Как написать и оформить проект?

Написание проекта

Н аписание проекта для получения гранта - это долгий процесс (особенно для тех, кто займется этим впервые) и возможность по-новому посмотреть на Вашу организацию, ее цели и задачи. Процесс написания проекта начинается с изучение собственных возможностей.

Перед написанием проекта, Вы должны задать себе и найти ответы на три вопроса:

Кто воспользуется результатами выполнения Вашего проекта?

Содействует ли выполнение этого проекта дальнейшему развитию Вашей организации?

Хватит ли у Вас сил, времени и желания на написание и выполнение проекта? Если после искренних ответов на поставленные вопросы, Вы решили продолжить начатую работу, то следующим шагом будет поиск фонда, который профинансирует Ваш проект. (См. методичку "Фандрайзинг")

Проведение подготовительной работы.

Умение подать проект в правильном свете - важное и сложное дело. Показать его значимость и важность для общества - первый шаг в проведении подготовительной работы по проекту. Вы должны собрать детальную информацию относительно тех моментов, которые составляют основу всякого проекта и могут влиять на его успех:

Население: численность, возраст, пол;

Среда: условия, которые влияют на здоровье, погодные условия;

Инфраструктура: больницы, школы, дороги, предприятия, учреждения общественного питания;

Ресурсы: материальные и людские ресурсы;

Вера и уровень развития: культурный, религиозный, политический, социальный;

Экономика: наличие денег, их источники и распределение;

Мысли, идеи и склонности: мысли населения касательно потребностей и имеющихся возможностей.

В процессе подготовки Вашего проекта полезным будет ознакомление с критериями оценки проектов, которые используются фондами. Большинство фондов дают перечень информации, которая должна быть включена в проект, а также схему его написания. Вы должны четко следовать требованиям, которые предъявляет фонд с тем, чтобы подать конкурентоспособный проект.

Написание проекта.

Если вы обозначили проблему и провели подготовительную работу, можно приступать к написанию проекта. Не обязательно быть великим писателем, чтобы написать конкурентоспособный проект. Проект должен быть целостным, ясным, сжатым, конкретным и убедительным.
Форма проекта может быть разной, но любой проект должен включать такие пункты:

1. Презентация организации

Какую организацию Вы представляете? Дайте короткую справку об организации.

Какие основные цели и задачи Вашей организации?

Есть ли у Вашей организации достаточный опыт и квалифицированный персонал для реализации данного проекта?

2. Формулирование проблемы

Коротко охарактеризуйте существующую ситуацию и опишите проблему, которую Вы собираетесь решать.

Обозначьте круг людей, которых касается эта проблема, приведите количественную и качественную информацию.

Покажите соответствие поставленной проблемы целям и в озможностям Вашей организации.

Поясните, почему именно Ваша организация берется за решение этой проблемы.

Пример:
ХОРОШО: "В Первомайском районе Крыма живет много безработных женщин, у которых есть небольшие хозяйства и коровы".
ПЛОХО: "У многих безработных женщин нет доступа к рынку".

!! Формулирование проблемы должно отражать не внутренние проблемы Вашей организации, а проблемы в обществе, которые организация хочет решить.

3. Определение цели.

Цель - это то, ради чего Вы начинаете проект. Это общие утверждения, которые трудно оценить количественно, главное назначение которых показать тип проблемы, на решение которой направлен проект.

Пример:
ХОРОШО: "Цель проекта нашей организации - помочь безработным женщинам Первомайского района Крыма вступить в рынок с помощью создания малых предприятий по переработке и сбыту молочной продукции".
ПЛОХО: "Цель проекта нашей организации - дать женщинам возможность вступить в рынок".

4. Задачи проекта.

Задачи проекта - это конкретные шаги, которые необходимо выполнить для изменения существующей ситуации на лучшую, это шаги для достижения Вашей цели. Эти изменения должны произойти в процессе реализации Вашего проекта.

Пример:
ХОРОШО: "На протяжении первого месяца с момента начала реализации проекта первые 50 женщин из трех сел пройдут обучение по технологической обработке молочных продуктов".
ПЛОХО: "Сформировать группу женщин для проведения обучения".

!! Цель и задачи проекта логично вытекают из поставленной проблемы.

5. Рабочий план.

Рабочий план Вашего проекта должен пояснить, как Вы будете выполнять проект для достижения поставленных задач:

Кто будет отвечать за выполнение поставленных задач?

Что будет сделано?

Какие ресурсы будут задействованы при выполнении задач?

Какие сроки выполнения задач?

!! Не путайте задачи и методы выполнения проекта.

6. Оценка выполнения проекта.

Тут Вы должны пояснить, как Вы собираетесь оценивать успех выполнения проекта. Включите конкретные методы оценки степени эффективности проекта. Это необходимо для того, чтобы можно было понять, насколько удалось достичь поставленных в проекте задач. Оценка может проводиться разными путями, используя количественные и качественные показатели. Оценка проводится для того, чтобы Вы и Ваша организация еще раз убедились, на сколько успешно продвигается выполнение задач, предусмотренных в проекте.

7. Бюджет проекта.

С оставляйте бюджет после того, как напишите проект. Бюджет должен включать достоверную проверенную финансовую информацию. Обозначьте срок бюджета. В действительности Вы должны составить два бюджета. Первый покажет стоимость всего проекта в целом, тогда, как цель второго - показать стоимость каждого шага проекта.

Внесите возможные поправки на инфляцию. Покажите другие источники финансирования. Если Ваша организация использует личное помещение или транспорт для выполнения проекта, то не забудьте включить их стоимость в бюджет проекта, как собственный вклад. Этот вклад имеет свою "цену", и Вы должны были бы платить за них в случае их отсутствия. Как правило, бюджет должен быть составлен в долларах США либо другой валюте, согласно требованиям программы.

Включите в бюджет следующие категории (не обязательно все):

Штатное расписание (заработная плата);

Консультанты;

Командировочные: проезд, суточные, гостиница;

Прямые затраты: аренда помещения, телефон, телеграф, почтовые затраты, коммунальные услуги;

Оборудование: автомобиль, компьютер, факс, ксерокс, принтер;

Профессиональная подготовка;

Непрямые затраты;

Другие выплаты;

Поправка на инфляцию.

Укажите стоимость единицы, количество единиц, длительность проекта, имеющиеся собственные средства, имеющиеся средства спонсоров и необходимые средства, стоимость каждой отдельной категории и общая стоимость проекта.

8. Дополнительные данные.

В данный раздел могут входить такие дополнительные материалы, которые усилят Ваш проект:

Данные про исполнителей проекта;

Данные про место выполнения проекта; Рекомендации для исполнителей проекта и заботы о целесообразности проекта;

Планы достижения самообеспеченности организации в будущем;

Дополнительные данные, которые вносятся в проект.

Общие рекомендации по написанию проекта.

1. Четко и ясно.

В процессе подготовки проекта не оставляйте без внимания такие основные правила:

Используйте слова, которые обозначают завершенность (подготовить, изменить, увеличить, организовать, выполнить)

Пользуйтесь критериями SMART, формулируя задачи (более подробно см. методичку "Что такое миссия?"):

S –specific – конкретность

M –measurable – исчисляемость

A –area-specific – территориальность

R –realistic – реалистичность

T –time-bound - определенность по времени (временные рамки)

Избегайте жаргонных слов;

Исправьте грамматические ошибки;

Добейтесь уверенного и смелого тона;

Мысли излагайте коротко, ясно, интересно.

2. Приблизительный объем основных разделов проекта.

Презентация организации - до 1 страницы

Формулирование проблемы - до 1 страницы

Цель проекта - 1 абзац

Задачи проекта - от 0,5 до 1 страницы

План реализации проекта - до 1 страницы

Методы реализации проекта - до 1 страницы

Бюджет - до 2 страниц

Дополнительные данные - до 10 страниц

3. Общие критерии оценки проекта.

Любой донор обратит внимание на ясность поставленных целей, задач и возможности Вашей организации. Донор надеется увидеть четкую, логическую связь между спецификой деятельности Вашей организации и сформулированной проблемой.

Насколько реалистичной является поставленная цель? Приведет ли реализация проекта к изменению существующей ситуации? Видно ли, кто будет пользоваться результатами реализованного проекта? Насколько точны методы и план реализации проекта? Ясны ли методы оценки результатов реализации проекта? Насколько реалистичный и соответствующий для реализации поставленных задач бюджет? Показана ли финансовая и моральная поддержка других спонсоров? Показана ли компетентность исполнителей проекта?

4. Уроки, полученные в ходе подготовки проекта.

Если Вы получили грант по данному проекту - замечательно! Если нет - не впадайте в отчаянье. Попросите от фонда письменное либо устное разъяснение причин Вашей неудачи, изучите и исправьте слабые места Вашего проекта. Не бойтесь потратить лишнее время сейчас, чтобы потом достичь поставленной цели. Учитесь на своих ошибках. Люди, которые пишут замечательные проекты, никогда не теряли веру в правильность выбора и делали попытки снова и снова. Только кропотливой работой и большим терпением Вы добудете победу.

Пример проекта общественной организации.

Ассоциация "DRUGS"

СОЗДАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОГО ФАРМАКОЛОГИЧЕСКОГО ЦЕНТРА

ПРЕЗЕНТАЦИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

Ассоциация "DRUGS" основана в сентябре 1994 года. Ядро организации составляют клинические фармакологи, химики, специалисты других областей, обеспокоенные влиянием лекарств на организм человека. Основной целью организации является повышение уровня фармакологического образования населения, в том числе и медиков различных специальностей и студентов старших курсов медицинских институтов. В задачи, которые ставит перед собой ассоциация, входят:

Повышение уровня знаний населения о сложном и многообразном мире лекарств;

Изучение, исследование и регистрация побочных эффектов применения лекарств и разработка рекомендаций по их применению;

Разработка и поддержка научных проектов по изучению побочных действий лекарственных веществ на организм человека, основанных на определении уровня препарата в биологических жидкостях.

До настоящего времени сотрудниками ассоциации проводилась консультации врачей и населения по рациональному применению медикаментов; фармакологический контроль за качеством лечения детей; перевод аннотаций к медикаментам, поступающим из гуманитарной помощи.

ПОСТАНОВКА ПРОБЛЕМЫ

Экономический и политический кризис в Республике Молдова привел к резкому снижению уровня оказания медицинской помощи населению. Вырос уровень детской смертности с 17,2 до 22,3 промиль. С 1990 года в Республику перестала поступать зарубежная медицинская литература. В Республике образовался информационный вакуум, в результате чего, лучшие достижения медицины и, в том числе фармакологии, оказались недоступными медицинской общественности. В процессе проведенной проверки 1700 историй болезни в детских стационарах Республики выявлен крайне низкий уровень фармакологического образования врачей. При анализе назначений ошибки были выявлены в 82% случаев, из которых 65% приходились на ошибки при определении дозы и длительности лечения. В лечении больных используют одновременно 10-15 препаратов, а в 15% случаев от 25 до 35 лекарственных средств. По данным ВОЗ при одновременном назначении 12 медикаментов осложнения наблюдаются у 54% больных. Подавляющее большинство врачей не соблюдает принципы совместимости препаратов. Лечение осуществляется без учета индивидуальных особенностей организма ребенка, его сопутствующих заболеваний. В результате, растет число заболеваний хроническим гепатитом, лекарственным поражением почек, зрения и слуха.

Во всем мире основой рационального и безопасного применения лекарственных средств является их клиническое исследование, включающее определение уровня содержания препарата в крови больного. Успешное проведение таких исследований возможно при наличии современной аппаратуры мирового стандарта. Логическим решением этой проблемы является создание информационного фармакологического центра.

ЦЕЛЬ ПРОЕКТА

Повышение уровня оказания медицинской помощи населению Республики Молдова путем создания информационного фармакологического центра.

ЗАДАЧИ ПРОЕКТА

1. Создать информационный фармакологический центр в городе Кишиневе:
а) приобрести компьютерные программы по вопросам фармакологии, необходимые для информирования врачей и обслуживания населения;

б) создать компьютерный банк данных врачей, которым необходима информация, а так же специалистов и фирм, которые могут ее предоставить.

2. После создания базы данных провести конференцию-презентацию по информированию медицинской общественности о целях, задачах и возможностях центра. Затем на протяжении года провести 20 районных (выездных) и 2 городских семинара по вопросам безопасного и рационального применения медикаментов.

3. Издавать и распространять 6 раз в год информационный лист "DRUGS FOR ME", в котором будет подаваться необходимая для врачей информация о лекарственных препаратах, их побочных действиях и совместимости.

4. Проводить 2 раза в неделю консультации для врачей и населения по применению лекарственных средств, о новых лекарственных средствах (в том числе, поступающих по гуманитарной помощи), побочных эффектах и осложнениях от новых и ранее выпускаемых медикаментов, о совместимости и комбинированной терапии.

5. Начать создание научного центра по клиническому исследованию влияния применяемых препаратов на организм человека с целью повышения уровня оказания медицинской помощи населению.

РАБОЧИЙ ПЛАН ПРОЕКТА

№

Шаги выполнения проекта

Срок выполнения

Стоимость данного шага

Средства спонсора

Собственные средства

1

Аренда и ремонт помещения

1 месяц

$1,440

$1,440

-

2

Закупка и установка оборудования

1 месяц

$9,270

$9,270

-

3

Проведение конференции-презентации для медиков Молдовы. Оповещение населения о работе центра.

2 месяца

1 день

$950

$650

$300

4

Проведение выездных семинаров-консультаций в районных больницах и двух городских семинар.

12 месяцев

$2,400

$2,300

$100

5

Проведение индивидуальных консультаций для медиков и населения (2 дня в неделю)

12 месяцев

$1,300

$1,300

-

6

Выпуск бюллетеня "DRUGS FOR ME" (6 раз в год)

12 месяцев

$900

$900

-

7

Проведение работы по открытию научной лаборатории по проблемам применения лекарственных препаратов и их мониторинга

12 месяцев

$1,350

$1,350

-

ВСЕГО

12 месяцев

$17,910

$17,610

$400

№

Категории

Цена

единиц

Кол-во

единиц

Продолжительность (месяц)

Средства получен-ные

От доноров

Взнос

Вашей

организации

Запрашиваемая сумма

I

Штатное расписание (зарплата)

Директор центра

75

1

12

900

Администратор

50

1

12

600

Клинический фармаколог

50

1

12

600

Всего

2,100

II

Консультанты

ВСЕГО

100

5

500

II

Поездки

Стоимость билетов по СНГ (Москва)

100

1

100

Международные конференция (Вена)

200

1

200

Аренда автомобиля (по республике)

40

20 раз

800

Гостиница - Москва

50/день

1

5 дней

250

Гостиница - Вена

100/день

1

4 дня

400

ВСЕГО

1,750

IV

Прямые расходы

Аренда помещения

120

1

12

1,440

Мебель

300

300

0

Конференция-презентация на 100 чел.

700

1 день

350

350

Семинары

25

22

1 день

100

450

Телефон, факс, почта, e-mail

150

250

Канцтовары

200

200

Размножение\печать

200

200

ВСЕГО

350

400

2,790

V

Оборудование

Компьютеры: “IBM-DX-486”

-notebook “IBM Thinkbad-500” 486-SLC2-50

2,000

2,500

2,000

2,500

Лазерный принтер “HPLaserJetIIIP”

1,000

1,000

Телефонный аппарат-автоответчик “Panasonic”

70

70

Телефакс“Panasonic F-500”

1,000

1,000

Копировальный аппарат “CanonPC-12” включая картридж

1,800

1,800

Компьютерные программы (совместимость медикаментов)

300

3

900

ВСЕГО

9,270

VI

Профессиональная подготовка

200

2

400

VII

Непрямые расходы

250

250

VIII

Другие расходы

100

100

ВСЕГО

350

400

17,160

ДЕСЯТЬ ШАГОВ УСПЕШНОГО ФАНДРАЙЗИНГА

Процесс поиска денег отнимает много времени и предполагает осуществление многих шагов. Тем не менее, старательно составленный, он может привести к продуктивному и длительному сотрудничеству с фондами и корпоративными общественными программами.

1. Определите фонды, отвечающие интересам Вашей благотворительной деятельности или, если Вы - частное лицо, осуществляют финансирование частной деятельности. Используйте справочники, личные контакты, рекомендации, Интернет. Процесс выявления фонда предусматривает два шага. Первый шаг нацелен на разработку первичного списка из 10-15 фондов, чьи интересы отвечают интересам Вашей организации или Вашего проекта. Второй шаг предусматривает дальнейшее исследование, после которого этот список сузится до 3-4 фондов, с которыми Вы можете работать.

2. Свяжитесь с фондом для получения их справочника или каких-либо других материалов (годовых отчетов, информационных бюллетеней, периодических изданий). Запросите материалы по телефону, через e-mail, факсом или письмом. На данном этапе не следует включать данные об организации или о положении проекта. Дело в том, что наилучшими источниками информации о фондах и корпоративных донорах являются издания самих фондов. После начального исследования, если Вы обнаружили потенциального донора в своем списке, Вы можете запросить его годовой отчет или рекомендации для заполнения и подачи аппликационных форм. Публикациями фонда могут быть годовые отчеты, информационные бюллетени, список грантовых программ, пресс-релизы, рекомендации по заполнению и подаче аппликационных форм и другие документы. Работая с годовым отчетом, обратите внимание на информацию, которая поможет Вам определить - необходимо ли оставить фонд в Вашем списке потенциальных доноров. Особенное внимание обращайте на установленные программные приоритеты, географические приоритеты, ограничения и иные характеристики. Из списка грантовых программ, который часто включают в годовой отчет, можно также получить ценную информацию. Список грантовых программ указывает на типы организаций, которые фонды планируют поддерживать, и средний размер их грантов.

3. Прочитайте внимательно материалы, чтобы определить, совпадают ли интересы фонда с деятельностью, которая должна получить финансирование. Если интересы не совпадают, остановитесь - фонды завалены неуместными заявками.

4. Некоторые фонды могут требовать предварительный лист-запрос. Лист-запрос - это не просто документ, в котором Вы просите финансирование. Это мини-заявка, как правило, на 2-3 страницах (полная заявка обычно содержит 10 и более страниц). Большинство фондов определяют, что должен содержать лист-запрос или заявка. Необходимо четко придерживаться этих инструкций, включая ответы на вопросы. Неисполнение этих условий может привести к тому, что Ваша заявка будет отклонена, несмотря на все преимущества. Много донорских организаций, особенно те, которые дают стипендии или вознаграждения, сами предлагают заранее напечатанные аппликационные формы, которые необходимо заполнить.

5. Если фонд не дает инструкций, тогда лист-запрос должен содержать 2-3 страницы и включать, самое наименьшее, следующую информацию:

сколько денег Вам необходимо;

об организации, включая историю, текущие и исполненные проекты, с какой потребностью Вы обращаетесь, Ваши попечители или директора;

короткое описание программы или проекта, который должен быть профинансирован или как будут использованы финансы, если предусматривается поддержка общей деятельности;

бюджет организации и бюджет программы или проекта;

копия регистрационного документа.

6. Если фонд не дает инструкций, заявка может быть более детальной, чем лист-запрос, и должна включать:

резюме исполнителей проекта;

список главных спонсоров, включая иные фонды и компании;

иные источники финансирования;

годовой отчет;

критерий оценки успеха проекта.

7. Ваша заявка должна быть написана понятно и правильным английским, украинским или русским языками (согласно требованиям конкретной донорской организации).

8. Не отсылайте данные, которые не требует фонд. В случае, если фонд не настаивает на получении заявки или листа-запроса факсом или через e-mail, отсылайте их почтой. Некоторые фонды имеют электронные аппликационные формы.

9. Сделайте так, чтобы Вас и Вашу организацию хорошо знали в данной области, завяжите тесные связи, сделайте хорошую рекламу Вашей работе. Нельзя недооценивать значения неформального общения с донорами.

10. Если Вы получили грант, четко придерживайтесь требований касающихся отчета или оценки работы. Неисполнение этих требований и условий может привести к созданию отрицательной репутации Вашей организации и Вашей деятельности. Определите все ограничения и обязанности с Вашей стороны, которых Вы должны четко придерживаться. Не тяните с выражением благодарности.

ПОМНИТЕ, ЧТО:

Эффективное финансирование начинается с Вашей организации

Эффективное финансирование фондами и корпоративными общественными программами базируется на развитии продуманной организационной стратегии и связанным программным предложением.
Развитие организационной стратегии обычно требует тяжелой работы со стороны совета попечителей и директоров Вашей организации, а также привлечение других организаций, которые имеют похожие цели. Развивая свою стратегию, Вы должны четко и прямо ответить на такие вопросы:

Какова цель Вашей организации?

На какую аудиторию Вы нацелены?

Получает ли Ваша аудитория подобные услуги от какой-нибудь другой организации?

Какую важную потребность или потребности Вы планируете удовлетворить?

Какую проблему Вы планируете решить?

Полностью ли поддерживает совет директоров Ваши инициативы по реагированию на эти потребности?

Финансирование - это долговременные отношения

Успешное финансирование часто зависит от установления долгосрочных отношений между партнерами. Три или четыре фонда, которые остались в Вашем списке, могут иметь богатый опыт в Вашей сфере деятельности, или они могут быть заинтересованы в получении опыта в Вашей сфере и в Вашей стране или регионе. Сотрудничая с фондом, Ваша организация должна взять на себя обязанности ответственных отношений. Это предполагает общение в форме эффективного и своевременной отчетности, как того требует донорская организация, а так же постоянное информирование донора про значимые изменения в письменном проектном предложении. Ни один из фондов не даст Вам грант в обмен на отчет, написанный на полстранички, да еще и на год позже.

Со временем такое общение может развиться в полезные профессиональные отношения для обеих сторон, когда донорская организация и грантист работают для достижения общих конкретных целей.

КАК СОСТАВИТЬ АППЛИКАЦИОННУЮ ЗАЯВКУ

Вы можете представить свою заявку в виде короткого письма или солидного документа, который представит Ваш проект очень подробно. Вы можете напечатать брошюру и отослать ее с коротким сопроводительным письмом, как части апелляционной компании или просто послать запрос почтой свои потенциальным донорам.
Как бы Вы не планировали заявить о себе, Вы должны сделать следующее:

Изложить идею в форме, которая привлечет внимание.

Обозначить возможные источники финансирования проекта. Так же необходимо узнать как можно больше об интересах фонда.

Подумать, ПОЧЕМУ фонд может быть заинтересованным в предоставлении Вам поддержки. Простой констатации того, что Вы планируете сделать, не достаточно. Составить план долгосрочных обязательств финансирования проекта (если Вы предполагаете продолжить проект после окончания срока финансирования).

Излагать свои мысли относительно Вашей поддержки четко, вразумительно, убедительно, вдохновенно.

Обозначить контактное лицо. Это лицо, которое будет подписывать письма, отвечать на телефонные звонки и вести дальнейшие переговоры.

Решить, каким образом и когда подать заявку. Вы можете договориться о предварительных неформальных переговорах перед тем, как подать заполненную заявку. Фонд также может иметь особенные требования для подачи аппликационных форм, о которых Вам нужно знать.

Сделать запрос, в котором как можно четче обозначить, как и в каком размере фонд может предоставить Вам финансовую поддержку.

Взлеты и падения

Успех притягивает успех. Фонды стремятся работать с победителями, а не с неудачниками. Демонстрация своих успехов прибавит вам шансов получить грант.
Какие, по Вашему мнению, успехи и достижения за последние 2-3 года Вы могли бы продемонстрировать, подавая аппликацию?

Успехи, которые касаются организации в целом?

Успешные проекты, события, работа?

Примеры личных достижений?

Успех и получение поддержки либо спонсорства?

Цели, которые были достигнуты?

Учитесь на ошибках.

Даже самые успешные организации время от времени ошибаются. Иногда проект является экспериментальным и просто не работает. Возможно, изменились обстоятельства или потребности. Иногда уменьшается сумма гранта либо приостанавливается дальнейшее финансирование. Какими бы не были причины Вашей неудачи, акцентируйте внимание на достижениях. Заявляйте о своих успехах, используя все средства, но и не прячьте свои ошибки. Всегда есть уроки, которые можно выучить и понять, почему Ваш проект не прошел.

ОЦЕНКА ВАШЕЙ ЗАЯВКИ

Придерживайтесь следующих критериев для оценки вашей заявки:

Стиль

Название: название проекта краткое, уместное и такое, что легко запоминается?

Первый параграф: обращает ли первый параграф на себя внимание читателя и может ли он заинтересовать его для дальнейшего чтения?

Письмо: довольны ли Вы тем, каким образом написана заявка? Является ли она "читабельной"?

Объем: является ли этот объем приемлемым? Включает ли он все пункты, которые Вы должны выполнить?

Интонация: является ли тон заявки позитивным, уверенным, вдохновенным? Создает ли он впечатление срочности и важности?

Логичность: соблюдена ли логическая последовательность от проблемы до ее решения, от решения до способов, от способов, необходимых для обеспечения этого решения, и от ресурсов до того, каким образом фонд может Вам помочь?

Визуальное выражение: имеет ли заявка надлежащее расположение параграфов, подзаголовков и таблиц (где необходимо)? Проверьте отсутствие орфографических ошибок и аккуратность печати.

Заголовок: привлекает ли логотип Вашей организации внимание? Содержит ли он достаточно информации?

Общение с фондом

Личный подход: производит ли Ваша заявка впечатление письма, написанного лично донору? Подписана ли она лично?

Предшествующий контакт: обозначены ли в Вашей заявке предыдущие контакты, которые Вы имели с фондом?

Интересы фонда: отвечают ли Ваши интересы интересам фонда? Насколько Вы ознакомлены с приоритетами и требованиями фонда?

Инструкции фонда: внимательно ли Вы изучили инструкции фонда, если такие есть? Придерживаетесь ли Вы этих инструкций?

Размер финансовой поддержки: является ли сумма, которую Вы просите обоснованной, и имеет ли фонд возможность дать Вам такую сумму?

Логическое обоснование: насколько убедительными являются причины, почему фонд должен поддержать Ваш проект? Обозначили ли Вы пользу, которую он может извлечь, поддерживая Вас?

Общность интересов: разделяет ли фонд Ваши взгляды? Ваши взгляды на проблему? Если нет, то прокладывает ли Ваша заявка мостик между Вашими идеями и взглядами фонда?

Дополнения: предусматриваете ли Вы какие-либо дополнительные способы, если Вашей заявкой заинтересовались (визиты, более детальная информация, сборы)?

Отчетность: если Вы ожидаете поддержки по сути, то обозначаете ли Вы каким образом и с каким интервалом Вы будете отчитываться о своих достижениях?

Содержание:

Проблема: обозначили ли Вы проблему и тех, кого она касается, и дали ли соответствующие факты и цифры?

Надежность: продемонстрировали ли Вы, что Ваша организация имеет возможности, знания, опыт и другие ресурсы для осуществления проекта?

Предложение: дали ли Вы четкое и простое разъяснение того, что Вы планируете осуществить? Обозначили ли Вы все, что хочет знать фонд?

Идея проекта: предстает ли проект перед фондом интересным, актуальным и таким, что привлекает внимание?

Цели: обозначили ли Вы специфические и измерительные цели проекта? Имеете ли Вы в своем распоряжении достаточно времени и ресурсов? Уверены ли Вы в себе?

Оценка: собираетесь ли Вы оценивать результаты своей работы и как Вы планируете это делать?

Сумма: осуществили ли Вы специфический запрос о поддержке или обозначили ли Вы конкретную сумму, которую желаете получить от фонда? Обозначили ли другие источники финансирования?

Будущее финансирование: продемонстрировали ли Вы свои мысли относительно дальнейшего получения денег (возможность эксплуатации также), даже если сейчас Вы не имеете ответов на эти вопросы? Вспомогательные материалы:

Финансы: приложили ли Вы годовой финансовый отчет и бюджет проекта?

Публикации: имеете ли Вы соответствующую брошюру или отчет, которые можно было бы добавить? Дают ли они дополнительную информацию относительно того, о чем говорится в Вашей заявке? Имеют ли они хороший дизайн?

Другое: есть ли другая информация, которую Вы могли бы или можете включить?

ПОИСК МЕСТНОГО ФИНАНСИРОВАНИЯ ДЛЯ ОБЩЕСТВЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Достижение финансовой стабильности, или устойчивости, - "голубая мечта" каждой общественной организации. Независимо от того, чем мы занимаемся, нам хочется быть уверенными в том, что завтра, как и сегодня, наша организация будет продолжать обучать, защищать, обслуживать людей. Чтобы эта мечта стала реальностью, нам необходимы ресурсы.

Мифы о сборе средств

В некоммерческом секторе до сих пор достаточно широко распространены два мифа, относящиеся к сбору средств.

Миф первый: В Украине, с ее экономическими, социальными и множеством других проблем нет денег на благотворительность, а если и есть, то их все равно не дают. "Благотворительные" деньги в Украине есть. Сам факт существования и работы во всех без исключения регионах целой армии общественных организаций (социальных, культурных, молодежных, экологических и многих других) подтверждает это.
Абсолютное большинство неудач при сборе пожертвований вызвано недостаточной подготовкой и неправильным выбором стиля поведения при переговорах о пожертвовании.

Миф второй: Государство и бизнес должны финансировать работу благотворительных организаций. Это утверждение не просто ошибочно, оно очень и очень вредно. Наши организации созданы нами самими, на наш страх и риск. Никто не собирается финансировать нас или поддерживать любым иным способом только потому, что мы такие хорошие и "взвалили это на свои плечи". Чтобы добиться поддержки, мы должны постоянно заботиться по крайней мере о трех вещах: о том, чтобы хорошо делать свою работу; уметь показать ее результаты; аргументировано убеждать людей, что эта работа полезна и для них. Вы получаете деньги не потому, что сострадаете кому-либо, а потому, что ваше сострадание побуждает вас к конкретным эффективным действиям. И эти действия приводят к позитивным изменениям в избранной вами области.

ФАНДРАЙЗИНГ

Фандрайзинг - это специально организованный процесс сбора пожертвований для некоммерческих и благотворительных организаций или для обеспечения социально значимых программ. Фандрайзинг - не выпрашивание денег, как часто думают! Выпрашивают милостыню, а организация, которая работает в социальной сфере, нуждается не в подачках, а в пожертвованиях, сделанных осознанно. Так что, если вы решили заняться именно фандрайзингом, приготовьтесь к тому, что вам придется научиться убеждать людей в необходимости вашей деятельности.

Фандрайзинг - это творчество, потому что НПО много, а денег всегда ограниченное количество, и чем оригинальнее будет ваше обращение за помощью, тем выше ваши шансы эту помощь получить.

Фандрайзинг - это в основном деньги или материальные ресурсы. В основном, но не только. Потому что, проводя компанию по сбору средств, вы имеете одно преимущество, одну уникальную возможность. Это - личное непосредственное общение с потенциальными жертвователями. Используя это преимущество, вы получаете дополнительный шанс на успех. Вы можете объяснить, глядя в глаза собеседнику, суть вашей работы, исчерпывающе ответить на его вопросы, наконец, вы можете продемонстрировать свою заинтересованность в работе вашей организации, показать, насколько лично вы "живете" этим. Сегодня, когда у большинства банков и компаний еще отсутствует четкая, основанная на сформулированных критериях, политика в отношении финансирования работы НПО, именно сила вашего убеждения может существенно повлиять на принимаемое решение - финансировать вашу организацию или нет.

!! Помните, что не существует никакой "магической формулы" для успешного фандрайзинга и никакого способа гарантированно получить деньги в ответ на просьбу.

Однако, если вы будьте упорны в своем желании действовать для привлечения средств, если ваша организация будет надежна для своих подопечных, если она будет известна людям и открыта для людей, если вы правильно подготовите обращения к потенциальных спонсорам, и докажете, что вашей организации необходимы именно их деньги, - то, скорее всего, вы эти деньги получите.

С чего начать?

Фандрайзинг не может существовать без других жизненно важных для организации элементов деятельности, - стратегического и текущего планирования, связей с общественностью, активного вовлечения добровольцев и т.д. Поэтому, приступая к фандрайзингу, необходимо прежде всего четко и ясно определить, что собой представляет ваша организация - ведь это первое, что будет интересовать людей, которых вы собираетесь убедить сделать пожертвование. И, конечно, речь зайдет о целях и задачах вашей организации. Давайте посмотрим, что же происходит. Вы создали организацию, чтобы реализовать свои идеи. Для одних из вас - это идея помощи детям или инвалидам, для других - идея о необходимости охраны окружающей среды, для третьих - о возрождении или развитии культуры, и так далее... Но идея больше относится к мировоззрению человека, к тому, как он воспринимает и оценивает окружающий мир и влияние этого мира на его жизнь. Организация же (любая, и благотворительная в том числе) изначально предназначена для действий, которые влияют на мир и каким-то образом изменяют его. Мы все как-либо действуем, совершаем различные поступки. И если мы хотим упорядочить наши действия, придать им единый смысл, то самый легкий путь для этого - описать ситуацию, которая возникнет (или мы хотим, чтобы возникла) в результате всех наших усилий. Это и называется целью. Как правило для того, чтобы желаемая ситуация стала реальной, должен быть соблюден ряд условий, без которых достижение цели невозможно. Задачи организации - это создание таких условий. Иначе говоря, задачи - это микроцели организации, "ступени" на пути к достижению "большой" цели.

Определение приоритетов

Создавая новую организацию, инициаторы обычно имеют список важных задач, требующих решения. Часто этот список настолько велик, что не помещается на одном листе. И если попробовать оценить объемы финансирования, необходимые для решения всех задач, станет ясно, что решать их одновременно совершенно невозможно. То есть, нужно установить некоторую очередность - сегодня мы занимаемся этим, завтра - тем и т.д.

Чтобы организация соответствовала своему предназначению, важно выстроить приоритеты, исходя их двух главных принципов:

всегда отталкиваться от того, что является самым важным для ваших клиентов;

задачи, за решение которых вы беретесь сегодня, должны быть посильны для вашей организации, такой, какова она в настоящий момент.

Ваши потребности в ресурсах

Предположим, вы знаете, какие задачи необходимо решить в первую очередь. Следующий вопрос: "Какие ресурсы для этого потребуются?" Ресурсы - это все, что необходимо для реализации той или иной идеи (деньги; имущество; люди, которые выполняют ваш проект, и те, кто этот проект поддерживает; а так же общественное мнение и имидж - важный ресурс с точки зрения фандрайзинга). Поэтому, чтобы более или менее точно спрогнозировать будущую ситуацию, необходимо проанализировать те моменты, которые могут повлиять на успех вашей деятельности или наоборот, затормозят вашу работу, например:

законы и нормы, действующие в вашей области деятельности (это касается как организации в целом - ее официальный статус, так и той сферы, в которой вы работаете: социальная защита инвалидов, экология, культура т.д.);

отношение властей и общественности к проблеме, над которой вы работаете;

кто еще, кроме вас, работает сейчас в этом направлении и насколько успешно.

Имея перед глазами более или менее полную картину, вы вырабатываете такую тактику реализации программы, которая максимально использовала бы ваши сильные стороны (например, большой опыт в привлечении добровольцев), и "сглаживала" негативные моменты, которые тормозят вашу работу. В процессе сбора средств вам придется убеждать людей в том, что именно ваша организация способна реализовать предлагаемый проект. Ваши аргументы должны быть четко сформулированы; имеет значение и профессионализм ваших сотрудников, и навыки добровольцев, и организационный опыт руководителей организации. Если ваша программа находит поддержку общественности и властей - обязательно скажите об этом. Говорите также и о том, как ваш проект будет развиваться в будущем. Вовсе не факт, что вам придется рассказывать обо всем проекте каждому из потенциальных спонсоров. Но подготовленное заранее описание проекта позволит вам, во-первых, точно знать, что, как и с использованием каких ресурсов делать, и во-вторых, поможет быстро и четко ответить на любой уточняющий вопрос о вашей деятельности.

Подготовка кампании по сбору средств

Говорят, что успешный фандрайзинг - это 90% хорошей подготовки к просьбам о пожертвовании, и 10% собственно просьб. Зачем вообще планировать? Не легче ли просто просить деньги при каждом удобном случае? И вообще, какие преимущества дает нам план кампании по сбору средств?Итак, зачем нам нужен план? - Чтобы сфокусировать наши усилия;

Чтобы контролировать время;

Чтобы понимать роль каждого, кто принимает участие в этой кампании;

Чтобы убедиться в общем понимании смысла намеченных действий;

Чтобы контролировать ход процесса и оценивать как успехи, так и неудачи;

И, наконец, чтобы воспользоваться "уроками" этой кампании в будущем.

Последовательность действий при планировании кампании по сбору средств:

Выберите задачу, которую хотите решить с помощью полученных ресурсов. Установите временные рамки - ведь, как правило, деньги вам нужны к определенному сроку;

Соберите полную информацию о вашей организации и о проекте, продумайте аргументы, которыми вы собираетесь воспользоваться;

Подумайте о возможных мотивах ваших потенциальных спонсоров. Какие из этих мотивов вы можете поощрить;

Проанализируйте ваш прошлый опыт сбора средств, определите ваших сторонников, к которым можно обратиться в первую очередь. Определите, к кому еще вы обратитесь;

Подготовьте и размножьте материалы, которые будете представлять спонсорам;

Согласуйте ваши методы сбора;

Организуйте работу фандрайзеров (тех, кто непосредственно будет собирать пожертвования). Убедитесь, что они имеют необходимую информацию и материалы для своей работы.

Установите порядок контроля за поступлением средств;

ДЕЙСТВУЙТЕ!

Для повышения ваших шансов вы можете проводить собственные исследования, выясняя, что думают о работе организации ваши подопечные, коллеги, спонсоры, представители государства; кто готов стать вашим сторонником /добровольцем/ донором.

Что можно анализировать, проводя исследования в помощь сборщикам средств:

статистические данные о местном бизнесе;

ответы на прошлые ваши письма/запросы;

публикации и теле - радиопередачи;

публичные выступления потенциальных доноров;

ваши прошлые попытки;

опубликованные финансовые отчеты;

тенденции развития той или иной коммерческой структуры.

Также весьма полезно обратиться к собственному прошлому опыту:

На какую деятельность вы собирали средства раньше и на что собираетесь просить сейчас

Каково сегодня отношение общества к той проблеме, которую вы пытаетесь решить, насколько ее решение значимо в глазах людей?

Сколько вы собирали в прошлом - минимальные и максимальные пожертвования. Это поможет трезвее оценить сегодняшние возможности.

Как именно вы действовали в прошлом - какие методы срабатывали, а какие нет. Почему?

Кто вас поддержал в прошлом - доступны ли сейчас эти люди; они стали ближе вашей организации или "выпали" из вашего внимания?

Какие из льгот и норм регулирования изменились со времени вашей прошлой компании, и как?

Новые потенциальные спонсоры - откуда вы брали информацию о них; насколько этот источник информации оказался вам полезен.

Прежде чем попросить помощи у кого-либо, полезно подумать о том, почему люди вообще делают пожертвования, какими мотивами они руководствуются, принимая такое решение.

Некоторые из распространенных мотивов: люди жертвуют, потому что...

Их попросили об этом, а они согласились

Стремятся помочь

У них есть личная заинтересованность в решении этой проблемы

Ожидают выгоды (например, налоговых льгот)

Они знают об общественном интересе к проблеме, которую решает ваша организация

Рассчитывают на получение непрямой личной выгоды или выгоды в будущем (помогая больнице, люди осознают, что сами они или их близкие могут стать пациентами)

Хотят получить косвенную выгоду (рекламу, например)

У НПО хорошая репутация организации, представительный Совет Попечителей (состоящий из известных и уважаемых людей)

Им это приятно

У них есть определенные амбиции ("я не хуже других")

Хотят приобщиться к тому, что им нравится

Хотят быть причастными к благородному делу

Таковы их религиозные убеждения

Чувствуют себя обязанными кому-то ("чувство вины")

Понимают важность вашей работы

В любом случае, люди всегда платят за что-либо, они хотят получить какое-то удовлетворение от своего поступка. Пусть даже неосознанно, они хотят, чтобы их насущный интерес был удовлетворен. Нужно постараться определить интерес спонсора: материальный, моральный, деловой и так далее. Распознав и постаравшись удовлетворить тот или иной интерес, вы намного повышаете вероятность того, что ваша организация получит пожертвование.

ПОВЫШАЙТЕ ВАШИ ШАНСЫ

Вы должны быть уверены, что все знают, кто вы и что делаете. Когда просишь деньги, уже поздно говорить, какой ты хороший. Вам необходимо знать как можно больше о своей организации и о проблеме, которую она решает, и быть готовым ясно и коротко ответить на возможные вопросы. При работе со средствами массовой информации посылайте ваши материалы таким образом, чтобы они пришли в те дни, когда у журналистов еще нет или очень мало материалов для очередного номера. Посылайте готовые интервью, статьи, обращения. Если кто-то считает, что Ваша организация успешная, почему бы потенциальному спонсору не узнать об этом?
НЕ делайте из вашей работы "секрета для маленькой компании". Собирайте архив положительных отзывов о Вашей организации, распространяйте информацию о себе среди других организаций. Чем больше людей знают о вас что-либо хорошее, тем вам легче и работать по вашим программам, и собирать деньги. Например, к письму с просьбой о пожертвовании, можно приложить копию статьи о вашей организации, если таковая имеется, либо письмо уже существующего спонсора или уважаемого в вашем городе человека (политика, спортсмена, деятеля культуры и т.д.) с положительной оценкой вашей деятельности.

Кто заинтересован в вашей работе. То есть, кто ваши клиенты или подопечные, кто получает непосредственную пользу от вашей работы. Открытость - важная предпосылка для доверия к вашей организации. Будьте готовы предоставить свой адрес контактные телефоны, имена контактных людей в вашей организации, дополнительную информацию по проектам, на которые вы просите деньги, а также основные данные по проблеме, которую решает ваша организация. У вас должен быть последний финансовый отчет организации. который вы можете всегда предоставить потенциальному дарителю. Речь идет не о бухгалтерском балансе, а о специально составленном отчете, из которого видно - сколько и откуда к вам пришло денег, и сколько денег потрачено на ту или иную программу организации, а сколько - на административные расходы. Ваша организация наверняка отличается от других. Но чтобы об этом узнал еще кто-то, вы должны для себя определить, в чем именно заключается ваша особенность, и вы должны уметь в нескольких фразах рассказать про это.

Если вы делаете нечто новое, необходимо уметь объяснить это даже людям, далеким от вашей деятельности. Если вы компенсируете государственные службы, четко определите, в чем именно, и как можно сравнить эффективность вашей и муниципальной программы. Опишите ваши результаты - те, которые уже достигнуты, и те, которые получатся, когда вы "освоите" просимые деньги. Людям интересно знать про то, что появится в процессе вашей работы. Покажите принципы, по которым вы станете оценивать степень успеха вашей программы. Дайте количественные показатели (число опекаемых, услуг и т.д.). Если вы имеете опыт успешной реализации какой-нибудь программы, обязательно упомяните об этом - это одно из подтверждений того, что ваша организация способна эффективно работать. Помните о том, что мнение об организации, высказанное вашими подопечными или вашими рекомендателями из числа известных людей, звучит во много раз убедительнее, чем ваше собственное.

КАК ОБРАТИТЬСЯ ЗА ПОЖЕРТВОВАНИЕМ

Для начала несколько вопросов, обращенных к своей организации:

Кто может нас поддержать?

Доступны ли те люди, которые нас интересуют?

Какие льготы мы можем предложить спонсорам?

Правильно ли выбрано время для предложения о спонсировании?

Какие услуги и возможности мы можем предложить спонсорам?

Какие альтернативные источники ресурсов мы можем использовать?

Как может отразиться на имидже спонсора сотрудничество с нами?

Насколько внешняя ситуация благоприятна для пожертвования в нашу организацию?

Несколько способов обратиться с просьбой о пожертвовании:

Рассылка писем - вы готовите письма и рассылаете их по адресам из какой-либо базы данных (например, из коммерческого справочника). Это достаточно простой способ, но следует помнить, что средняя эффективность веерной рассылки, в отличии от рассылки адресной не превышает 3-5%. Постарайтесь написать его так, чтобы человек лично захотел поддержать вашу работу. Дайте короткий, но яркий пример того, как ваша работа принесла конкретную пользу (это может быть ваш рассказ о ком-то из ваших подопечных, или цитата из письма или отзыва кого-либо) И всегда четко и ясно выскажите просьбу - чего именно и сколько вы хотите.

Весь текст письма должен умещаться на одной-двух страницах с достаточно широкими полями (на случай, если письмо будет рассматриваться внимательно - для пометок). Старайтесь избегать специальных терминов и сленга, располагайте текст, как можно удобнее для читателя. Текст может быть типовым, но НЕ КАЗЕННЫМ. Письмо не должно быть "плачем Ярославны". Помните о "приятных мелочах": например, адрес на конверте, обращение ("уважаемый ...") и концовка ("с уважением,.."), написанные "от руки", производят более благоприятное впечатление.

Текст такого письма может содержать следующее:

"Шапка" (потенциальный адресат)

Краткая и "одушевленная" (не слишком формальная, ведь это письмо, а не устав) информация об организации:

Название

Цель существования (миссия) организации

Время создания, официальный статус

Кто входит в организацию / для кого она работает

Краткая информация о программе (программах)

Стоимость программы (общая и стоимость в расчете на временной период или на одного, либо нескольких подопечных

Суть просьбы! (вы должны высказать просьбу о конкретной сумме денег, имуществе, или о чем-то другом, в чем вы нуждаетесь)

Срочность ваших нужд.

Ваши гарантии (сроки отчетности).

Возможный мотив спонсора (или почему, на