Учебное пособие «Электронные таблицы»

Муниципальное бюджетное образовательное учреждение для детей

г. Владимира

«Городской межшкольный учебный комбинат № 2»

«ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ»

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ для учащихся

Разработала

учитель трудового обучения по профессии «Оператор ЭВ и ВМ»

Дрофа Мария Александровна

г. Владимир – 2013 г.

Содержание

1. Электронные таблицы: понятие, назначение, функции.

Для обработки больших массивов числовых данных (результатов экспериментов, статистических данных и др.) на компьютере используются электронные таблицы.

Электронная таблица – это прикладная программа, предназначенная для обработки структурированных в виде таблицы данных.

Основные функции электронных таблиц:

ввод и редактирование табличных данных;

форматирование числовых и символьных данных;

копирование и перенос табличных данных;

работа с формулами;

использование функций для расчетов;

использование графики;

сервисные возможности (защита, экспорт и импорт данных и др.)

Появление электронных таблиц связано с многочисленными ошибками, допускаемыми при обработке больших массивов данных и последующими перерасчетами.

Общепризнанным родоначальником электронных таблиц как отдельного класса программного обеспечения является Дэн Бриклин, который совместно с Бобом Фрэнкстоном в 1979 г. разработал программу VisiCalc (VisibleCalculator). Эта электронная таблица для компьютера Apple II стала очень популярной, превратив персональный компьютер в массовый инструмент для бизнеса.

В 1982 г. фирма Lotus создала электронную таблицу Lotus для ПК фирмы IBM. Далее появляется электронная таблицаSuperCalc и другие электронные таблицы под управлением ОС MSDOS, а затем эти версии переводятся под ОСWindows.

Наибольшее распространение получила электронная таблица MicrosoftExcel (1987г.).

2. Окно программы MicrosoftExcel 2007.

Поле имени – содержит адрес активной ячейки.

Строка формул - предназначена для ввода и редактирования формул и иной информации.

Документ MSExcel называется книгой и имеет расширение .xlsx. Книга состоит из листов. Вводить и изменять данные можно одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов.

По умолчанию листы нумеруются «Лист1», «Лист2» и т. д. Число листов, их имена и порядок расположения можно изменять. Выбор другого листа книги осуществляется щелчком мыши по ярлычку этого листа, расположенному в нижней части окна. Выбранный лист становится активным.

3. Объекты электронной таблицы и их выделение

3.1. Объекты электронной таблицы.

Строка

Строка – все ячейки, расположенные на одном горизонтальном уровне. Заголовки строк представлены в виде целых числе, начиная с 1.

Столбец – все ячейки, расположенные в одном вертикальном ряду таблицы. Заголовки столбцов задаются буквами латинского алфавита сначала от A доZ, затем от AA до AZ, от BA до BZ и т.д.

Диапазон ячеек – группа смежных ячеек, образующих прямоугольную область. Адрес диапазона задается указанием адресов первой и последней его ячеек, разделенных двоеточием. Например:

E3:G3 – адрес диапазона, образованного частью строки 3

D4:D8 – адрес диапазона, образованного частью столбца D

F9:I12 – адрес диапазона, имеющего вид прямоугольника с начальной ячейкой F9 и конечной ячейкой I12.

3.2. Выделение объектов электронной таблицы.

При выделении объектов таблицы курсор мыши должен выглядеть как толстый белый плюс.

4. Типы и формат данных

4.1. Типы данных

В работе с электронными таблицами можно выделить три основных типа данных: число, текст, формула.

Числамогут быть записаны в обычном числовом (195,2) или экспоненциальном формате (1,952Е+02).

По умолчанию числа выравниваются в ячейке по правому краю (разряд под разрядом).

Текст в электронных таблицах – это последовательность символов (букв, цифр, пробелов). По умолчанию текст выравнивается в ячейке по левому краю.

Формула – это выражение, определяющее вычислительные действия. Чаще всего формулы определяют математические вычисления.

Правила записи формул:

формула начинается со знака равенства;

формула может включать в себя числа, имена ячеек, функции и знаки математических операций (+, -, *, /, ^), в формулу не может входить текст;

формула пишется в строку, символы последовательно выстраиваются друг за другом, проставляются все знаки операций; используются круглые скобки.

При записи формул необходимо учитывать последовательность выполнения действий табличным процессором:

действие в скобках,

вычисление значения функции,

^ возведение в степень,

*, / умножение, деление,

+, - сложение, вычитание.

Операции одинакового старшинства выполняются в порядке их записи слева направо.

При вводе формулы в ячейке отображается не сама формула, а результат вычислений по этой формуле. При изменении исходных значений, входящих в формулу, результат пересчитывается немедленно.

4.2. Формат данных

В зависимости от решаемой задачи, возникает необходимость применять различные форматы представления данных. В каждом конкретном случае важно выбрать наиболее подходящий формат.

Числовой формат – используется для представления чисел; по умолчанию отображаются 2 десятичных знака после запятой (например, 195,20).

Денежный формат – используют для ввода различных денежных величин. В конце значения величины указывается валюта.

Формат Дата – служит для отображения даты в различных форматах, например, 12.01.2007 или 12 января 2007 г. Причем достаточно ввести дату в формате 12/01/2007, а программа сама преобразует этот текст в выбранный формат.

Формат Время – служит для отображения времени в различных форматах.

Процентный – значение ячеек в данном формате умножается на 100 и выводится на экран с символом процента.

Дробный формат – служит для отображения числовых данных в виде обыкновенной (не десятичной) дроби.

Экспоненциальный формат– используется для отображения числовых данных в экспоненциальном виде. Например, при вводе числа 25000, в ячейке отобразится значение 2,50E+04, что означает 2,5*10⁴. Такой формат данных широко используется в научных вычислениях при оперировании большими или очень малыми числами.

Текстовый формат – значения в данном формате отображаются точно так же как вводятся. Они обрабатываются как строки вне зависимости от их содержания.

Дополнительный формат - включает в себя несколько видов данных: Почтовый индекс, Номер телефона и Табельный номер.

Изменение формата представления данных:

выделить ячейку (ячейки);

Лента – Главная – Число ИЛИ открыть окно Формат ячеек (контекстное меню ячейки);

выбрать формат.

5. Ввод и редактирование данных. Автоматизация ввода.

5.1. Ввод данных

Ячейка, в которую вводится информация, называетсятекущей и выделяется белым цветом. Чтобы ввести информацию в ячейку, нужно сделать ее текущей, набрать информацию и нажать Enter.

Если вводимый текст не помещается в ячейку, он «вылезает» на следующие (справа) свободные ячейки. Если же ячейки заняты, текст «обрезается» после ввода (текст не пропадет, а просто не будет отображаться на экране!).

5.2. Автоматизация ввода данных

При заполнении ячеек часто возникает необходимость ввести одинаковые или похожие данные. Удобной для этого операцией является автозаполнение. Осуществляется она маркером заполнения.

Маркер заполнения – черный квадрат в правом нижнем углу активной ячейки или выделения:

Если подвести курсор мыши к маркеру заполнения, он изменит свою форму на черный плюс:

В этот момент можно потащить мышь и ячейки, через которые пройдет курсор, заполнятся определенными значениями в зависимости от того, что находилось в исходной ячейке.

Ввод названий дней недели и месяцев:

1) ввести в ячейку название дня недели или месяца;

2) удерживая левую кнопку мыши протянуть маркер заполнения по ячейкам.

Ввод последовательности чисел:

1 способ (используя левую кнопку мыши):

ввести первые два числа последовательности;

выделить ячейки эти ячейки;

удерживая левую кнопку мыши, протянуть маркер заполнения по остальным ячейкам.

2 способ (используя правую кнопку мыши):

ввести в ячейку первое число последовательности;

удерживая правую кнопку мыши протянуть маркер заполнения по ячейкам;

в появившемся меню выбрать Заполнить (разность равна 1) или Прогрессия (указать разность самостоятельно).

5.3. Ввод значений из списка

Д ля упрощения ввода данных или ограничения записей определенными элементами можно создать раскрывающийся список допустимых значений, который составляется из любых ячеек в книге. При создании раскрывающегося списка для ячейки в ней отображается стрелка. Для ввода данных в эту ячейку щелкните стрелку, а затем введите необходимые данные.

Для ввода значений из списка необходимо:

Предварительно определить диапазон ячеек для списка и ввести в ячейки элементы списка;

Выделить ячейку ввода;

Лента - Данные – Работа с данными – Проверка данных;

В окне Проверка водимых значений

на вкладке Параметры установить тип данных – Список и в поле Источник ввести имя диапазона элементов списка;

на вкладке Сообщение для ввода установить флажок Отображать подсказку и ввести текст сообщения;

на вкладке Сообщение об ошибке установить флажок Выводить сообщение об ошибкеи ввести текст сообщения.

5.4. Редактирование данных

6. Форматирование табличного документа

6.1 Форматирование таблицы и данных

*Высоту строки можно задать в пределах от 0 до 409. Это значение представляет высоту строки в пунктах (1 пункт соответствует приблизительно 1/72 дюйма или 0,035 см.).

Ширина столбца может иметь любое значение от 0 до 255. Это значение соответствует числу знаков, которые могут быть отображены в ячейке, отформатированной с использованием стандартного шрифта.

** Новая строка (столбец) добавляется ПЕРЕД выделенной строкой (столбцом).

6.2 Условное форматирование

Применение к ячейке условного форматирования:

Выделить ячейку.

Главная – Стили – Условное форматирование.

Выбрать правило форматирования или создать новое.

Задать формат ячеек.

7. Относительная, абсолютная и смешанная адресация.

Имена ячеек, используемые в формулах, получили название ссылок.

Ссылка – это адрес объекта (ячейки, строки, столбца, диапазона), используемый при записи формулы.

Различают относительные, абсолютные и смешанные ссылки.

Относительные ссылки в формуле определяют взаимное расположение соответствующих ячеек с исходными данными и ячейки, где хранится результат вычисления.

При копировании и перемещении относительные ссылки автоматически изменяются:

Абсолютные ссылки применяются в том случае, когда при копировании (перемещении) не должны изменяться обе части адреса. Это указывается с помощью символа $, который ставится и перед именем столбца и перед номером строки.

При копировании и перемещении абсолютные ссылки не изменяются:

Смешанные ссылки используются в том случае, когда при копировании (перемещении) формулы может изменяться только одна часть адреса – либо буква столбца, либо номер строки. При этом символ $ ставится перед той частью ссылки, которая должна остаться неизменной.

При копировании и перемещении смешанные ссылки изменяются частично:

8. Встроенные функции.

Часто в вычислениях приходится использовать формулы, содержащие функции. Excel имеет несколько сотен функций, которые подразделяются на категории: Математические, Статистические, Логические, Финансовые Дата и Время и др.

Использование функций в формулах происходит по следующим правилам:

каждая функция имеет свое неповторимое (уникальное) имя;

при обращении к функции после ее имени в круглых скобках указывается список аргументов, разделенных точкой с запятой.

Аргументом функции может быть числовая константа, адрес ячейки, диапазон ячеек, логическое выражение.

Для вставки функции необходимо:

Выделить ячейку, в которую нужно вставить функцию.

Выбрать необходимую функцию:

Лента – Формулы – Библиотека функций (кнопка в строке формул).

В окне Аргументы функции ввести аргументы выбранной функции.

Некоторые функции Excel

9. Диаграммы

Диаграмма – это объект электронной таблицы, предназначенный для представления данных в графической форме.

Объекты диаграммы:

ряд– данные, находящиеся в одном столбце или в одной строке. Для отдельного ряда данных адреса ячеек задают значения по одной оси, а их содержимое - по другой.

заголовокдиаграммы;

оси координати подписи к ним;

легенда - поясняет систему принятых условных обозначений.

область построениядиаграммыслиниями сетки;

Область построения
диаграммы

Область диаграммы

Типы диаграмм

Существует несколько типов диаграмм. Они отличаются внешним видом, назначением и количеством допустимых рядов данных.

Построение диаграмм:

Установить курсор в любую ячейку за пределами таблицы.

Выбрать тип диаграммы:

Лента –Диаграммы.

Ввести данные для построения диаграммы:

Лента – Работа с диаграммами – Конструктор – Данные – Выбрать данные;

в окне Выбор источника данных указать диапазон данных для диаграммы и указать подписи горизонтальной оси (правая часть окна).

4. Ввести название диаграммы:

Лента – Работа с диаграммами – Макет – Подписи – Название диаграммы.

Ввести название осей диаграммы:

Лента – Работа с диаграммами – Макет – Подписи – Название осей.

Вывести подписи данных:

Лента – Работа с диаграммами – Макет – Подписи – Подписи данных.

Отформатировать объекты диаграммы:

контекстное меню соответствующего объекта.

10. Сортировка и фильтрация данных

Использование сортировки и фильтрации данных является одним из самых удобных методов анализа созданного документа, который позволяет находить по условиям и отображать нужные данные в списках.

10.1. Сортировка данных.

Сортировка или упорядочивание данных значительно облегчает поиск информации. После сортировки записи отображаются в порядке, определенном значениями столбцов (по алфавиту, по возрастанию/убыванию и пр.).

Для выполнения сортировка необходимо:

установить курсор в любую ячейку таблицы, в которой будет выполняться сортировка;

Лента – Данные – Сортировка и фильтр – Сортировка;

в окнеСортировка установить параметры:

указать столбец, по которому будет производиться сортировка;

порядок сортировки;

добавить уровни сортировки, если упорядочивание будет производиться по нескольким столбцам и др.

10.2. Фильтрация данных.

Основное отличие фильтра от сортировки - это то, что во время фильтрации данные, не удовлетворяющие условиям отбора, временно скрываются (НО НЕ УДАЛЯЮТСЯ), в то время, как при сортировке показываются все данные, меняется лишь их порядок.

Фильтры бывают двух типов: обычный фильтр (автофильтр) и расширенный фильтр.

10.2.1. Обычный фильтр.

Для использованияобычного фильтра (автофильтра) необходимо:

установить курсор в любую ячейку таблицы, в которой будет выполняться фильтрация;

Лента – Данные – Сортировка и фильтр – Фильтр (в столбцах таблицы появятся кнопки со стрелочками);

нажать на кнопку со стрелкой в столбце, в котором необходимо отфильтровать данные и настроить параметры фильтра:

в случае простого условия отбора выбрать в списке значение фильтра;

в случае сложного условия выбрать Текстовые или Числовые фильтры и указать необходимые условия фильтрации.

10.2.2. Расширенный фильтр.

Расширенный фильтр позволяет произвести фильтрацию при более сложных условиях отбора для одного или нескольких столбцов. Результат фильтрации можно разместить в указанной области текущего или нового листа.

Для использованиярасширенного фильтра необходимо:

Создатьтаблицу условий выше или ниже исходной таблицы (между таблицей условий и исходной таблицей должна находиться как минимум одна пустая строка):

в первую строку копируем заголовки столбцов исходной таблицы;

в остальные строки вводим условия фильтрации.

При вводе условий фильтрации используются операторы сравнения: >, <, =, <>.

Правила соединения условий:

условия, записанные на одной строке, считаются соединенными логическим оператором И (будут отобраны строки, для которых выполняются оба условия);

условия, записанные на разных строках, считаются соединенными логическим оператором ИЛИ (будут отобраны строки, для которых выполняются хотя бы одно из условий).

2. Установить курсор в любую ячейку исходной таблицы.

3. Лента - Данные – Сортировка и фильтр – Дополнительно

4. В окне Расширенный фильтр указать:

место расположения отфильтрованных данных: на месте или скопировать в другое место;

диапазон ячеек исходной таблицы;

диапазон ячеек таблицы условий, который должен включать заголовки столбцов и строки с условиями фильтрации и не должен содержать пустых строк.

Для восстановления всех строк исходной таблицы и отмены режима фильтрации: Лента - Данные – Сортировка и фильтр – Очистить.

11. Сводные таблицы

Сводная таблица– это динамическая таблица специального вида, построенная на базе одной или нескольких исходных таблиц и содержащая сводную информацию по этим таблицам. Данными для сводных таблиц могут быть списки, таблицы, расположенные на рабочих листах Excel, либо внешние источники данных (например, базы данных Access).

При создании сводной таблицы пользователь распределяет информацию указывая, какие элементы и в каких полях сводной таблицы будут содержаться.

Поле – это некоторая совокупность данных, собранных по одному признаку. Элемент – отдельное значение, содержащееся в поле.

Сводная таблица является многомерной и всегда связана с источником данных. Сама она предназначена только для чтения, а изменения нужно вносить в исходные таблицы. При этом можно изменять форматирование сводной таблицы, выбирать различные параметры вычислений.

Для создания сводной таблицы необходимо выполнить следующие действия:

Лента - Вставка – Таблицы – Сводная таблица;

в окнеСоздание сводной таблицы указать:

диапазон данных, на основании которых будет строиться сводная таблица;

место расположения сводной таблицы (например,На новый лист);

в окнеСписок полей сводной таблицы (в правой части листа) перетащите поля в области нижней части окна Фильтр отчета, Названия столбцов, Названия строк и Значения.

Контрольные вопросы

К какому виду программного обеспечения относятся электронные таблицы?

Для чего предназначены электронные таблицы?

Назовите основные функции электронных таблиц.

Назовите основные элементы окна MS Excel 2007.

Как называется документ, созданный в программе MSExcel?

Какое расширение имеет файл, созданный в программе MSExcel?

Назовите основные объекты электронной таблицы, дайте им определения. Как задаются имена и адреса основных объектов?

Назовите способы выделения ячейки, строки, столбца, диапазона ячеек, несмежных ячеек.

Какой вид принимает курсор при выделении объектов электронной таблицы?

Какие три основных типа данных используются в MSExcel?

По каким правилам записывается формула?

Каков порядок выполнения действий при вычислении формулы?

Какие вы знаете форматы представления данных в MSExcel, дайте им определения.

Каким образом можно изменить формат представления данных в ячейке электронной таблицы?

Для чего используется маркер заполнения? Как он выглядит?

Какой вид принимает курсор при выполнении операции автозаполнения?

Как используя автозаполнение ввести названия дней недели и месяцев?

Опишите способы ввода последовательности чисел с помощью маркера заполнения.

Можно ли с помощью маркера заполнения скопировать данные? Если да, то во всех ли случаях он применим?

Опишите способы копирования и перемещения данных в электронных таблицах.

Какой вид принимает курсор при выполнении операции копирования методом Drag-and-Drop?

Какая вкладка Ленты используется при форматировании таблицы и данных в таблице?

Какие преобразования можно осуществить с данными таблицы и самой таблицей из окна Формат ячейки?

Что такое условное форматирование?

Что такое относительный, абсолютный и смешанный адрес (ссылка), чем они отличаются?

На какие категории разделяются функции в MSExcel (назовите 2-3 категории)?

Назовите правила использования функций в MSExcel.

Какие объекты могут быть аргументами функции?

Какие действия необходимо выполнить для вставки функции?

Какая функция используется для суммирования данных? Опишите ее формат.

Какая функция используется для нахождения среднего арифметического данных? Опишите ее формат.

Опишите формат и назначение функции ЕСЛИ.

Для чего предназначены диаграммы в MS Excel?

Назовите основные объекты диаграммы.

Какие типы диаграмм существуют в Excel?

Какие действия необходимо выполнить для построения диаграммы?

Для чего в MSExcel используется сортировка данных?

Какие действия необходимо выполнить для того, чтобы отсортировать данные?

Для чего в MSExcel используется фильтрация данных? Чем фильтрация отличается от сортировки?

Чем отличаются обычный и расширенный фильтры?

Какие действия необходимо выполнить для того, чтобы отфильтровать данные с помощью обычного фильтра?

Какие действия необходимо выполнить для того, чтобы отфильтровать данные с помощью расширенного фильтра?

Что такое сводная таблица?

Можно ли изменить данные в сводной таблице? Если да, то каким образом?

Какие действия необходимо выполнить для того, чтобы создать сводную таблицу?

Список литературы

http://conf.sfedu.ru

http://ru.wikipedia.org

http://office.microsoft.com

Адрес публикации: https://www.prodlenka.org/metodicheskie-razrabotki/38047-uchebnoe-posobie-jelektronnye-tablicy