Делопроизводство и документооборот в образовательной организации

Вопросы для обсуждения:

1. Должностные обязанности делопроизводителя.
2. Классификация и функции документов.
3. Требования к оформлению документов.
4. Система электронного документооборота в образовательной организации.
5. Документация образовательной организации

Должностные обязанности делопроизводителя

В современных условиях эффективное управление невозможно без четко организованного делопроизводства. Грамотно составленный и оформленный документ является показателем управленческой культуры.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) – это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в образовательной организации возлагается на их руководителей. Руководитель образовательной организации назначает ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения. В небольших школах – это, как правило, секретарь директора. При значительном документообороте создается служба делопроизводства – структурное подразделение (канцелярия, отдел, отделение, группа), на которое возложены функции по ведению делопроизводства.

Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях организации возлагается на их руководителей, которые самостоятельно определяют ответственных за ведение делопроизводства в своем подразделении.

Права и обязанности сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства, фиксируются в их должностных инструкциях и служебных регламентах.

Требования к должности «Делопроизводитель» определяются в соответствии с Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих.

Должностные обязанности делопроизводителя:

• Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения;
• В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных;
• Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;
• Отправляет исполненную документацию по адресатам;
• Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива;
• Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;
• Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив;
• Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

Делопроизводитель должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии, основные положения Единой государственной системы делопроизводства, структуру предприятия и его подразделений, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов, основы организации труда, правила эксплуатации вычислительной техники, основы законодательства о труде, правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации делопроизводителя: среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

При оформлении документов рекомендуется использовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает состав и порядок оформления реквизитов документов и требования к бланкам документов.

Единство правил документирования на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления и унифицированных систем документации.

Классификация и функции документов

Документ – это объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи. Документ, созданный и оформленный в установленном порядке, называется официальным (управленческим). В состав каждого документа входит обязательный набор элементов, которые называются реквизитами: текст, название вида документа, автор, адресат, дата, подпись и др. Основным реквизитом документа является его текст.

Функции документа:

• информационная (документирование, хранение и предоставление информации);
• управленческая (с помощью документов решаются управленческие вопросы);
• коммуникативная (документы являются средством обмена информацией);
• правовая (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права);
• организационная (документ устанавливает или упорядочивает действия сотрудников школы, учеников или родителей).

Следовательно, документ может быть носителем информации, средством фиксации и передачи управленческих решений, способом доказательства чего-либо, источником фактов. Любое управленческое решение руководителя школы выносится на основе информации, а правильность принятого решения зависит от полноты, достоверности и своевременности представленной информации. Документ обеспечивает закрепление, сбор, обработку, передачу, использование и хранение информации.

Формы управления тесно связаны с видами документов, например, учет – с написанием различных отчетов; планирование – с составлением планов; инструктирование – с разработкой методик, инструкций; руководство – с изданием приказов, распоряжений.

Условно документы можно разделить на следующие виды:

• по сфере использования (организационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские, научно-технические, по труду, отчетно-статистические и др.);
• по месту составления (входящие, исходящие, внутренние);
• по грифу ограничения доступа (открытые, с грифом ограничения доступа);
• по юридической значимости (подлинники, копии, заверенные копии, дубликаты);
• по форме изложения (индивидуальные, трафаретные, типовые);
• по срокам хранения (постоянного хранения, долговременного хранения, временного хранения).

Юридическое значение – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридического значения. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическое значение документов, являются:

• наименование организации (школы) и должностного лица – автора документа;
• наименование вида документа (приказ, распоряжение, письмо, положение и пр.);
• дата документа;
• регистрационный номер;
• гриф утверждения документа;
• текст;
• подпись;
• печать.

Документооборотом называют движение документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив (сдачи в дело).

Основные принципы документооборота:

• Оперативность;
• Единообразие движения (прохождения) определенных групп документов;
• Исключение лишних инстанций.

Различают три основных потока документации:

1. Документы, поступающие из других организаций (входящие);
2. Документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
3. Документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят следующие этапы (технологическую цепочку обработки и движения документов):

• Первичную обработку;
• Предварительное рассмотрение и распределение документов;
• Регистрацию;
• Рассмотрение руководством (контроль исполнения);
• Информационно-справочная работа;
• Передачу на исполнение (их составление, согласование, оформление);
• Отправка в дело (передача в архив).

Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии. Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота) называют электронным документооборотом.

Требования к оформлению документов

Единые правила оформления документов необходимы для придания документации юридической силы, качественного и оперативного составления и исполнения документов, удобного и быстрого поиска документов. Единые требования и правила оформления документов существуют независимо от того, государственное это предприятие или коммерческое; каким видом деятельности занимается предприятие; как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

При подготовке школьных управленческих документов используется следующий максимальный состав реквизитов:

1. Государственный герб Российской Федерации (помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О гербе Российской Федерации»).

2. Герб субъекта Российской Федерации (помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации).

3. Эмблема школы в соответствии с уставом.

4. Код организации (проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)).

5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами).

6. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами).

7. Код формы документа (проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)).

8. Наименование организации (должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах). Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком как государственным языком РФ государственный язык субъектов РФ, печатаются на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

9. Справочные данные организации (почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.)).

10. Наименование вида документа (должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов – приказ, письмо, распоряжение и т.д.).

11. Дата документа (датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения) для акта – дата события). Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 1 марта 2009 г. следует оформлять: 01.03.2009. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 09 сентября 2009 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2009.09.05.

12. Регистрационный номер документа (состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителе и др.). Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ).

14. Гриф утверждения документа (проставляется в правом верхнем углу документа). Документ может утверждаться директором школы (руководителем), коллегиальным органом (педсоветом, конференцией и пр.) или специально утверждаемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек); наименования должности лица, утверждающего документ; личной подписи, ее расшифровки; даты утверждения. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения включает: слово УТВЕРЖДЕН (без кавычек); наименование утверждающего документа в творительном падеже; дату и номер утверждающего документа.

15. Резолюция (надпись на документе, сделанная директором школы и содержащая принятое им решение). Резолюция включает: фамилии, инициалы исполнителей; содержание поручения (при необходимости); срок исполнения; подпись; дату. Резолюция располагается под реквизитом «Адресат». Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

16. Заголовок к тексту (раскрывает краткое содержание документа). Заголовок отвечает на вопросы: «о чем?», «о ком?)» (в письме: о сроках ликвидации задолженности по предметам; в приказе: об увольнении И. И. Иванова; в положении: об итоговой аттестации), «чего?», «кого?)» (акт списания оборудования; протокол общего собрания коллектива ГОУ СОШ №___; должностная инструкция лаборанта кабинета физики; правила техники безопасности в кабинете «Технология»). Заголовок к тексту документов, оформленных на бланках формата А5 (например, справки, подтверждающей период работы), допускается не указывать.

17. Отметка о контроле (ставится на поле документа рядом с заголовком буквой «К», словом или штампом «Контроль»). Этот реквизит может проставляться директором школы, поставившим резолюцию на документе, его заместителем, осуществляющим контроль исполнения документов, структурным подразделением школы, осуществляющим контроль исполнения документов и пр.

18. Текст (основной элемент документа). Он, как правило, состоит из двух основных частей. В первой излагаются причины, основания, цели составления документа, информация по рассматриваемому вопросу, ссылки на основополагающие документы. Во второй части (заключительной) содержатся выводы, просьбы, предложения, распоряжения, рекомендации. Текст документов допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения). Текст должен излагаться четко, последовательно, кратко.

19. Подпись (включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилия)). Документ может быть подписан исполняющим обязанности директора школы с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии полностью. При этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности и фамилией. Реквизит «подпись» проставляется после приложения.

20. Гриф согласования документа (состоит из слова СОГЛАСОВАНО без кавычек, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), подписи, расшифровки подписи, даты согласования). Гриф согласования является реквизитом официального документа, выражающим согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

21. Визы согласования документа (включают должность визирующего, подпись визирующего, ее расшифровку (инициалы, фамилию), дату подписания (визирования). Виза необходима для подтверждения специалистами целесообразности составления документа. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа; на лицевой стороне последнего листа (ниже реквизита «Подпись») копии отправляемого документа. Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. По усмотрению организации допускается полистное визирование документа и его приложения.

22. Постановка печати. Оттиском печати заверяется подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных соответствующими нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью школы, а также иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют гербовой печатью школы. Если печатей несколько, перечень документов, заверяемых каждой из них, устанавливается Инструкцией по делопроизводству школы.

23. Отметка об исполнителе (включает инициалы и фамилию исполнителя документа). Отметку располагают на лицевой стороне или (при отсутствии места) на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Система электронного документооборота в образовательной организации

Основной единицей электронного документооборота является регистрационно-контрольная карточка (далее – РКК), содержащая набор реквизитов, основные характеристики и данные о движении документа, начиная с его получения и заканчивая списанием в архив, что позволяет контролировать сроки рассмотрения обращения. Поэтому первым и одним из наиболее ответственных этапов создания базы данных (далее – БД) являются классификация документов, учитывающая особенности документооборота в конкретной организации, и разработка соответствующей формы РКК, на основе которой строится основной элемент системы электронного документооборота (далее – СЭД) – электронная таблица.

В большинстве случаев документы представлены на бумажных носителях, поэтому в СЭД часто используется не сам документ, а его регистрационно-контрольная карточка, в которую заносится кратное содержание документа. При необходимости бумажный документ можно отсканировать и включить его электронную версию в БД.

Электронные документы заносятся в БД сразу.

В настоящее время имеется большое количество самых разнообразных программных средств – систем управления базами данных (далее – СУБД). Несмотря на все их разнообразие, технические характеристики и возможности, все они в целом построены по единым принципам.

В настоящее время наиболее распространенным пакетом компьютерных программ, устанавливаемых в органах управления образованием и образовательных организациях, является «Microsoft Office». В его состав входит СУБД «Access». Знакомство с этой наиболее популярной и распространенной программой управления БД позволяет понять общие принципы работы СУБД и в случае необходимости более квалифицированно подойти к выбору СЭД.

Программа представляет собой систему взаимосвязанных таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов, модулей и инструментов работы с ними. Возможности Access позволяют пользователю, не имеющего опыта программирования, но четко понимающего поставленную задачу, создавать соответствующие приложения. При помощи Access можно вводить, хранить, находить и анализировать данные, создавать собственные формы, запросы и отчеты, объединять информацию в логические блоки и многое другое.

Вся информация в Access хранится в виде таблиц, а запросы, формы и отчеты являются производными объектами. Поэтому первым этапом при формировании БД является создание таблиц. Все другие объекты Access, такие как формы, запросы и отчеты, зависят от данных в таблицах.

Электронный документооборот – это не только сбор и хранение данных о документах, но и возможность выполнять с ними самые разнообразные операции. Например, составить список документов с просроченными сроками рассмотрения, подготовить отчет об объеме документооборота и т.д.

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота организации. Выделяют 2 вида электронных документов:

• электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
• электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

При передаче электронных документов в другие организации документы заверяются электронной подписью руководителя организации – автора документа в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте организации могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем организации на основе рекомендаций архивных учреждений и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться в форме электронных документов.

Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя организации, направлении электронных документов в структурные подразделения организации и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и их хранении вместе с электронными документами передаются их регистрационные данные.

Документы на бумажном носителе включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в организациях в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526) передача электронных документов в архив организации производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

При передаче электронных документов в архив организации выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

• формирование в информационной системе организации электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;
• формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения;
• проверка архивом организации электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;
• проверка воспроизводимости электронных документов;
• проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в архив организации на физически обособленных материальных носителях);
• проверка подлинности электронной подписи, которой подписан электронный документ.

Прием электронных документов в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных носителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью руководителя организации или уполномоченного им должностного лица.

После приема в архив электронных документов на физически обособленных материальных носителях вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на вкладыши, оформленные в архиве.

На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве, указывается:

• наименование организации (полное, сокращенное);
• номер фонда;
• номер описи электронных дел, документов;
• номер дела по описи;
• отметка о статусе экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);
• крайние даты документов электронного дела;
• при необходимости оформляются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам.

Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

Обязательными условиями хранения электронных документов в архиве являются:

• наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
• наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;
• обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A.

В целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, находящихся на хранении в архиве организации, должно производиться синхронное изменение программно-аппаратной среды в организации и в архиве организации, а также своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы.

В процессе хранения электронных документов в архиве организации не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов.

В случае если при осуществлении технического контроля установлены изменения физического состояния носителей электронных документов, архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов на новые носители.

При изменении форматов в результате преобразования программно-аппаратной среды, ухудшения воспроизводимости электронных документов архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов в новые форматы.

При осуществлении перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах.

Для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях в архиве создается фонд пользования электронных документов.

Документация образовательной организации

Деятельность школы обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих их документационную базу. Документирование заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

Школы издают следующие правовые акты: приказы, распоряжения, постановления, положения, правила, инструкции, протоколы и иные документы в соответствии с их компетенцией. Установленные указанными актами нормы, требования, правила и действия могут быть отменены или изменены только путем издания новых нормативно-правовых документов.

В целях повышения качества и эффективности делопроизводства устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов на основе унификации состава, форм и структуры содержания документов, а также процессов работы с документами в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами и методическими документами в области делопроизводства.

Ниже представлены основные виды документов и особенности их подготовки.

Приказ, распоряжение.

В школах самыми распространенными документами являются приказы и распоряжения.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией. Приказы подписывают только руководители организаций или исполняющие их обязанности.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый руководителем организации для решения оперативных вопросов. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц, работников и граждан. Распоряжения могут подписывать руководители организаций (или исполняющие их обязанности) и их заместители в пределах своей компетенции.

Порядок подготовки, согласования и подписания приказов и распоряжений практически идентичен. Их проекты готовят и вносят структурные подразделения организации на основании поручений директора школы, его заместителей либо в инициативном порядке.

Подготовка приказа, распоряжения включает в себя следующие этапы:

• инициирование издания приказа;
• сбор необходимой информации;
• подготовка проекта документа;
• согласование;
• проверка правильности оформления;
• подписание;
• доведение приказа до исполнителей.

Основаниями для принятия управленческого решения, выраженного в приказе, распоряжении, могут быть:

• действующее законодательство;
• подзаконные нормативные акты, регулирующие деятельность учреждения образования;
• локальные акты образовательного учреждения (решения педагогического совета, конференций, собраний);
• заявление работника;
• акты проверок.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

Проекты приказов (распоряжений), подготовленные совместно с другими организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием их названий.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.

Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы документационного обеспечения управления и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

Приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной формы и имеет следующие реквизиты:

• Наименование организации.

• Наименование вида документа – приказ (распоряжение).

• Дата и номер – указанные реквизиты печатаются центрованным способом. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака «N» и порядкового номера приказа, например: 15 июня 2018 г. N 21; 15.06.2018 N 21.

• Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

• Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

• Текст приказа состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

• В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «В целях», «В соответствии», «Во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю».

• Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

• В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

• Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Приказы (распоряжения) подписывает директор школы, а в его отсутствие – лицо, его замещающее.

• Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.

• Акт.

Акт – это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия.

Акты составляются в различных ситуациях и поэтому имеют множество разновидностей: акт приема работ по контракту; акт приема-передачи документа; акт списания материалов; акт об установлении факта правонарушения в школе и т. д. Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию директора школы для рассмотрения (оценки) конкретной ситуации. Акты могут не только устанавливать какие-либо факты, нарушения, но и содержать предложения по устранению недостатков.

Если акт является внутренним документом школы, он оформляется произвольно на листе формата А4. Если акт является внешним документом учреждения, он должен содержать справочные данные об организации.

Акт должен включать:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дату;
• номер;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подписи;
• печать (для важных и внешних актов);
• приложения (при наличии копии подтверждающих документов).

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение директора школы, на какие-либо факты, события, действия. Далее указывается состав комиссии: фамилии, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке.

В основной части акта излагаются: цели и задачи; сроки проведенной комиссией работы; результаты (выводы, заключения, предложения).

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Для ряда актов (по материальным, финансовым и другим важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью организации.

Положение, правила.

Положения и правила подписываются руководителем или утверждаются приказом директора школы. Соответственно утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Гриф утверждения ставится в верхнем правом углу первой страницы или титульного листа документа.

Порядок подготовки проекта положения (правил) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативно-правовых актов.

Текст проекта положения (правил) печатается на общем бланке организации.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту положения (правил) отвечает на вопрос «О чем?» (например, «Положение о внутреннем контроле качества образовательных услуг»).

Констатирующей частью положения (правил) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Инструкция, должностная инструкция.

Инструкция – это нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности школы, сотрудников, учащихся, родителей и других должностных лиц.

Инструкции бывают типовые и индивидуальные. Отдельную группу составляют должностные инструкции, которые также бывают типовыми, отраслевыми и индивидуальными.

Инструкция должна включать:

• наименование школы;
• наименование вида документа;
• дату;
• номер;
• заголовок к тексту;
• гриф утверждения;
• текст;
• подписи составителей;
• печать (при необходимости);
• визы.

Инструкция утверждается и вводится в действие руководителем организации или распорядительным документом (приказом). При введении приказом инструкция оформляется как приложение к конкретному приказу.

Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом, определяющим задачи, функции, обязанности, права, ответственность работников и предъявляемые к ним квалификационные требования. Составляется по каждой штатной должности, носит обезличенный характер и объявляется работнику под расписку при заключении трудового контракта (договора), в т.ч. при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

В должностной инструкции указывают наименование образовательной организации, конкретной должности, реквизиты согласования и утверждения.

Наименования должностей работников в должностных инструкциях должны соответствовать номенклатуре должностей работников школ.

Основным нормативным правовым документом при разработке должностных инструкций работников школ является приказ Минздравсоцразвития РФ от 26.08.2010 N 761н «Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел "Квалификационные характеристики должностей работников образования"». Содержащиеся в нем квалификационные характеристики служат основой для разработки должностных инструкций, содержащих уточненный перечень должностных обязанностей с учетом особенностей труда и специфики деятельности конкретных школ.

Должностная инструкция состоит из четырех основных разделов:

• общие положения;
• обязанности;
• права;
• ответственность.

В разделе «Общие положения» указывают:

• уровень образования и дополнительной профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей;
• требования к стажу работы по специальности;
• основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний и профессиональных навыков, а также знаний нормативно-правовых документов, методических материалов, методов и средств, применяемых при выполнении должностных обязанностей;
• основополагающие организационно-правовые документы, на основании которых работник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия;
• перечень структурных подразделений и (или) отдельных должностей работников, непосредственно подчиненных ему по службе (если таковые имеются);
• порядок замещения работника и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия.

В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус работника и условия его деятельности.

В разделе «Должностные обязанности» указывают обязанности работника с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения образовательной организации с подробным изложением основных направлений его трудовой деятельности. Перечень должностных обязанностей может быть дополнен или сокращен в зависимости от внешних и внутренних условий деятельности образовательной организации.

В разделе «Права» приводят перечень прав работника. Допускается конкретизировать те или иные права с учетом специфики выполняемых работником должностных обязанностей.

В разделе «Ответственность» указывают меру ответственности работника за несоблюдение трудовых обязанностей. В данном разделе также указывают, каким образом материально ответственное лицо несет в соответствии с законодательством РФ материальную ответственность за ущерб, причиненный организации. В раздел могут быть включены другие пункты, уточняющие и конкретизирующие ответственность работника.

Неотъемлемой частью должностной инструкции является лист ознакомления. Допускается размещение отметки об ознакомлении работника с инструкцией на листе самой должностной инструкции. В данном случае соответствующая отметка должна обязательно включать дату и подпись работника.

Гриф утверждения должностной инструкции располагают в правом верхнем углу документа. Должностная инструкция утверждается руководителем организации или специально издаваемым документом (приказом или распоряжением). При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении должностной инструкции приказом или распоряжением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации и хранят в отделе кадров в соответствии с установленным порядком ведения делопроизводства. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают работнику и руководителю соответствующего структурного подразделения организации.

Протокол.

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, педагогических совещаниях, педагогических консилиумах и т.д. Протокол ведется во время заседания секретарем коллегиального органа или работниками, готовившими собрание. Секретарь конспектирует или записывает на диктофон выступления участников заседания. Протокол подписывается, как правило, председателем и секретарем собрания. Этот документ составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги формата А4.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

• Председатель или Председательствующий;
• Секретарь;
• Присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;
• Повестка дня;
• Докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали – выступили – постановили (решили).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) – в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы педагогических, технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы документационного обеспечения управления.

Подготовка решения включает следующие стадии: изучение существа вопроса ответственным исполнителем; сбор необходимых сведений; обсуждение проекта коллегиальным органом на собрании; подготовка проекта решения; подписание проекта руководителем и секретарем коллегиального органа.

Решения оформляются на общем бланке школы.

Решение должно включать:

• наименование вида документа;
• дату;
• номер;
• наименование коллегиального органа;
• заголовок;
• текст;
• подписи.

Текст решения состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части указывают состояние вопроса, цели, задачи или основание решения. В распорядительной части указывают: «РЕШИЛ (РЕШИЛИ)»; «что сделать» (указывают конкретную работу, перечень мероприятий или действий); «до какого числа» (срок окончания работ).

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы документационного обеспечения управления.

Служебные письма.

Служебные письма по содержанию и назначению разделяются на инструктивные, гарантийные, информационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приложения, письма-ответы и др.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Служебные письма готовятся:

• как ответы о выполнении поручений вышестоящих органов;
• как исполнение поручений вышестоящих органов;
• как сопроводительные письма;
• как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
• как инициативные письма.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...».

Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается соответствующими положениями, регламентами, инструкциями. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания писем при отсутствии руководящих должностных лиц.

Заявления.

Под заявлением понимается адресованный должностному лицу документ, содержащий какую-либо просьбу гражданина (например, о приеме на работу, о предоставлении отпуска и т.д.), а также сообщение о нарушении законов и иных нормативно-правовых актов, недостатках в работе организаций и должностных лиц.

Заявление является официальным документом, поэтому при его составлении и обработке рекомендуется соблюдать ГОСТ Р 7.0.97-2016. Однако следует учитывать, что требования стандарта носят рекомендательный характер.

В зависимости от назначения заявление пишется в свободной форме или по установленной форме и обычно адресуется конкретному должностному лицу.

Реквизитами заявления являются:

• адресат;
• автор заявления (фамилия, имя, отчество);
• адрес заявителя (домашний адрес, телефон). Если заявление передается от работника организации, то вместо адреса указывается его должность и подразделение, в котором он работает;
• вид документа (заявление);
• дата;
• текст заявления;
• приложение (при наличии);
• подпись заявителя.

Как правило, текст заявления начинается с существа вопроса и обращения («прошу перевести...», «прошу проверить состояние...»), затем идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения свободная. Иногда на первом месте может быть преамбула, с изложением истории и существа дела, ссылками на нормативно-правовые акты и др.

Текст заявлений по однотипным повторяющимся вопросам (например, кадровым) может быть типовым.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета и др.).

Заявление подписывается автором и передается (направляется) для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа или другого документа (справки о состоянии затронутого автором вопроса, приказа о проведении экспертизы, проверки и т.п.).

В целях экономии времени, повышения качества заявлений и эффективности работы с ними используются типовые бланки и образцы заявлений.

Докладная записка.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями сотрудника. Докладная записка может быть внешней и внутренней.

Внешняя докладная записка – документ, направляемый директором школы руководителю вышестоящей организации, содержащий информацию о фактах, событиях, действиях, требующих принятия решения.

Внутренняя докладная (служебная) записка – документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами. Служебная записка – документ, официально не принятый, но тем не менее широко используемый в практике документирования и управления.

Внешняя докладная записка составляется на общем бланке организации, внутренняя – на бланке структурного подразделения или на листах формата А4, А5.

Докладная записка должна включать: наименование структурного подразделения – автора документа, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст докладной записки, как правило, состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части текста указываются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, сопровождаемые ссылками на даты, документы.

В основной части текста содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие органы, подписываются руководителем школы, внутренние – сотрудниками школы.

Распоряжения подписывают руководитель или заместители руководителя учреждения.