Тайм-менеджмент – концепция управления временем

Вопросы для обсуждения:

1. Общая характеристика тайм-менеджмента.

2. Основные принципы тайм-менеджмента.

Общая характеристика тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент(time management) – это управление временем, а также способ достичь большей эффективности, возможность добиться лучших результатов с минимальным расходом времени, улучшить организацию труда и повысить продуктивность. Также под термином «тайм-менеджмент» понимается научный подход к организации времени, умение планировать каждый день и распределять время с максимальной эффективностью. Эти навыки позволяют иметь более насыщенную жизнь, проводить меньше времени на работе, но при этом получать максимальную отдачу. Учитывая, что современный человек вынужден работать в условиях постоянного цейтнота, управление временем необходимо не только руководителям, но и всем, кто стремится повысить личную эффективность.

Существует немало техник и инструментов, помогающих достичь этих целей. Они направлены на умение выделять приоритеты, управлять ресурсами, делегировать, ставить задачи людям и планировать действия для их решения. Главное, для чего они используются – научить работать не больше, а продуктивнее, за меньшее количество времени.

Наука управления временем начала развиваться ещё в древности. Историю её исследования и развития можно разделить на несколько периодов:

1. Донаучный. Древнеримский философ Сенека разделял время на хорошее и плохое: первое – то, которое тратится с пользой, а второе бесполезное. Именно он стал одним из первых письменно вести учёт времени. Большой вклад в науку внёс Бенджамин Франклин, который создал собственную технику постановки долгосрочных целей и их достижения («пирамида Франклина»).

2. Тейлоризм – этим термином называют теорию организации труда на предприятиях, разработанную Фредериком Тейлором.

3. Классический этап, охватывающий вторую половину XX века. Если тейлоризм был ориентирован на повышение эффективности физического труда, то новая эпоха потребовала разработки методов увеличения производительности труда интеллектуального. Подход был основан на предположении, что человек сам способен управлять своей эффективностью, однако он не учитывал личные качества.

4. Современный подход считает, что каждый человек – личность со своими интересами и особенностями, которые учитывает тайм-менеджмент. На продуктивность работы в современных условиях влияют также состояние окружающей среды, используемые инновационные технологии, которые позволяют повысить эффективность каждого сотрудника и команды в целом.

Время – самый дорогой ресурс сегодня, и управление им позволяет:

- снизить уровень стресса;

- контролировать выполнение промежуточных заданий на пути к цели;

- эффективно организовывать свою работу;

- освоить основы правильной расстановки приоритетов для достижения целей;

- работать, не отвлекаясь на посторонние вопросы;

- избегать ненужных ошибок в работе;

- справляться с делами быстрее коллег и при этом поддерживать дружелюбную атмосферу в коллективе;

- преодоление личной эффективности и прокрастинации;

- успевать больше за то же время;

- находить время для важных дел и встреч – как рабочих, так и личных;

- развиваться в профессиональной и творческой сферах;

- получать максимальный результат от работы;

- уделать достаточно времени своему хобби и отдыху.

В конечном итоге, тайм-менеджмент позволяет контролировать собственную жизнь, ощущать себя её хозяином и не зависеть от переменчивых внешних обстоятельств.

Рассмотрев основные категории, которыми оперирует тайм-менеджмент, приступим к самой концепции тайм-менеджмента. Для начала выявим причины нехватки времени, с тем, чтобы устранить их и сформировать для себя эффективную технологию управления временем.

Основные причины дефицита времени:

A. Спешка;

B. «Ловушки» или «воры времени».

Как ни парадоксально, но чем больше мы спешим, тем меньше успеваем. Это происходит на невозможности в спешке качественно сконцентрироваться на выполнении одной задачи, нет возможности определить рациональные пути решения проблем, нет распределения обязанностей, детализации – в итоге – стресс, постоянные доработки дома, снижение мотивации и продуктивности. Нарастает большое количество рутинных дел, которые откладывались в «долгий ящик».

«Ловушки или воры времени» - это специфический термин, употребляемый в тайм-менеджменте. Под ними подразумеваются отвлечения от дел в процессы работы или выполнения задачи. Часто мы даже не замечаем как коллеги, родственники или даже мы сами «воруем» время (отвлечения на тему – «передайте карандашик, пожалуйста», непредвиденные звонки, посетители, просьбы и прочее). В общем виде, это вся суета, которая отнимает много время и отвлекает от действительно важных задач. Попробуйте задуматься на минутку: сколько времени у вас занимают «ловушки» в течении рабочего дня? Что важного Вы могли бы сделать за это время?

Типичные «воры времени»: отвлечения; внешние и внутренние факторы (погода, внутриличностный конфликт и т.д.); скучные совещания; пробки; ожидания в очереди на приём; неясность цели; прокрастинация. Они присутствуют всегда и с ними нужно бороться, а цена этой борьбы дополнительное время для действительно нужного и важного.

Чтобы эффективно распорядиться своим временем, можно обратится к принципу тайм-менеджмента «TODO», т.е. принцип дел, задач и затраченного на него времени. Запишите свой рабочий или повседневный день в таблицу: «Дела и задачи», «Затраченное время», «Примечание».

В столбец «Дела и задачи» запишите всё, что Вы делаете за день. В столбец «Затраченное время» запишите конкретное время на выполнение дела. В столбец «Примечание» отметьте, какие из этих дел привели к успеху за день или удовлетворили Ваше желание. Дале подсчитайте затраченное время, а также сколько дел из перечисленных Вами за день принесли успех, результат, пользу, удовольствие. Сделайте выводы. Согласитесь, что результат мог быть бы и лучше.

С помощью даже такого несложного инструмента тайм-менеджмента, можно определить действительно значимые задачи, трата времени на которые приведет к удовлетворительному результату. Скорее всего, часть дел, которые Вы планировали сделать за день либо не принесла положительных эмоций, либо не привела к желаемому результату, либо просто не была сделана.

Прежде всего, чтобы это исправить, необходимо заменить все реактивные формулировки в списки дел на проактивные. Например, вместо «я не могу написать отчёт», «я сделаю отчёт». Проактивная личность, нацеленная на результат, добьётся большей успешности, чем реактивная личность, ищущая причины, а не осуществляющая конкретные действия.

Основные принципы тайм-менеджмента.

Существует несколько подходов к управлению временем, в каждом из них предлагаются определенные принципы, следование которым позволяет эффективно работать. Перечислим наиболее важные среди них:

1. Мотивация.

Практически каждый сталкивается с ситуацией, когда одни задачи решаются легко и быстро, а заставить себя работать над другими очень сложно. Возможно, причина этого – в отсутствии мотивации. Почему появляются сложности, несколько вариантов:

Дело кажется бессмысленным, ненужным.

При решении задачи включаются отрицательные эмоции.

Отсутствуют необходимые для выполнения знания и навыки.

От работы постоянно приходится отвлекаться.

Появляются более срочные задачи.

Мотивация придёт, если использовать вдохновляющие картинки и цитаты. Попытайтесь научиться благодарить себя за хорошо выполненную работу, отмечать успехи, делать себе приятные подарки. Ещё один хороший способ искать мотивацию – поделиться своими планами с другими, после нарушить их будет стыдно.

2. Планирование.

Основа планирования в теории тайм-менеджмента – это цель, к которой нужно идти, а пункты плана – шаги на пути её достижения. При этом самые глобальные дела на день базовые, а остальные – второстепенные, причём каждое из таких необязательных дел должно занимать не более 15 минут. Сложности могут возникнуть по следующим причинам:

Нет привычки составлять планы, это кажется бессмысленным занятием.

Некоторые дела кажутся неважными, несущественными.

Нет желания становиться «машиной», которая может действовать исключительно по плану.

Использование планирования как цели, в то время как оно является лишь средством.

Чтобы выработать умение планировать и уже скоро начать видеть результаты, стоит придерживаться следующих правил:

1) Планируйте только письменно.

2) План на день нужно составлять ежедневно: доказано, что это повышает эффективность на 25%.

3) Важно отказаться от мультизадачности: в конкретный момент времени необходимо заниматься только одним делом.

4) Не стоит бояться необходимости менять планы в течение дня: обстоятельства порой вынуждают проявлять гибкость.

5) Если какую-то задачу можно без проблем оставить на завтра – стоит сделать это, отдавая предпочтение только тем, которые в значительной степени должны быть решены именно в данный день.

6) Принцип 60:40, означает, что большая часть времени должна уходить на решение важных задач, все поглотители времени предугадать невозможно, но их влияние необходимо минимизировать.

7) План времени призван сводить задачи рабочего дня воедино.

8) Планы времени требуют регулярности, системности и последовательности.

9) Планы времени требуют реалистичного подхода и проактивных формулировок.

10) Потери времени необходимо восполнять.

11) В планах времени необходимо фиксировать результат действа, а не само действо.

12) Планы времени требуют установления временных параметров и сроков исполнения.

13) Планы времени необходимо согласовывать между собой (например профессиональный план времени учитывает интересы других людей и коллег, а также личное время).

3. Структурирование.

Чтобы проще было справиться с решением сложных и больших задач, каждую из них нужно разделить на несколько мелких и выполнять их последовательно и пошагово. Главное – изначально определить очередность таких задач, установить время на решение каждой из них. Очень удобно пользоваться таймером, который позволяет укладываться точно в отведенное время.

4. Приоритеты.

Все задачи, которые необходимо выполнить, нужно ранжировать в порядке важности и срочности. При этом сначала лучше сделать несколько микрозадач, далее самое сложное. Можно использовать принцип «АБВ», в котором «А» - это наиболее важные и значимые дела, их нужно выполнять первыми. Кроме того, при расстановке приоритетов применяется SMART-проектирование, которое помогает определить цели. Они должны быть:

- конкретными;

- измеримыми;

- достижимыми за нужное время;

- актуальными;

- имеющими определенный срок.

При расстановке приоритетов нужно следовать «закону Парето», согласно которому обычно 80% результата можно получить, приложив лишь 20% усилий. Таким образом, расставив приоритеты, можно выявить именно эти 20%.

5. Рационализация привычек.

Не исключено, что достижению целей мешают привычки, поэтому нужно проанализировать на основе следующих параметров:

1) Вредные, от них нужно избавляться. Это, например, курение, стремление просматривать новости в соцсетях в телефоне перед сном, вследствие чего возникает недостаток сна, и другие.

2) Полезные, которые стоит завести, если они отсутствуют. Среди них, к примеру, навык планирования, в том числе с помощью специальных мобильных приложений (например, вести семейный бюджет).

6. Делегирование.

Если правильно расставить приоритеты, часть дел, являющихся второстепенными, можно поручить другим, а самому сфокусироваться на главном. Например, если потёк кран в ванной, для его починки можно вызвать сантехника, а не заниматься этим самому.

7. Анализ.

Особенно важно анализировать собственный опыт, выделять ошибки и исправлять их. Кроме того, необходимо оценить ситуации, когда время было потеряно, потрачено даром, выясняя причины, почему так произошло. Это поможет выявить «хронофаги» - ситуации, обстоятельства, явления, которые поглощают время и приводят к низкой продуктивности деятельности (например, просмотр социальных сетей).

8. Планирование отдыха.

Даже самые ответственные сотрудники имеют право на отдых. Его необходимо планировать не менее тщательно, чем рабочие задачи, никогда не пренебрегая им. Оставаться на пике своих возможностей и ресурсов можно, только регулярно пополняя их с помощью отдыха. Он позволяет человеку прислушаться к своим биоритмам, принимать их и работать в соответствии с ними. Например, если немало людей, для которых наиболее продуктивное время – раннее утро, поэтому они легко встают с восходом солнца и успевают до традиционного начала рабочего дня разобраться с множеством важных задач. Но при этом во второй половине дня они чувствуют усталость – на этот период лучше оставлять второстепенные темы, требующие меньшей концентрации.

Таким образом, можно дать следующие рекомендации:

- создавайте баланс между работой и частной жизнью;

- развивайте проактивное мышление и установки;

- расставляйте приоритеты;

- планируйте сроки работы;

- контролируйте «ловушки времени» и избегайте их;

- повышайте самооценку и находитесь в гармонии с окружающими.