Цикл семинаров по тайм-менеджменту

ДОНЕЦКАЯ СПЕЦИАЛЬНАЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА-ИНТЕРНАТI-III СТУПЕНЕЙ №19

МИНЕСТЕРСТВА ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

ДОНЕЦКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ

Цикл семинаров для педагогов по тайм-менеджменту

ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕБНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПЕДАГОГА НА ОСНОВЕ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА.

Подготовила:

Ермолаева В.Л.

Социальный педагог

«ВРЕМЯ ЭТО ЖИЗНЬ. РАСТРАТИТЬ СВОЕ ВРЕМЯ - ЗНАЧИТ РАСТРАТИТЬ СВОЮ ЖИЗНЬ. ВЗЯТЬ СВОЕ ВРЕМЯ ПОД КОНТРОЛЬ - ЗНАЧИТ ОВЛАДЕТЬ СВОЕЙ ЖИЗНЬЮ И ИСПОЛЬЗОВАТЬ ЕЕ НАИЛУЧШИМ ОБРАЗОМ».

Алан Лакейн

Тайм-менеджмент (ТМ) – комплексная система управления своим временем и своей деятельностью; Тайм-менеджер – человек осознанно и ответственно строящий свою жизнь, ставящий осмысленные цели и достигающий их.

Основной инструмент наших успехов - наша личность, чтобы состояться мы прежде всего должны знать особенности этого «инструмента» и стремиться к его постоянному развитию, но если человек знает о пользе утренних зарядок, то это вовсе не означает, что он ее каждый день будет делать.

ТМ - это прежде всего труд и упражнения, направленные на собственное физическое, психическое, духовное развитие.

Цель: Научить педагогов более эффективно использовать время. Повысить личную эффективность работы, позволяющие добиваться больших результатов и достигать значимых целей при меньших затратах времени и энергии.

формирование навыков управления собственным временем и временем своих подчиненных. Делегирование, планирование, целеполагание, умение отказывать, преодоление неэффективной затраты времени.

Задачи:

Научить педагогов эффективно планировать свою деятельность в условиях высокой неопределенности, постоянных изменений ситуации;

Отработать на практике базовые навыки тайм-менеджмента.

Вести письменный учет времени;

Делить время на: хорошо, плохо потраченное и утерянное за бездельем;

Создать у педагогов представления о ситуациях, в которых происходит потеря времени, и о способах организации времени в таких ситуациях.

Оценивать свою жизнь согласно наполненности прожитого периода.

Оборудование: листы бумаги А4, простые карандаши, ручки, маркеры, карточками для упражнений, доска, мультимедийное оборудование.

Семинар №1

Ермолаева В.Л.

Социальный педагог

«Как все успевать, и жить в свое удовольствие»

Семинар-тренинг

Реализация ГОС предъявляет высокие требования к профессиональным качествам специалиста. Работа в инновационных условиях требует от современного педагога максимальной работоспособности и умения быстро адаптироваться к возникающим изменениям. Таким образом, современному педагогу необходимо знание основ тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент в настоящее время является очень популярной и востребованной темой, ведь сейчас огромное количество людей стремится к максимальной самореализации, повышению своей личной продуктивности и эффективности своих действий, улучшению качеств, достижению высоких результатов и различных целей. Но современная жизнь наполнена множеством дел и забот, не умение грамотно распоряжаться своим временем нередко становиться причиной невыполненных дел, упущенных возможностей, стрессов и даже заболеваний. Именно поэтому Тайм-менеджменту уделяется так много внимания.

Данной теме посвящено множество Интернет-ресурсов, книг, лекций, вебинаров, тренингов.

Вот и сегодня мы предлагаем Вам поучаствовать в тренинге по Тайм-менеджменту.

Сегодня мы будем постоянно возвращаться к вашим коллажам, а сейчас я предлагаю вам девиз нашего сегодняшнего тренинга. Но к сожалению у меня в конвертике все перемешалось и я вас прошу мне помочь составить наш девиз при помощи метода разрезных предложений.

Предлагаются разрезные предложения.

Основная часть

«Пирог времени»

Время, оно необратимо, его нельзя умножить, нельзя накопить, нельзя передать или занять. Значит время, дороже чем деньги – это сама жизнь!

Цель упражнения «Пирог времени»:осознание понятия «мой капитал времени» через визуальную технику.

- рассмотрим картинку попробуем заштриховать пирог времени в соответствии с нашими временными ресурсами, который у нас еще есть. Итак, поставьте на окружности точку. От этой точки отсчитайте количество секторов. В этом круге 80 секторов (средняя продолжительность жизни человека). А теперь давайте посмотрим на то, что у нас еще впереди.

Если мы тратим на сон – 8 часов. Это треть суток. В сутках 24, 8 часов – это 1/3 часть. Правильно? Итак, треть нашей жизни мы тратим на сон.

Отсчитайте и заштрихуйте 1/3 часть секторов на сон. А теперь давайте посмотрим сколько мы примерно тратим нашего времени на какие-то бесцельные ожидания, в течении которых нельзя ни почитать, ни послушать музыку. Это, к сожалению, могут быть периоды болезни. Отсчитайте на это еще 3 года. Тоже заштрихуйте.

Посмотрите сколько остается. Весьма и весьма малый кусок пирога, в который входит наши желания, наш коллаж. На пару чашек чая. Наша задача растянуть этот пирог. Сделать его максимально вкусным максимально питательным и полезным. Максимально нужным нам и вот этим мы сейчас будем заниматься.

Но для начала мы все-таки разберемся, что, же мешает жить иначе?

5. «Поглотители времени»

Цель:Выявление поглотителей времени

Что ушло уже не вернуть, а вот на будущее мы можем с Вами повлиять. Подумайте и выпишите все занятия, которые можно определить как «поглотители» времени. Кто больше всех отвлекает вас? Что мешало вам завершить начатое за один прием?

Теперь, когда перед вами список основных «поглотителей» вашего времени, подумайте, какие меры вы можете принять для их устранения?

Вам будет легче справиться с эти заданием, если вы определите причины, которые приводят к потере времени.

А теперь, я предлагаю вам перечень наиболее распространенных причин. Допишите к себе в список, которые характерны для вас.

Причины потерь времени:

-не умею отделить важные дела от второстепенных;

- не планирую предварительно свой день;

- личная неорганизованность (беспорядок на письменном столе, в комнате и т.д.)

- не всегда знаю, что нужно делать;

- отвлекаюсь на телефонные звонки (и надолго);

- не умею сказать «нет»;

- моя личная недисциплинированность;

- не довожу начатое дело до конца;

- долго раскачиваюсь в начале каждого дела;

- много времени трачу на мелкую и рутинную работу, а до важных дел руки не доходят;

- не знаю своего личного ритма физической и умственной активности;

- очень легко отвлекаюсь (например, на шум).

Пусть вас не смущает большое количество отмеченных вами слабых мест. Определите «свои» 3 наиболее дорогостоящие и придумайте способ, как их устранить. Одолев три важнейших «поглотителя» времени, вы сможете значительно сократить потери времени.

А вот с устранением этих слабых мест нам помогут разобраться «слоны» и «лягушки».

Дела «слоны», дела «лягушки».

Как вы думаете, что такое дела «Слоны»

Ответ:- какое-то важное и объемное дело.

Дела «слоны»

Любое объемное и трудновыполнимое дело можно сравнить со слоном, которого необходимо съесть.

Слона можно съесть, разделив на бифштексы. С любым делом можно справиться, определив ежедневную «ПОРЦИЮ РАБОТЫ».

Типичные примеры дел-слонов:

Ответы: - написание стратегии развития; внедрение новой технологии; проведение ремонта; подготовка годового отчета; изучение иностранного языка, изменение к лучшему физической формы…

Дела «лягушки»

А что же тогда дела «Лягушки»?

Ответ:- какое-то неприятное дело.

Все люди сталкиваются с необходимостью выполнять мелкие рутинные дела, которые нас совершенно не вдохновляют

Типичные дела - «лягушки»: наведение порядка в архиве/базе данных; звонок неприятному лицу; оформление отчета; получение справки в какой-нибудь «конторе»; посещение зубного врача ...

Главные признаки: а) выполнение этой задачи вызывает у вас неприятные эмоции; б) трудно найти причину, которая позволит вам относиться к этому делу с энтузиазмом; в) объективно (если выключить ваши эмоции) дело не слишком сложное

Поедание одной «лягушки» каждое утро повышает продуктивность вашей работы на 50%, т.к. вы весь день ходите бодрый и радостный. Про остальных»лягушек» вы не вспоминаете – они остались на следующие дни. Если утром её не съесть – она будет весь день маячить где-то на горизонте вашего сознания и отравлять вашу жизнь;

При планировании недели составьте список из 10-ти дел-лягушек;

Съедайте по одной из них в течение дня и записывайте, сколько времени заняло выполнение этой задачи;

Подведение итогов

1. Памятка «Тайм-менеджмент»

Заведите себе «дневник времени». Он одновременно может служить вам и календарем, и средством для планирования времени, и записной книжкой.

Правильно распределяйте дела во времени:

- составление списка дел;

- упорядочение дел в списке (продумайте и запишите, в каком порядке вы будете завтра выполнять намеченные мероприятия;

- разделение списка на две колонки: список регулярных дел и список прочих дел.

Если в течение дня вы выполнили запланированные дела, поставьте «+», если не сделали, поставьте «-»;

После того, как вы обдумаете выполненные и невыполненные дела, составьте план на новый день, включив в него те дела, которые не успели доделать.

Маленькие дела на 3 минуты необходимо делать сразу. Дела, на выполнение которых нужно больше, чем три минуты, нужно сделать в ближайшее время.

Начатое дело доводите до конца, иначе вы снижаете свою эффективность в 5 раз.

«Чемодан в дорогу»

Цель:создание благоприятного образа будущего, повышение самооценки.

Наш тренинг подходит к концу, но впереди у каждого из нас долгий путь к самосовершенствованию. Давайте соберем в дорогу чемодан, в который положим самые важные и полезные вещи, необходимые для эффективного распределения времени (каждый из участников выбирает из предложенных карточек ту, которую можно положить в чемодан).

Карточки:

Позитивное начало дня

Составить список приоритетных дел

Разбить цель на небольшие, быстро осуществимые задачи

Выполнение работы начинать с ключевых задач

Уделить время подготовительной работе

Учитывать свои индивидуальные особенности: тип темперамента и хронотип

Находить время для отдыха и здоровья

При необходимости делегировать полномочия

Уметь отказываться и говорить «нет»

Контроль и самоконтроль за результатами

Поощрять себя за выполнение большой и важной работы.

Семинар №2

Ермолаева В.Л.

Социальный педагог

Гицарева Е.В.

Педагог-психолог

«Принципы планирования Планирование дня».

С помощью тайм-менеджмента каждый педагог имеет возможность эффективно планировать свой распорядок дня, месяца, года. В учебном процессе есть обязательные дела, которые нуждаются в чёткой организации, контроле, планировании, а главное – в своевременном выполнении. Тайм-менеджмент помогает педагогу определить, что является для него главным и нуждается в организации, планировании, а что — второстепенным, помогает контролировать собственное время, распоряжаться им, но речь не идёт о жёстком контроле.
Планированием называют процесс оптимального распределения ресурсов, необходимых для достижения поставленных целей и задач, а также совокупность процессов, которые связаны с их постановкой и реализацией. Как только вы садитесь за составление плана и начинаете продумывать его, ваша цель из абстрактной начинает трансформироваться в конкретную. Но планы и проекты в вашем сознании не приведут вас к результату до тех пор, пока вы не начнёте действовать практически. Таким образом, между желанием и результатом находится действие, а планирование ускоряет процесс достижения цели, так как представляет собой практическое руководство к действию. Планирование, во-первых, позволяет определить конкретные шаги, которые необходимо совершить для того, чтобы достигнуть нужного результата. Во-вторых, оно помогает определить необходимые для этого ресурсы и их источники. В-третьих, оно даёт возможность поставить временные рамки. В тайм-менеджменте есть инструмент под названием «To do list» – список того, что нужно сделать. Это перечень задач на день, неделю или другой чётко очерченный период времени. Недельный или месячный «To do list» будет состоять из задач, требующих для решения целого ряда дневных действий. Действия, в свою очередь, требуют плана. Такие перечни не нуждаются в дополнительных ресурсах, а позволяют наглядно отображать всё, что вам нужно сделать и контролировать этот процесс.
Для того, чтобы держать все задачи под контролем, нужны всего три основных раздела в вашей системе планирования:
1 «День»: задачи на сегодня – план дня в ежедневнике.
2 «Неделя»: среднесрочные задачи — выполнение которых
прогнозируется в ближайшие неделю-месяц.
3«Год»: долгосрочные задачи – все прочие.

Когда мы задумываемся о среднесрочном планировании, первое, что обычно приходит в голову, — понятия «план на неделю», «план на месяц», «план на год». Такое жёсткое планирование вряд ли вам понадобится. В личной работе план на неделю и план на месяц рухнут в первый же день. Нужен не жёсткий план на период, а жёсткие правила перемещения задач между разделами. А именно:

 при планировании следующего дня просматривается раздел «Неделя». Всё «дозревшее до выполнения», наиболее актуальное, переносится в раздел «День».
 раз в неделю, при планировании следующей недели, просматривается раздел «Год». Всё наиболее актуальное переносится в раздел «Неделя».

Несоблюдение планов и невыполнение поставленной цели приводит к постоянной нехватке времени и негативному результату будущих действий.

Принципы планирования

Основные принципы планирования, которыми необходимо руководствоваться при составлении планов, следующие:

Регулярность планирования. На каждый день у человека должен быть план. Расписан должен быть каждый час. Составлять планы нужно таким образом, чтобы в любой момент иметь какое-то определенное занятие.

Реалистичность планирования. В данном случае это означает отказ от иллюзорных, заранее невыполнимых планов, мечтаний и «витания в облаках». Реальный план не обязательно будет выполнен. Невозможно предусмотреть абсолютно все факторы, влияющие на деятельность, поэтому нужно быть готовым к тому, что результат в действительности будет отличаться от планируемого.

Гибкость планирования. Планы должны быть составлены таким образом, чтобы в случае появления непредвиденного обстоятельства их можно было бы легко изменить. Непрерывно ищите, что именно можно сделать для достижения цели, насыщайте план альтернативными действиями.

Письменная форма. Все планы в обязательном порядке должны составляться письменно. Даже в случае, когда предстоящий день похож на предыдущий, он не всегда может быть упорядочен, структурирован и оптимизирован без письменно составленного плана.

Установление приоритетов. В плане должно быть точно обозначено, какие дела являются наиболее важными. Им необходимо отводить как можно больше времени.

Нормирование работы. Для каждой работы должно быть выделено определенное количество времени. Одну и ту же работу разные люди выполняют с различной скоростью. Поэтому при нормировании нужно исходить главным образом из личного опыта и собственной практики.

Определение критериев выполнения. Для каждого вида деятельности должен быть установлен критерий, по которому эта работа будет признана выполненной. Человек может устанавливать критерии самостоятельно — или же их определяют другие люди (например, преподаватель). В последнем случае нужно обязательно выяснить, каков этот критерий и что от вас действительно требуется в результате.

Рациональность дробления задач. При необходимости разделения времени выполнения задач на несколько обособленных блоков каждый из них должен иметь промежуточное завершение. В противном случае вам нужно будет возвращаться к уже пройденному этапу, чтобы вспомнить, как он связан с настоящим. Кроме того, разнообразные виды деятельности должны быть сгруппированы в отдельные временные блоки, в которые были бы включены сходные по содержанию затраты времени (например, телефонные звонки или разбор корреспонденции). Размер таких блоков зависит от важности выполняемых работ.

Последовательность. Все дела необходимо выполнять последовательно. Планы должны предусматривать начало новой работы только тогда, когда закончена предыдущая (или её обособленный блок).

Делегирование. С самого начала необходимо установить, какую работу нужно выполнять лично, а какую можно перепоручить другим.

Начинайте планировать. Прямо сейчас, именно сегодня, не «с понедельника».

Планирование дня

Правило «Записывай всё» продвигается в большинстве методов организации личного и рабочего времени. Обязательно записывайте все задачи на день и регулярно просматривайте этот список в течение дня. Это потребует всего несколько минут, но обеспечит управляемость и подконтрольность задач, возможность ничего не забывать и правильно расставлять приоритеты.
Постоянно работайте со списком. Если появилась новая задача —включите её в список. Список хорош тем, что, при необходимости корректируя его в течение дня и отмечая сделанные пункты, к вечеру можно получить удовлетворение от сделанной работы. Это даст вам дополнительную энергию и разбудит новые творческие силы.
Когда лучше планировать рабочий день? Классические ТМ-источники жёстко настаивают – с вечера. В любом случае, с вечера или с утра планировался день, – к плану ни в коем случае нельзя относиться как к закону. Частое возражение против планирования дня состоит в том, что всё быстро меняется. Но план существует не для того, чтобы загнать себя в жёсткие рамки и не реагировать на изменяющиеся внешние обстоятельства.
План должен корректироваться при изменении обстоятельств. Времени на это потребуется максимум 5- 7 минут в совокупности в течение дня, а сэкономит грамотное планирование – часы.

План – это как раз способ в изменяющихся обстоятельствах ориентироваться. Как делать планирование гибким, удобным и комфортным, незагоняющим в слишком жёсткие рамки, – мы сейчас разберём на примере.
Методика планирования дня, с которой мы познакомимся, не привязана к какому-то конкретному органайзеру. Большинство ежедневников вполне подойдут, если их грамотно и гибко использовать. Определите какой из распространенных типов ежедневника больше вам подходит:

 с обзором недели – удобен для координации встреч и задач разных дней между собой; даёт хороший обзор общей картины недели;
с обзором дня – удобен при большом количестве задач на день; даёт возможность более детального планирования конкретного рабочего дня. Координировать неделю в таком ежедневнике будет труднее.
При планировании дня мы имеем дело с тремя типами задач:
 «жёсткие» встречи – привязанные к конкретному моменту времени («семинар в 12.00»);

 «гибкие» задачи – не привязанные к жёсткому времени («узнать время презентации»). «Гибкие» не означает «не обязательные» и не означает «не имеющие срока исполнения» – у этих задач может быть срок, нонет конкретного момента времени, в который вы должны эти задачи решать;
 «бюджетируемые» («плавающие») задачи — крупные приоритетные задачи, у которых нет жёсткого срока исполнения, но которые требуют достаточно большого ресурса времени («подготовка к семинару – 2 часа»).
Такая классификация помогает оптимально сочетать жёсткое и гибкое планирование. Встречи планируются жёстко, а «гибкие» задачи – более мягко.

Алгоритм планирования дня (на примере ежедневника с обзором дня)
следующий:

 в свободном пространстве (как правило, расположенном в ежедневниках справа от сетки времени) составьте полный список «гибких» задач (не привязанных к точному времени);
 выделите в списке каким-то образом, например, красным цветом или шрифтом («обрати внимание»), 2-3 приоритетных задачи. Выполнение «гибких» задач начинайте именно с них;
 на сетке времени запланируйте «жёсткие» встречи, мероприятия —привязанные к конкретному времени;
 для приоритетных задач, требующих достаточно большого ресурса времени, «забюджетируйте» это время.
Время между «жёсткими» встречами в течение дня заполняйте, начиная с
выполнения «красных гибких» задач.

В качестве примера приведем план дня, записанный в «почасовой сетке» ежедневника с обзором дня. В привёденном примере слева записаны «жёсткие» встречи, причём не просто списком, а с наглядной привязкой к сетке времени. Справа — список «гибких» задач, наиболее приоритетные из них выделены полужирным шрифтом. Благодаря наглядности левой части плана, сразу видим интервалы времени, в которые можем выполнять «бюджетируемые» задачи. При этом хорошо видно, хватит ли на них времени.
10.02. 20015
07 подъем
08 завтрак
09 лекции методичка по ТОЭ (забрать у коллеги)
10 – читальный зал
11 – позвонить Иванову (кино)
12 – пообедать
13 – кабинет философии (семинар)
14отчёт (1ч)
15 подготовка у уроку (2ч)
16 фитнес (2ч)оплатить телеф.
17 позвонить родителям
18 вебинар(1.5ч)
19 ужин
20
21
22
23 отбой

Обратите внимание, не надо расписывать по времени все задачи.
Планировать необходимо лишь часть рабочего времени, оно обычно составляет 60 % от общего (Правило 60:40). Остальные же 40 % времени необходимо оставить свободными для непредвиденных случаев. Благодаря этому план устойчив к любым ситуациям. Если появляется новая задача, надо просто дописывать ее в «гибкий» список, оценивая её приоритетность.
При планировании «гибких» задач, не привязанных к жёсткому времени исполнения, рекомендуется использовать простую технику – результато-ориентированный список. Используйте сильные, действенные глаголы и ясную формулировку результата. Казалось бы, формальности, «ведь я и так помню, о чем идет речь в записи «позвонить Иванову». Но представлять результат в голове и письменно зафиксировать его в энергичных формулировках — две совершенно разные вещи.

Многие задачи практически невозможно привязать к жёсткому времени исполнения. Возможность их выполнить связана с наличием нужного «кайроса», контекста, совокупности благоприятных обстоятельств. Систему контекстного планирования можно наладить в любом обычном ежедневнике.
Для этого нужно сделать следующее:
 выявить актуальные для вас контексты (как правило, достаточно 5-7: дом, поездка к родителям, работа и т.д.);

 создать разделы в ежедневнике, соответствующие этим контекстам.
При приближении какого-либо контекста («кайроса») достаточно заглянуть в соответствующий раздел органайзера и освежить в памяти нужные дела.
Помимо ежедневников, списков дел, планировщиков и т.д. необходимо иметь под рукой ещё ряд тетрадей/блокнотов для того, чтобы записывать туда то, что не попадает в категорию «To Do». Наша память – крайне ненадежный союзник. Начните вести список важных данных, сгруппированных по жизненным сферам, который будет у вас всегда под рукой.
Грамотно составленная программа дня является предпосылкой для эффективной работы, но максимальный успех, может быть, достигнут только при ее рациональной организации. А для этого нам нужно определить, что нам мешает правильно спланировать свой день, неделю и т.д.

На следующем семинаре мы рассмотрим- основные причины потерь времени.

Семинар №3

Ермолаева В.Л.

Социальный педагог

Козинец Р.В.

Заместитель директора по УР

«Основные причины потери времени.

Способы минимализации неэффективных расходов времени»

Основные причины потери времени

В ходе реализации программы дня человек сталкивается с множеством факторов, которые вынуждают его отклоняться от запланированного. Очень часто нас отрывают от работы как наша собственная недисциплинированность, мысли на личные темы, так и телефонные звонки или требующее внимания окружение. Одной из функций тайм-менеджмента является выяснение сути и уменьшение влияния таких факторов. Поскольку большинство из них представляет собой стандартные ситуации, их нужно
иметь в виду и выработать устойчивые модели поведения в таких случаях.
Наибольшее внимание здесь следует обратить на так называемых
«прерывателей» и «поглотителей» времени.
Прерыватели времени –это вид стандартных ситуаций, временно останавливающих основную работу, которые могут быть чётко обозначены во времени (из собственного опыта, как правило, становится ясным, сколько времени уходит на тот или иной прерыватель) и которые, в отличие от поглотителей, способствуют решению поставленных задач. К ним относятся телефонные звонки, личные и деловые встречи, срочно возникшая работа и т.д.

Каждый из нас в той или иной степени оказывался в ситуации, когда время «уходит неизвестно куда». На самом деле уже давно известно, что огромное количество нашего времени у нас отбирают поглотители.

Поглотители времени — это различного рода препятствия, затрудняющие, а иногда даже делающие невозможным дальнейшее выполнение работы. К ним можно отнести помехи извне – плоды нашего рабочего окружения; события, отвлекающие внимание и лишающиеконтроля над временем.

Внешние поглотители времени:
 время в транспорте (задержки в дороге);
 разговоры на отвлеченные темы;
 телефонные звонки;
 электронная почта (спам);
 социальные сети и т.п.
Помимо внешних поглотителей времени, которые никаким образом от человека не зависят, существуют и внутренние, крадущие человеческое время изнутри: характер и личные качества человека, которые вызывают простои в работе, а в результате – стресс и негативную мысль о том, чтовремени катастрофически не хватает.

Внутренние поглотители времени:
 привычка хвататься за всё и сразу;
 природная медлительность;
 природная рассеянность;
 неумение отказывать и говорить «нет»;
 привычка откладывать важные дела на конец дня и т.п.
Устранять таких воров просто необходимо, однако это значительно труднее, чем избавляться от внешних пожирателей времени, ведь внутренние помехи – это часть человеческой жизни, от которой избавиться весьма проблематично.

Откладывание дел. Если вы считаете, что не успеете, какое-то важное дело и поэтому отложили его «до завтра», то завтра, скорее всего, вы снова не успеете выполнить его в промежутки времени между основной работой и снова отложите дело «в долгий ящик». А тем временем вы могли бы уделять этому делу короткие промежутки времени каждый день и за несколько дней закончить его.

Итак, первое, что вы должны сделать, так это выявить все возможные причины, толкающие вас откладывать важное на «потом». Каждый из нас впускает в свою жизнь привычку откладывать (прокрастинация) по разным причинам:

 заниженная самооценка;
 отсутствие цели, мотивации;
 бесхарактерность;
 неумение организовать работу;
 отсутствие знаний;
 нелюбимое дело;
 плохое настроение;
 усталость;
 болезнь и т.п.
Наши неправильные действия и поступки, порой основывающиеся на заблуждениях и неверных представлениях, приводят к потере времени. При этом мы абсолютно уверены, что всё делаем правильно.

Тайм-менеджмент позволяет научиться сокращать до минимума или вообще избегать неэффективных затрат времени.

Способы минимализации неэффективных расходов времени

Задайте себе два вопроса:
1) «Почему вам всегда не хватает времени?!»Ответ здесь нужен, прежде всего, для того, чтобы выявить скрытые в вас ресурсы.
2) «На что именно вы тратите большую часть своего времени? На саму работу, или же всё-таки на поиски путей её избегания?»Поиск ответов — это и есть то самое «лечение», психологические упражнения в борьбе с прокрастинацией.

Используйте техники выявления поглотителей, позволяющие задействовать «валяющиеся под ногами» резервы времени.

Разберем сначала общий метод борьбы с любыми «поглотителями времени» —хронометраж.
Хронометраж — один из вспомогательных инструментов тайм-менеджмента.
Он позволяет провести «аудит», «инвентаризацию» вашего времени. Учёт вскрывает действительную картину работы: простои, медлительность, утечку времени. А без такой картины нельзя составить никакого обоснованного, реального плана.
Провести хронометраж нетрудно. Возьмите любой блокнот, который вам удобно будет носить с собой. Лучше, чтобы он был ярким и заметным. И с самого утра начинайте фиксировать в нём всё, что делаете в течение дня.

Большое значение в вопросе минимизации неэффективных расходов времени имеет самодисциплина. Это значит, что вы можете взяться и поработать тогда, когда это нужно, вне зависимости от степени интересности занятия. Гораздо чаще предстоит справляться с однотипными, скучными, рутинными делами, но, для достижения успеха, нужно и их выполнять старательно. Поэтому, каким бы мелочным и незначительным или неприятным вам не казалось дело, выполнить его вы должны.

При необходимости руководствуйтесь «правилом 2-х минут», которое гласит:

«Дела, укладывающиеся в рамки 2-х минут, выполняйте, не откладывая на потом». Это не означает, что в любой ситуации нужно сразу бросаться выполнять поступившее новое дело. Да, в идеале так и нужно поступать, но иногда невозможно сразу отвлечься от выполняемой работы. В таком случае подобные дела необходимо держать на контроле и разобраться с ними при первой же возможности. Придется потратить больше времени и сил на организацию подобных дел, чем на их последующее выполнение (если ведете список дел, то имеется в виду занесение таких дел в список; если же нет, то это те усилия, которые потратите на удержание подобной мелочи в памяти). Как бы тщательно ни осуществлялось планирование, в течение дня часто возникают не заполненные действиями промежутки времени. Вы завершили дело раньше намеченного срока, запланированная встреча сорвалась или вы вынуждены, по каким-либо причинам, ждать — это лишь некоторые причины возникновения промежутков времени. Если сложить появившиеся в рабочем графике промежутки, выйдет не такой уж маленький отрезок времени. Во время ожидания транспорта, друга, в перерыве между занятиями и т. д., вы вполне могли бы что-то читать, сделать нужный звонок.

Рутинную работу лучше автоматизировать. У каждого человека, работающего на компьютере, существуют действия, которые выполняются каждый день. Посещение одних и тех же страниц, почтовых сервисов и пр.
Удобно, когда эти задачи выполняются автоматически. К примеру, можно не закрывать страницы в конце дня, чтобы браузер восстанавливал предыдущую страницу. Почтовый ящик, соцсети и сайты должны помогать, а не «пожирать» время. Это настоящий «подводный» камень для тех, кто работает онлайн. Можно объяснить друзьям, коллегам, что при статусе «занят» вы работаете и не можете с ними общаться ни по каким вопросам. Многие интернет-сервисы предлагают набор специальных офисных средств, которые поспособствуют в управлении временем.

Итак, вот мы и подошли к основным методам, позволяющим сократить потери времени:
1. Приучайте себя к дисциплине (следуйте распорядку дня, будьте ответственными).
2. Отведите «просиживанию» перед экраном (в соц.сетях, ТВ, скайп) строго определённое время (чем меньше, тем лучше).
3. Работайте над ленью, пересиливайте её (меняйте отношение к делу).

4.Большие и сложные задачи, делите на несколько простых — делайте работы поэтапно, но не избегайте их.
5. Чётко отводите время на выполнение намеченных планов и задач.
6. Устанавливайте приоритеты (первым делом – срочные дела).
7. Используйте матрицу Эйзенхауэра ( Важно — не Важно; Срочно– не Срочно).

8. Мотивируйте себя (представляйте успех, который ждёт, в случае доведения дела до конца).
9. Поощряйте себя, вознаграждайте свой труд (посмотрите любимый фильм, устройте себе праздник).
10. В случае неудачи, не создавайте негатив вокруг себя.
11. Вырабатывайте терпение, чувство долга.
12. Смотрите вебинары, посещайте психологические, тематические тренинги.

Посмотрите критически на себя самого: определите свои вредные привычки, отнимающие время, дела, которыми вам нравиться заниматься, но которые не продвигают вас к цели, затем постепенно заменяйте их новыми – эффективными. Главное в этом вопросе верить в свои силы, программировать себя только на успех. Если вы сомневаетесь – вы теряете время, силы и возможности. Будьте – решительны!

Адрес публикации: https://www.prodlenka.org/metodicheskie-razrabotki/251235-cikl-seminarov-po-tajm-menedzhmentu