Табличный процессор MS Excel пожалуй, самая популярная сегодня компьютерная программа электронных таблиц. Она является универсальным средством для автоматизации расчётов над табличными данными. Цель создания пособия самостоятельное приобретение навыко

Негосударственное образовательное учреждение

средняя общеобразовательная школа «Баярд»

с углубленным изучением отдельных предметов

Краткий курс по программе Excel

(для дополнительной и самостоятельной работы учащихся)

преподаватель информатики и ИКТ

Гайсина Людмила Владимировна

Уфа-2014

Цель создания пособия - самостоятельное приобретение навыков работы учащихся на персональных компьютерах с программой Excel .

В результате освоения материала ученик должен:

Знать:

назначение табличного процессора Excel, его основные функции;

возможности применения на практике.

Уметь:

уметь работать с окнами программы;

уметь работать с данными таблицы;

создавать новые документы, открывать и закрывать рабочие листы;

перемещать, копировать, переименовывать файлы и папки;

создавать диаграммы, используя введенные данные

Теоретический материал по программе Excel

Структура табличного процессора

Ввод данных в ячейки

Операторы

Ссылки

Функции

Функции часто, используемые Exсel

Редактирование и форматирование таблицы

Работа с большими документами

Диаграммы

Виды ошибок

Практическая работа

Теоретический материал по программе Excel

Табличный процессорMSExcel – пожалуй, самая популярная сегодня компьютерная программа электронных таблиц. Она является универсальным средством для автоматизации расчётов над табличными данными.

Ею пользуются деловые люди и бухгалтера, учёные и журналисты. С её помощью ведут разнообразные списки, каталоги и таблицы, составляют финансовые и статистические отчёты, обсчитывают данные опросов общественного мнения и состояние торгового предприятия, обрабатывают результаты научного эксперимента и ведут экономический учёт.

С помощью MSExcel можно не только выполнять расчёты, но и строить наглядные диаграммы и схемы. Кроме того, в табличный процессор MSExcel входит система управления базами данных (СУБД), подсистема машинной графики, текстовой редактор, средства телесвязи. В набор функций входят многие математические и экономические формулы, разнообразные средства обработки строк и столбцов. При работе с базой данных имеется возможность поиска информации по различным критериям.

Электронная таблица создаётся в памяти компьютера и в дальнейшем её можно просматривать, изменять, записывать на магнитный диск для хранения, выводить для печати на принтере.

Начало

Структура табличного процессора

После запуска MSExcel, на экране дисплея появляется пустая рабочая книга, именуемая Книга1. Она представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных.

Рабочая книга состоит из нескольких листов, в которые можно поместить различные сведения и установить между ними необходимые связи.

Листы служат для организации и анализа данных. По умолчанию листы именуются Лист1, Лист2, Лист3…, Их можно переименовывать, вставлять новые и удалять ненужные, перемещать или копировать в пределах одной книги или из одной книги в другую.

Имена листов написаны на ярлычках, которые находятся в нижней части окна рабочей книги. Для выбора нужного листа необходимо щёлкнуть мышкой на соответствующем ярлычке.

Каждый лист представлен в виде таблицы, состоящей из строк, пронумерованных цифрами от 1 до 16384 и столбцов, которым присвоены одна или две латинские буквы от A до IV(после столбца Z идёт столбец АА; после AZ следует BA и т.д.). Таким образом, каждый рабочий лист состоит из 256 столбцов и 16384 строк.

На пересечении строк и столбцов находятся ячейки, имеющие свой уникальный адрес, состоящий из латинской буквы и цифры. Ячейка, адрес которой показан в поле имени, расположенном слева от строки формул, обведён рамкой – указателем ячейки, называется активной ячейкой.

Начало

Ввод данных в ячейки

В активную ячейку можно вводить константы и формулы. Константы делятся на три главные категории: числовые, текстовые, значения даты и времени. Кроме того, в Excel существует два специальных типа констант, называемых логическими значениями и значениями ошибок.

Ввод данных в активную ячейку завершается нажатием клавиш Enter,Shift+Enter,Tab,Shift+Tab, при этом активная ячейка переместится вниз, вверх, вправо или влево.

Ввод текста

Текст вводится с клавиатуры. Если в ячейку нужно ввести несколько строк текста, то для перехода к следующей строке внутри текущей ячейки нужно нажать клавиши Alt+Enter.

Ввод чисел

Числа также вводятся с клавиатуры. Для отделения дробной части от целой используется запятая. Это очень важно, так как точка используется при записи дат. При вводе в ячейку числа никакие другие символы, кроме цифр, запятой, знака «минус» использовать нельзя, иначе число превратится в строку символов и эту ячейку невозможно будет использовать для расчётов.

Ввод формул

Формула задаёт правило вычисления значения ячейки, она является основным средством анализа данных. С помощью формул можно выполнять арифметические операции и сравнивать данные листа.

Формула начинается со знака “ = ” и может содержать следующие элементы: операторы, ссылки на ячейки, значения, функции и имена. Арифметические операции в Excel выполняются в том же порядке, что и в математике, т.е. выражения в скобках выполняются в первую очередь; умножение и деление выполняются перед сложением и вычитанием; последовательные операции одного и того же приоритета выполняются слева направо.

Начало

Операторы

Операторами являются операции (арифметические или логические действия), которые выполняются над операндами (показателями) формулы.

Арифметические действия допустимые в Excel

Арифметические операторы используются для обозначения основных математических операций. Результатом выполнения арифметической операции всегда является число.

Логические действия

Логические операторы используются для обозначения операций сравнения двух чисел. Результатом выполнения операции сравнения является логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Начало

Ссылки

Ссылки на ячейки могут быть относительными (изменяемыми) и абсолютными (не изменяемыми).По умолчанию при наборе формул в MSExcel, используются относительные ссылки (напр. A1,G22 и т.д.). Для перехода к абсолютной ссылке (напр. $A$1) можно воспользоваться клавишей F4, предварительно выделив ячейку. Иногда используются смешанные ссылки (напр.A$1или $A1). В этом случае часть ссылки, не содержащая знак “$”, будет обновляться при копировании, а другая часть, со знаком “$”, останется без изменения.

Программа позволяет использовать ссылки на пересечение диапазонов. Для ссылки на ячейку, общую для двух диапазонов, применяется оператор пересечения (знак пробела). Например, для ссылки на ячейку С3 в формуле =B3:M3C2:C8 используется оператор пересечения.

Начало

Функции

Функция – это действие, результатом которого является значение. Величины, которые вводятся для вычисления значений функций, называются аргументами. Величины, которые являются результатом вычисления функции, называются возвращаемыми значениями. Последовательность, в которой должны располагаться аргументы функции, называется синтаксисом функции. Чтобы использовать функцию, её нужно ввести как часть формулы в ячейку листа. Если функция стоит в самом начале формулы, ей должен предшествовать знак равенства, как и во всякой другой формуле. Для обозначения начала и конца списка аргументов используются скобки. Скобки должны быть парными, пробелы перед скобками или после них не допускаются. Внутри скобок располагаются аргументы. Список аргументов может состоять из чисел, текста, логических величин, массивов или ссылок. Аргументы могут быть как константами, так и формулами. Эти формулы, в свою очередь, могут содержать другие функции. Функции, являющиеся аргументом другой функции, называются вложенными. В формулахMicrosoftExcel можно использовать до семи уровней вложения функций.

Для облегчения процесса ввода в ячейки таблицы формул, содержащих функции, можно воспользоваться Мастером функций, щёлкнув мышкой по кнопке Вставка функции (f_x) на Стандартнойпанели инструментов.

Начало

Функциичасто, используемые в программе Excel

СУММ

Выполняет суммирование значений, указываемых её аргументами:

=СУММ(числа),

где числа – это список из не более чем 30 аргументов. Каждый из которых может быть числом, формулой или ссылкой на ячейку или интервал ячеек с числовыми значениями. Текстовые и логические значения, а также пустые ячейки в функции СУММ() просто игнорируются.

Так как эта функция очень распространена, то для её ввода предусмотрена специальная кнопка на Стандартной панели инструментов ∑.

СРЗНАЧ

СРЗНАЧ(Диапазон)

Вычисляет среднее арифметическое содержимого ячеек указанного диапазона (диапазонов).

При вычислении среднего арифметического значения функции сумма содержимого ячеек диапазонов делится на количество ячеек независимо от их содержимого.

ОКРУГЛ

ОКРУГЛ(Число; Разрядов)

Возвращает значение, полученное путём округления числа до указанного количества разрядов.

Округление выполняется в соответствии с известным правилом: если значение отбрасываемого разряда больше или равно 5, то в предыдущий разряд добавляется единица.

МАКС

МАКС(Диапазон)

Возвращает максимальное значение указанного диапазона (диапазонов).

МИН

МИН(Диапазон)

Возвращает минимальное значение указанного диапазона (диапазонов).

ЕСЛИ

ЕСЛИ(Условие; Значение1; Значение2)

В зависимости от значения условиявозвращает значение1или значение2.

Условие– это выражение логического типа, его значение может быть равно ИСТИНА или ЛОЖЬ. В простейшем случае Условие – это операция сравнения. При помощи логических функций И, ИЛИ, НЕ из простых условий можно составить сложные.

Функции И и ИЛИ записывают так:

И(арг1, арг2, …, аргn)

ИЛИ(арг1. арг2, …, аргk)

Гдеарг – аргумент, в качестве которого может выступать выражение логического типа, например, условие или логическая функция.

Значение функции И равно ИСТИНА только в том случае, если значение всех её аргументов ИСТИНА, во всех остальных случаях значение функции И – ЛОЖЬ.

Значение функции ИЛИ равно ИСТИНА, если хотя бы один из её аргументов равен ИСТИНА.

Функцию НЕ записывают так: НЕ(арг)

Значение функции НЕ равно ЛОЖЬ, если значение аргумента равно ИСТИНА, и равно ИСТИНА если значение аргумента – ЛОЖЬ.

Значение1 и Значение2 – этоформула, число или строка символов. Значение1 будет записано в ячейку, в которой находится функция ЕСЛИ, если Условиевыполняется. Если Условиене выполняется, то в ячейку будет записано Значение2. Если Значение – формула, то в ячейку будет записано число, вычисленное по формуле.

Начало

Редактирование таблицы

Редактирование – это изменение содержимого ячеек и изменение структуры таблицы (добавление, удаление строк или столбцов).

Для изменения содержимого ячейки, нужно сделать двойной щелчок левой кнопкой мыши в нужной ячейке или активизировав эту ячейку нажать клавишу F2. В результате этих действий в ячейке появится текстовой курсор. Дальнейшее редактирование выполняется обычным образом.

Отказаться от сделанных изменений можно нажав клавишиAlt+Backspace или по команде Отменить в меню Правка.

Добавление строк и столбцов

Для того чтобы между заполненными строками столбцами) таблицы вставить пустую строку (столбец), нужно:

выделить строку (столбец), перед которой должна быть вставлена пустая строка (столбец). Для выделения щёлкнуть левой кнопкой мыши на номере (букве) той строки (столбца) листа, перед которой надо вставить пустую строку (столбец).

в меню Вставкавыбрать команду Строки (Столбцы).

Удаление строк и столбцов

Для удаления строки или столбца таблицы, необходимо выделить соответствующую строку или столбец и в меню Правка выбрать команду Удалить.

Форматирование таблицы

Форматирование таблицы не меняет внутреннего представления данных, это процесс изменения внешнего вида таблицы на экране или в напечатанном документе.

Форматирование осуществляется путём:

изменения формата отображения данных;

объединения ячеек;

изменения характеристик шрифта;

изменения способа выравнивания содержимого ячеек;

прорисовки границ ячеек, определения цвета закраски ячеек.

Операции форматирования действуют на текущую ячейку или на выделенную область. Текущая ячейка выделена рамкой. Диапазон – цветом.

Процесс форматирования производится с помощью панели инструментов Форматирование или в меню Формат, выбрав команду Ячейки.

ВкладкаЧисло позволяет выбрать числовые форматы. Наиболее часто в таблицах Excel используются следующие форматы: общий, числовой, денежный, финансовый и дата.

Общий формат

Для всех ячеек нового листа установлен формат Общий. В этом формате числа отображаются так, как их ввёл пользователь. Если значением ячейки является дробное число, то количество отображаемых знаков дробной части зависит как от ширины ячейки, так и от характеристик шрифта, который используется для отображения содержимого ячейки.

Числовой формат

Числовой формат является наиболее универсальным.

В отличии от общего, здесь можно задать количество отображаемых цифр дробной части (число десятичных знаков). При отображении дробных чисел выполняется округление в соответствии с заданным количеством цифр дробной части. Выбором в списке Отрицательные числа можно задать способ отображения отрицательных чисел.

Дата

Если в ячейке таблицы находится дата, то можно выбрать формат её отображения. Различают полный и сокращённыйформаты представления даты. Полный формат отражает день, месяц и год.

Изменение шрифта

Вид таблицы во многом определяется шрифтом, который использован для отображения содержимого её ячеек.

Основные характеристики шрифта – это: название, размер и способ оформления.

Название определяет способ начертания букв. Основные стандартные шрифты – TimesNewRoman и для заголовков Arial.

Размер определяет величину символов и задаётся в пунктах (единица измерения, используемая в полиграфии 1пн = 1/72дюйма). Стандартный размер шрифта 10пн.

Способ оформления может быть Ж,К, Ч (полужирный, курсив, подчёркнутый).

Выравнивание

Exsel автоматически выравнивает данные, введённые пользователем: текст - по левому краю, числа и даты – по правому. По правому краю выравниваются и значения, вычисленные по формуле.

Пользователь может изменить выравнивание данных в ячейке: по горизонтали, по вертикали, возможно изменить ориентацию текста в ячейке (диапазоне). На этой же вкладке задаётся отображение текста.

Закраска

При форматировании таблицы можно задать цвет шрифта в ячейке (в диапазоне) или цвет закраски (заливки) ячейки (диапазона).

Границы

Линии серого цвета на поверхности листа – это сетка. При выводе таблицы на принтер сетка не отображается.

На практике принято, чтобы на бумаге таблица выглядела действительно как таблица, а не просто как колонки текста и цифр. Для этого строки и столбцы таблицы должны быть разделены линиями, т. е. для ячеек таблицы задаются границы.

Границу каждой ячейки образуют четыре отдельные границы: верхняя, нижняя, левая и правая. Это позволяет, например, задать только горизонтальные или только вертикальные границы.

Exsel позволяет задать границы как для отдельной ячейки, так и для диапазона, в качестве которого может выступать, например, строка таблицы, столбец или вся таблица.

Начало

Работа с большими документами

Если таблица очень большая и вся не помещается в один экран, то работать с такой таблицей не удобно: при перемещении по строкам исчезает шапка (строка таблицы, в которой находятся названия столбцов), а при перемещении по колонкам – левые столбцы, в которых обычно находятся названия данных. Решить эту проблему можно, уменьшив масштаб отображения таблицы на экране, но это делает работу менее комфортной.

Обеспечить удобную работу с большими таблицами можно, зафиксировав шапку таблицы и крайний левый столбец.

Для того чтобы зафиксировать шапку таблицы, надо выделить строку, следующую за шапкой и в меню Окно выбрать команду Разделить. Окно таблицы будет разделено на две горизонтальные области, в каждой из которых можно прокручивать таблицу.

Аналогичным образом окно таблицы можно разбить на две вертикальные области, выделив столбец, следующий за тем, который нужно зафиксировать и выбрав команду Окно–Разделить.

Если необходимо зафиксировать и шапку, и левый столбец, нужно выделить ячейку, которая будет определять положение левого верхнего угла области прокрутки и в меню Окно выбрать команду Разделить. На экране появятся два разделителя: горизонтальный и вертикальный; а лист будет разделён на четыре области, в каждой из которых независимо можно прокручивать таблицу.

Начало

Диаграммы

Для наглядного представления данных, находящихся в таблицах, используют диаграммы. Для достижения наилучших результатов при создании диаграммы необходимо её предварительное планирование, т.е. какие данные листа должны быть представлены в диаграмме, как оформить диаграмму, должна ли она находиться на отдельном или на уже существующем листе и главное какой тип диаграммы следует выбрать.

На практике наиболее часто используют гистограммы и графики. Гистограммы удобны для наглядного представления соотношения величин, данные изображаются столбиками. Графики обычно используют для отображения процессов, развивающихся во времени, здесь данные представлены точками, которые соединены линиями. Линия на графике или группа столбиков гистограммы изображают ряд данных – содержимое нескольких соседних ячеек таблицы. На одной диаграмме можно представить несколько рядов данных.

Кроме гистограмм и графиков, широко используются круговые диаграммы, которые удобны для наглядного представления соотношения величин, образующих единое целое, т.е. только одного ряда данных. Круговая диаграмма выводит данные как сегменты круга. Exsel использует первую строку (столбец) выделенных данных для определения надписей для каждого сегмента, вторая строка (столбец) определяет значения данных.

Чтобы построить диаграмму, нужно выделить ячейки, в которых находятся данные, названия данных и пояснения к данным, и щёлкнуть на командной кнопе Мастер диаграмм или в меню Вставкавыбрать команду Диаграммы.

Начало

Виды ошибок MS Exсel

# # # # число не помещается в ячейке, нужно увеличить ширину столбца.

#ДЕЛ/0! адрес делителя задан неверно и вы адресуетесь к пустой ячейке.

#ИМЯ? чаще всего ошибка появляется когда вместо латинских букв в адресах ячеек пишутся русские буквы.

#ЗНАЧ! в качестве аргумента вместо числа или даты стоит текст. Умножить текст на число программа не может. Эта же ошибка возникает, когда заданная вами функция умеет работать только с единичным значением аргумента, а вы просите её поработать с интервалом или списком ячеек.

#ССЫЛКА! ячейка, к которой обращается формула, не существует или была удалена.

#ЧИСЛО! Вы пытаетесь извлечь квадратный корень из отрицательного числа, ввели не все обязательные аргументы функции, или же результат вычислений слишком велик (слишком мал) и не может быть представлен в Exсel.

Начало

Практическая работа

Задача: Вычислить изменение курса акций по неделям в трех фирмах, найти максимальное, минимальное и среднее значение суммы акций

Построить совмещенный график изменения курса акций по фирмам

Порядок работы:

Выполнить автоматическое заполнение даты (Правка-Заполнить-Прогрессия)

Ввести данные в таблицу

Вычислить максимально, минимальное и среднее значение изменения курса акций (Вставка - Функция)

Построить для каждой фирмы гистограмму (Мастер диаграмм), построить совмещенный график изменения курса акций по фирмам

Начало

Контрольные вопросы.

Какие основные элементы содержит окно MSExcel?

Какова структура документа в программе Excel?

Чем отличается ввод чисел, текста и формул в ячейки?

Как можно выделить с помощью мыши диапазон смежных и не смежных ячеек?

Какие операции можно выполнять над выделенным диапазоном ячеек?

Чем отличаются операции копирования и перемещения ячеек?.

Каким образом можно сохранить документ под другим именем.

Что означает форматирование и редактирование содержимого ячеек?

Как построить диаграмму для показателей таблицы?

Начало

Адрес публикации: https://www.prodlenka.org/metodicheskie-razrabotki/44304-tablichnyj-processor-ms-excel--pozhaluj-sama