Защита персональных данных работника: разъяснения для педагогов по 152-ФЗ

Персональными данными считается любая информация, которая прямо или косвенно относится к работнику и позволяет его идентифицировать. Информация об этом содержится в статье 3 Федерального закона «О персональных данных», от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Стоит отметить, что hr-специалист имеет дело с персональными данными не только сотрудников, но и кандидатов на вакансии. Например, уже на этапе просмотра резюме, оформлении у охраны пропуска, на собеседование или заключении трудового договора.

Что может считаться персональными данными?

В список входят место и дата рождения, ФИО сотрудника, место проживания, фото или видео, номер телефона, e-mail, паспортные данные, СНИЛС, ИНН, сведения о родственниках и семейном положении, индивидуальные личные данные, биометрические данные. Однако следует учитывать некоторые нюансы. Так, определенные данные могут и не быть персональными без связки с другой информацией. Например, номер телефона без указания фамилии, имени и отчества. Однако, если компания укажет на сайте только ФИО сотрудника, не указав при этом должность или дату рождения, Роскомнадзор все равно посчитает это персональными данными.

Как организовать защиту персональных данных в организации?

Работодатель выступает оператором персональных данных: в его обязательства входят сохранность конфиденциальной информации.

Чтобы организовать защиту персональных данных, необходимо:

1)  Начать с приказа о назначения ответственного за организацию обработки персональных данных.

Для этого может быть создана новая должность или дополнительные функции для действующего сотрудника. Также ему необходимо предоставить должностную инструкцию.

2)  Издать внутренние документы, которые определят действия работодателя в отношении обработки персональных данных, и предоставить их сотрудникам. Собрать у работников согласия на обработку персональных данных.

Исходя из ст. 87 ТК РФ, каждый работодатель обязан утвердить порядок хранения и использования персональных данных в Положении о персональных данных. В данном документе прописывают: Общие положения, Основные понятия, Состав персональных данных, Обработка персональных данных, Передача персональных данных (внутри организации и третьим лицам), Доступ к персональным данным, Ответственность за нарушения и т.д.

Кроме того, у работодателя должна быть Политика обработки персональных данных согласно ч. 2 ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ.

3)  Проконтролировать, соответствует ли обработка персональных данных законам и локальным актам организации. Ответственное лицо должно контролировать исполнение требований и соблюдение правил, отслеживать изменения действующего законодательства, оптимизировать способы и методы защиты и т.п.

4)  Оценить вред, который может быть причинен сотрудникам при нарушении защиты персональных данных. Законодательно подобная оценка не закреплена, поэтому работодатель может осуществлять ее по собственному усмотрению.

5)  Применять организационные и технические меры по защите персональных данных. Они должны защищать персональные данные от неправомерного доступа, блокирования, изменения, копирования и многого другого. Подробнее о них мы поговорим в следующем пункте.

Какие меры необходимо предпринять по защите персональных данных сотрудников?

При выборе защитных мер необходимо учитывать, будут ли персональные данные обрабатываться в информационных системах или нет. Кроме того, следует обеспечить физическую защиту носителей персональных данных, оборудовать специальное помещение для хранения персональных данных, чтобы уберечь от несанкционированного доступа. В подавляющем большинстве персональных данные в электронном и бумажном виде имеются в распоряжении отдела кадров и бухгалтерии.

Среди мер защиты выделяют:

• ограниченное число работников, которые имеют доступ к персональным данным;

• принятие нормативных документов;

• утверждение перечня документов, которые содержат персональные данные;

• внедрение программных для защиты информации на эл. носителях – например, антивирусную защиту;

• проведение профилактических работ с сотрудниками – тесты на знание правил хранения персональных данных;

• установление режима по пропускам;

Этот список можно продолжать до бесконечности, так как перечень защитных мер работодатели вправе определять самостоятельно.

Как соблюсти все требования Закона № 152-ФЗ и не получить штраф?

1.  Согласно новым правилам, с 1 сентября 2022 года работодатели обязаны сообщать Роскомнадзору об обработке персональных данных работников. Причем сделать это необходимо еще до получения первого резюме и приема сотрудников.

2.  Не забывать получать разрешение у сотрудников на сбор и обработку данных.

3.  Следует помнить о том, что собирать и хранить персональные данные можно только для достижения определенных целей и на определенный срок. После  достижения целей сбора или истечению срока по заявлению работников уничтожать.

4.  Вовремя отвечать на обращения субъектов и предоставлять им всю информацию.

 5.  Хранить и защищать персональные данные по закону и правовым актам. Кроме того, обеспечивать их сохранность, тайну и точность данных, не передавая третьим лицам. Если же передача необходима, то обязательно документальное подтверждение и только аттестованным.

Адрес публикации: https://www.prodlenka.org/metodicheskie-razrabotki/530751-soobschenie-zaschita-personalnyh-dannyh-rabot