Статья на тему Информатизация административной работы образователных учреждений на примере учреждения дополнительного образования

Статья на тему:

Информатизация административной работы образователных учреждений на примере учреждения дополнительного образования.

Автор: Ширяев Максим Алексеевич

Место работы: ГБУ ДО ЦД(Ю)ТТ «Старт+» Невского района Санкт-Петербурга

Должность: Педагог дополнительного образования

В современных реалиях необходимо учитывать множество факторов, обрабатывать большие объемы информации и иметь оперативный доступ к ней для использования в непосредственной работе. Современное бюджетное образование не должно отставать от остальных бурно-развивающихся сфер, с точки зрения применения информационных технологий в работе и качества предоставляемых услуг.

Но количество запросов и отчётов растёт с каждым годом, а трудоёмкость запрашиваемых данных отнимает практически всё рабочее время сотрудников. В результате на инновационную, творческую, воспитательную деятельность остаётся внерабочее время сотрудника. Что, конечно, повлечёт более быстрое профессиональное выгорание, отторжение такой деятельности (неприязнь к работе), снижение популярности сферы образования среди молодёжи ввиду монотонности работы. Это противоречит в первую очередь специфике самого дополнительного образования - обучение по программам, не входящим в «базовый» школьный «пакет». То есть художественная, творческая, спортивная и другие виды деятельности, профессиональные дисциплины, цель которых развитие интереса у учащихся и расширение кругозора. А ведь именно этого не может преподнести обучающимся школа, ввиду жёсткого, обязательного списка изучаемых дисциплин. Логичным выходом из сложившейся ситуации является внедрение информационной системы, последовательная автоматизация наиболее трудоёмких процессов.

Однако создание статичной концентрирующей информационной системы недостаточно. В бюджетной сфере дополнительного образования уже присутствует общая информационная база - Параграф, консолидирующая в себе многие данные об обучающихся, сотрудниках, имуществе учреждения. Однако, позволяет ли данное средство работать сотрудникам учреждений или является новой формой отчётности?

Неотъемлемым плюсом Параграфа является то, что данные всех учреждений дополнительного образования (Санкт-Петербурга) сливаются в единую базу района и города. А обязательность и актуальность гарантируется руководителями организаций.

Однако, не смотря на «обязательность» ведения базы, актуальности её информации, количество запрашиваемых данных не уменьшается. Данные которые, казалось бы, можно посмотреть сделав запрос по сданным базам данных, к сожалению, запрашиваются и вновь вручную, выполняются сотрудниками образовательных учреждений.

Рассмотрим одно из таких учреждений дополнительного образования – государственное бюджетное учреждение дополнительного образования Центр детского (юношеского) технического творчества «Старт+» Невского района Санкт-Петербурга.

Центр технического творчества – это муниципальное образовательное учреждение, оказывающее подготовку по 5 направлениям: техническому, художественному, физкультурно-спортивному, социально-педагогическом, естественно-научному; реализуется 60 образовательных программ; принято в объединения около 2 тысяч детей. Помимо бесплатных услуг есть и образовательные программы для детей 4-6 лет, на платной основе.

Для осуществления своей деятельности центры дополнительного образования осуществляют работу в различных направлениях (учебная, хозяйственная, учёт кадров и т.д.), как и в любой другой сфере, есть своя специфика, которая накладывает специфические требования к многим аспектам, в том числе и к используемому программному обеспечению и его функциям.

В данном учреждении, как и в других введен Параграф (редакция для учреждений дополнительного образования).

Примером запрашиваемых данных может быть запрос сохранности контингента по возрастным группам \ отделам \ объединениям, с указанием пола и других критериев. (наиболее распространённый пример, запросы всегда различны по содержанию)

Безусловно запросы данных всегда разнообразны, а контингент обучающихся динамичен. Главным недостатком системы Параграф является то что он не позволяет работать с информацией, то есть не предоставляет статистические сведения, не позволяет делать выборку, что сильно бы упростило работу (в данной ситуации заместителя директора по учебно-воспитательной работе) с отчётной документацией.

Именно поэтому необходима динамичная информационная система, позволяющая работать с данными в первую очередь самим сотрудникам организаций, а не быть очередным видом, новой формой отчётности. Понятно, что Параграф спроектирован таким образом, что его целевая функция есть обеспечение нужд вышестоящих надзорных организаций.

Поэтому информационная система, реализуемая непосредственно в учреждении, должна быть разработана исходя из интересов исполнителей, с точки зрения новых возможностей для них. Облегчения трудоёмкости «бумажных» сфер с целью высвобождения времени для личностного роста сотрудников, что в свою очередь должно повысить их компетентность и качество оказываемых образовательных услуг.

Применение новых технических средств совместно с новым организационным устройством, а наиболее эффективным будет процессный подход, привнесёт новую слаженность и эффективность в работе. Деление и рассмотрение каждого процесса с его полной или частичной автоматизацией, позволит создать эффективную гибкую информационную систему, созданную первоочередное для работы самой организации. Гибкость системы обусловлена её быстрым изменением и постоянной доработкой, что доступно в рамках одной организации. Есть возможность оперативно вносить изменения в работу системы в режиме динамично меняющихся требований инстанций.

Информационная система, созданная не просто для консолидации информации, не для дополнительной нагрузки и без того загруженных сотрудников, а как новое средство взаимодействия между структурными звеньями, как новый механизм оповещения и обмена информацией, есть воплощение идей и нужд конкретной организации, как представителя сектора типовых организаций, нашло своё отображение в продукте «Рабочая система».

Адрес публикации: https://www.prodlenka.org/metodicheskie-razrabotki/329162-statja-na-temu-informatizacija-administrativn