы работ изменению не подлежат.

2. ОФОРМЛЕНИЕ ВЫПУСКНОЙ КВАЛИФИКАЦИОННОЙ РАБОТЫ

Общие требования

Выпускная квалификационная работа должна быть оформлена в соответствии с представленными методическими указаниями, разработанными на основе ГОСТ.

Работа выполняется на одной стороне листа стандартного формата А4 через полтора межстрочных интервала, выравнивание по ширине страницы. Цвет шрифта должен быть черным, шрифт TimesNewRoman № 14.

Объем ВКР должен составлять 45-55 страниц машинописного текста.

Поля: левое – 30 мм, правое – 10 мм, верхнее и нижнее – 20 мм.

Вне зависимости от способа выполнения работы качество напечатанного текста и оформления иллюстраций, таблиц, распечаток с ПЭВМ должно удовлетворять требованию их четкого воспроизведения.

При выполнении работы необходимо соблюдать равномерную плотность, контрастность и четкость изображения по всему тексту. В работе должны быть четкие, не расплывшиеся линии, буквы, цифры и знаки.

Опечатки, описки и графические неточности допускается исправлять подчисткой или закрашиванием белой краской и нанесением на том же месте исправленного текста (графики) машинописным способом или черными чернилами, пастой или тушью — рукописным способом.

Повреждения листов текстовых документов, помарки и следы не полностью удаленного прежнего текста (графики) не допускаются.

Допускается выделение ключевых понятий в виде одной черты того же цвета, что и текст, или полужирным шрифтом.

Нумерациястраниц дипломной работы

Страницы работы следует нумеровать арабскими цифрами, соблюдая сквозную нумерацию по всему тексту. Номер страницы проставляют в центре вверху листа без точки в конце.

Титульный лист включают в общую нумерацию страниц. Номер страницы на титульном листе не проставляют. Образец титульного листа представлен в приложении 1.

Иллюстрации и таблицы, расположенные на отдельных листах, включают в общую нумерацию страниц работы.

Оформление заголовков

Заголовки структурных элементов работы располагают в середине строки без точки в конце, печатают заглавными буквами без подчеркивания полужирным шрифтом. Каждую главу следует начинать с новой страницы и нумеровать арабскими цифрами.

Главы могут делиться на пункты и подпункты (не менее двух пунктов в каждой главе).

Расстояние между заголовком и текстом должно быть отделено одним интервалам (15 мм).

Оформление содержания

ЗаголовокСОДЕРЖАНИЕ пишется заглавными буквами посередине строки полужирным шрифтом.

Содержание включает введение, наименование всех глав, пунктов и подпунктов, заключение, список литературы и приложения с указанием номеров страниц, с которых начинаются эти элементы работы.

Образец оформления представлен в приложении 2.

Иллюстрации

На все рисунки в тексте должны быть даны ссылки. Рисунки должны располагаться непосредственно после текста, в котором они упоминаются впервые, или на следующей странице. Рисунки нумеруются арабскими цифрами, при этом нумерация сквозная. Подпись к рисунку располагается под ним, выравнивается по ширине строки и выделяется полужирным шрифтом. Слово «Рисунок» пишется полностью подпись должна выглядеть так: Рисунок 2 - Структура фирмы

Точка в конце названия не ставится. Образец оформления представлен в приложении 3.

Оформление таблиц

На все таблицы в тексте должны быть ссылки. Таблица должна располагаться непосредственно после текста, в котором она упоминается впервые, или на следующей странице. Все таблицы нумеруются (нумерация сквозная. Слово «Таблица» пишется полностью и выделяется полужирным шрифтом Наличие у таблицы собственного названия обязательно. Название таблицы следует помещать над таблицей слева, без абзацного отступа в одну строку с ее номером через тире (например: Таблица 3 – Номенклатура дел). Точка в конце названия не ставится.

При переносе таблицы на следующую страницу название помещают только над первой частью, над другими частями также слева пишут слово «Продолжение» и указывают номер таблицы (например: Продолжение таблицы 1).

Допускается оформлять текст в таблице 12 шрифтом.

Образец оформления таблицы представлен в приложении 3.

Ссылки

Ссылки на использованные источники следует приводить в квадратных скобках. Пример: [12]

Списокиспользованных источников

Источники, включенные в список, должны быть пронумерованы и располагаться в следующем порядке:

законодательные акты;

постановления Правительства;

нормативные документы;

статистические материалы;

научные и литературные источники в алфавитном порядке по фамилии авторов или названию книги;

периодическая литература;

сайты.

Сведения о книгах (монографии, учебники, справочники и т.п.) должны включать: фамилию и инициалы автора (авторов), название книги, город, издательство, год издания, количество страниц. При наличии трех и более авторов допускается указывать фамилию и инициалы только первого из них и слова «и др.».

5. Критерии оценки

Выпускник в своей выпускной квалификационной работе должен продемонстрировать профессиональные компетенции:

ПМ 01.Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации.

ПК 1.1. Координировать работу организации (приемной руководителя), вести прием посетителей.

ПК 1.2. Осуществлять работу по подготовке и проведению совещаний, деловых встреч, приемов и презентаций.

ПК 1.3. Осуществлять подготовку деловых поездок руководителя и других сотрудников организации.

ПК 1.4. Организовывать рабочее место секретаря и руководителя.

ПК 1.5. Оформлять и регистрировать организационно-распорядительные документы, контролировать сроки их исполнения.

ПК 1.6. Обрабатывать входящие и исходящие систематизировать их, составлять номенклатуру дел и документы в дела.

ПК 1.7. Самостоятельно работать с документами, содержащими конфиденциальную информацию, в том числе с документами по личному составу.

ПК 1.8. Осуществлять телефонное обслуживание, принимать и передавать факсы.

ПК 1.9. Осуществлять подготовку дел к передаче на архивное хранение.

ПК 1.10. Составлять описи дел, осуществлять подготовку дел к передаче в архив организации, государственные и муниципальные архивы.

ПК 1.11. Выдавать в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы.

ПМ 02.Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации.

ПК 2.1. Участвовать в работе по экспертизе ценности документов в соответствии с действующими законодательными актами и нормативами.

ПК 2.2. Вести работу в системах электронного документооборота.

ПК 2.3. Разрабатывать и вести классификаторы, табели и др. справочники по документам организации.

ПК 2.4. Обеспечивать прием и рациональное размещение документов в архиве (в т.ч. документов по личному составу).

ПК 2.5. Обеспечивать учет и сохранность документов в архиве.

ПК 2.6. Организовывать использование архивных документов в научных, справочных и практических целях.

ПК 2.7. Осуществлять организационно-методическое руководство и контроль за работой архива организации и за организацией документов в делопроизводстве.

Оценка «5» отлично ставится в следующих случаях:

- ВКР выполнена на высоком научно-теоретическом, методологическом уровне;

- избранная автором тема отличается актуальностью и новизной, разработка проблемы ― оригинальна, достигнута цель исследования;

-использованы материалы производственной практики;

- основные положения работы сформулированы убедительно и аргументировано, раскрыты всесторонне, глубоко и являются результатом самостоятельной исследовательской деятельности автора;

- практическая часть ВКР выполнена корректно;

- рекомендации и предложения имеют четко выраженную практическую направленность.

- по структурному оформлению, языку и стилю работа выполнена в строгом соответствии с предъявляемыми к ней требованиями;

- автор использовал разнообразные источники информации, актуальный материал;

- работа выполнена и представлена в установленные сроки;

- работа получила положительную рецензию и отзывы;

- доклад и ответы автора на вопросы в ходе защиты были содержательными, четкими, убедительными и по существу.

Оценка «4» хорошо ставится в следующих случаях:

- дипломный проект в целом выполнена на достаточно высоком научно-теоретическом уровне, задачи исследования достигнуты;

- избранная тема актуальна;

-использованы материалы производственной практики;

- автор достаточно четко сформулировал, относительно глубоко раскрыл и обосновал основные положения работы;

- предложения и рекомендации сформулированы автором в результате последовательных логических рассуждений и имеют практическую значимость;

- в структуре, языке и стиле работы имеются лишь незначительные погрешности;

- использованные источники достаточно разнообразны;

- ВКР подготовлена в установленные сроки;

- на работу получены в целом положительные отзывы и рецензии;

- доклад на защите был содержательным и четким, ответы на вопросы были по существу и убедительными.

- В ответах на вопросы были допущены небольшие погрешности.

Оценка «3» удовлетворительно ставится в следующих случаях:

- ВКР выполнена на недостаточно высоком методологическом уровне, цели и задачи исследования достигнуты не полностью;

- выбранная тема в целом актуальна, но сам характер и структура ее разработки не в полной мере соответствуют требованиям;

-использованы материалы производственной практики;

- основные положения работы раскрыты, но недостаточно обоснованы, не четко сформулированы выводы, предложения и рекомендации;

- автор проявил относительную самостоятельность при написании работы;

- в оформлении, стиле и языке имеются погрешности;

- работа получила преимущественно положительную оценку в рецензиях и отзывах;

- доклад во время защиты был относительно содержательным, ответы на вопросы удовлетворительными.

Оценка «2» неудовлетворительно ставится в следующих случаях:

- защищаемая работа не отвечает требованиям;

- цели и задачи не достигнуты, автор не сумел четко сформулировать, раскрыть и убедительно доказать основные положения исследования, в работе допущены серьезные ошибки;

- работа не является самостоятельной (плагиат), использованные источники малочисленны и однообразны, допущены грубые погрешности в оформлении, языке, стиле;

- работа выполнена с серьезными нарушениями плана-графика, рецензии на исследование отрицательные и члены ГАК с ними согласны;

- выпускник смутно представляет суть своей работы, на вопросы затрудняется ответить;

Любой из пяти вышеназванных критериев может быть принят во внимание при выставлении оценки «неудовлетворительно».

В случае получения неудовлетворительной оценки студент может быть допущен к повторной защите ВКР на следующий год.

8. Темы выпускной квалификационной работы

Обеспечение сохранности архивных документов

Проблемы архивного дела в современных условиях и пути их решения

Современные средства организации делопроизводства на предприятии

Роль и значение современной законодательной базы для обеспечения процессов делопроизводства

Управление системой конфиденциального делопроизводства в организации

Современные технологии ведения секретарской деятельности

Совершенствование деятельности секретаря в приемной руководителя

Совершенствование нормативно-правовой базы современного делопроизводства

Управление делопроизводством кадровой службы организации

Совершенствование деятельности секретаря-референта в современной организации

Пути совершенствования работы кадровой службы предприятия

Современные возможности экспертизы ценности электронных документов

Современные средства организации делопроизводства

Совершенствование документационного обеспечения управления в современных условиях

Совершенствование функционирования службы документационного обеспечения управления на предприятии

Совершенствование системы документационного обеспечения управления персоналом

Совершенствование порядка хранения документов на предприятии

Организация автоматизированного рабочего места работника службы делопроизводства

Аудит кадровой документации

Проблемы автоматизации кадрового делопроизводства и пути их решения

Совершенствование делопроизводства на предприятиях

Совершенствование порядка систематизации кадровой документации при проведении кадрового аудита

Пути совершенствования документационного обеспечения управления в современных организациях

Управление порядком экспертизы ценности документов в организации

Современное управление документооборотом в организации

Проблемы законодательно-нормативного регулирования делопроизводства и пути их решения

Технология ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации

Совершенствование организации работы секретаря в системе документационного обеспечения управления

Проблемы архивного дела в современных условиях

Обеспечение безопасности документов архива

Этапы жизненного цикла внешних и внутренних документов в организации

Современные способы и техника создания документов.

Организации хранения документов в делопроизводстве

Приложение 1

Департамент Образования города Москвы

Государственное бюджетное профессиональное

образовательное учреждение города Москвы

«Колледж сферы услуг № 3»

ВЫПУСКНАЯ

КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

по специальности 034702 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

квалификация: Специалист по документационному обеспечению управления, архивист

Образовательный уровень – базовый

на тему: «Роль и значение современной законодательной базы для обеспечения процессов делопроизводства»

Выполнила студентка

группы 2СД

Белянин Вячеслав Геннадьевич

Руководитель:

Константинова О.А.

Москва -2015

Приложение 2

Образец оформления содержания ВКР

СОДЕРЖАНИЕ

Введение………………………………………………………………………….3

Законодательное регулирование документирования деятельности коммерческих организаций……………………………………………………..5

1.1 Роль и значение нормативно - правовой базы в работе с документами.5

1.2 Нормативно-методическое регулирование делопроизводства…….. .11

2.Организация документооборота в ОАО "Кондитерский концерн Бабаевский"………………………………………………………………………20

2.1 Состав организационно–правовых документов………………………….20

2.2 Назначение и состав распорядительных документов ……………………25

2.3 Состав информационно – справочных документов организации………..29

3.Совершенствование документационного обеспечения ………………….35

3.1Совершенствование нормативной базы документационного обеспечения…………………………………………………………………..35

3.2 Совершенствование документационного обеспечения деятельности предприятия…………………………………………………………………..38

Заключение……………………………………………………………………44

Список использованных источников……………………………………….46

Приложение 3

Оформление рисунков

Схема приема сотрудника на работу представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 – Схема приема сотрудника на работу

Оформление таблиц

Таблица 1 - Состав функциональных блоков по управлению персоналом

Приложение 4

Образец доклада на защиту ВКР

Уважаемые председатели и члены государственной аттестационной комиссии! Вашему вниманию представляется выпускная квалификационная работа на тему «Роль и значение современной законодательной базы для обеспечения процессов делопроизводства».

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Целью ВКР является выявление роли и значения современной законодательной базы для обеспечения процессов делопроизводства.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

- провести анализ нормативно – правовых актов, регулирующих делопроизводство;

- рассмотреть систему документации исследуемого предприятия;

- разработка предложений по совершенствованию документационной обеспечения управления.

Предметом исследования является современная законодательная база , регулирующая процесс делопроизводства на предприятии.

Объект исследования - ОАО "Кондитерский концерн Бабаевский".

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех разделов, заключения и списка использованных источников.

Как и в деятельности любой организации в ОАО "Кондитерский концерн Бабаевский" создаются организационно-правовые документы. Это документы, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, статус ее подразделений и сотрудников их права, обязанности, ответственность и другие стороны деятельности организации.

Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации делопроизводственного обслуживания организации:

1. Следует разработать все необходимые нормативные документы для подготовки передаче дел в архив, Положение о комиссии по проведению экспертизы ценности документов,

2. Формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с заместителем генерального директора по общим вопросам);

3. Внесены предложения по усилению контроля за соблюдением правил оформления и подготовки документов, установленных законодательством. Повысить требования к оформлению внутренних документов, поступающих из структурных подразделений на рассмотрение руководителю.

4. Предлагается внедрить автоматизированную систему документационного обеспечения управления.

6. Необходимо приступить к созданию архива для документов организации.

7. Необходимо перейти к автоматизированной системе делопроизводства. Оценка традиционных технологий приводит к осознанию необходимости использования для работы с документами новых методов. Основным направлением совершенствования технологии обработки документов является внедрение компьютерных систем обработки информации. Внедрение современной корпоративной системы электронного документооборота в технологию обработки документов организации позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания ОАО "Кондитерский концерн Бабаевский", значительно повысить оперативность обработки документов.

Эффективным также является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления в виде электронных текстов в корпоративной сети. Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.

Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнения справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу Управления делами на качественно иной уровень и будет способствовать повышению ее оперативности.

Также система автоматизации делопроизводства позволит снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.

Доклад окончен.

Адрес публикации: https://www.prodlenka.org/metodicheskie-razrabotki/131476-metodicheskie-ukazanija-po-vypolneniju-vypusk