База данных

СОДЕРЖАНИЕ

1.ВВЕДЕНИЕ

История развития СУБД насчитывает 30 лет. В 1968 году была введена в эксплуатацию первая промышленная СУБД – система IMS фирмы IBM.

Первый этап развития СУБД связан с организацией БД на больших машинах типа IBM360/370. БД хранились во внешней памяти центральной ЭВМ. Программы доступа к БД писались на различных языках. Интерактивный доступ обеспечивался с помощью консольных терминалов, которые не обладали собственными вычислительными ресурсами, и служили только устройствами ввода- вывода для центральной ЭВМ.

На втором этапе - с появлением ПК начали развиваться настольные СУБД с монопольным доступом. Большинство СУБД имели удобный пользовательский интерфейс. В них был предусмотрен интерактивный режим работы с БД, как для описания БД, так и для проектирования запросов. Многие СУБД имели развитый и удобный инструментарий для разработки готовых приложений без программирования. Инструментальная среда состояла из готовых элементов приложения в виде шаблонов экранных форм, отчетов, конструкторов запросов, которые достаточно просто могли быть собраны в единый комплекс. Наличие монопольного режима работы, фактически, привело к вырождению функций администрирования БД, и в связи с этим в них отсутствовали инструментальные средства администрирования БД. Яркие представители этого семейства СУБД, – очень широко использовавшиеся до недавнего времени СУБД DBASE(III+,IV), FoxPro, Clipper, Paradox.

Третий этап развития СУБД связан с широким развитием локальных сетей. Работа на изолированном компьютере с небольшой БД в настоящее время становится нехарактерной для большинства приложений. Компьютеры объединяются в сети и необходимость распределения приложений, работающих с единой БД совершенно очевидна.

БД при этом становится доступна одновременно многим пользователям. Поэтому важной является проблема согласованности данных, хранящихся и обрабатывающихся в разных местах, но логически друг с другом связанных. Возникают задачи, связанные с параллельной обработкой транзакций – последовательности операций над БД, переводящих ее из одного непротиворечивого состояния в другое непротиворечивое состояние. Успешное решение этих задач приводит к появлению распределенных БД и баз данных с распределенной обработкой, позволяющих организовать параллельную обработку информации и поддержку целостности БД.

Параллельный доступ нескольких пользователей к одной БД, расположенной на одном компьютере, соответствует режиму распределенного доступа к централизованной БД. Такие системы называются системами распределенной обработки данных.

Если БД распределена по нескольким компьютерам, расположенным в сети, и к ней возможен параллельный доступ, то мы имеем дело с параллельным доступом к распределенной БД. Такие системы называют системами распределенных БД.

Большинство современных СУБД рассчитаны на много платформенную архитектуру. Они могут работать на компьютерах разной архитектуры и под разными ОС. При этом для пользователей доступ к данным, управляемым СУБД на разных платформах, практически неразличим. Необходимость поддержки многопользовательской работы с БД и возможность децентрализованного хранения данных потребовали развития средств администрирования БД с реализацией общей концепции средств защиты данных.

Для того чтобы не потерять клиентов, которые ранее работали, с настольными СУБД, практически все современные СУБД имеют средства подключения клиентских приложений, и средства экспорта данных из форматов настольных СУБД.

2.ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

2.1. Постановка задачи

2.2.Описание технических средств ПК

Компьютер: Lenovo – PC

Полное имя: Lenovo – PC

Рабочая группа: WORKGROVP

Операционная система: Windows 8

Система

Процессор: InteI(R) CeIeron(R) CPV N2840 @ 2.16GHz

Установленная память 2,0 ГБ

(ОЗУ)

Тип системы: 64- разрядная операционная система, процессор x64.

Перо и сенсорный ввод: недоступны.

ОСНОВНЫЕ МОДУЛИ

Составные части, из которых состоит компьютер, называют модулями. Среди всех модулей выделяют основные модули, без которых работа компьютера невозможна, и остальные модули, которые используются для решения различных задач: ввода и вывода графической информации, подключения к компьютерной сети и т.д.

Системный блок (рисунок 1) - это основная деталь компьютера. С формальной точки зрения это и есть компьютер, а всё остальное – периферийные устройства, то есть устройства, подключаемые к нему и обеспечивающие конкретные функции.

Рисунок 1 Системный блок

Составляющие системного блока.

Материнская плата — печатная плата, являющаяся основой построения модульного устройства, например — компьютера. Материнская плата содержит основную часть устройства.

Процессор – это «мозг» компьютера, его основная микросхема. Процессор управляет работой каждого устройства компьютера и разрешает выполнение программного кода.

Оперативная память – память для временного хранения данных в компьютере, используется только, когда компьютер работает. От объема и скорости оперативной памяти зависит быстродействие компьютера.

Жесткий диск – служит для длительного хранение информации, на нем расположены программы необходимые для работы компьютера (Windows, Office, Internet Explorer.) и файлы пользователя (Почтовые файлы, если используется почтовый клиент, видео, музыка, картинки.

Видеокарта – это устройство, преобразующее изображение, находящееся в памяти компьютера, в видеосигнал для монитора.

Звуковая карта – предназначена для подготовки звуковых сигналов, воспроизводимых колонками.

Монитор – Монитор PC (рисунок 3) является важнейшим устройством отображения текстовой и графической информации. Мониторы бывают цветными и монохромными. Они могут работать в двух режимах: текстовом или графическом.

Рисунок 3 Монитор РС

Главным устройством ввода большинства компьютерных систем является клавиатура (рисунок 4).

Рисунок 4 Клавиатура

Мышь (рисунок 5) – с развитием операционных систем с графическим интерфейсом этот манипулятор стал просто «незаменимой» частью персонального компьютера.

Рисунок 5 Мышь

Устройства ввода и вывода информаций.

Устройства ввода и вывода - устройства взаимодействия компьютера с внешним миром: с пользователями или другими компьютерами. Устройства ввода позволяют вводить информацию в компьютер для дальнейшего хранения и обработки, а устройства вывода - получать информацию из компьютера.

Устройства ввода информаций.

Сканер (рисунок 6) – это оптико-механическое устройство, предназначенное для преобразования графической информации в цифровую форму.

Рисунок 6 Сканер

Видеокамера (рисунок 7) — первоначальное значение — комбинация телевизионной передающей камеры и устройства для видеозаписи.

Рисунок 7 Видеокамера

Микрофон (рисунок 8) (от греч. μικρός — маленький, φωνη — голос) — электроакустический прибор, преобразующий акустические колебания в электрический сигнал.

Рисунок 8 Микрофон

Устройства вывода информаций.

Монитор (рисунок 9) — устройство, предназначенное для воспроизведения видеосигнала и визуального отображения информации, полученной от компьютера.

Рисунок 9 Монитор

Компьютерный принтер (рисунок 10) (англ. printer — печатник) — устройство печати цифровой информации на твёрдый носитель, обычно на бумагу. Относится к терминальным устройствам компьютера.

Рисунок 10 Принтер

Копировальный аппарат (сокр. копир; копирова́льно-мно́жительный аппарат; ксерокс) — устройство, предназначенное для получения копий документов, фотографий, рисунков и других двухмерных изображений на бумаге и других материалах.

2.3.Описание программных средств

2.3.1. Возможности программы

Возможности Microsoft Access

Средствами Access можно выполнить следующие операции.

1.Проектирование базовых объектов ИС - двумерных таблиц с разными типами данных, включая поля объектов OLE.

2.Установление связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления и удаления записей.

3.Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата логической алгебры(для фильтрации данных).

4.Создание, модификация и использование производных объектов информационных систем (форм, запросов и отчетов), с помощью которых в свою очередь выполняются следующие операции:

оптимизация пользовательского ввода и просмотра данных(формы);

соединение данных из различных таблиц;

проведение групповых операций (т.е. операций над группами записей, объединенных каким-то признаком), с расчетами и формированием вычисляемых полей;

отбор данных с применением аппарата логической алгебры (запросы);

составление печатных отчетов по данным, которые содержатся в таблицах и запросах БД.

MS Access обладает исключительно мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов, и это дает возможность пользователю при минимуме предварительной подготовки довольно быстро создать полноценную ИС на уровне таблиц, форм, запросов-выборок и отчетов.

В Microsoft Access имеется возможность открывать таблицы, запросы, представления, сохраненные процедуры, функции и формы в режимах сводной таблицы и сводной диаграммы. Существует возможность сохранять представления в режимах сводной таблицы и сводной диаграммы в качестве страниц доступа к данным, которые затем может просмотреть любой пользователь, на компьютере которого установлен Microsoft Internet Explorer 5 или более поздняя версия.

Microsoft Access предоставляет мощные интуитивные способы совместного использования данных XML (Extensible Markup Language), независимо от платформы, формата данных, протокола, схемы и бизнес-правил. Язык XML является не только стандартной технологией передачи данных в Интернете; он быстро превращается в предпочтительную технологию обмена данными между деловыми приложениями.

В Microsoft Access значительно усовершенствована интеграция Access и SQL Server за счет включения расширенных свойств базы данных SQL в проект Microsoft Access. Применение расширенных свойств в проектах Microsoft Access сделало возможным использование таких средств, как связи подстановок, условия на значения (также известные как ограничения), форматирование текста и подтаблицы.

2.3.2.Назначение программы.

Access является одной из самых популярных настольных систем управления базами данных (СУБД), которая может работать с текстовыми файлами, с электронными таблицами и базами данных наиболее популярных форматов.

База данных хранит совокупность данных и объектов, относящихся к определенной задаче. Она помогает нам упорядочить информацию по различным признакам и позволяет быстро делать выборку с произвольным сочетанием признаков. В качестве данных может использоваться любая информация, хранящаяся на диске компьютера: сочетания символов, слова, файлы, рисунки, объекты и т.д. Методы ввода и хранения данных определяют структуру базы данных.

Access позволяет создавать реляционные базы данных, в которых данные хранятся в виде таблицы. Его можно использовать для анализа данных, для создания динамических веб-страниц, в которых автоматически будут отображаться изменения данных. С его помощью можно создавать приложения баз данных, например приложения клиент/сервер.

Access может работать в качестве:

•автономной СУБД для настольных систем;

•СУБД для файлового сервера;

•как интерфейсный клиент для связи с серверными СУБД масштаба предприятия, например, с Microsoft SQL Server.

Access представляет собой мощную платформу для создания настольных приложений и приложений клиент/сервер уровня подразделения или целого предприятия.

Access позволяет преобразовывать базы данных Microsoft Access в формат Microsoft SQL Server, предоставляет двухстороннюю поддержку XML. Для интеграции инструментария Access с базами данных MS SQL используются быстродействующие средства доступа к базам данных на основе интерфейса OLE-DB.

Access хранит все данные в одном файле, несмотря на то, что они могут быть распределены по разным таблицам. Таблицы с данными, их индексы, формы, отчеты хранятся в файлах с расширением .mdb (Microsoft Access database). Закрытый формат файлов с расширением .mde позволяет не включать исходный код VBA в распространяемые приложения Access. Файлы ,adp (Microsoft Access. project) обеспечивают подключение к интегрированным хранилищам данных SQL Server 2000 через соединение OLE DB, что позволяет создавать полноценные приложения, имеющие архитектуру клиент/сервер.

По умолчанию в Access используются файлы с расширением .mdb. Этот формат позволяет разработчикам сохранять файлы как *.mde или *.ade. При этом любой код Visual Basic компилируется, и исходный код исключается как из файла базы данных Access (.MDB), так и из файла проекта Access (.ADP), что обеспечивает более надежную защиту.

2.3.3.Интерфейс СУБД Access

Прежде чем приступать к созданию базы данных рассмотрим три основных компонента пользовательского интерфейса( рисунок 11) Access :

Лента- полоса в верхней части окна приложения, содержащая группы команд.

Файл- набор команд на вкладке Файл на ленте.

Область навигации- область в левой части окна Access, предназначенная для работы с объектами базы данных (таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и процедуры).

Три этих элемента формируют среду, в которой создаются и используются базы данных.

Лента состоит из вкладок с группами кнопок. Лента содержит основные вкладки с группами наиболее часто используемых команд, контекстные вкладки, которые появляются только тогда, когда их использование допустимо, и панель быстрого доступа — небольшую панель инструментов, на которую можно добавить самые нужные команды.

Некоторые кнопки на вкладках ленты предоставляют выбор действий, а другие позволяют выполнить определенную команду.

Меню Файл содержит команды и сведения, применимые ко всей базе данных, например Сжать и восстановить.

Область навигации позволяет организовать объекты базы данных и является основным средством открытия или изменения объектов базы данных. Область навигации заменила окно базы данных, которое использовалось в версиях Access до Access.

Область навигации организована по категориям и группам. Пользователи могут выбрать различные параметры организации, а также создать собственную схему организации. По умолчанию в новой базе данных используется категорию типа объекта, которая содержит группы, соответствующие различным типам объектов базы данных (таблицы, запросы, формы и т.д.). Область навигации можно уменьшить или скрыть, но она не загораживается при открытии объектов базы данных поверх нее.

Рисунок 11 Интерфейс

2.3.4.Работа с таблицами.

Таблицы (рисунок 12) — основной объект Access. Список таблиц, составляющих базу данных приложения, появляется в окне базы данных при первом открытии приложения. Кроме этого, Access создает системные таблицы, в которых хранится информация обо всех объектах приложения, и эти таблицы при необходимости также могут отображаться в окне базы данных.

В Microsoft Access существуют четыре режима работы с таблицами: режим Таблицы (Datasheet View), режим Конструктора (Design View), режим Сводной таблицы (PivotTable View) и режим Сводной диаграммы (PivotChartView).

Рисунок 12 Таблица БД

Создание таблицы

Создание таблицы производится в два этапа:

определение структуры таблицы;

ввод данных;

При создании новой базы данных MS Access автоматически входит

в режим создания таблицы. Ей присваивается имя Таблица 1.

При необходимости добавить новую таблицу в базу данных: вкладка

Создание – группа Таблицы – кнопка Таблицы.

Определение структуры таблицы

Структура таблицы может быть создана с использованием режима Таблицы либо в режиме Конструктора. Наиболее широкие возможности по определению параметров создаваемой таблицы предоставляет режим Конструктора.

При определении структуры таблицы устанавливается, из каких полей состоит отдельная запись БД, и задается тип данных каждого поля. Каждое поле идентифицируется своим именем. Кроме этих атрибутов, каждое поле таблицы обладает дополнительными свойствами, отображаемыми в нижней части конструктора и определяющими условия ввода данных.

Присвоение имен полям и выбор типа данных

Имена полей печатаются в клетках столбца Имя поля Конструктора

таблиц. Имя поля может содержать до 64 символов, включая пробелы, за исключением точки, восклицательного знака и квадратных скобок.

В столбце Тип данных определяется тип данных в этом поле (Переход

между столбцами осуществляется с помощью клавиши Tab). По умолчанию

Microsoft Access присваивает полю текстовый тип данных. Щелкнув на

стрелку в правой части клетки, можно выбрать нужный тип данных из от-

крывшегося списка.

Так, например, тип данных Поле объекта OLE указывает на возможность хранить в таблицах изображения и другие двоичные данные (например,

электронную таблицу (рисунок 13) MS Excel, документ MS Word, рисунки, графики и

прочие объекты). Поля типа Счетчик предназначены для хранения данных,

значения которых не редактируются, а устанавливаются автоматически при

добавлении каждой новой записи в таблицу.

Рисунок 13 Электронная таблица

Мастер подстановок позволяет создавать поле, в котором пользователь может выбрать значения из сформированного заранее списка. Наиболее распространенным видом списка подстановок является список значений из ссылочной таблицы. В качестве поля списка подстановок допускается выбор нескольких столбцов (ключевого поля и поля, значения которого отражают смысл хранимых в ссылочной таблице или запросе данных, например, поля "Название"). В этом случае мастер подстановок рекомендует скрыть значения я ключевого поля, а в качестве подстановочных предлагать значения при- соединенного столбца. Значения из сформированного списка пользователь может выбрать при заполнении таблицы данными. При выборе значения из списка задается значение внешнего ключа в текущей записи, совпадающее со значением ключевого поля соответствующей записи в связанной таблице. В столбце Описание печатаются комментарии, описывающие данное поле. Описание поля используется при обращении к полю в дальнейшем. При вводе данных в это поле текст описания выводится в строку состояния.

Установка первичного ключа

Объявление первичного ключа обеспечивает уникальность строк и препятствует вводу повторяющихся блоков данных. Это поле не может содержать одинаковую величину в двух различных записях. Ключевое поле помогает.

Microsoft Access наиболее активно организовать поиск, хранение и объ-единение данных.

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик,

простой ключ и составной ключ.

Указание поля счетчика в качестве ключевого является наиболее простым способом создания ключевых полей. Если до сохранения созданной

таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет вы-

дано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да будет

создано ключевое поле счетчика.

Простой ключ определяется полем, содержащим уникальные значения,

такие как коды или инвентарные номера. Ключевое поле не может содержать

повторяющиеся или пустые значения. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, то следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.

В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений

каждого поля, существует возможность создать составной ключ, состоящий

из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении «многие-ко-многим».

Если определить подходящий набор полей для составного ключа сложно,

следует добавить поле счетчика и сделать его ключевым. Например, не рекомендуется определять ключ по полям «Имена» и «Фамилии», поскольку

нельзя исключить повторения этой пары значений для разных людей. Обычно в качестве ключа используются числовые поля.

Первичный ключ может быть определен только в режиме Конструктора

таблиц:

1. Выделите поле, которое должно стать полем первичного ключа.

2. Вкладка Конструктор – группа Сервис – кнопка Ключевое поле

Установка характеристик поля

В нижней части окна Конструктора таблиц указываются свойства каждого поля таблицы

Каждый тип данных связан с вполне определенным набором свойств.

Например, поля данных текстового и числового типа имеют свойство РАЗ-

МЕР ПОЛЯ. В свойстве ФОРМАТ логического поля задается одно из двух

возможных значений, хранимых в этом поле данных: Истина/Ложь, Да/Нет

или Вкл/Выкл.

Данные всех типов имеют свойство ПОДПИСЬ ПОЛЯ. Это свойство ис-

пользуется, чтобы дать столбцу табличного представления название, отличное от названия соответствующего поля

Добавление, удаление и перемещение полей

Для добавления нового поля между уже существующими полями:

1. Установите курсор в поле, перед которым хотите добавить новое поле.

2. Вкладка Конструктор – группа Сервис – кнопка Вставить строки.

Для удаления поля из БД:

1. Выделите всю строку поля, щелкнув курсором на серой кнопке слева

от имени поля (курсор примет вид стрелки, направленной вправо).

2. Вкладка Конструктор – группа Сервис – кнопка Удалить строки.

Для изменения порядка следования полей:

1. Выделите всю строку поля, щелкнув курсором на серой кнопке слева

от имени поля (курсор примет вид стрелки, направленной вправо).

2. Переместите с помощью мыши строку в новое место (над тем полем,

перед которым хотите расположить).

Сохранение структуры таблицы

Если структура была создана или изменена, ее необходимо сохранить.

Для сохранения структуры таблицы возможны следующие действия:

1. Нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа.

2. Вкладка Файл – кнопка Сохранить.

3. Сочетание клавиш Ctrl+S.17

Если таблица еще не сохранялась, то в появившемся диалоговом окне

введите имя таблицы в соответствующее поле.

Если новая таблица не имеет ключевого поля, для автоматического со-

здания ключа нажмите кнопку ДА.

Установление связей между таблицами

1. Выберите вкладку Работа с базами данных.

2. В группе Отношения выберите Схема данных.

3. В появившемся диалоговом окне Добавление таблицы выберите

таблицы, которые должны быть связаны. Названия каждой из таблиц со

списками полей появятся в окне Схема данных.

4. Установите курсор в любую из таблиц на поле, по которому будет

установлена связь и "перетащите" это поле на связующее поле другой таблицы. Тип данных, значения и свойства связываемых полей должны совпадать.

5. Активизируйте флажок Обеспечение целостности данных.

Если установить флажок Каскадное обновление связанных полей, то

при изменении ключевого поля главной таблицы автоматически будут изменяться и соответствующие значения связанных записей. Если установить флажок Каскадное удаление связанных полей, то при удалении записи в главной таблице будут удалены и все связанные записи в подчиненной таблице.

От полей, указанных при определении связи зависит тип создаваемой

связи, который отображается в этом же окне.

Отношение "один-к-одному" создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы.

Отношение "один-ко-многим" создается в том случае, когда только одно из полей является ключевым или имеет уникальный индекс. В отношении

"один-ко-многим" главной таблицей является таблица, которая содержит Для поля Счетчик связующее поле может иметь числовой тип данных

Уникальный индекс - индекс, определенный для свойства Индексированное поле значением «Да (Совпадения не допускаются)». При этом ввод в индексированное поле повторяющихся значений становится невозможным. Для ключевых полей уникальный индекс создается автоматически первичный ключ и составляет часть "один" в этом отношении. Таблица со

стороны "много" является подчиненной таблицей. Связующее поле (или

поля) в ней с таким же типом информации как в первичном ключе главной

таблицы является полем внешнего ключа.

Связь с отношением "многие-ко-многим" фактически представляет две

связи с отношением "один-ко-многим" через третью таблицу, ключ которой

состоит, по крайней мере, из двух полей, которые являются полями первичного ключа в двух других таблицах.

В случае если для какой-то из таблиц не было определено ключевое поле, то в поле Тип отношения отображается текст: "Не определено".

Для удаления связи в окне "Схема данных" выделите ненужную связь и

нажмите клавишу Delete.

2.3.5.Запросы. Создание Запросов.

Создание простых запросов в СУБД.

Наиболее просто создается запрос при помощи Мастера запросов. Чтобы создать простой запрос с помощью Мастера запросов, необходимо:

В окне базы данных на панели объектов выбрать ярлык Запросы (Queries).

В списке запросов дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание запроса с помощью мастера(рисунок 14) (Create query by using wizard) или нажать на кнопку Создать (New) в окне базы данных и в появившемся диалоговом окне Новый запрос (New Query) выбрать Простой запрос (Simple Query Wizard) и нажать на кнопку ОК (рисунок).

Рисунок 14 окно создания нового запроса

В появившемся окне Создание простых запросов (Simple Query Wizard) (рисунок15) в поле со списком Таблицы и запросы (Tables/Queries) выбрать таблицу или запрос, которые будут служить источником данных для создаваемого запроса.

Рисунок 15 Первое диалоговое окно Мастера простых запросов.

С помощью стрелок вправо и влево переместить из списка Доступные поля (Available Fields) в список Выбранные поля (Selected Fields) те поля, которые необходимы в конструируемом запросе. При этом порядок полей в запросе будет соответствовать порядку полей в списке Выбранные поля (Selected Fields). Если нужно включить в запрос все поля, можно воспользоваться кнопкой с двумя стрелками вправо.

Нажать кнопку Далее (Next).

Следующее диалоговое окно (рисунок 16)будет последним. В нем нужно ввести имя создаваемого запроса (рисунок) в поле Задайте имя запроса (What title do you want to your query?) и выбрать дальнейшие действия:

Рисунок 16 Итоговое диалоговое окно

Открыть запрос для просмотра данных (Open the query to view information) или Изменить макет запроса (Modify the query design).

При необходимости можно установить флажок Вывести справку по работе с запросом? (Display Help on working with the query) для вывода справочной информации по работе с запросами.

Нажать на кнопку Готово (Finish).

По окончании работы Мастера простых запросов в зависимости от выбора способа дальнейшей работы с запросом откроется или окно запроса в режиме просмотра (рисунок), или окно Конструктора запросов, в котором можно модифицировать запрос. В качестве примера построения простого запроса с помощью Мастера простых запросов рассматривается создание запроса, содержащего имена, фамилии, адреса и телефоны сотрудников фирмы "Борей" (Northwind) (в качестве исходных данных взяты таблицы демонстрационной базы данных "Борей"). Этот запрос строится на основе таблицы "Сотрудники" (Employees). На первом шаге Мастера простых запросов была выбрана исходная таблица "Сотрудники" (Employees) в поле со списком Таблицы и запросы (Tables/Queries) и в список Выбранные поля (Selected Fields) были перенесены следующие поля: "Имя" (First Name), "Фамилия" (Last Name), "Адрес" (Address), "Домашний телефон" (Home Phone). На втором шаге Мастера простых запросов в поле названия запроса было введено имя "Сотрудники Запрос" и выбран способ дальнейшего отображения запроса: просмотр информации. Результатом работы Мастера запросов стал запрос "Сотрудники Запрос", изображенный на (рисунок 17).

Рисунок 17 Окно запроса в режиме просмотра

Создание вычисляемых полей в запросе.

Создание запросов интересно не только тем, что вы можете в виде одной таблицы представить данные из нескольких связанных таблиц и отобрать нужные записи из этих таблиц. Вы можете создавать столбцы в запросе, которые являются результатом вычислений над значениями других столбцов. Такие столбцы называются вычисляемыми. Это существенно расширяет возможности запросов. Простейшим примером вычисляемого поля в запросе может быть поле, которое объединяет имя и фамилию человека. На (рисунок 18 ) показан пример такого поля в запросе, созданном на базе таблиц "Сотрудники" (Employees) и "Заказы" (Orders).

Чтобы создать вычисляемое поле, нужно ввести выражение, которое вычисляет требуемое значение, в строку Поле (Field) свободного столбца бланка запроса. В данном примере это выражение представляет собой конкатенацию полей, содержащих имя и фамилию сотрудника, с пробелом между ними. В этом выражении мы используем ссылки на поля таблицы, которые в выражении заключаются в квадратные скобки. Перед выражением нужно написать имя поля: ФИО и отделить его двоеточием от выражения.

Рисунок 18 Вычисляемое поле в запросе

Виды соединений.

В зависимости от решаемых задач соединение между таблицами в запросах может быть нескольких видов.

Наиболее распространенным является внутреннее соединение . Если таблицы связаны отношением "один-ко-многим", соединения основываются на уникальном значении поля первичного ключа в одной таблице и значениях поля внешнего ключа в другой таблице. В результирующее множество запроса попадают все записи из главной таблицы (таблицы на стороне "один"), для которых имеются соответствующие записи в подчиненной таблице (таблице на стороне "многие"). Если в подчиненной таблице записи с заданной величиной отсутствуют, то соответствующие записи в главной таблице в результирующее множество не включаются. Подобного рода соединения между таблицами Access создает автоматически, если:

в таблицах имеются поля с одинаковыми именами и согласованными типами, причем одно из полей является ключевым;

соединение было явно задано в окне Схема данных (Relationships).

Результатом такого запроса являются все записи, значения связанных полей которых в обеих таблицах совпадают. Другими словами, эквисоединение связывает записи в таблицах отношением равенства значений связывающих полей.

Для создания запроса, объединяющего все записи из одной таблицы, и только те записи из второй, в которых связанные поля совпадают, используют внешнее соединение. В этом случае независимо от того, имеются ли соответствующие записи во второй таблице, все записи первой попадают в результирующее множество запроса.

Если необходимо связать данные любым отношением, кроме отношения равенства, используют соединение по отношению или тэта-соединение). Соединение по отношению не отображается в окне Схема данных (Relationships) и не выводится в окне Конструктора запросов.

Для обозначения внутренних соединений в Access используются зарезервированные слова ANSI SQL INNER JOIN, а для указания внешних соединений — слова LEFT JOIN или RIGHT JOIN. Выражение WHERE <поле1>=<поле2> соответствует внутреннему соединению, a WHERE поле1>поле2 — соединению по отношению (одному из таких соединений).

Для связывания данных в одной таблице применяют рекурсивное соединение. Оно создается путем добавления в запрос копии таблицы (в результате чего Access назначает псевдоним для копии) и связывания полей идентичных таблиц.

Запросы с параметрами.

Запрос в Access является объектом, который сохраняется в файле базы данных и может многократно повторяться. Все запросы, которые мы демонстрировали до сих пор, содержали конкретные значения дат, названий, имен и т. д. Если требуется повторить такой запрос с другими значениями в условиях отбора, его нужно открыть в режиме Конструктора, изменить условие и выполнить. Чтобы не делать многократно этих операций, можно создать запрос с параметрами. При выполнении такого запроса выдается диалоговое окно Введите значение параметра (Enter Parameter Value), в котором пользователь может ввести конкретное значение и затем получить нужный результат.

Покажем, как создавать запросы с параметрами на примере запроса "Отсортированный список товаров", который мы создавали ранее. Теперь мы с помощью этого запроса попробуем отобрать товары, поставляемые определенным поставщиком. Для этого:

Откройте данный запрос в режиме Конструктора.

Чтобы определить параметр запроса, введите в строку Условие отбора (Criteria) для столбца "Название" (CompanyName) вместо конкретного значения слово или фразу и заключите их в квадратные скобки, например [Поставщик:]. Эта фраза будет выдаваться в виде приглашения в диалоговом окне при выполнении запроса.

Если вы хотите, чтобы Access проверяла данные, вводимые в качестве параметра запроса, нужно указать тип данных для этого параметра. Обычно в этом нет необходимости при работе с текстовыми полями, т.к. по умолчанию параметру присваивается тип данных Текстовый (Text). Если же данные в поле запроса представляют собой даты или числа, рекомендуется тип данных для параметра определять. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на свободном поле в верхней части запроса и выберите из контекстного меню команду Параметры (Parameters) или выполните команду меню Запрос, Параметры (Query, Parameters). Появляется диалоговое окно Параметры запроса (рисунок 20) (Query Parameters), представленное на рисунке.

Рисунок 20 Диалоговое окно параметры запросов

В столбец Параметр (Parameter) нужно ввести название параметра точно так, как он определен в бланке запроса (легче всего это сделать путем копирования через буфер обмена), только можно не вводить квадратные скобки. В столбце Тип данных (Data Type) выберите из раскрывающегося списка необходимый тип данных. Нажмите кнопку ОК.

Нажмите кнопку Запуск (Run) на панели инструментов, чтобы выполнить запрос. При выполнении запроса появляется диалоговое окно Введите значение параметра (Input Parameter Value) (рисунок 21), в которое нужно ввести значение, например Tokyo Traders. Результат выполнения запроса представлен на рисунке. В него попадают только те товары, которые поставляются данным поставщиком.

Рисунок 21 Окно ввода запроса

В одном запросе можно ввести несколько параметров. При выполнении такого запроса для каждого из параметров будут поочередно выводиться диалоговые окна Введите значение параметра в том порядке, в котором параметры перечислены в бланке запроса.

2.3.6.Макросы

С помощью макросов можно существенно расширить функциональные возможности создаваемого вами приложения и настроить его на нужды конкретных пользователей.

С помощью макросов можно выполнить практически все действия над объектами Access из тех, которые были описаны в предыдущих главах.

Макрос в Access представляет собой структуру, состоящую из одной или нескольких макрокоманд, которые выполняются либо последовательно, либо в порядке, заданном определенными условиями. Набор макрокоманд в Access очень широк, с помощью макросов можно реализовать многое из того, что позволяют сделать процедуры на VBA. Каждая макрокоманда имеет определенное имя и, возможно, один или несколько аргументов, которые задаются пользователем. Например, при использовании макрокоманды Открыть Форму (OpenForm) в качестве аргументов необходимо задать, по крайней мере, имя открываемой формы и режим вывода ее на экран.

Использование макросов оправдано тем, что их легко создавать, и для этого не нужно изучать синтаксис языка программирования. Для создания макроса требуется знать лишь основные приемы работы в Microsoft Access и Windows, такие как перетаскивание объектов из окна База данных (Database) в специальное окно (рисунок 22) — Конструктор макросов (Macro Design), выбор действия из списка и ввод выражений в качестве аргументов макрокоманды. Поэтому, если очень не хочется изучать синтаксис языка VBA или это представляется слишком трудным, смело применяйте макросы, и вы получите достаточно функциональное приложение.

Основное назначение макросов — это создание удобного интерфейса приложения: чтобы формы и отчеты открывались при нажатии кнопок в форме или на панели инструментов или же привычным выбором команды меню; чтобы при открытии приложения пользователь видел на экране не окно База данных (Database), наполненное множеством таблиц, запросов, форм и отчетов, а некую понятную форму, с помощью которой можно было бы сразу производить желаемые действия и т. д.

Рисунок 22 Настройка параметров запуска

2.3.7.Отбор и сортировка.

Одним из семи стандартных объектов Microsoft Access является запрос. Запросы используются для просмотра, анализа и изменения данных в одной или нескольких таблицах. Например, можно использовать запрос для отображения данных из одной или нескольких таблиц и отсортировать их в определенном порядке, выполнить вычисления над группой записей, осуществить выборку из таблицы по определенным условиям. Запросы могут служить источником данных для форм и отчетов Microsoft Access. Сам запрос не содержит данных, но позволяет выбирать данные из таблиц и выполнять над ними ряд операций. В Microsoft Access существует несколько видов запросов: запросы к серверу, которые используются для выборки данных с сервера; запросы на автоподстановку, автоматически заполняющие поля для новой записи; запросы на выборку, выполняющие выборку данных из таблиц; запросы на изменение, которые дают возможность модифицировать данные в таблицах (в том числе удалять, обновлять и добавлять записи); запросы на создание таблицы, создающие новую таблицу на основе данных одной или нескольких существующих таблиц, а также другие типы запросов.

Запрос на выборку содержит условия отбора данных и возвращает выборку, соответствующую указанным условиям, без изменения возвращаемых данных. В Microsoft Access существует также понятие фильтра, который в свою очередь является набором условий, позволяющих отбирать подмножество записей или сортировать их. Сходство между запросами на выборку и фильтрами заключается в том, что и в тех и в других производится извлечение подмножества записей из базовой таблицы или запроса. Однако между ними существуют различия, которые нужно понимать, чтобы правильно сделать выбор, в каком случае использовать запрос, а в каком — фильтр.

Наиболее просто создается запрос при помощи Мастера запросов. Чтобы создать простой запрос с помощью Мастера запросов, необходимо:

В окне базы данных на панели объектов выбрать ярлык Запросы (Queries).

В списке запросов дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание запроса с помощью мастера (Create query by using wizard) или нажать на кнопку Создать (New) в окне базы данных и в появившемся диалоговом окне Новый запрос (New Query) выбрать Простой запрос (Simple Query Wizard) и нажать на кнопку ОК .

В появившемся окне Создание простых запросов (Simple Query Wizard) в поле со списком Таблицы и запросы (Tables/Queries) выбрать таблицу или запрос, которые будут служить источником данных для создаваемого запроса.

С помощью стрелок вправо и влево переместить из списка Доступные поля (Available Fields) в список Выбранные поля (Selected Fields) те поля, которые необходимы в конструируемом запросе. При этом порядок полей в запросе будет соответствовать порядку полей в списке Выбранные поля (Selected Fields). Если нужно включить в запрос все поля, можно воспользоваться кнопкой с двумя стрелками вправо.

Нажать кнопку Далее (Next).

Следующее диалоговое окно будет последним. В нем нужно ввести имя создаваемого запроса в поле Задайте имя запроса (What title do you want to your query?) и выбрать дальнейшие действия: Открыть запрос для просмотра данных (Open the query to view information) или Изменить макет запроса (Modify the query design).

При необходимости можно установить флажок Вывести справку по работе с запросом? (Display Help on working with the query) для вывода справочной информации по работе с запросами.

Нажать на кнопку Готово (Finish).

По окончании работы Мастера простых запросов в зависимости от выбора способа дальнейшей работы с запросом откроется или окно запроса в режиме просмотра, или окно Конструктора запросов, в котором можно модифицировать запрос.

2.3.8.Создание форм.

Назначение форм.

Формы в Microsoft Access создают для того, чтобы облегчить ввод и редактирование данных, обеспечить их вывод в удобном для пользователя представлении. С помощью подобных объектов можно делать доступной только часть данных, автоматически выбирать информацию из связанных таблиц, вычислять значения выражений и т. д.

Формы — это объекты, предназначенные, в основном, для ввода и отображения данных на экране, хотя они могут быть распечатаны и содержать так называемые элементы управления, такие как поля, списки, флажки, переключатели и др.

В формы можно помещать командные кнопки для открытия других форм, выполнения запросов или команд меню, фильтрации выводимых на экран данных, организации вывода сообщений или печати информации (в частности, можно установить разные наборы опций для вывода формы на экран и на печать). Таким образом, формы позволяют управлять ходом выполнения приложения и являются основным средством организации интерфейса пользователя в Microsoft Access.

Основные способы создания форм.

При создании формы следует указать имя таблицы или запрос, являющегося источником сведений и выбрать способ создания формы (помимо режима конструктора можно создать форму с помощью мастера, создать форму-диаграмму для повышения наглядности числовых данных или сводную таблицу типа сводной таблицы Microsoft Excel).

С помощью мастера форм можно создавать формы на основе одной или нескольких таблиц и/или запросов, а затем совершенствовать их в режиме конструктора. Мастер форм разбивает процесс создания формы на несколько этапов, на каждом из которых требуется установить определенные параметры для указания доступных полей, связей и внешнего вида формы.

Автоформы в столбец, ленточная и табличная представляют собой разные варианты представления информации из исходной таблицы. Автоформа в столбец отображает каждую запись источника в виде набора элементов управления, соответствующих полям записи, расположенным в один столбец. В ленточной автоформе записи следуют друг за другом, и каждая отображается в виде набора элементов управления, соответствующих полям записи, расположенным в одну строку. Записи из источника данных табличной автоформе отображаются в виде таблицы.

Разработку структуры, изменение внешнего вида формы, добавление и удаление элементов управления можно производить вручную в режиме конструктора.

Режимы работы с формами.

При работе с формами можно использовать три режима:

режим конструктора форм для создания и редактирования формы,

режим формы для ее просмотра,

режим таблицы для просмотра источника данных формы.

Переключение между режимами осуществляется соответствующими командами меню Вид (или кнопкой   на панели инструментов).

Обязательным разделом, определяющим основную часть формы, является Область данных, в которой размещаются сведения, выбираемые для вывода из базовой таблицы или запроса. При печати многостраничной формы этот раздел отражается на каждой странице.

Форма также может содержать разделыВерхний/Нижний колонтитулы, содержимое которых отображается в верхней/нижней части каждой страницы при предварительном просмотре и выводе на печать.

РазделыЗаголовок/Примечание формы служат для размещения информации, не требующей изменений при переходе от записи к записи. При просмотре формы разделЗаголовок формы отражается в верхней части окна, при печати — только на первой странице. Раздел Примечание формы при просмотре отражается в нижней части окна, при печати — только на последней странице. Объекты, помещаемые в форму (например, поля, текст, графика), называются элементами управления. Они делятся на присоединенные (связанные), несвязанные и вычисляемые.Присоединенные элементы управления привязываются к конкретному элементу формы или ссылаются на определенное поле источника записей. Вычисляемые элементы отображают результаты расчетов, основанных на данных исходной таблицы или запроса.

Размещение в форме связанных с источником записей с источником записей данных упрощается, если использовать список полей. Его можно открыть, выполнив команду Вид / Список полей (кнопка нa панели инструментов Конструктор форм). Для создания в форме связанного элемента управления следует выбрать в списке имя поля и переместить его в нужную позицию. При этом автоматически создается элемент, соответствующий типу данных в выбранном поле.

Выделения разделов и элементов формы.

Выделение нужного объекта в режиме конструктора формы удобнее всего осуществлять с помощью поля Объект панели инструментов (рисунок 23) Формат (форма/отчет).

Рисунок 23 Объект панели инструментов

Для выделения всей формы можно использовать маркер в левом верхнем углу Конструктора (на пересечении горизонтальной и вертикальной линеек). Щелчком левой кнопкой мыши по соответствующим разделителям разделов формы или по элементам управления также можно осуществлять их выделение. Для выделения смежных объектов можно перемещать мышь при нажатой левой кнопке по вертикальной (горизонтальной) линейке. Для несмежного выделения используют щелчки левой кнопкой при нажатой клавише Shift.

Элемент управления при выделении заключается в тонкую прямоугольную рамку с небольшими квадратными маркерами на углах и серединах сторон. Для изменения размеров элемента управления следует поместить указатель мыши на один из этих маркеров. Указатель превратится в двунаправленную стрелку. Перемещая мышь при нажатой левой кнопке, можно придать элементу нужные размеры. Дважды щелкнув по любому из маркеров изменения размера элемента, можно настроить его размер по размеру данных, которые будут в нем отображаться (автопобор размера).

Для перемещения элемента управления указатель мыши надо поместить на любой стороне элемента между маркерами. Указатель превратится при этом в изображение руки и элемент можно перемещать на нужное место.

Если элемент управления имеет связанную подпись, перемещение подписи (или самого элемента) вызывает одновременное перемещение элемента (подписи). Для перемещения элемента управления независимо от подписи следует использовать более крупный квадратный маркер в левом верхнем углу рамки. При позиционировании на нем указатель мыши превращается в изображение руки с вытянутым указательным пальцем.

Оформление формы и ее элементов.

Команду Вид / Свойства (кнопка панели инструментов) можно использовать для изменения и уточнения различи свойств формы, ее активных разделов или выделенных элементов. Определяя свойства формы, можно скрыть полосы прокрутки, кнопки перехода, область выделения записей и др.

Можно, например, отменить вывод поля на экран, заблокировать доступ к данным в поле, изменить его тип и т. д.

Пользуясь меню или панелью форматирования, можно изменять параметры шрифта, настраивать свойства цвета фона (фоновый рисунок), тип, цвет, ширину границы, тип оформления, указывать точный размер отдельных элементов управления формы.

Команда Формат / Автоформат (кнопка на панели инструментов) позволяет воспользоваться встроенными средствами для задания фонового рисунка и шрифтов в элементах управления, отдельных разделах и форме в целом.

С помощью соответствующих команд меню Формат можно выровнять элементы, привязать их к сетке, установить интервал между ними по горизонтали и вертикали.

Создание формы

Форму можно создать тремя различными способами.

При помощи автоформы на основе таблицы или запроса.

С помощью автоформ можно создавать формы, в которых выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса . Если выбранный источник записей имеет связанные таблицы или запросы, то в форме также будут присутствовать все поля и записи этих источников записей.

Microsoft Access применяет к форме автоформат , который использовался последним. Если до этого формы с помощью мастера не создавались и не использовалась команда Автоформат в меню Формат , будет применяться стандартный автоформат.

При помощи мастера на основе одной или нескольких таблиц или запросов.

Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает форму на основании полученных ответов.

Созданную форму можно изменить в режиме конструктора , сводной таблицы или сводной диаграммы.

Вручную в режиме конструктора.

Сначала создается базовая форма, которая затем изменяется в соответствии с требованиями в режиме конструктора

2.3.9.Создания отчета.

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл.

Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

Структура отчета в режиме Конструктора

Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

К числу таких элементов относят:

Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.

Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.

Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.

Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.

Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета.

Способы создания отчета.

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами (рисунок 24) :

Конструктор.

Мастер отчетов.

Автоотчет: в столбец.

Автоотчет: ленточный.

Мастер диаграмм.

Почтовые наклейки.

Рисунок 24 Создания отчетов различными способами

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.

Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.

В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.

Щелкнуть на кнопке ОК.

Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.

В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.

Изменения масштаба отображения отчета

Для изменения масштаба отображения пользуются указателем — лупой. Чтобы увидеть всю страницу целиком, необходимо щелкнуть в любом месте отчета. На экране отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе.

Снова щелкнуть на отчете, чтобы вернуться к увеличенному масштабу отображения. В увеличенном режиме представления отчета, точка, на которой вы щелкнули, окажется в центре экрана. Для пролистывания страниц отчета пользуются кнопками перехода внизу окна.

Печать отчета.

Для печати отчета необходимо выполнить следующее:

В меню Файл щелкнуть на команде Печать.

В области Печатать щелкнуть на варианте Страницы.

Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле "с" и 1 в поле "по".

Щелкнуть на кнопке ОК.

Прежде чем печатать отчет, целесообразно просмотреть его в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому в меню Вид нужно выбрать Предварительный просмотр.

Если при печати в конце отчета появляется пустая страница, убедитесь, что параметр Высота для примечаний отчета имеет значение 0.

Если при печати пусты промежуточные страницы отчета, убедитесь, что сумма значений ширины формы или отчета и ширины левого и правого полей не превышает ширину листа бумаги, указанную в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл).

При разработке макетов отчета руководствуйтесь следующей формулой: ширина отчета + левое поле + правое поле <= ширина бумаги.

Для того чтобы подогнать размер отчета, необходимо использовать следующие приемы:

изменить значение ширины отчета;

уменьшить ширину полей или изменить ориентацию страницы.

Создание отчета

1. Запустите программу Microsoft Access. Откройте БД (например, учебную базу данных «Деканат»).

2. Создайте Автоотчет: ленточный, используя в качестве источника данных таблицу (рисунок 25) (например, Студенты). Отчет открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.

Рисунок 25 Таблица «Студенты»

3.Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование отчета (рисунок 26). Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо щелкнуть команду Закрыть на панели инструментов окна приложения Access. На экране появится отчет в режиме Конструктора.

Рисунок 26 Редактирование отчета

Для редактирование отчета необходимо выполнить следующие действия:

удалите поля код студента в верхнем колонтитуле и области данных.

переместите влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных.

Измените надпись в заголовке страницы:

в разделе Заголовок отчета выделить надпись Студенты;

поместите указатель мыши справа от слова Студенты, так чтобы указатель принял форму вертикальной черты (курсора ввода), и щелкните в этой позиции;

введите НТУ «ХПИ» и нажмите Enter.

Переместите Надпись. В Нижнем колонтитуле выделить поле =Now() и перетащить его в Заголовок отчета под название Студенты. Дата будет отображаться под заголовком.

На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет.

Форматирование отчета

Алгоритм форматирование (рисунок 27) отчета:

Выделите заголовок Студенты НТУ «ХПИ».Измените гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона.

На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет.

Рисунок 27 Форматирование отчета

Изменение стиля

Для изменения стиля выполните следующее:

На панели инструментов Конструктора отчетов щелкнуть на кнопке Автоформат, откроется диалоговое окно Автоформат.

В списке Стили объекта "отчет - автоформат" щелкнуть на пункте Строгий и затем щелкнуть на кнопке ОК. Отчет будет отформатирован в стиле Строгий.

Переключится в режим Предварительный просмотр. Отчет отобразится в выбранном вами стиле. Впредь все отчеты созданные с помощью функции Автоотчет будут иметь стиль Строгий, пока вы не зададите другой стиль в окне Автоформат.

Сохранить и закрыть отчет.

2.4.Алгоритм задачи

3.ОХРАНА ТРУДА

3.1.Техника безопасности.

Общие правила работы за ПК:

в помещении с компьютерами рекомендовано, чтобы окна выходили на север или северо-восток;

если в офисе отсутствует естественный солнечный свет, должно быть организовано искусственное освещение в соответствии с нормами и правилами освещенности рабочих мест;

если мониторы расположены в ряд, люминесцентные лампы следует исполнять в виде сплошных или прерывистых линий;

при расположении ПК по периметру, источники освещения должны находиться непосредственно над рабочим столом.

Правила при работе за компьютером:

1. Выполнять все, что будет говорить мастер, не заниматься самодеятельностью и не открывать посторонние программы (к самым популярным посторонним программам у студентов и учеников относятся «косынка» и «пейнтбол»).

2. Если при работе с компьютером его поведение студену показалось несколько необычным (учащийся почувствовал посторонний запах, услышал странный звук или увидел что-то непонятное на мониторе), он тут же обязан сообщить об этом своему преподавателю, но ни в коем случае не должен пытаться самостоятельно решить эту проблему.

3. При работе с компьютером необходимо бережно относиться к аппаратуре, легко нажимать на клавиши клавиатуры, не бить мышью по столу и не касаться поверхности монитора. Не нужно трогать клавиатуру или мышь тогда, когда компьютер находится в выключенном состоянии.

4.Строго запрещается вставать со своего места.

По окончанию работы за ПК студенты обязаны:

Сдать работу мастеру.

Сохранить работу, закрыть программы, выключить ПК и периферийные устройства.

Убрать рабочее место

3.2.Организация рабочего места.

Специфика трудовой деятельности во многих организациях предусматривает непрерывную работу за вычислительной техникой персонала в течение всего рабочего дня или его части.

В связи с этим, руководителю предприятия и начальникам соответствующих структурных подразделений требуется в надлежащей степени организовать рабочие места в соответствии со всеми требованиями законодательства, касающимися трудовой деятельности за компьютеризированными системами.

Нормативная база

Нормативное регулирование охраны труда при осуществлении трудовой деятельности за компьютерами осуществляется посредством следующих документов:

Типовая инструкция ТОИ Р-45-084-01;

СанПиН 2.2.2. / 2.4. 1340-03 (далее – СанПиН);

ТК РФ;

Приказ Минздравсоцразвития РФ № 302н;

426-ФЗ.

Основные вредные факторы

Основными вредными факторами при осуществлении трудовой деятельности за персональными компьютерами выступают:

высокая степень электромагнитного воздействия;

высокий уровень наличия статического электричества;

низкая степень ионизации воздуха;

нагрузки, связанные с длительным сидячим положением тела;

крайне высокая нагрузка на органы зрения;

сопутствующие длительной сидячей работе факторы: болевые симптомы в пояснице и позвоночнике, венозная недостаточность, стресс и депрессии.

Организация и общие правила работы

Нормативные положения СанПиНа предъявляют определенные требования к площади рабочего места при работе за ПК в совокупной мере более 4 часов за смену:

Таблица 1

Иные требования:

Таблица 2

Оснащение рабочего места

Действуют специальные требования к оснащению рабочего места, предусматривающего длительную работу за ПК:

Таблица 3

Схема правильной посадки при работе за компьютером:

Нормативы и нормы

Вышеуказанные нормы установлены в СанПиНе.

Кроме того, данный нормативный акт предусматривает:

осуществление влажной уборки в ежедневном порядке;

проветривание помещений с компьютерами через каждый час;

обязательное оборудование офисов системами вентиляции, отопления и кондиционирования воздуха.

СанПиН регламентирует следующие требования к атмосферным показателям в помещениях, оборудованных рабочими местами с ПК:

температура воздуха – от 19 до 21 градусов;

влажность – от 55 до 62 %;

скорость движения воздуха – не больше 0,1 м/с.

Режим работы и перерывы

СанПиН рекомендует руководителям организаций, трудовая деятельность которых связана с использованием персональных компьютеров, производить чередование трудовой деятельности сотрудников с работой за компьютером и без него.

Если все же специфика трудовой деятельности не допускает таких чередований, ответственным лицам по охране труда следует:

осуществить организацию перерывов в трудовой деятельности продолжительностью от 10 до 15 минут;

проводить такие перерывы через каждый час работы.

Данные перерывы в работе:

должны включаться в общее время трудовой деятельности;

а также увеличиваться на 30 %, если сотрудник работает за компьютером в ночное время суток

Специальная оценка условий труда

Закон 426-ФЗ регламентирует проведение спец оценки, если деятельность работников предприятия предусматривает непрерывную работу за компьютеризированными системами.

Работодатели, которые произвели специальную оценку до 2014 года, могут не проводить ее в течение 5 лет после ее проведения, но не более, чем до 31.12. 2018 года.

426-ФЗ устанавливает четыре степени вредности:

Таблица 4

Несоблюдение правил

В большинстве организаций, основным видом деятельности которых является работа сотрудников за компьютером, не соблюдаются требования СанПиНа и других нормативных актов в отношении правил организации и оснащенности рабочего места.

Несоблюдение правил приводит к наступлению определенных последствий для здоровья работника, а работодатель, в свою очередь, может нести как административную, так и уголовную ответственность.

Последствия:

нарушения сна;

проблемы со здоровьем (нарушение осанки, снижение остроты зрения, сердечно-сосудистые заболевания и др.);

повышенная утомляемость;

депрессии и стрессы;

снижение двигательной активности;

понижение производительности труда.

Ответственность

Ответственность работодателя делится на две разновидности:

за нарушение нормативных положений по охране труда;

за нанесенный работнику в связи с этим вред здоровью.

В первом случае ответственность работодателю может грозить по:

ст. 5.27. КоАП РФ (пример № 2 – если работодатель допустит эксплуатацию ПК без действующих гигиенических сертификатов, то на юридическое лицо может быть наложен штраф в размере от 30000 до 50000 рублей);

ст. 143 УК РФ (пример № 3 – работодатель нарушил правила охраны труда, связанные с использованием вычислительной техники, и работнику был нанесен тяжкий вред здоровью – соответствующее лицо может понести уголовную ответственность, максимальный размер наказания при которой – лишение свободы до 1 года)

4.ЗАКЛЮЧНИЕ

Access - это одна из систем управления базами данных (СУБД).

База данных (БД) хранит совокупность данных и объектов, относящихся к определенной задаче. Она помогает нам упорядочить информацию и позволяет быстро делать выборку. В качестве данных может быть любая информация, хранящаяся на диске компьютера: сочетания символов, слова, файлы, рисунки и др. Методы ввода и хранения данных определяют структуру базы данных.

СУБД Access позволяет создавать реляционные базы данных, в которых данные хранятся в виде таблицы.

В СУБД Access таблицы с данными, их индексы, формы, отчеты хранятся в файлах с расширением .mdb (Microsoft Access database).

Все объекты баз данных Access, кроме макросов и модулей, можно отображать в двух режимах: в режиме таблицы и режиме конструктора.

Режим конструктора обеспечивает большие возможности при создании таблицы, запроса, формы или отчета. Например, в этом режиме можно задать ширину каждого поля с тем, чтобы сделать объект более компактной.

В режиме таблицы можно добавлять, редактировать, просматривать или выполнять другую работу с данными таблицы. Каждая строка таблицы представляет собой отдельную запись, каждый столбец — поле.

Поле — это наименьший элемент информации, хранящийся в базе данных, который рассматривается как единое целое. Полем также называют клетку таблицы, образуемую пересечением строки и столбца. В поле может находиться один или группа символов, текст, рисунок, звуковой файл или другая информация. Каждое поле имеет свое уникальное имя. В таблице не могут быть поля с одинаковым именем. Все поля таблицы относятся к одному объекту.

5.СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ.

1. Агальцов В.П. Базы данных: Учебное пособие./В. П. Агальцов. - М.: Мир, 2009. - 375c.

2. Глушков С.В., Ломотько Д.В. Базы данных: Учебный курс. - Харьков: Фолио; Ростов: Феникс; Киев: Абрис, 2000. - 504 с.

3. Партыка Т.Л. Информационная безопасность: учебное пособие для сред. проф. образования по специальностям информатика и вычислительная техника/ Т.Л. Партыка. – М.: Издательство «Форум», 2009 год.

4. Пасько В. ПК. Аппаратура. Программы. Интернет: энциклопедия /В. Пасько – М.: Издательство «Питер», 2004. – 800 с.

5. Дюбуа П. MySQL: Полное и исчерпывающее руководство по примене¬нию и администрированию баз данных MySQL 4, а также программированию приложений. Пер. с англ. и ред. Н. В. Воронина. - М.: Вильямс, 2004. - 1051с

6.Степаненко О.С. Работа на Пк в офисе: учебный курс. /О.С. Степаненко – 3-е изд., стер. – М Издательство «Диалектика», 2010

Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М. Г. Базы данных: Учебник для вузов. - СПб.: КОРОНА принт, 2003. - 665 с.

Чен П. Модель «сущность-связь» - шаг к единому представлению о данных. // СУБД, 1995. - № 3. - с. 137-158.

Интернет – ресурсы

http://archives.ezine.ru/72018/217256.html.

http://es.tspu.edu.ru/parfenov/bd.chm.

http://es.tspu.edu.ru/parfenov/bd.chm.

http://es.tspu.edu.ru/parfenov/bd.chm.

http://es.tspu.edu.ru/parfenov/bd.chm.

http://es.tspu.edu.ru/parfenov/inf_syst_shem.mht.

6.ПРИЛОЖЕНИЯ.

Адрес публикации: https://www.prodlenka.org/metodicheskie-razrabotki/261046-baza-dannyh