Рекомендации по ведению базы данных учащихся школ для Санкт-Петербургского метрополитена

Рекомендации по ведению транспортной базы данных учащихся школ

для Санкт-Петербургского метрополитена

Эта статья адресована сотрудникам образовательных учреждений , которым впервые поручено сопровождение базы данных учащихся для Санкт Петербургского метрополитена и призвана ускорить процесс освоения их в новой должности.

Прежде всего необходимо перечислить документы, регламентирующие деятельность образовательных учреждений по сопровождению базы данных учащихся с целью обеспечения их льготным проездом в городском пассажирском транспорте:

Закон Санкт-Петербурга от 09.11.2011 № 728-132 «Социальный кодекс Санкт-Петербурга» - пункт 3 статья 86. («Обучающимся общеобразовательных учреждений предоставлено право проезда на социальных маршрутах наземного пассажирского маршрутного транспорта и в метро с оплатой части стоимости проезда за счет средств бюджета Санкт-Петербурга.»)

Постановление Правительства Санкт-Петербурга № 843 от 23.09.2015 (Здесь определён порядок приобретения льготных проездных билетов для детей и молодежи)

Соглашение о взаимодействии Сторон по обеспечению порядка предоставления информации об учащихся в базу данных метрополитена ( Подписано между ОУ и ИМЦ или метрополитеном )

Инструкция по работе с базой данных С.Пб. Метрополитена

Эти документы размещены на официальном портале правительства Санкт Петербурга и на сайтах районных Информационно Методических Центров

Если первые два документа носят общий характер и достаточно, в принципе, понимать о чем они, то третий и четвертый документ необходимо внимательно разобрать , прежде чем начать работать с базой.

Необходимо обратить особое внимание на то, что Всю ответственность за достоверность информации в базе данных учреждения несет администрация и ответственный за ведение базы данных(БД), назначенный приказом по образовательному учреждению (ОУ). Сотрудники метрополитена, которые принимают БД от ОУ, внимательно отслеживают, чтобы все учащиеся , занесенные в базу , действительно имели право на льготный проезд . Для этого они используют специальные программные средства контроля.

Также нужно понимать, что за каждый приобретённый льготный ученический билет, метрополитен получает компенсацию из городского бюджета, поэтому к достоверности информации в транспортной базе учащихся всегда будет пристальное внимание со стороны надзорных органов.

А теперь коснёмся вопроса организации передачи информации из ОУ в район и затем в метрополитен.

В каждом районе города отдел образования назначает ответственного за ведение транспортной базы для метро, который организует эту работу в районе. Чаще всего – это сотрудник ИМЦ. Поэтому каждое ОУ, которому необходимо обеспечить своих учащихся льготными проездными билетами ( школы, детские сады) заключает «Соглашение о взаимодействии Сторон по обеспечению порядка предоставления информации об учащихся в базу данных метрополитена» , в котором прописан регламент взаимодействия ОУ и ИМЦ. Особое внимание в этом документе нужно обратить на приложение №1: «Порядок предоставления в ГУП «Петербургский метрополитен» базы данных учащихся» . Именно здесь прописываются даты предоставления БД и все организационные моменты.

Ответственный за ведение транспортной базы в каждом ОУ назначается приказом директора , копия этого приказа должна быть предоставлена в ИМЦ. Кроме того, в каждом ОУ необходимо обеспечить квалифицированную замену ответственного за БД ОУ в случае его отсутствия. На этот момент нужно обратить особое внимание, так как проблемы с проездными документами у учащихся возникают и в период летних отпусков.

Именно ответственный за ведение БД учреждения отвечает за обеспечение учащихся льготным проездом в транспорте и ,если по какой- то причине ребенок не может получить карточку , именно этот сотрудник должен разобраться в проблеме.

Проблем на самом деле может быть достаточно большое количество, и далеко не все они связаны с ошибками в Вашей БД ( от которых, кстати, тоже никто не застрахован). Большинство этих проблем возникает в начале учебного года , когда много детей переходят из школы в школу. Например, в предыдущем учреждении запись о ребенке могли не удалить. В новом учреждении – ввести немного не так ( например , вместо буквы Ё ввести Е) и система выдает ошибку о том, что по одному документу числится 2 записи. Как следствие, ребенок не может получить карточку.

Поэтому , каждый раз при сдаче базы данных в метрополитен районный ответственный получает файлы ошибок и направляет их в школы, чтобы все эти погрешности оперативно исправлялись.

Давайте теперь разберёмся, как работать с файлами ошибок, получаемыми из метрополитена. Прежде всего нужно знать , что городская база в метрополитене поделена на две части: младшие школьники (1-8 классы) и старшие школьники (9-11 классы) , поэтому и файла ошибок они выдают два. Чтобы разобрать файл ошибок , Вам необходимо знать орг. код Вашего учреждения - это индивидуальный код , который метрополитен присваивает каждому ОУ, т.к. официальные номера учреждений в городе не всегда являются уникальными. Именно по этому коду Вы будете находить информацию о Вашем учреждении в общем районном файле. Например, орг. код Вашей школы - 64. В файле ошибок 1-8 классов Вы должны искать информацию по организации : "064", а в файле ошибок 9-11 классов - информацию по организации : "264 ". Для этого просто в строке поиска введите то или другое.

Также необходимо знать , что все ошибки в этих файлах делятся на некритические ( не приводят к потере возможности приобрести проездной документ) и критические ( в случае этой ошибки учащийся не сможет приобрести карточку).

К некритическим ошибкам относятся предупреждения об отсутствии в справочнике имен ( в этом случае необходимо внимательно проверить написание этого имени), а также: «Не найдена запись для удаления» ( запись, которую Вы пытаетесь удалить, была удалена ранее в городской базе)

К критическим ошибкам относятся прежде всего ,так называемые , «Пересечения по документам», когда по одному документу в базе числятся две разные записи . Например:

1) Организация : "073"

Документ: "С.02.АК.0555771"

Ошибка : В БД другое ФИО

В БД : Ефремова Инна Георгиевна , Орг : 165 , Дата оконч : 30.06.2019

Орг. "165" - ГБОУ гимназия № 32

2) Документ: "С.01.ВО.05555559"

Ошибка : Обновление невозможно(много расхождений)

В БД : Ревнов Артемий Сергеевич , Орг : 071 , Дата оконч : 30.06.2019

Орг. "071" - ГБОУ школа № 255

3)« Неверен номер серии документа»

В первом случае – ошибка в номере свидетельства о рождении, которую сделали или в организации «073» или в гимназия № 32

Во втором случае, при переходе из школы в школу запись о ребенке произведена по- разному в разных учреждениях и не удалена из ОУ, откуда он выбыл.

В всех этих случаях алгоритм исправления ошибок одинаков:

Необходимо проверить запись об этом ребенке в Вашей БД. Если ошиблись – исправить.

Если у Вас все верно, необходимо связаться с представителем второго учреждения и попросить или исправить ошибку или удалить запись из базы

Если у Вас все верно и у Вас нет возможности ждать, пока представители другого учреждения исправят ошибку ( например, ребенку Вашей школы срочно нужна карточка), необходимо позвонить в отдел по работе с пассажирами метрополитена(610 06 80) и попросить исправить эту ошибку. При этом нужно понимать, что сотрудники метрополитена могут внести только временную корректировку. Как только вторая школа снова сдаст свою базу с ошибкой, ситуация повторится.

Кроме того , необходимо отметить, что учащийся может столкнуться с невозможностью приобретения проездного билета не только из-за ошибки в базе. Он может быть лишен права проезда, если передаст свою именную карту для проезда стороннему лицу. Об этом необходимо обязательно! предупреждать учащихся.

Также сотруднику, отвечающему за транспортную БД ОУ необходимо знать, что если в образовательном учреждении возникланеотложная ситуация по внесению изменений в городскую БД и нет возможности ждать доставки базы в метрополитен по графику района, существует возможность самостоятельно отвезти базу в метро. Для этого нужно :

Передать ответственному за БД района файл с последними изменениями БД школы.

Получить от ответственного за БД района откорректированный районный файл.

Взять в ИМЦ сопроводительное письмо и доверенность на предоставление БД от района.

Отвезти БД с сопроводительными документами в отдел по работе с пассажирами С.Пб Метрополитена на Одоевского 29 ( ст.метро Приморская, налево под арку, затем снова налево до первого входа в здание. В здании направо – окна 6,7,8. Время работы : с 9.00. до 16.30 по рабочим дням. Обед с 12.00 до 13.00)

В этом случае, сразу после обработки базы района в отделе по работе с пассажирами метрополитена, ребенок , у которого возникли проблемы , может купить карточку в любой кассе метро.

И в заключение необходимо сказать, что со всеми вопросами по ведению БД ОУ нужно обращаться к районному ответственному за ведение БД и в отдел по работе с пассажирами метрополитена по телефону610-06-80.

Все материалы ( нормативные документы, инструкции, бланки заявлений и т.д. , а также последние версии ПО), необходимые для работы с транспортной БД размещены на официальных сайтах ИМЦ районов. Например , для Адмиралтейского района по адресу :

http://www.adm-edu.spb.ru/?q=/act_direction/inform/bd

С уважением и наилучшими пожеланиями в освоении в новой должности,

Ответственный за ведение транспортной БД Адмиралтейского района СПб

Денисова Ирина Викторовна bazam@adm-edu.spb.ru

Адрес публикации: https://www.prodlenka.org/metodicheskie-razrabotki/381724-rekomendacii-po-vedeniju-bazy-dannyh-uchaschi