Система электронного документооборота

Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение

«Тогульская средняя общеобразовательная школа»

ПРОЕКТ

Система электронного документооборота

МБОУ "Тогульская средняя общеобразовательная школа", с.Тогул

Автор проекта Танков Сергей Иванович, учитель информатики и ИКТ

Тогул 2015

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ3

Глава 1 Теоретические основы электронного документооборота в образовательном учреждении………6

1.1 Понятие электронного документооборота6

1.2 Характеристика информационных потоков МБОУ «Тогульская средняя общеобразовательная школа» 9

1.3 Условия внедрения модели документооборота в ОУ14

Глава 2 Практика реализации модели документооборота 19

2.1 Разработка концептуальной модели документооборота в МБОУ «Тогульская средняя общеобразовательная школа» 19

2.2 Создание модели электронного документооборота в МБОУ «Тогульская средняя общеобразовательная школа» 21

2.3 Апробация и коррекция модели электронного документооборота в МБОУ «Тогульская средняя общеобразовательная школа» 29

Заключение31

Список литературы32

Приложение 134

Приложение 23

ВВЕДЕНИЕ

Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота, позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни – в повышении эффективности организационно-распорядительного документооборота, другие – в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть, например, базовым инструментом управления, а для других – средством и продуктом производства.

Независимо от того, чем определяется интерес к документно-ориентированным информационным системам, все организации начинают с выбора подходящей системы из бесчисленного множества, присутствующего на российском рынке.

В последние несколько лет информационные технологии развиваются очень активно и получают все более широкое распространение и применение. Это связано с тем, что объем информации, которая обрабатывается и используется школой в процессе её функционирования постоянно возрастает, а текущая информация обновляется. В наши дни

трудно представить себе предприятие, которое обошлось бы без Информационной системы, которая должна облегчить работу персонала школы. Это касается не только тех Информационных систем, которые предназначены для управления предприятием в целом, но и Информационных Систем Управления Документооборотом школы, которые предназначены для перевода всей документации организации в электронный вид, что повышает удобство обработки документов, а также повышает эффективность функционирования школы, посредством уменьшения времени, необходимого для оформления и обработки документов. Автоматизация документооборота позволяет вывести организацию на новый уровень развития, а также повысить уровень материально – технического оснащения школы. Исходя из реалий нашего времени, можно сделать вывод о том, что традиционная форма ведения документооборота устарела и должна быть заменена на электронную форму документооборота.

Актуальность выбранного проекта обусловлена необходимостью повышения эффективности работы школы, посредством уменьшения времени, необходимого для заполнения всей учетной и учебной документации, используемой школой в процессе ее работы. Также разработка и внедрение систем электронного документооборота является перспективным и актуальным в свете последних инициатив президента РФ.

При внедрении разрабатываемой модели по предварительным оценкам произойдут следующие изменения:

сокращение объема документации;

увеличение скорости внесения, изменения и поиска информации и подготовки отчетов, что приведет к повышению эффективности работы школы в целом.

Цельюданного проекта является создание модели электронного документооборота для школы, внедрение которой позволит решить следующие задачи:

1. Определить потоки информации, связанные с делопроизводством в образовательном учреждении;

2. Изучить опыт ведения документооборота в ОУ;

3. Создать модель электронного документооборота в МБОУ «Тогульская средняя общеобразовательная школа»;

Для решения поставленных задач были выделены следующие этапы:

Этап 1. Аналитический

Основные задачи этапа:

1. Основные понятия электронного документооборота;

2. Провести анализ функциональных связей между сотрудниками школы;

3. Изучить опыт других образовательных учреждений внедрения электронного документооборота.

Этап 2. Проектно-технологический

Основные задачи этапа:

1. Выбор программных средств, сервисов для модели СЭД;

2. Разработка программы внедрения модели СЭД.

Этап 3. Апробация и коррекция модели

Основные задачи этапа:

Внедрение электронного документооборота в ОУ;

Выявление недостатков при внедрении модели СЭД;

Коррекция модели СЭД.

Глава 1. Теоретические основы электронного документооборота в образовательном учреждении

Понятие электронного документооборота

Электронный обмен данными – это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый. Он осуществляется посредством информационных систем, компьютерных сетей, интернета, электронной почты и множеством других средств.

В последнее десятилетие появились и получили распространение новые инструментальные средства эффективного обеспечения управленческих процессов. В том числе речь идет о программном обеспечении, предназначенном для обработки управленческих документов. В частности, появились такие понятия как электронный документ, электронно-цифровая подпись, системы электронного документооборота. 

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Документ, представленный в электронном виде, или электронный документ (ЭД) – документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Аналогично тому, как бит является единицей информации в кибернетике, документ является единицей информации в системах документооборота. Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение таких процессов, к которым эти документы имеют отношение. В организации, где внедрена система документооборота, документ является базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов – есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д.: все управление в организации осуществляется через документы. [8]

 Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т. п.). На рисунке ниже показано, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса на цифровой.

Рис. 1 Преимущества электронного документооборота

В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например, требований по изменению формы отчетности.

В качестве предметной области для проекта была выбрана школа. Таким образом именно школа является объектом информатизации. Школа – бюджетное общеобразовательное учреждение, являющееся самостоятельным структурным подразделением и, находящееся в непосредственном подчинении комитета по образованию и делам молодежи Администрации Тогульского района Алтайского края. Так как школа является общеобразовательным учреждением, то ее документооборот изобилует специализированными формами исходящих и внутренних документов. Поскольку объем информации, который используется в процессе функционирования школы постоянно увеличивается, а текущая информация часто изменяется, то персоналу организации, ответственному за ведение документооборота приходится вносить и изменять новые данные в соответствующие документы вручную, что отнимает много сил и времени, что негативно сказывается на эффективности работы школы, ухудшая ее.

В связи с вышеизложенным возникает необходимость модернизации системы ведения документооборота организации, посредством перевода ее на электронную основу, что в дальнейшем позволит полностью отказаться от традиционной формы документооборота. В процесс ведения документооборота школы вовлечен административно-управленческий персонал (директор, секретарь учебной части, завучи), а также преподавательский состав. У каждого из сотрудников организации есть перечень обязанностей, которые подлежат исполнению. Ниже, на Рис.2 представлена примерная структура управления.

Такая структура управления представляет организацию как совокупность взаимосвязанных элементов. Каждый элемент имеет свои цели и задачи. Исходя из описанных выше должностных обязанностей персонала школы можно сказать, что пользователями, данной модели будут являться:

директор;

секретарь учебной части;

завуч;

учитель.

Рис.2

Следует отметить, что после внедрения разрабатываемой модели сведения о всех документах, собственно, как и сами документы, а также их шаблоны будут регистрироваться и храниться в единой Базе Данных, которая будет находиться на сервере школы.

1.2. Характеристики информационных потоков

Работа с информацией играет важнейшую роль в управленческой деятельности руководителя школы. Однако в реальности при реализации своей информационно-аналитической деятельности руководитель сталкивается с рядом проблем. Многие данные из-за большого объема и сложности подсчета собираются в школах формально, не точно отражают изменения, происходящие в течение года. Из-за трудности при сборе, хранении, а главное обработке больших объемов информации некоторые показатели совсем не выделяются и не анализируются в образовательном учреждении. Предполагая сложность, а порой и невозможность обработки большого количества информации руководитель сознательно игнорирует такую работу. Очевидна необходимость оптимизации управленческой деятельности руководителя школы в вопросах организации его информационно-аналитической работы.

На сегодняшний день решить эти проблемы управленцу может помочь применение информационных технологий. Под информационной технологией в общем смысле обычно понимается упорядоченная совокупность методов переработки, изменения состояния, свойств и качественной формы проявления, тиражирования, распространения и использования информации, осуществляемых в процессе общественной и производственной деятельности.

Программно-технические средства - являются материальной основой информационной технологии, с помощью которой осуществляется сбор, хранение, передача и обработка информации. Информационные технологии характеризуются основными свойствами:

предметом (объектом) являются данные;

целью процесса является получение информации;

средствами осуществления процесса являются программные, аппаратные и программно-аппаратные вычислительные комплексы;

процессы обработки данных разделяются на операции в соответствии с заданной предметной областью;

выбор управляющих воздействий на процессы должен осуществляться лицами, принимающими решение;

критериями оптимизации процесса являются своевременность доставки информации пользователю, ее надежность, достоверность, полнота.

Современные компьютерные программы предназначены для того, чтобы быстро обрабатывать большие объемы информации, производить подсчеты, хранить в структурированном виде большие информационные массивы, быстро осуществлять поиск необходимых данных, представлять информацию в удобно оформленном виде. Но внедрение информационных технологий в процесс управления образовательной системой может быть эпизодичным, не охватывать все сферы управленческой деятельности.

Информатизация – организованный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов. Информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах.

Информационная система – организационно упорядоченная совокупность документов, информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы. Пользователь информации – субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации.

Уровень развития информационного пространства решающим образом влияет на экономику, обороноспособность и политику. Целями информатизации во всем мире и, в том числе, в России являются наиболее полное удовлетворение информационных потребностей общества во всех сферах деятельности.

Осуществить комплексную информатизацию процесса управления образования целесообразно путем создания основополагающих информационных систем. Информационная система – это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. При этом для того, чтобы обеспечить функционирование информационных систем учреждения на всех уровнях управления и их взаимодействие между собой необходимо определить такие информационные системы, которые охватывали бы весь управленческий процесс в целом. В своих работах этот вопрос затрагивали авторы Шамова Т. И., Сайков Б. П., Буч О. В. [6], [36], [43].

Исходя из анализа этих работ, выделяют следующие основополагающие информационные системы в общеобразовательном учреждении: кадры, контингент, учебный процесс, воспитательный процесс. Каждая из этих систем решает свои задачи и обрабатывает свои информационные потоки. В структуре каждой информационной системы можно выявить следующие обеспечивающие подсистемы:

информационную;

организационную;

правовую;

программную.

Информационная подсистема содержит унифицированные системы документации, схемы информационных потоков.

Организационная подсистема регламентирует взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе эксплуатации информационной системы, определяет области управленческих задач, подлежащих автоматизации; распределяет функциональные обязанностей каждого при решении этих задач.

Правовая подсистема включает в себя совокупность правовых норм, определяющих создание и функционирование информационной системы: должностные инструкции, локальные нормативные акты, положения о порядке использования информации.

Программная подсистема состоит из комплекса технических средств, используемых при функционировании информационной системы и совокупности всех программ, в том числе прикладных программ, как общего, так и специального назначения.

Такая организация информационного обеспечения дает возможность руководителю школы использовать большие объемы управленческой информации, сопоставлять показатели, производить быстрый поиск и обработку данных, а значит осуществлять выбор наилучшего варианта из возможных и принимать оптимальные управленческие решения. Документирование управленческой деятельности общеобразовательного учреждения очень подробно рассматривается в работахТришина С. В., Хуторской А. В., Гусинский Э.Н., Акуленко В.Л. [1, 11, 14].

В состав документов общеобразовательного учреждения входят:

Организационные документы (устав общеобразовательного учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка);

Распорядительные документы (приказы, инструкции); информационно-справочные документы (протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные, и объяснительные записки, письма,телеграммыителефонограммы,договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).

Учебно-педагогическая документация школы состоит из:

алфавитной книги записи учащихся,

книга движения;

личное дело учащихся;

классные журналы;

журналы факультативных занятий;

журналы групп продленного дня;

книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании;

книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) образовании;

книга учета выдачи золотых и серебряных медалей;

книги протоколов педагогического совета школы;

книги приказов;

книги учета личного состава педагогических работников;

журнал пропущенных и замещенных уроков.

1.3 Условия внедрения модели электронного документооборота в ОУ

На сегодняшний день школа имеет следующее техническое обеспечение:

подключение по выделенной оптико-волоконной линии к сети Интернет со скоростью до 5 Mb;

два компьютерных класса с организованной локальной сетью, медиапроекторами, интерактивными досками, МФУ;

библиотечно-информационный центр с компьютерной зоной, состоящей из 10 ноутбуков;

компьютеры у административных работников;

компьютер или ноутбук у каждого учителя;

компьютер у секретаря;

достаточное количество оргтехники;

документ-камера;

графический планшет;

общешкольная локальная сеть.

Все компьютера подключены к локальной сети, одна половина при помощи WIF, другая половина по проводной линии. Даже средние, по современным меркам, технические возможности школы позволили успешно начать и продолжать работу по внедрению компьютерных технологий в управленческий процесс. Компьютерная грамотность и компетентность в областиинформационных технологий работников образования, является неотъемлемым требованием для внедрения компьютерных технологий в школу. Это отмечают следующие авторы:Волокитин К. П., Иванова Л. Ф.Клейман Г.М., рассматривающие данный вопрос в своих работах[7][14][25].

В этой связи в МБОУ «Тогульская средняя общеобразовательная школа» среди педагогов была проведена диагностика анализа состояния информационной компетентности. (Рис.3)

Рис.3 Компьютерная грамотность педагогов

Из диаграммы распределения уровней пользовательских навыков работы с компьютером педагогов школы и из анализа ответов на вопросы анкеты (Приложение 1), видно, что больше половины педагогического состава относится к сильным пользователям, немного больше трети к пользователям среднего уровня, и только десятая часть владеют минимальными пользовательскими навыками.

Надо отметить, что педагоги, указавшие в анкетах, что они умеют пользоваться компьютером, значительно различаются по уровню пользовательских навыков. Для выявления уровня минимальных пользовательских навыков использовались: опрос, наблюдение за работой педагогов в компьютерном классе, анализ качества электронной документации учителей. Были выбраны следующие навыки: общие (работа с файловой системой), работа с текстовым процессором, работа с электронными таблицами, создание презентаций, поиск в Интернете, владение электронной почтой, работа в АИС «Сетевой город. Образование».

В анкетировании также приняли участие и представители администрации школы.Результату их анкетирования уделялось особое внимание, так как в деятельности руководителя образовательного учреждения, для повышения профессионально – управленческой компетенции должно быть обязательным использование информационных технологий.

Деятельности руководителя образовательного учреждения, для повышения профессионально – управленческой компетенции должно быть обязательным использование информационных технологий. Компетентность работников управления образованием, является постоянным объектом исследования в отечественной педагогической науке. Современный руководитель должен обладать знаниями и навыками в различных направлениях: системе работы с кадрами, методах управления, технических средствах управления, области знаний по проектированию и рационализации структуры и технологии процессов управления и т.д. Компетентность работников управления образованием – это не только знания, но и умение работать [48]; совокупность коммуникативных, конструктивных, организаторских умений, а также способность и готовность практически использовать эти умения в своей работе [35].

Американский исследователь Гленн М. Клейман, отмечая ряд преимуществ компьютера, назвал школы, использующие информационные технологии в образовательном процессе, школами будущего [25]. Внедряя информационные технологии в административно-управленческую деятельность общеобразовательной школы, большинство практиков ориентируются прежде всего на возможности информационные технологии по созданию, обработке и хранению больших информационных массивов.

Отмечая взаимосвязь всех ступеней управления Л.И.Фишман, обращает внимание на то, что «управленческая деятельность руководителя ПС определенным образом накладывается, «преломляется» в управленческой деятельности педагогов» [47]. Использование информационные технологии в административно-управленческой деятельности руководителя позволяет активизировать работу педагогов.

Под влиянием руководителя учитель пересматривает собственную деятельность и выстраивает совместную деятельность с каждым учеником. Таким образом, администратор образовательного учреждения, который использует в своей деятельности информационные технологии, через непосредственное управление системой планирования результатов обучения учителями опосредованно влияет на активность всех субъектов педагогической системы.

Кроме того, «качественная система сбора и анализа информации позволяет технологизировать управление за счет делегирования обратных связей — их временной или постоянной переадресовки нижестоящим в информационной иерархии субъектам. Действительно, если эффективный сбор и переработка информации руководителем сочетаются с обучением педагогов использованию соответствующего инструментария, то по мере овладения им учитель начинает контролировать себя сам, что позволяет уменьшить долю корригирующих воздействий в деятельности руководителя, высвобождает время и силы директора и его заместителей» [47].

Информатизация управленческой деятельности предъявляет соответствующие требования к административно-управленческому персоналу, повышаются требования к профессиональной подготовке управленца, в особенности к уровню его информационной компетентности. К сожалению, часто в процессе повышения квалификации решается только проблема компьютерной грамотности. При этом совершенно ясно, что менеджер должен четко представлять себе преимущества информационных технологий в процессе управления учебным заведением. Информационная компетентность, как составная часть профессиональной компетентности управленца, определяет такие слагаемые его профессиональной деятельности:

1.   Как владение навыками работы с информацией, представленной в электронном виде;

2.   Знание и умение использовать рациональные методы поиска и хранения информации;

3.   Умение работать с внешней информационной инфраструктурой;

4.   Умение оптимально использовать накопленную информацию и регулировать исходящие информационные потоки.

Эффективное функционирование механизма информатизации управленческой деятельности в образовательном учреждении возможно при соблюдении в комплексе вышеназванных условий.

Глава 2.  Практика реализации модели электронного документооборота

2.1  Разработка концептуальной модели документооборота в МБОУ "Тогульская средняя общеобразовательная школа"

Во главе школы стоит директор, а в его непосредственном подчинении находится остальной персонал школы. Основная часть работы, касающейся ведения документооборота ложится на плечи административно – управленческого персонала и учителей – предметников

Рассмотрим логическую модель управления документооборотом более подробно. Модель отражает основные входящие и исходящие документы, используемые в работе школы. Контекстная диаграмма представлена на Рис.3.

Входящие документы:

1.   заявление о приеме на работу;

2.   трудовую книжку;

3.   анкетно-биографические данные учителей и учащихся;

4.   заявление о зачислении в первый класс;

5.   медицинскую карту ребенка;

6.   прочие входные документы.

На основе первых пяти видов входящих документов в школе осуществляется прием сотрудников на работу, а также прием новых учащихся. Прочие документы – это вид документов, используемых школой в повседневной работе.

Исходящие документы:

1. журнал успеваемости – в этом документе фиксируется успеваемость и посещаемость учащихся. У каждого класса есть свой журнал успеваемости;

2. табель – документ, где указывается количество рабочих дней персонала, табель составляется ежемесячно завучем и подписывается директором;

3. расписание занятий - составляется завучем;

4. личные дела сотрудников и учащихся – формируются и изменяются секретарем учебной части и библиотекарем (по внутреннему совместительству специалист по кадрам). Они же отвечают за их хранение;

5. приказы и распоряжения директора - также формируются секретарем учебной части по устному распоряжению директора;

6. трудовую книжку сотрудника – так как трудовая книжка применяется при кадровом учете сотрудников, то за ее оформление, изменение и хранение отвечает библиотекарь (по внутреннему совместительству специалист по кадрам);

7. списки первоклассников – формируются секретарем учебной части по распоряжению директора;

8. отчет по форме Д-4 – указываются сведения о составе основных средств, находящихся на балансе образовательного учреждения;

9. отчет по форме ОШ-1 – указываются сведения по количественному составу учащихся в параллелях классов;

10. отчеты по формам РИК-76, РИК-83- в форме РИК-76 указываются сведения об учащихся. В форме РИК-83 указываются сведения по кадровому составу.

Управление:

1.   КЗОТ;

2.   устав школы;

3.   САНПИНЫ;

4.   приказы комитета по образованию и делам молодежи;

5.   должностные инструкции.

Механизмы:

1.   Директор;

2.   Учитель;

3.   Завуч;

4.   Секретарь;

5.   Классный руководитель.

Рис. 3.

2.2  Создание модели электронного документооборота в МБОУ "Тогульская средняя общеобразовательная школа"

Рассмотрев всевозможные варианты перехода МБОУ «Тогульская средняя общеобразовательная школа» на электронный документооборот получили следующую модель (Рис 4).

Рис. 4. Модель электронного документооборота ОУ

Очевидно, что в ОУ требуется автоматизировать работу как минимум следующих специалистов: директор, завуч, секретарь учебной части; бухгалтер, преподаватель, библиотекарь. В качестве примера можно схематично представить деятельность отдельных специалистов ОУ. (Рис. 5 )

Рис.5

Для нашего образовательного учреждения организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки. Входящие и исходящие потоки оперативно обрабатываются также наличием электронной почты, у школы налажена связь с комитетом по образованию и делам молодежи Администрации Тогульского района Алтайского края и другими образовательными учреждениями, и организациями через электронную почту, позволяющую экономить время и дающую оперативность при выполнении приказов, распоряжений, отчетов и других документов.

Электронная почта сегодня становится одним из важнейших инструментов, с помощью которого люди решают свои коммуникационные потребности. Использование сетей и средств электронной почты позволяет мгновенно пересылать документы из одной школы в другую без временных задержек на передачу бумажного документа, упрощает хранение, контроль, поиск, архивирование, включая ведение долговременного архива документов.

Сегодня на рынке Информационных Технологий существует большое количество различных систем электронного документооборота для управления документооборотом организации, например: "1С: Документооборот 8"; "Евфрат документооборот"; "LanDocs" и др. Но при финансовых возможностях ОУ в настоящее время приобретение любой из вышеперечисленных систем невозможно. В итоге на основе анализа технического обеспечения школы, большого опыта работы в АИС «Сетевой город. Образование», готовности педагогического коллектива к ведению электронного документооборота предложена модель, составленная на базе АИС «Сетевой город. Образование», электронная почта.

С внедрением системы электронного документооборота мы получили следующие результаты:

обмен основными документами внутри ОУ и комитетом по образованию и делам молодежи занимает мало времени;

информация, представленная в электронном виде, более удобна для хранения, обработки, передачи, подготовки аналитических отчетов и т.д.;

можно передавать различные виды данных (тексты, базы данных, диаграммы, фотографии)

большой поток корреспонденции для учебного заведения позволяет экономить ресурсы оргтехники и рабочее время секретаря учебной части при их тиражировании;

посредством АИС «Сетевой город. Образование» и локальной сети налаживается электронный документооборот внутри нашего ОУ. Завучи получают всю необходимую информацию об учебном процессе не запрашивая информацию у учителей;

получатели – руководители образовательных учреждений получают необходимые письма и приказы комитета по образованию и делам молодежи вовремя.

повысился уровень технической грамотности работников.

Разработка хорошо отлаженной поисковой системы позволяет резко сократить дублирование, а при использовании компьютеров дает возможность получить любую информацию на своем рабочем месте по сети.

Раскрывая, основные направления работы в нашем образовательном учреждении, хотелось представить опыт работы по внедрению информационных технологий в управленческую деятельность школы.

Информатизация системы управления образования должна обеспечивать оперативное представление и использование данных в различных направлениях деятельности и характеристиках многоуровневого непрерывного образования. Сегодня каждый управленец в нашей школе делает свой объем работы на компьютере. Никто не снимает с них управленческих решений и не перекладывает все на информатику, но именно благодаря компьютеру руководитель обеспечен всей оперативной и точной информацией, а значит, и решения принимаются адекватные, при возникшей необходимости – корригирующие. Завучу предоставляется возможность формирования базовых данных образовательного учреждения, а также планирование и организация учебного процесса. К основным организационно-педагогическим условиям информатизации управленческой деятельности в образовательном учреждении отнесем следующие:

1.  Обеспечение управленческого процесса специализированным программным обеспечением, в нашем случае АИС «Сетевой город. Образование»;

2.  Создание информационной среды учебного заведения для обеспечения получения информации, необходимой при принятии управленческого решения;

3.   Разработка автоматизации документооборота;

4.  Обеспечение повышения информационной компетентности менеджера.

В МБОУ «Тогульская средняя общеобразовательная школа»» уже много лет используется АИС «Сетевой город. Образование», которая позволяет вводить базовые данные об образовательной организации, создавать базы данных по кадровому составу (Приложение 2), по ученическому составу, создавать различные отчеты (Приложение 2), как для завучей, так и для комитета по образованию и Министерства по образованию РФ, использовать внутренние сервисы такие как, корпоративная почта, форум, доска объявлений.

АИС «Сетевой Город. Образование» – комплексная автоматизированная информационная система, объединяющая в единую сеть образовательные учреждения и органы управления образования в пределах города, сельского или городского района (округа). Тем самым формируетсяединое информационное образовательное пространство муниципального образования.

При этом каждое образовательное учреждение не просто выполняет требования Управления образования по сдаче отчётности, а получает все средства для организации собственных учебного процесса и управленческой деятельности.

Права доступа к информации разграничены и гибко настраиваются. Каждый пользователь образовательного учреждения (директор, завуч, учащийся, учитель и т.д.) и родители учащихся имеют индивидуальные имя и пароль и могут входить в систему с любого компьютера, подключенного к муниципальной сети (или сети Интернет). Например, находясь дома или на работе, родитель может отслеживать успеваемость и посещаемость своего ребёнка, общаться с преподавателями и администрацией школы; учащийся может удалённо получать домашние задания, просматривать свой электронный дневник и расписание, и т.д.

Параллельно,в реальном времени к обобщённой информации по школам имеют доступ и специалисты органов управления образования для формирования статистических и иных отчетов в рамках своей компетенции, не требуя от руководителей школ отдельных отчетов с последующей работой по своду информации.

АИС«Сетевой Город. Образование» – не только административная система. В ней доступны все элементы учебного процесса, в частности, преподаватель и учащийся могут работать с интегрированными учебными курсами и системами тестирования. АИС «Сетевой Город. Образование» интегрирован с современными информационными сервисами, такими как SMS Школа.

АИС«Сетевой Город. Образование» может объединять следующие виды учреждений:

общеобразовательные учреждения;

дошкольные учреждения;

учреждения дополнительного образования;

учреждения начального профессионального образования.

АИС«Сетевой Город. Образование» предназначена для следующих типов пользователей:

управление образования;

директор школы/завуч;

классный руководитель/преподаватель;

учащийся;

родитель;

секретарь;

специалист по кадрам;

медицинский работник;

психолог/социальный педагог;

администратор сервера;

администратор системы (в конкретном учреждении).

АИС «Сетевой город» значительно улучшает качество учебно-воспитательного процесса и имеет системный эффект на работу ОО и системы образования региона в целом во многом благодаря широким возможностям организации мониторинга качества образования.

При использовании возможностей мониторинга в программе «Сетевой город» существенно экономится время, затрачиваемое учителями и заместителями директора на подсчёт значений успеваемости, качества знаний и среднего уровня обученности, построение диаграмм и графиков, подготовки общей отчётности по ОУ.

Разнообразие отчётов позволяет охватить различные сферы учебной и организационной деятельности учреждений и органов управления образованием. В СГО можно автоматически сформировать более 40 различных отчётов по отдельным ученикам, по классам, параллелям, ступеням обучения и в целом по школе. На уровне комитетов и управлений образования формируются также более 40 отчётов по школе.

Как орган управления образования, так и образовательные учреждения конструировать дополнительные отчёты в соответствии со своими особыми потребностями в анализе контингента, кадров и учебно-воспитательного процесса. Эта возможность реализуется с помощью встроенного в СГО «Конструктора отчётов», который является средством создания запросов к базе данных и составления собственных табличных отчётов.

Инструментом мониторинга являются автоматизированные отчёты, которые на уровне ОУ подразделяются на административные, итоговые и текущие. Дополнительные отчёты бывают внутришкольные, обеспечивающие внутришкольный мониторинг, и общесистемные, реализующие мониторинг на уровне муниципального образования и региона.

С помощью административных отчётов заместитель директора ОУ в основном проводит анализ контингента учащихся, включая различные личные данные, движение и наполняемость классов. Для формирования административных отчётов необходимо наличие базы данных учащихся и классов, регулярное заполнение электронной книги движения учащихся.

Регулярное выставление текущих оценок в классный журнал «Сетевого города» - достаточно трудоёмкий процесс, требующий временных и трудовых затрат. Однако наличие текущих оценок в системе производит значительный системный эффект на повышение качества образования в школе, например, на успеваемость и посещаемость учащихся. Среди основных возможностей, реализация которых может повысить качество образования в ОУ, можно выделить следующие:

заместитель директора по УВР и классный руководитель производит регулярный текущий мониторинг учебной деятельности учащихся, что позволяет оперативно корректировать успеваемость учеников всего ОУ или отдельного класса, особенно успевающих на одну тройку и четвёрку, а также неуспевающих;

формирование «Отчёта учителя-предметника» (количество обучающихся, количество обучающихся на 5, 4, 3 и 2, н/а, освобождённых, а также % качества, успеваемости и СОУ);

формирование «Отчёта классного руководителя» (количество учащихся, количество и фамилии, успевающих на 5, на 4 и 5, с одной 4 и одной 3, н/а, неуспевающие, % успеваемости и качества знаний по классу);

формирование отчёта «Средний балл ученика», который содержит средний балл ученика по каждому предмету в сравнении со средним баллом по классу за учебный период или за срезовые работы. Имеется график, на котором оценки учащегося сравниваются со средними по классу. Отчёт эффективен для использования классным руководителем на родительских собраниях.

формирование отчёта «Средний балл по предмету», который позволяет проанализировать качество работы преподавателей и учёбы детей (с точки зрения среднего балла по предмету) по тому или иному предмету в сравнении с другими предметами. Информация представлена как в графическом, так и в текстовом формате.

формирование отчёта «Средний балл учителя», позволяющий сравнить средние баллы, которые получают классы у данного учителя со средними баллами классов по всем предметам. Имеется наглядный график. Информация отчёта позволяет администрации сравнить работу различных педагогов.

2.3 Апробация и коррекция модели электронного документооборота в МБОУ "Тогульская средняя общеобразовательная школа"

Для более эффективного управления школой в ней должна быть создана информационная среда, которая бы отвечала следующим требованиям:

1.   База данных системы должна содержать как можно более полную информацию обо всех элементах учебного процесса;

2.   В системе должна быть предусмотрена возможность обмена сообщениями между пользователями;

3.   Должна быть предусмотрена возможность взаимного обмена информацией с органами управления образованием.

4. Снижение затрат на организацию телекоммуникационных узлов в каждой школе за счет снижения требований к аппаратным и программным компонентам

Всем этим почти в полной мере обладает АИС «Сетевой город. Образование», которая установлена на едином сервере АКИАЦ.

Создание баз данных, электронных архивов, безбумажный документооборот, внедрение ИКТ - технологий открывают новые возможности администрирования, повышают уровень аналитичности и обоснованности принятия управленческих решений, повышает роль каждого сотрудника в управлении образовательным учреждением.

При апробации модели затруднение вызвало нежелание педагогов, администрации, учебно-вспомогательного состава в полной мере использовать в своей работе АИС «Сетевой город. Образование», предпочитая делать отчеты, заполнять личные дела и т.д в бумажной традиционной форме.

Поэтому при коррекции модели электронного документооборота будут введены пункты:

мотивация педагогического и административного состава;

повышение квалификации администрации, учебно-вспомогательного состава, педагогов в области ИКТ;

проведение обучающих семинаров с пользователями с

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

При выборе системы электронного документооборота следует учесть множество факторов, и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований и специфики заказчика.

При использовании АИС «Сетевой город. Образование» руководство школы получает следующие возможности:

оперативное получение и анализ информации об учебно-воспитательном процессе для принятия управленческих решений (автоматический подсчёт процентов качества, успеваемости, анализ работы учителей, анализ по предметам, прогнозирование проблемных ситуаций в школе); 

доступ к сведениям о сотрудниках, обучающихся, родителях; 

ведение расписания уроков, школьных и классных мероприятий;

мониторинг движения обучающихся;

создание системы электронного документооборота;

автоматизированное составление отчётности для комитета образования;

конструирование собственных отчётов;

работа доски объявлений.

Удобный интерфейс системы управления документооборотом, с одной стороны, позволяет легко ориентироваться в программе, требуя от пользователя лишь небольшого количества каких-либо специальных навыков работы с электронно-вычислительными машинами, с другой стороны предоставляет пользователю оперативную информацию обо всех интересующих его данных, учитывая права доступа, данного к той или иной информации, хранящийся в АИС «Сетевой город. Образование».

Благодаря данной системе управления документооборотом будет увеличена эффективность функционирования школы, а также повысится качество обучения школьников, поскольку сократится время, требуемое на ведение документооборота в установленной форме.

Литература

1.  Аладин, Н. Электронный документооборот для всех и для всего / Н. Аладин // Банковские технологии. – 2008. - №7. – С.57-59

2.  Белая, Т. Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ / Т. Р. Белая // Делопроизводство. – 2007. - №3. – С.40-47

3. «Сетевой Город. Образование» [Электронный ресурс]. – 2015. – Режим доступа: http://www.ir-tech.ru/?products=ais-setevoj-gorod-obrazovanie

4.  БОСС-Референт [Электронный ресурс]. – 2015. – Режим доступа: http://www.boss-referent.ru/about/

4.  Дело [Электронный ресурс]. – 2015. – Режим доступа: http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/

5.  ЕВФРАТ-Документооборот [Электронный ресурс]. – 2009. – Режим доступа: http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/

6.  Журавлева, Н. Распознавание отсканированного документа как необходимый этап организации работы с документами в СЭД / Н. Журавлева // Секретарское дело. – 2008. - №9. – С.92-95

7.  Корюкин, Ю. Сказка о потерянном времени / Ю. Корюкин // Управление компанией. – 2009. - №12. – С.63-66

8.  Кузнецов, С. Л. Международные требования к системам автоматизации делопроизводства / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. – 2006. - №3. – С.63-69

9.  О системе LanDocs [Электронный ресурс]. – 2015. – Режим доступа: http://www.landocs.ru/system/index.php

10.  Подолина, О. Автоматизация подготовки организационно-распорядительного документа: работа с его шаблоном / О. Подолина // Секретарское дело. – 2008. - №10. – С.20-21

11.  Подолина, О. Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота / О. Подолина // Секретарское дело. – 2009. - №3. – С.26-27

12.  Подолина, О. Жизненный цикл исходящих документов / О. Подолина // Секретарское дело. – 2008. - №11. – С.44-46

13.  Подолина, О. Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании / О. Подолина // Секретарское дело. – 2008. - №8. – С.87-91

14.  Подолина, О. Согласование документов в системе электронного документооборота / О. Подолина // Секретарское дело. – 2008. - №12. – С.26-28

15.  Романов, Д. А., Ильина, Т. Н., Логинова, А. Ю. Правда об электронном документообороте / Д. А. Романов, Т. Н. Ильина, А. Ю. Логинова. – М.: Компания АйТи: ДМК Пресс, 2004. – 224 с.

16.  Серова, Г. Основные объекты и принципы автоматизации документационного обеспечения управления / Г. Серова // Секретарское дело. – 2008. - №1. – С30-43

17.  Якобсон, И. «Локальное» решение электронного документооборота / И. Якобсон // Банковские технологии. – 2008. - №4. – С52

19.  PayDox [Электронный ресурс]. – 2015. – Режим доступа: http://www.paydox.ru/Help/DoTour.asp?do=tour&l=ru

20.  Workflow – Организация успеха [Электронный ресурс]. – 2009. – Режим доступа: http://subscribe.ru/archive/business.12apr81/200203/27080515.html

21.«Информатизация системы образования в Алтайском крае», информационный бюллетень №1, 2008г., стр. 14-17

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

Анкета

1. Ф.И.О.________________________________________

2. Имеется ли дома компьютер? ____________________

3.С какими ПО и системами вы умеете работать? __MicrosoftOffice ___

АИС «Сетевой город. Образование» ___

4. Имеете ли Вы дополнительное образование в области ИКТ _____________________________________________________________

5. Ведёте ли самостоятельное обучение в области ИКТ?

_____________________________________________________________

6. Вам необходимо дополнительное образование в области ИКТ? _____________________________________________________________

7. Вы проходили специализированные курсы в области ИКТ?

_____________________________________________________________

8. Если Вы имеете выход в Интернет, то какими сайтами пользуетесь? ______________________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

Приложение 2

Адрес публикации: https://www.prodlenka.org/metodicheskie-razrabotki/153267-sistema-jelektronnogo-dokumentooborota