МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ по проведению практических работ по ОПД. 14 Документационное обеспечение управления

МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

«МИТЯКИНСКИЙ ТЕХНИКУМ АГРОТЕХНОЛОГИЙ И ПИТАНИЯ»

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

по проведению практических работ по

ОПД. 14 Документационное обеспечение управления

(индекс, наименование учебной дисциплины) для специальностей среднего профессионального образования 43.02.15 Поварское и кондитерское дело

Содержание

Аннотация

В данном методическом пособии предлагаются методические указания и задания по выполнению практических занятий по дисциплине «Документационное обеспечение управления» для специальности 43.02.15 «Поварское и кондитерское дело».

В результате освоения учебной дисциплины«Документационное обеспечение управления» обучающийся должен обладать предусмотренными ФГОС по специальности СПОследующими умениями, знаниями, которые формируют профессиональные компетенции и общие компетенции.

В результате освоения дисциплины обучающийся должен уметь:

• оформлять документацию в соответствии с нормативной базой, в том числе с использованием информационных технологий;

• осваивать технологии автоматизированной обработки документации;

• использовать унифицированные формы документов;

• осуществлять хранение и поиск документов;

• использовать телекоммуникационные технологии в электронном документообороте;

В результате освоения дисциплины обучающийся должен знать:

• понятие, цели, задачи и принципы делопроизводства;

• основные понятия документационного обеспечения управления;

• системы документационного обеспечения управления;

• классификацию документов;

• требования к составлению и оформлению документов;

• организацию документооборота: прием, обработку, регистрацию, контроль, хранение документов, номенклатуру дел.

Структура пособия включает подробные методические указания по выполнению практических заданий. Задания выполняются при помощи ПЭВМ в редакторе Microsoft Word в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Методические указания к практической работе № 1

Тема: «Основные понятия документационного обеспечения управления»

Цель занятия:помочь учащимся определить значение дисциплины «Документационное

обеспечение управления» и освоить основные понятия, терминологический аппарат.

Вопросы для обсуждения на практических занятиях:

1. Определение понятия делопроизводства. Цели и задачи дисциплины.

2. Документирование.

3. Организация работы с документами.

4. Документооборот. Информация.

5. Документ. Официальные документы.

6. Юридическая сила документа.

7. Система документации.

8. Унифицированная система документации.

Предлагаемые для обсуждения темы рефератов:

1. «Исторические этапы делопроизводства в России»

2. «Делопроизводство: вчера и сегодня»

3. «Общероссийские классификаторы: ОКПО, ОКУД, ОГРН»

Вопросы для проведения собеседования:

1. Каков предмет документационного обеспечения управления?

2. Как связано документационное обеспечение управления с документоведением,

делопроизводством, архивоведением?

3. Какую роль играет документационное обеспечение в управлении современными

организациями?

4. Какие нормативно-правовые акты регулируют документационное обеспечение управления?

5. Какова практическая значимость учебной дисциплины «документационное обеспечение

управления»?

6. Дать определение понятия юридическая сила документа.

7. Раскрыть систему документации.

8. Дать определение понятия стандартизация?

9. Дать определение понятия унифицированная система документации?

Методические указания к практической работе № 2

Тема: «Организационные документы»

Цель занятия: изучить организационные документы учреждения, организации, предприятия.

Приобретаемые умения и навыки: умение составлять и оформлять организационные документы.

Организационные документы (организационно-правовые документы) необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок регистрации и ликвидации организации.

Любой организационный документ содержит положения, которые обязательны для исполнения. Фактически организационные документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.

Организационный документ оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа (формат бумаги А4).

Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа:

Инструкция (о чем?) о документационном обеспечении управления;

Должностная инструкция (кого?) бухгалтера;

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Датой подписания организационных документов является дата, проставляемая в бланке на месте реквизита 08. Подписывает организационный документ руководитель организации или структурного подразделения. Особенностью организационных документов является то, что они вступают в силу после их утверждения.

Организационно-правовые документы проходят в обязательном порядке процедуру утверждения уполномоченным на то органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.), руководителем структурного подразделения в зависимости от вида и разновидности документа.

Датой организационного документа является дата его утверждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, которые имеют собственные заголовки и разделен на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами (юристом, заместителем руководителя, главным бухгалтером и т.д.)

К учредительным документам относятся: устав, положение об организации, положение о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы, правила внутреннего распорядка, положение о персонале, структура и штатная численность, штатное расписание, инструкции по определенным направлениям деятельности, должностные инструкции, памятки.

Устав – правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица.

Общие положения об уставе содержатся в 1-й части Гражданского кодекса РФ.

Устав разрабатывается и утверждается учредителями юридических лиц. Структура устава меняется в зависимости от его разновидности, т.е. устав организации имеет отличительные особенности от устава акционерного общества. Устав предприятий, учреждений и организаций утверждается высшими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций.

Организация считается утвержденной и приобретает права юридического лица со дня государственной регистрации.

Устав утверждается учредителями (участниками) юридического лица. Гриф утверждения на уставе заверяется печатью организации.

Устав оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами.

На титульном листе устава указывают: вид документа (УСТАВ), организационно-правовую форму юридического лица, его индивидуальное название, место составления, гриф утверждения устава учредителями или участниками, который заверяется печатью организации. На подлиннике устава регистрирующий орган вверху слева проставляет отметку о регистрации устава. Отметка о регистрации устава заверяется печатью регистрирующего органа.

Положение об организации - правовой акт определяющий статус организации ее задачи, функции, права, ответственность, порядок деятельности.

На его основании действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, действующие за счет бюджета. В первую очередь это органы власти и управления. Текст положения содержит разделы: общую часть, основные задачи и функции, права и ответственность.

Структура и штатная численность – правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации и штатную численность.

Документ оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем кадровой службы, визируется главным бухгалтером, заместителем руководителя организации и утверждается руководителем организации с проставлением гербовой печати (или ее заменяющей). Текст документа составляется в форме таблицы, в которой приводятся наименования структурных подразделений организации, наименования должностей, включенных в эти подразделения, а также численность персонала, по каждой должности.

Штатное расписание – правовой акт, закрепляющий должностной состав работников организации с указанием должностных окладов, регулирующий соотношение разных категорий специалистов, устанавливающий фонд заработной платы организации в целом и за месяц.

В штатном расписании фиксируются следующие сведения:

• структурное подразделение (наименование и код);

• профессия (должность);

• оклад (тарифная ставка);

• надбавки;

• месячный фонд заработной платы;

• примечания.

В заголовке к тексту указывается год, на который составляется штатное расписание, визируется главным бухгалтером, юристом, заместителем руководителя, курирующим данные вопросы, подписывается руководителем отдела кадров (службы персонала) и утверждается руководителем с проставлением гербовой печати (или ее заменяющей). В негосударственных организациях, документ может утверждаться Советом директоров. Текст штатного расписания составляется в табличной форме.

Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно - правового положения работников, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для эффективной работы. Должностная инструкция относится к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста.

Текст состоит из следующих разделов:

Раздел 1. Общие положения.

В данном разделе по пунктам должна быть зафиксирована следующая информация:

• полное наименование должности, приведенное в соответствии со штатным расписанием, обозначением структурного подразделения;

• кому подчиняется работник;

• порядок назначения на должность и освобождение от нее (приема и увольнения – для рядовых работников);

• порядок замещения в случае временного отсутствия работника (в том числе и порядок приема – передачи дел);

• особенности организации работы, если они имеются (ненормированный рабочий день, гибкий график и др.) Если данная информация оговаривается в трудовом договоре, то данный пункт может отсутствовать;

• перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности;

• квалификационные требования (уровень образования, стаж работы).

Раздел 2. Функции. Содержит перечень основных направлений деятельности работника в соответствии с направлениями деятельности структурного подразделения.

Раздел 3. Должностные обязанности. В данном разделе подробно должны быть перечислены виды работ, которые обеспечивают выполнение указанных в разделе 2 функций. В этом разделе описывается характер выполняемых действий («организует», «обеспечивает», «подготавливает», «рассматривает», «руководит» и т.д.)

Раздел 4. Права. Перечисляют полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него функций и обязанностей:

Раздел 5. Ответственность. В данном разделе обычно приводятся обобщенные формулировки типа «работник несет ответственность за ненадлежащее выполнение или невыполнение своих обязанностей и не использование прав, предусмотренных настоящей инструкцией в соответствии с действующим законодательством». Ответственность может быть дисциплинарной, материальной, административной, уголовной.

Раздел 6. Взаимоотношения (связи по должности). Описывает с кем взаимодействует данный работник по всем направлениям своей деятельности: от кого получает информацию, в какой форме и в какие сроки; какую информацию, в каком виде, в какие сроки и кому он предоставляет; другие вопросы информационных взаимосвязей работника со структурными подразделениями, лицами, организациями. Часто данный раздел оформляется в табличной форме.

Должностные инструкции документы длительного пользования и действует до тех пор, пока не будут заменены новыми. Обычно должностные инструкции корректируют один раз в 3-5 лет.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа.

Должностную инструкцию утверждает заместитель руководителя, курирующий данное подразделение или сам руководитель. Подписывает руководитель структурного подразделения. Визы согласования оформляются в установленном порядке. На должностной инструкции должны быть визы начальников кадровой и юридической служб, и других лиц, связанных с работником при выполнении его функциональных обязанностей. При необходимости может оформляться внешнее согласование.

Заголовок должностной инструкции должен отвечать на вопрос «кого?»: например, должностная инструкция бухгалтера, экономиста и т.д.

Задание № 1 1. Составить Устав предприятия. 2. Оформить Устав предприятия согласно ГОСТу Р 6.30-2003.

Задание № 2 1. Составить документ «Структура и штатная численность. 2. Оформить документ согласно ГОСТу Р 6.30-2003.

Задание № 3 1. Составить макет документа «Штатное расписание» 2. Оформить документ согласно ГОСТу Р 6.30-2003.

Задание № 4 1. Составить макет должностной инструкции. 2. Оформить документ согласно ГОСТу Р 6.30-2003

Методические указания к практической работе № 3 Тема: «Распорядительные документы»

Цель занятия: изучить документы коллегиальных органов и единоначалия.

Приобретаемые умения и навыки: умение составлять и оформлять согласно ГОСТ Р 6.30-2003 распорядительные документы.

Распорядительные документы необходимы для того, чтобы регулировать деятельность, с помощью которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организацион­но-правовой формы и других факторов.

С помощью распорядительных документов совершенствуются организационная структура организации, содержание, способы и средства осуществления основной деятельности, обеспечение организации все­ми видами ресурсов, т. е. разрешаются все возникающие проблемы и ситуации.

Общие требования к оформлению распорядительных документов. Любой распорядительный документ, за исключением совместного, оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа (поста­новление, приказ и т.д.).

Особенностью оформления распорядитель­ных документов является структура текста. Текст, как правило, состоит из двух частей - вводной (констатирующей) и распорядительной.

Ос­нованием для издания распорядительного документа может быть необ­ходимость:

• организации исполнения принятых законодательных, нормативно-правовых актов и иных поручений вышестоящих органов;

• осуществления собственной деятельности в соответствии с наделен­ными функциями и задачами.

В первом случае вводная часть текста распорядительного докумен­та начинается словами «Во исполнение...» и далее приводится наименование вида документа с указанием автора, заголовка, даты, регистра­ционного номера.

Во втором случае в вводной части, как уже было отмечено, излага­ются цели и мотивы (основания) для издания распорядительного доку­мента по инициативе организации.

Вводную часть можно опустить, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

Вводная часть оканчивается определенным глаголом (в зависимос­ти от вида распорядительного документа), который печатается от нуле­вого положения табулятора прописными буквами, без кавычек, затем проставляется двоеточие и через двойной интервал с красной строки оформляется распорядительная часть.

В распорядительных документах, издаваемых на основе единонача­лия (приказ, указание, распоряжение), используется форма изложения текста от первого лица единственного числа и вводная часть отделяет­ся от распорядительных глаголов «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».

В распорядительных документах, издаваемых на основе коллегиаль­ности, используется форма изложения текста от третьего лица един­ственного числа и вводная часть отделяется от распорядительной гла­голами «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ».

В совместных распорядительных документах используется форма изложения текста от первого лица множественного числа и вводная часть отделяется от распорядительных глаголов «ПРИКАЗЫВАЕМ», «РЕ­ШИЛИ».

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруе­мые арабскими цифрами. Каждый пункт распорядительного докумен­та должен содержать следующую информацию: предписываемое дей­ствие, сроки исполнения, исполнители.

В заключении распорядительной части указывается, какие распоря­дительные документы, изданные ранее, отменяются.

В последнем пункте распорядительной части указывается, кто осуществляет контроль за исполнением распорядительного документа.

Распорядительный документ, изданный на основе единоначалия, имеет одну подпись, изданный на основе коллегиальности - как прави­ло, две подписи — председателя коллегиального органа и ответственно­го секретаря (или руководителя службы ДОУ).

Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом "РЕШИЛ" ("РЕШИЛА", "РЕШИЛО", "РЕШИЛИ"), которое печатается прописными буквами с новой строки от левого поля. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: "Совет директоров РЕШИЛ: ...".

В решениях, принятых коллегиальными и совещательными органами, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа ("РЕШИЛ", "РЕШИЛА", "РЕШИЛО"). В совместных решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа ("РЕШИЛИ").

При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и другие нормативные акты.

Распорядительная часть излагается пунктами.

Решения могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих пунктах распорядительной части.

Проект решения должен быть согласован со всеми заинтересованными структурными подразделениями и организациями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов решений.

Решения подписываются руководителем органа управления.

Решение оформляются на бланке решения (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами решения являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.

Порядок составления и оформления постановлений в целом аналогичен порядку оформления решений. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПОСТАНОВЛЯЕТ" или "ПОСТАНОВИЛИ" (в совместных постановлениях двух или более организаций), которое печатается отдельной строкой от поля прописными буквами.

Постановления оформляются на бланке постановления (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами постановления являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись.

Приказ – правой акт, издаваемый руководителем организации (его структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.

Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" утверждены унифицированные формы для следующих разновидностей приказов:

• приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1);

• приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (унифицированная форма № Т-1а);

• приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (унифицированная форма № Т-5);

• приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (унифицированная форма № Т-5а);

• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма № Т-6);

• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (унифицированная форма № Т-6а);

• приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (унифицированная форма № Т-8);

• приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (унифицированная форма № Т-8а);

• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (унифицированная форма № Т-9);

• приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (унифицированная форма № Т-9а);

• приказ (распоряжение) о поощрении работника (унифицированная форма № Т-11);

• приказ (распоряжение) о поощрении работников (унифицированная форма № Т-11а).

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос "О чем?".

В приказах текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю").

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер. Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа.

Преамбула может начинаться словами "В целях", "Во исполнение" и т.д.

Констатирующая часть отделяется от распорядительного слова "ПРИКАЗЫВАЮ", с новой строки от поля прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При этом распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме.

В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия.

Указание срока исполнения печатается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Обязательными реквизитами приказа являются: наименование организации, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.

Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основной деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.

Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа). Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ" – в зависимости от содержания указания. Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита "Адресат".

Обязательными реквизитами указания являются: наименование организации, название вида документа (УКАЗАНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Задание № 1 Составить и оформить: 1. Приказ по основной деятельности 2. Приказ по личному составу

Задание № 2 Составить и оформить распоряжение.

Методические указания к практической работе № 4

Тема: «Информационно-справочные документы»

Цель занятия: научиться составлять и оформлять информационно справочную документацию.

Приобретаемые умения и навыки: умение составлять и оформлять информационно-справочные документы.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу-вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Докладная записка – документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. 

Докладная записка может быть внешней или внутренней.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей.

В первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания.

Во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения.

В третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать – в этом

случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) или руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации). Внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу.

Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.

Служебную записку подписывают специалист или руководитель подразделения.

Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Обязательными реквизитами служебной записки являются:

наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Объяснительная записка:

1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);

2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы.

К первой группе относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет), поясняющие содержание отдельных положений. Они оформляются на общем бланке организации.

Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций. Они оформляются на стандартном листе бумаги, и адресуется конкретному должностному лицу.

Текст состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу.

Заявления подразделяются на две группы:

• по кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска, об освобождении от должности и т.п.);

• сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе организаций, отдельных должностных лиц и т.д.

Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения). Заявление оформляется на стандартном листе бумаги.

Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения (прошу перевести..., прошу проверить состояние ...), затем идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения свободная.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Заявление подписывается автором и передается (направляется) для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа (по кадровым вопросам) или другого документа (письма автору о принятии решения, справки о состоянии затронутого автором вопроса, приказа о проведении экспертизы, проверки и т.п.).

Обязательными реквизитами заявления являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и подразделение, в котором он работает (для сотрудника организации), или адрес заявителя: полный домашний адрес, телефон (для автора заявления, не являющимся сотрудником организации), подпись.

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).

В протоколе отражаются все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения. Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседания.

Существует два вида протоколов: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Заголовком протокола служит название коллегиального органа или заседания (Протокол заседания аттестационной комиссии...; протокол совещания ...).

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется единообразно в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка – "Список участников прилагается"),

повестка дня. Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, – в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности, если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности, присутствующих не указываются.

Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.

При этом слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" печатают слева от нулевого положения табулятора (от поля), отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга.

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Вопросы нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлогов "О", "Об". Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное". Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Слова "Повестка дня" располагаются центрировано через два-три интервала от списка участников.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)...

В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: "текст доклада прилагается".

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатается через 1,5 межстрочный интервал с красной строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения.

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрировано размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тир указывают даты начала и окончания заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа – "ПРОТОКОЛ" – или на специальном бланке протокола (бланк конкретного вида документа).

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ.

Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой.

Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен без документного способа обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др. 

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по несколькими разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса:

• причина возникновения вопроса или его краткая история;

• если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.

В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.

Текст простого письма не должен превышать одной - двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста.

В письмах используют следующие формы изложения текста:

• от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

• от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

• от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает").

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.), возможно в двух случаях:

• письмо оформляется на должностном бланке;

• письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?": "О нарушении договорных обязательств", "Об оказании научно-технической помощи". На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать.

Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации.

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.

Датой письма является дата его подписания.

Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – оттиск печати.

Задание № 1 Составить и оформить акт. Задание № 2 1. Составить и оформить внешнюю докладную записку. 2. Составить и оформить внутреннюю докладную записку. Задание № 3 Составить и оформить объяснительную записку. Задание № 4 Составить и оформить личное заявление. Задание № 5 Составить и оформить протокол. Задание № 6 Составить и оформить служебное письмо.

Методические указания к практической работе № 5

Тема: «Составление графика документооборота».

Цель занятия: Привитие навыков работы с документооборотом

1. Ответить на вопросы теста:

1.1 Бухгалтерский учет представляет собой:

1. упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в натуральном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций;

2. упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций;

2. упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций;

3. упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об обязательствах организаций и их движении путем документального учета всех хозяйственных операций.

1.2 Объектами бухгалтерского учета являются:

1. основные и оборотные средства организаций и хозяйственные операции, осуществляемые организациями в процессе их деятельности;

2. имущество организаций, их обязательства и хозяйственные операции, осуществляемые организациями в процессе их деятельности;

3. обязательства организаций и хозяйственные операции, осуществляемые организациями в процессе их деятельности;

4. имущество организаций и хозяйственные операции, осуществляемые организациями в процессе их деятельности.

1.3 Одной из основных задач бухгалтерского учета является:

1. обеспечение информацией, необходимой внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением налогового законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных процессов и их целесообразностью, наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

2. формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой заинтересованным пользователям бухгалтерской отчетности - руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации;

3. предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости;

4. формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности - руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним - инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности.

1.4 Бухгалтерская отчетность:

1. совокупность бухгалтерских регистров, отражающая данные об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности;

2. информационная база об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, формируемая на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам;

3. единая система информации о результатах хозяйственной деятельности организации, составляемая на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам;

2. единая система данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемая на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам.

1.5 Одной из основных целей законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете является:

1. обеспечение единообразного ведения учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, осуществляемых организациями;

2. составление и представление сопоставимой и недостоверной информации об имущественном положении организаций и их доходах, и расходах, необходимой пользователям бухгалтерской отчетности;

3. разработка положений (стандартов) по бухгалтерскому учету, устанавливающих принципы, правила и способы ведения организациями учета хозяйственных операций, составления и представления бухгалтерской отчетности;

4. утверждение планов счетов бухгалтерского учета и инструкции по их применению.

1.6 Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет:

1. главный бухгалтер организации;

2. руководитель организации;

3. учредитель организации;

4. финансовый директор организации.

1.7 Руководители организаций не могут в зависимости от объема учетной работы:

1. учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

2. ввести в штат должность бухгалтера;

3. передать безвозмездно ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;

4. вести бухгалтерский учет лично.

1.8 Какие внутренние документы утверждаются вместе с учетной политикой?

1. правила документооборота и технология обработки экономической информации;

2. рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности;

3. формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

4. порядок проведения ревизии и методы оценки видов имущества и обязательств.

1.9 В каком случае может производиться изменение учетной политики?

1. изменения законодательства Российской Федерации или нормативных актов органов, осуществляющих регулирование налогового учета;

2. разработки организацией новых способов ведения оперативного учета;

3. существенного изменения условий ее деятельности;

4. изменения налогового законодательства Российской Федерации или нормативных актов органов, осуществляющих регулирование деятельности коммерческих организаций.

1.10 Главный бухгалтер не обязан:

1. обеспечивать соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации;

2. контролировать движение имущества и выполнением обязательств;

3. подписывать денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства организации;

4. в случае разногласий с руководителем организации по осуществлению отдельных хозяйственных операций принимать документы к исполнению с устного распоряжения руководителя организации.

1.11 Первичный учетный документ должен быть составлен:

1. в момент совершения банковской операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания;

2. в момент составления бухгалтерского баланса;

3. непосредственно после представления бухгалтерской отчетности в территориальные органы статистики;

4. в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

1.12 Первичные учетные документы не могут быть изъяты:

1. органами дознания на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

2. предварительного следствия и прокуратуры, судами на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

3. органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

4. налоговыми инспекциями без постановлений, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

1.13 Регистры бухгалтерского учета предназначены:

1. для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения только на счетах аналитического учета и в бухгалтерской отчетности;

2. для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности;

3. для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в налоговой отчетности;

4. для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на забалансовых счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

1.14 Что не является коммерческой тайной?

1. содержание официальной бухгалтерской отчетности (бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках, отчета об изменениях капитала, отчета о движении денежных средств, приложения к бухгалтерскому балансу);

2. содержание регистров бухгалтерского учета;

3. содержание внутренней бухгалтерской отчетности;

4. содержание главной книги.

1.15 Состав бухгалтерской отчетности организаций, за исключением бюджетных организаций, а также общественных организаций (объединений) и их структурных подразделений, не осуществляющих предпринимательской деятельности и не имеющих кроме выбывшего имущества оборотов по реализации товаров (работ, услуг):

1. бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о целевом использовании полученных средств;

2. бухгалтерский баланс; отчет о прибылях и убытках, отчет об изменениях капитала, аудиторское заключение, подтверждающее достоверность бухгалтерской отчетности организации, если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту; пояснительная записка;

3. бухгалтерский баланс; отчет о прибылях и убытках; приложения к ним, предусмотренные нормативными актами; аудиторское заключение, подтверждающее достоверность бухгалтерской отчетности организации, если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту; пояснительная записка;

4. бухгалтерский баланс; отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств, аудиторское заключение, подтверждающее достоверность бухгалтерской отчетности организации, если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту; пояснительная записка.

1.16 В течение, каких сроков организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность?

1. в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не более пяти лет;

2. в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее трех лет;

3. в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее года;

4. в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

2. Составить график документооборота по образцу, представленному в таблице 2, используя первичные документы, участвующие в кассовых операциях.

3. Контрольные вопросы:

1) Дайте определение «График документооборота»,

2)Покажите характеристику документов в зависимости от срока хранения,

3)Перечислите должностных лиц, имеющих право изымать первичные документы,

4) Укажите сроки хранения документов

Отчёт

1) 1.1-2; 1.2-2; 1.3-1; 1.4-4; 1.5-1; 1.6-2; 1.7-3; 1.8-2; 1.9-1; 1.10-4; 1.11-4; 1.12-1; 1.13-2; 1.14-4; 1.15-1; 1.16.-4.

3) 1. График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.

2. Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценностей документов.

3. Суды, представительные высшее органы.

4. Бух. балансы и отчеты следует хранить постоянно, квартальные 5 лет, месячные 1 год. Срок хранения аналитических документов и годовой бухгалтерской отчетности сокращен до 5 лет. Счет хранения счетов-фактур сокращен с 5 до 4 лет. Реестры сведений о доходах физических лиц следует хранить 75 лет

2)График документооборота по предприятию, учреждению______________

Утверждено приказом № _____ от _____________ г.

Методические указания к практической работе № 6

Тема: «Оформление журналов учёта входящих, исходящих и внутренних документов»

Цель занятия: научиться оформлять журналы учёта входящих, исходящих и

внутренних документов.

Порядок выполнения работы:

1.Записать номер практической работы, тему и цель работы.

2.Записать коротко предложенные задания.

Практическая работа состоит из 3-х заданий по составлению ОРД. Чтобы оформить документы необходимо использовать типовые формы, которые находятся в приложениях. В приложениях также представлены заполненные образцы этих документов.

Оформление документов производится в редакторе Microsoft Word с соблюдением всех отступов и интервалов. Все выполненные задания должны быть распечатаны и представлены преподавателю для проверки.

Задание 1

Оформить журнал учёта входящих документов:

№ документа 171/-3; срок исполнения 27.12 2007; исполнитель Сергеев; дата документа 18.12.2007; исходящий № 1-2/82; автор-отправитель ЗАО «Эра»; краткое содержание (заголовок) дата поступления документа 21.12.2007 о сокращении поставок ТНТ 22.12.2007; подпись исполнителя Сергеев.

Задание 2

Оформить журнал учёта исходящих документов:

№ п/п 152 153; исполнитель Разин; краткое содержание дата документа 21.12.2007 о предоплате по контракту № 88/117 22.12.2007; адресат (кому) ЗАО «Пилот»; № дела 4-7.

Задание 3

Оформить журнал учёта внутренних документов:

№ документа 88; дата документа 08.01.2007; кто подписал Иванов; краткое содержание об изменение штатного расписания; отметка об исполнении Сидоров.

ОБРАЗЕЦ ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

ОБРАЗЕЦ ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

ОБРАЗЕЦ ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

Методические указания к практической работе № 7 Тема: «Оформление номенклатуры дел.»

Цель занятия: закрепление навыков по оформлению номенклатуры   дел. Оснащение: данные методические указания, рекомендуемая литература

Мы уже рассмотрели порядок составления и утверждения номенклатуры дел, теперь давайте на примере образца номенклатуры дел организации познакомимся с оформлением (или как же заполнить графы формы). Не бойтесь потратить немного времени на изучение данной темы – это один из важных вопросов для грамотного ведения делопроизводства.

Удобнее всего, когда названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений по штатному расписанию (актуально особенно для крупных организаций). При этом допускается дополнительно делить на подразделы по функциональным обязанностям, для небольших фирм изначально можно составлять только по функциональному типу («секретариат», «кадровое обеспечение», «правовое обеспечение» и т.д.).

Индекс дела (графа 1) состоит из принятого в организации цифрового обозначения подразделения и порядкового номера названия заголовка дела в пределах каждого подразделения. Например, 01-12 (где, 01 – секретариат, 12 – любой номер дела в секретариате), 04-25 (где, 04 – юридический отдел, 25 – любой номер дела в юридическом отделе) и т.д.

Как правильно составить заголовок

Из названия заголовка (графа 2) любой прочитавший его человек должен получить представление об основном содержании и составе документов в деле. Используйте простые формулировки без сложных оборотов и вводных слов.

Избегайте заголовков «ни о чем», неконкретных описаний. Неудачные примеры: «Исходящие письма», «Документы для служебного пользования», «Разные материалы» и др.

Элементы заголовка документов дела принято располагать в следующей последовательности:

·         вид дела/документов – обязательный элемент и заголовок начинают с него – приказы, протоколы, переписка, журнал и др.,

·         автор,

·         адресат/корреспондент – кому адресовано/от кого получено,

·         название территории – только в сочетании с предыдущим элементом,

·         краткое содержание,

·         дата или период – особенно важно для планов и отчетов.

Считается, что надо стремиться по возможности использовать большее количество элементов для формулирования заголовков. В заголовке принято делать указание на копийность документов в деле, тогда в примечании (графа 5) сделайте отметку, где находятся подлинники. Посмотрите предыдущую статью – дела 02-02, 02-03 в примере номенклатуры дел организации.

Вы можете в работе использовать типовую и примерную номенклатуры дел (если они есть для вашей организации). Первая имеет нормативный статус, вторая – носит рекомендательный характер и намечает примерный состав дел.

Номенклатура дел не является догмой, поэтому в течение года заголовки дел допускается уточнять в процессе текущего делопроизводства при формировании дел.

Учитывайте, что документы постоянного и временного сроков хранения нельзя помещать в одно дело. Поэтому для них надо предусмотреть разные заголовки. Если несколько временных сроков (например, 1 год и 5 лет) в одном деле, то принимается больший из них (5 лет).

Систематизация заголовков в номенклатуре дел

Для определения порядка расположения заголовков ориентируются по степени важности дел в каждом разделе и их взаимосвязью. Четкого правила не существует, поэтому допускается вариативность и разумный полет фантазии. Но можно дать общие рекомендации.

Примерная схема расположения заголовков дел в каждом разделе/подразделе:

·         организационно-распорядительная документация – учредительные документы, устав, положения, структура, штатное расписание, приказы и т.д.,

·         планы,

·         отчеты,

·         договоры,

·         переписка по различным вопросам,

·         документы по вопросам основной деятельности (в скобках разновидности документов),

·         документы по вопросам вспомогательной деятельности (в скобках разновидности документов),

o    примечание к 3 последним пунктам – количество заголовков может колебаться в зависимости от размера организации от одного формируемого в секретариате дела до 20 и более дел уже в каждом отделе,

·         учет чего угодно (журналы, книги, базы данных),

·         по делопроизводству (сдаточные описи в архив организации, номенклатура дел отдела и т.д.).

В каждом разделе номенклатуры дел предусматриваются резервные номера, на случай если будут появляться новые непредусмотренные дела в процессе ведения делопроизводства. При появлении таких дел их нужно вписывать, при этом саму номенклатуру дел не требуется снова утверждать.

Количество дел (графа 3) в процессе разработки номенклатуры дел не проставляется, заполнение происходит после завершения делопроизводственного года. Информация из третьей графы служит основой для составления итоговой записи (суммируют по категориям) о количестве заведенных дел в течение завершившегося года.

Сроки хранения дел

Чтобы определить сроки хранения дел (графа 4) пользуются перечнем документов или в случае необходимости законодательными и другими нормативными правовыми актами в вашей области деятельности, при этом не нужно забывать оформлять ссылку на соответствующую статью/пункт.

При работе с перечнем документов для правильного определения сроков хранения необходимо учитывать примечания к ним и условия действия установленных сроков. Примечания к срокам надо переносить в составляемую номенклатуру дел в 5 графу. Посмотрите на образец в предыдущей статье: для дела 01-07 в соответствии с перечнем добавлены комментарии к сроку хранения, для дел 02-01, 02-05 срок установлен согласно примечанию, в перечне документов.

Организации, которые не передают документы на государственное хранение, не являются источником комплектования госархива, обычно заменяют срок «постоянно» по типовому перечню на срок не менее «10 лет», один из вариантов – «до ликвидации организации». Временные сроки хранения в сторону уменьшения изменять нельзя, из практических соображений возможно их увеличение.

При наличии типовой или примерной номенклатур дел сроки хранения переносятся оттуда без изменений в составляемую вами.

Примечание (графа 5) служит, чтобы делать любые необходимые отметки в процессе использования номенклатуры дел, например, указывают название перечня документов со сроками хранения, о наличии переходящих дел (те которые продолжат формировать в следующем году или наоборот уже велись), о передаче дел и другие.

В номенклатуру дел следует включать документы независимо от носителей информации – бумажных или электронных. В последнем случае делается отметка в примечании номенклатуры дел – «ведется в электронном виде», «электронные документы» или другая подобная. При этом современные перечни документов при установлении сроков хранения не делают различий от вида носителя.

Задание: Оформление номенклатуры   дел.

Основные источники: Законодательные и нормативные акты

1.     Федеральный закон № 149 от 02.07. 2006 г. «Об информации, информатизации и защите информации»

2.      Федеральный закон Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ (последняя редакция)

3.     Федеральный закон № 152 от 27.07.2006 г. «О персональных данных»

4.     ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные   системы документации». Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Учебные и справочные издания:

1. Абуладзе Д. Г. Документационное обеспечение управления персоналом. — М.: Юрайт, 2020. — 300 с.

2. Абуладзе Д. Г. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство. — М.: Юрайт, 2020. — 300 с.

3.Доронина Л. А. Организация и технология документационного обеспечения управления. — М.: Юрайт, 2020. — 234 с.

4. Казакевич Т. А. Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для СПО / Т. А. Казакевич, А. И. Ткалич. — 2-е изд., испр. и доп. — М.: Юрайт, 2018. — 177 с.

5.     Кузнецов И. Н. Организация и технология документационного обеспечения управления. — М.: Юрайт, 2019. — 522 с.

6.     Лаврентьева М. Г. Документационное обеспечение кадровой деятельности в сфере индустрии гостеприимства. — М.: Инфра-М, 2019. — 100 с.

7.     Попов А. В. Архивоведение. Зарубежная россика: учебник для СПО / А. В. Попов. — М.: Юрайт, 2018. — 168 с.

8.     Страхов О. А., Алексеева Т. В. Документационное обеспечение управления. Учебник. — М.: Рипол, 2020. — 132 с.

9.     Шувалова Н. Н. Документационное обеспечение управления. — М.: Юрайт, 2020. — 266 с.

10. Шувалова Н. Н. Организация и технология документационного обеспечения управления. — М.: Юрайт, 2020. — 266 с.

Интернет-ресурсы:

11. www.blank.ru

12. www.konsultant.ru. 

«Составление и оформление организационных документов»

Цель работы: Составлять и оформлять организационные документы

1. Выполнить предложенные задания

2. Составить отчет о выполненной работе (распечатать требуемые задания и вложить в тетрадь)

Задание 1

Разработать штатное расписание на 20__ г. на основании формы ОКУД 0301017 (дается в эл. виде) и стр. 103 учебника М.И. Басаков и данных о должностном и численном составе ООО «Спецтехмаш».

В структуре ООО «Спецтехмаш» включены отделы: 01 Администрация, 02 Отдел кадров, 03 Бухгалтерия, 04 Отдел маркетинга, 05 Экономический отдел.

В состав Администрации входят:

- директор с окладом 32000 руб. надбавка за специфику работы 5%, за ненормированный рабочий день 10%.

- заместитель директора по общим вопросам с окладом 25000 руб. с надбавкой за ненормированный рабочий день – 10%.

- главный бухгалтер с окладом 22000 руб. с надбавкой за ненормированный рабочий день – 10%.

В состав отдела кадров входят:

- начальник отдела кадров с окладом 18000 руб. надбавка за специфику работы 5%;

- специалист по кадрам с окладом 15000 руб. ;

- секретарь с окладом 12000 руб. и надбавкой 5% за совмещение должности архивариуса.

Бухгалтерия включает следующих сотрудников:

- бухгалтер-расчетчик 1 категории с окладом 15000 руб.;

- бухгалтер-материалист 2 категории с окладом 13000 руб.

В отделе маркетинга работают:

- два агента по снабжению с окладом 15000 руб. с надбавкой за ненормированный рабочий день – 10%;

- два агента по сбыту с окладом 15000 с надбавкой за ненормированный рабочий день – 10%.

В штате экономического отдела состоят:

- ведущий экономист 1 категории с окладом 18000 руб. надбавка за специфику работы 5%;

- секретарь с окладом 12000 руб.

Задание 2

Разработать положение о кадровой службы на основании формуляра образца (стр 105 учебника М.И. Басаков) и данных о работе кадровой службы, для примера Приложение 1 приведено положение о финансовой службе (структура разделов в примере несколько отличается от формуляра Басакова стр. 105). Вам необходимо сделать по формуляру Басакова на стр. 105.

Организация ООО «Спецтехмаш» зарегистрирована Адрес: 423250, Республика Татарстан, г. Лениногорск, ул. Чайковского, д. 78

Тел./факс (85595) 4-14-14

E-mail: 41414@mail.ru

http://www.org.tur.ru

ОКПО 02842708 ОГРН 1027700380795

ИНН/КПП 7708033140/771001001

Директор Иван Никитич Алилуев

Заголовки разделов нумеруются римскими цифрами (точка, пробел) пишутся заглавными буквами. В конце заголовка точка не ставится. Подпункты каждого раздела оформляются арабскими цифрами (разделяются точкой) с точкой на конце (например, 1.1, 1.1.1, 2.1 и т.д.). Со второй страницы положения начинается нумерация (по центру верхнего поля без точек).

Положение разрабатывается в соответствии с уставом организации, регулирует повседневную деятельность кадровой службы ООО «Спецтехмаш» в соответствии с учредительными документами, устанавливает:

• Организационно-правовой статус службы.

• Перечень функций и задач службы в области организации кадровой работы.

• Полномочия службы, а также порядок ее взаимодействия с другими структурными подразделениями (должностными лицами) предприятия по вопросам кадровой работы.

• Ответственность службы за ненадлежащую организацию кадровой работы.

В своей деятельности кадровая служба руководствуется действующим законодательством, настоящим положением и нормативными актами ООО.

Основными задача кадровой службы являются:

Организационные, административные задачи:

• Организация рекрутинга сотрудников.

• Организация социально-профессиональной адаптации сотрудников.

• Организация обучения (тренинга) сотрудников.

• Организация контроллинга сотрудников.

• Организация мотивации сотрудников.

• Организация ротации сотрудников.

• Организация кадрового делопроизводства.

Информационные задачи:

• Оформление и ведение трудовых книжек, личных карточек, личных дел, страховых свидетельств государственного пенсионного страхования (ГПС), медицинских полисов обязательного медицинского страхования (ОМС).

• Поддержание в актуальном состоянии базы данных о сотрудниках предприятия.

• Ведение учетно-справочной работы.

Контролирующие задачи:

• Контроль за соблюдением на предприятии законодательства, нормативно-правовых актов, локальных актов, организационно-распорядительных актов в области кадровой работы.

• Контроль достоверности сведений (персональных данных), сообщаемых о себе сотрудниками.

• Организация проведения внутренних проверок и расследований.

Функциями кадровой службы являются следующие:

• Организационная (административная).

• Информационная.

• Контрольная.

• Регулятивная.

• Методическая.

Кадровая служба имеет право:

• Требовать при приеме на работу и в других установленных случаях представления сотрудниками соответствующих документов: паспорта или заменяющего его документа, трудовой книжки, документа об образовании (наличии специальных знаний (умений)), страхового свидетельства ГПС и др.

• Давать должностным лицам предприятия обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к компетенции кадровой службы.

• Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по вопросам организации кадровой работы.

• Осуществлять взаимодействие с органами власти (управления), сторонними организациями (предприятиями, учреждениями) по вопросам, относящимся к компетенции кадровой службы.

• Осуществлять регулярный контроль за исполнением должностными лицами предприятия требований, предъявляемых к организации кадровой работы, периодически информировать соответствующих лиц, а также руководство предприятия о результатах контроля.

Кадровая служба обязана:

• Поддерживать условия, обеспечивающие требуемую эффективность кадровой работы.

• Обеспечивать сохранность полученных сведений о сотрудниках от разглашения (утраты) в процессе обработки.

• Предоставлять органам управления (власти), сторонним организациям (предприятиям, учреждениям) информацию по вопросам, отнесенным к компетенции кадровой службы, в соответствии с действующими на предприятии правилами.

• Предоставлять руководству предприятия отчет о результатах кадровой работы не позднее... числа месяца, следующего за отчетным.

Кадровая служба несет ответственность за:

• Надлежащую реализацию возложенных на нее задач.

• Соблюдение требований законодательства, нормативно-правовых актов, локальных актов, организационно-распорядительных актов в области кадровой работы.

• Сотрудники службы несут ответственность за исполнение своих обязанностей в объеме, предусмотренном соответствующими трудовыми договорами и должностными инструкциями. Порядок привлечения сотрудников кадровой службы к ответственности определяется Правилами внутреннего трудового распорядка предприятия.

В интересах надлежащего осуществления своей деятельности кадровая служба организует взаимодействие с другими структурными подразделениями и должностными лицами предприятия, а в необходимых случаях - с органами власти (управления), сторонними организациями (предприятиями, учреждениями) в соответствии с установленным порядком.

Организационная структура и квалификационно-численный состав кадровой службы определяется исходя из содержания и объема возлагаемых на нее задач расчетным методом.

Организационная структура кадровой службы включает следующие подразделения (самостоятельные участки работы) (см. схему 1)

административный отдел;

отдел рекрутинга;

отдел подготовки кадров;

отдел контроллинга;

отдел ротации.

┌────────────────┐

│Административный├─┐

│ отдел │ │

└────────┬───────┘ │ ┌────────────┐ ┌────────────────┐

│ │ │ Группа │ │ Группа │

│ │ │ управления │ │делопроизводства│

│ │ └──────┬─────┘ └────────┬───────┘

└─────────┼──────────┼──────────────────┤

│ ┌──────┴─────┐ ┌────────┴───────┐

│ │ Группа │ │ Группа приема │

│ │планирования│ │ и обращений │

┌─────────┤ └────────────┘ └────────────────┘

┌────────┴───────┐ │

│Отдел рекрутинга│ │

└────────┬───────┘ │ ┌────────────┐ ┌────────────────┐

│ │ │ Группа │ │ Группа │

│ │ │ поиска │ │ отбора │

│ │ └──────┬─────┘ └────────┬───────┘

└─────────┼──────────┼──────────────────┤

│ ┌──────┴─────┐ ┌────────┴───────┐

│ │ Группа │ │Группа кадрового│

│ │ найма │ │ резерва │

┌─────────┤ └────────────┘ └────────────────┘

┌────────┴───────┐ │

│Отдел подготовки│ │

│ кадров │ │

└────────┬───────┘ │ ┌────────────┐ ┌────────────────┐

│ │ │ Группа │ │Группа мотивации│

│ │ │ адаптации │ │ │

│ │ └──────┬─────┘ └────────┬───────┘

└─────────┼──────────┼──────────────────┤

│ ┌──────┴─────┐ ┌────────┴───────┐

│ │ Группа │ │ Группа │

│ │обучения N 1│ │ обучения N 2 │

│ │ │ │ │

┌─────────┤ └────────────┘ └────────────────┘

┌────────┴───────┐ │

│ Отдел │ │

│ контроллинга │ │

└────────┬───────┘ │ ┌────────────┐ ┌────────────────┐

│ │ │Группа учета│ │ Группа оценки │

│ │ └──────┬─────┘ └────────┬───────┘

└─────────┼──────────┼──────────────────┤

│ ┌──────┴─────┐ ┌────────┴───────┐

│ │ Группа │ │ Группа │

│ │ анализа │ │ проверок │

┌─────────┘ └────────────┘ └────────────────┘

┌────────┴───────┐

│ Отдел ротации │

└────────┬───────┘ ┌────────────┐ ┌────────────────┐

│ │ Группа │ │ Группа │

│ │ переводов │ │ перемещений │

│ └──────┬─────┘ └────────┬───────┘

└────────────────────┼──────────────────┤

┌──────┴─────┐ ┌────────┴───────┐

│ Группа │ │ Группа отпусков│

│ увольнений │ │ и командировок │

└────────────┘ └────────────────┘

Схема 1

Оценка работы кадровой службы определяетсяпо критериям своевременность выполнения работы и ее качество.

Приложение 1

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

_______ И.О.Фамилия

00.00.0000 г.

ООО «Компания»

110110, Москва

Ул. Тверская, д.15, офис 215

Тел. (095) 115-00-00

Факс: (095) 115-00-01

E-mail:rol@mail.ru

ОКПО 00000000

ОКУД 02521111

ПОЛОЖЕНИЕ

о финансовой дирекции

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Финансовая дирекция является самостоятельным структурным подразделением корпоративного офиса.

2. Дирекция создается и ликвидируется приказом президента корпорации.

3. Дирекция подчиняется непосредственно президенту корпорации.

4. Дирекцию возглавляет финансовый директор, назначаемый на должность приказом президента корпорации.

5. Финансовый директор имеет одного заместителя.

1. Обязанности заместителя определяются финансовым директором и указаны в должностной инструкции заместителя финансового директора.

2. Заместители и начальники структурных подразделений в составе финансовой дирекции, другие работники дирекции назначаются на должность и освобождаются от должностей приказом президента корпорации по представлению финансового директора.

3. В своей деятельности дирекция руководствуется:

• действующим законодательством РФ;

• настоящим положением;

• приказами, инструкциями, актами корпорации.

2. СТРУКТУРА

1. Структуру и штатную численность финансовой дирекции утверждает президент корпорации исходя из условий и особенностей деятельности корпорации по представлению финансового директора.

2. Финансовая дирекция может структурировать свою работу согласно нижеприведенной схемы.

Финансовая дирекция

Казначейство

Контрольно-ревизионный отдел

Отдел финансово-экономического анализа

Отдел оптимизации налогообложения

Отдел организации труда

2.3. Положения о подразделениях финансовой дирекции утверждаются финансовым директором, а распределение обязанностей между сотрудниками подразделений производится руководителями отделов. При отсутствии отделов распределение обязанностей между сотрудниками финансовой дирекции производятся финансовым директором.

3. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ

1. Осуществление единой политики в области финансов корпорации.

2. Организация финансовой деятельности корпорации с целью наиболее эффективного использования всех видов ресурсов в процессе деятельности и получения максимальной прибыли с минимальными затратами.

3. Разработка учетной и налоговой политики.

4. Анализ и контроль финансово-экономического состояния корпорации.

5. Прогнозирование финансовых результатов.

6. Организация и ведение управленческого учета (сбор, обработка и анализ информации о состоянии корпорации с целью принятия правильных управленческих решений).

7. Выработка кредитной политики корпорации.

8. Управление оборотными средствами, кредиторской и дебиторской задолженностью.

9. Управление издержками.

1. Обеспечение своевременности налоговых платежей, расчетов с кредиторами и поставщиками.

2. Создание условий для эффективного использования основных фондов, трудовых и финансовых ресурсов корпорации.

3. Управление движением финансовых ресурсов корпорации и регулирование финансовых отношений между хозяйствующими субъектами в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов.

4. Разработка финансовой стратегии корпорации.

5. Составление проектов перспективных и текущих финансовых планов с приложением всех необходимых расчетов.

6. Подготовка материалов для составления бизнес-планов корпорации.

7. Разработка прогнозных балансов и бюджетов денежных средств.

8. Участие в разработке проектов планов: реализации услуг, капитальных вложений, научных исследований и разработок.

2. Участие в планировании себестоимости услуг и рентабельности их производства.

3. Разработка прогнозов ожидания прибыли, расчёт налога на прибыль, составление планов распределения прибыли на год и по кварталам.

4. Определение потребности в собственных оборотных средствах и расчет нормативов оборотных средств, планирование мероприятий по ускорению их оборачиваемости.

5. Работа по изысканию собственных средств и привлечению заемных средств.

6. Определение и реализация инвестиционной политики, участие в работе по изысканию дополнительных инвестиционных ресурсов.

7. Взаимодействие с кредитными учреждениями по вопросам предоставления кредитных ресурсов.

8. Организация работы по заключению договоров о предоставлении кредитов и контроль за их соответствующим оформлением и сопровождением.

9. Обеспечение выполнения кредитных планов, своевременного погашения полученных кредитных средств, включая выплату процентов за кредит.

10. Разработка стратегии вывода ценных бумаг корпорации на фондовый рынок с определением издержек использования различных фондовых инструментов:

• определение вида ценных бумаг;

• выбор первичного дилера ценных бумаг или портфельного инвестора

• согласование с ним условий продажи и торговой площадки.

3.27.Работа с ценными бумагами (приобретение акций, облигаций и т. п.), контроль за портфелем ценных бумаг.

1. Определение объёма затрат на выплату дивидендов по акциям корпорации.

2. Управление активами корпорации, определение их оптимальной структуры, подготовка предложений по замене, ликвидации активов.

3. Определение источников финансирования капитальных вложений.

4. Разработка и утверждение плана капитальных вложений.

5. Определение порядка и условий финансирования капитального или текущего ремонта основных фондов.

6. Обеспечение своевременного поступления доходов корпорации.

7. Ведение оперативного учета финансовых, расчетных и кредитных операций, осуществляемых предприятиями корпорации по их счетам в банках и кредитных учреждениях.

8. Обеспечение своевременности оплаты счетов поставщиков и подрядчиков за оказанные услуги в соответствии с заключенными договорами.

9. Организация работы по перечислению платежей и взносов по налогам и сборам в государственный и местный бюджеты, государственные внебюджетные социальные фонды и т. д,

10. Подготовка необходимых материалов для проведения взаимозачетов.

1. Разработка и осуществление мероприятий, способствующих своевременности платежей, выбор форм расчетов с контрагентами и обеспечение соблюдения правил ведения расчетов.

2. Обеспечение своевременности и полноты выплаты заработной платы рабочим и служащим корпорации.

2. Обеспечение финансирования затрат, предусмотренных финансовыми планами, планами капитальных вложений.

3. Участие в разработке положений, направленных на:

• обеспечение платежеспособности;

• предупреждение образования и ликвидацию неиспользуемых товарно-материальных ценностей, сверхнормативных запасов;

• повышение рентабельности производства;

• увеличение прибыли;

• снижение издержек на производство и реализацию продукции.

1. Осуществление мероприятий по укреплению финансовой дисциплины корпорации

2. Ведение учета движения финансовых средств и составление отчетности о результатах финансовой деятельности в соответствии с внутрикорпоративными стандартами управленческого учета и отчетности.

3. Контроль за правильностью составления и оформления отчетной документации.

4. Обеспечение достоверности финансовой информации.

5. Доведение показателей финансовых планов предприятий корпорации.

6. Составление и представление руководству корпорации:

• сведений о поступлении денежных средств;

• отчетов о ходе выполнения финансовых, кредитных и кассовых планов;

• информации о финансовом состоянии корпорации.

1. Разработка валютной политики корпорации.

2. Определение возможных финансовых рисков, их оценка применительно к каждому источнику средств.

3. Разработка предложений по уменьшению финансовых рисков и программ по страхованию.

4. Определение стратегии корпорации в области лизинговых операций, осуществление лизингового финансирования.

5. Разработка мер по продаже, сдаче в аренду и залог части активов, ликвидации или консервации отдельных мощностей и объектов (в том числе нерентабельных, мобилизационных).

6. Анализ производственно-хозяйственной и финансовой деятельности корпорации, прогнозирование ее результатов (ежеквартально и в целом за год).

7. Участие в ценообразовании на отдельные виды услуг.

1. Определение объемов финансирования научно-исследовательских, опытно-конструкторских и проектно-изыскательских работ согласно сметам и договорам, согласованными со структурными подразделениями корпорации.

2. Контроль за:

• выполнением финансовых планов и бюджета, планов реализации услуг, кредитных планов, планов по прибыли и по иным финансовым показателям;

• правильным и эффективным расходованием денежных средств;

• целевым использованием собственных и заемных оборотных средств по структурным подразделениям и по корпорации в целом;

• правильностью составления, оформления и утверждения смет, расчетов окупаемости капитальных вложений.

1. Участие в определении финансовых условий заключаемых договоров, экспертиза проектов договоров, представленных контрагентами.

2. Анализ бухгалтерской и статистической отчетности.

3. Обеспечение подразделений корпорации инструктивными материалами, относящимися к финансовой деятельности корпорации, разработка методических указаний по вопросам финансирования операционных расходов, капитальных вложений, прочих видов деятельности.

4. Рассмотрение обращений и писем граждан и юридических лиц по вопросам, входящих в компетенцию финансового подразделения, организация проверок, подготовка соответствующих предложений.

5. Участие в проведении совещаний-семинаров с работниками экономических, финансовых и бухгалтерских подразделений.

6. Разработка мер по обеспечению прозрачности финансового состояния корпорации (на основе совершенствования управленческого учёта и т. п.)

7. Участие в пределах своей компетенции в рассмотрении вопросов, связанных с учреждением новых предприятий, реорганизацией и ликвидацией структурных подразделений корпорации.

4. ПРАВА

4.1. Финансовая дирекция имеет право:

1. Давать указания в рамках финансовой политики корпорации с целью контроля над хозяйственной деятельностью предприятий в составе корпорации.

2. Требовать и получать от других структурных подразделений корпорации данные анализа хозяйственной деятельности предприятий, необходимые для работы дирекции.

3. Вести переписку по вопросам методологии финансового учета и отчетности, а так же другим вопросам, входящим в компетенцию дирекции и не требующих согласования с руководством корпорации и руководителями других подразделений.

4. Не принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству, нарушают договорную и финансовую дисциплину.

5. Представительствовать в установленном порядке от имени корпорации по вопросам, относящимся к компетенции дирекции, во взаимоотношениях с налоговыми, государственными учреждениями и органами местного самоуправления, банками, кредитными учреждениями, и т. д.

6. Вносить предложения руководству корпорации о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц по результатам проверок.

7. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию дирекции.

8. Проводить и участвовать в совещаниях по вопросам хозяйственной деятельности корпорации, ее финансовых показателей.

9. По согласованию с руководством корпорации или другими уполномоченными лицами, привлекать экспертов и специалистов в области финансового консалтинга для консультаций, подготовки заключений, рекомендаций и предложений.

1. Финансовый директор визирует все документы, регламентированные корпоративной финансовой политикой, связанные хозяйственной деятельностью предприятий в составе корпорации (стратегические и операционные планы, бизнес-планы, корпоративные отчеты, договора, сметы, справки и т. п.)

2. Финансовый директор также имеет право:

1. Подписывать платежные, расчетные, кредитные и другие финансовые документы.

2. Вносить предложения в дирекцию по персоналу о поощрениях за успешную работу, а также предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций дирекции несёт финансовый директор.

2. На финансового директора возлагается персональная ответственность в случае:

1. Несоответствия издаваемых дирекцией инструкций и указаний по вопросам финансовой деятельности корпорации, учета и отчетности, действующему законодательству РФ.

2. Составления, утверждения и предоставления недостоверной сводной финансовой отчётности и нарушения сроков её предоставления президенту корпорации, соответствующим структурным подразделениям, налоговым органам и т. д.

5.2.3.Не обеспечения или ненадлежащего обеспечении руководства корпорации структурных подразделений информацией по финансовым вопросам.

1. Несвоевременного, а также некачественного исполнения поручений руководил корпорации, связанных с деятельностью дирекции.

1. Использования сотрудниками дирекции информации в неслужебных целях.

2. Несоблюдения сотрудниками дирекции внутреннего трудового распорядка.

3. Несоблюдения сотрудниками дирекции норм охраны труда.

5.3. Ответственность сотрудников финансовой дирекции определяется их должностными инструкциями.

Руководитель структурного

Подразделения _________________ (Фамилия, инициалы)

подпись

М.П.

СОГЛАСОВАНО

Должностное лицо, с которым согласовывается Положение

_____________________ (Фамилия, инициалы)

подпись

00.00.0000

Начальник юридического отдела

_____________________ (Фамилия, инициалы)

подпись

00.00.0000

Методические указания к практической работе № 4 «Составление и оформление распорядительных документов: приказы»

Цель работы: Составлять и оформлять распорядительные документы, приказы.

Порядок выполнения работы

1. Выполнить предложенные задания

2. Составить отчет о выполненной работе (распечатать требуемые задания и вложить в тетрадь)

Задание 1

Оформить заявление кассира завода «Свет» с просьбой к генеральному директору А.С. Дровникову предоставить ученический отпуск с 06.03.20__ по 18.03.20__ продолжительностью 13 календарных дней на основании справки – вызова № 5655 от 01.03.20__. Ф.И.О. кассира Иванова Ирина Петровна. Для примера используйте приложение 1.

Задание 2

Оформить приказ по личному составу на основе данных задания № 1 и образца приложения 2.

Приказ № 65к от 05.03.20__ «О предоставлении ученического отпуска» кассиру завода И.П. Ивановной с 06.03.20__ по 18.03.20__ продолжительностью 13 календарных дней на основании справки-вызова № 5655 от 01.03.20__ и заявления кассира И.П. Ивановной.

Проставить визу согласования начальника отдела кадров О.А. Сергеевой и отметку об ознакомлении с приказом Ивановой.

Задание 3

Оформить приказ по основной деятельности на основе предложенных образцов в приложении 3 и 4.

В соответствии с Распоряжением Министра от 04.03.20__ № 115 «Об усилении противопожарной безопасности и усилении охраны в период праздничных дней» составить приказ № 245 от 06.03.20__ изданный директором Научно-производственного объединения «Агроприбор» г. Москвы М.Д. Галкиным.

В распорядительной части выделить 4 пункта:

1. Об организации уборки территории объединения

2. О проверке состояния электропроводки

3. О предоставлении в секретариат генерального директора списка сотрудников, пребывание которых необходимо на территории объединения в праздничные дни

4. Контроль за исполнением возлагается на главного инженера объединения П.Р. Жарова.

Каждый пункт рассмотреть по схеме «Кому?», «Что нужно сделать?», «До какого срока?».

Например, к п.1 Заведующему складом О.Н. Никитину организовать уборку территории до 07.03.20__.

Проставить визу главного инженера

Поставить отметку об исполнителе. Исполнителем является Соловьева телефон 302-34-56

Приложение 1

ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ

Генеральному директору

АО «Уфанефтегазстрой»

Р.Б. Тухватуллину

бухгалтера А.В. Захарова

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить очередной отпуск на основании графика отпусков с 01.03.2009 по 28.03.2009 продолжительностью 28 календарных дней.

_____________ А.В. Захаров

20.02.2009

Приложение 2

ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

ТОО «Светлана»

ПРИКАЗ

10.03.2009 № 68

О приеме на работу

ПРИКАЗЫВАЮ:

Принять С.М. Ракитину на должность главного бухгалтера цеха № 1 с 05.03.2009 с окладом 10000 (десять тысяч) рублей в месяц согласно заключенному трудовому контракту.

Основание: Трудовой контракт № 20 от 05.03.2009

Генеральный директор _________ О.В. Сидоров

Заместитель директора по кадрам ________ С.М. Павлова

Юрисконсульт ________ С.К. Игнатьев

С приказом ознакомлена _______ С.М. Ракитина

Приложение 3

МАКЕТ ПРИКАЗА ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Наименование министерства

или ведомства

Наименование организации

ПРИКАЗ

00.00.0000 №

Место издания

Заголовок (краткое содержание, выраженное

отглагольным существительным в предложном

падеже, начинается прологом «О…»)

Текст констатирующей части приказа. приводятся факты, послужившие основанием для издания приказа. Констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ: (пишется отдельно на строке)

1. Полное наименование должности исполнителя И.О. Фамилия в дательном падеже или наименование структурного подразделения – необходимые действия, выраженные глаголом в неопределенной форме, - срок действия (без слова «срок»)

2. Полное наименование должности И.О. Фамилия или структурное подразделение (если в пункте несколько действий, разных по характеру, то каждое выделяется в подпункт):

2.1 Действие и срок исполнения

2.2 То же

3. Последний пункт имеет постоянную формулировку:

Контроль за исполнением приказа возложить на (структурное подразделение или лицо, на которое возлагается контроль, наименование должности, фамилия, инициалы в винительном падеже).

Наименование

должности руководителя И.О. Фамилия

Если необходимо, то в этом месте указывают визы (без слова «виза»)

например

Главный бухгалтер И.О. Фамилия

Дата

Приложение 4

ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Методические указания к практической работе № 5 «Составление и оформление распорядительных документов: распоряжения»

Цель работы: Составлять и оформлять распорядительные документы, распоряжения.

Порядок выполнения работы

1. Выполнить предложенные задания

2. Составить отчет о выполненной работе (распечатать требуемые задания и вложить в тетрадь)

Задание 1

Выберите верные утверждения

1. Решение издается на основе коллегиального руководства

2. Текст приказа по основной деятельности, как правило, состоит из двух частей

3.Констатирующая часть текста в приказе по основной деятельности может

отсутствовать

4. Пункты текста приказа в распорядительной части нумеруются арабскими цифрами

5.Приказы по основной деятельности и по личному составу имеют общую

нумерацию

6.Реквизит «отметка о наличии приложения» после текста приказа самостоятельно не оформляется

7.Заголовок к тексту приказа по основной деятельности формулируется в

родительном падеже

8.Приказ по основной деятельности, как правило, подписывает руководитель

организации

9. Постановления и решения имеют одну подпись

10. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания

Задание 2

Выберите правильный ответ.

К каждому заданию даны 3 варианта ответа, из которых только один верный. Выберите и отметьте ответ , который на ваш взгляд является правильным.

1. Распорядительный документ, который издается на основе единоначалия

а) решение

б) приказ

в) постановление

2. Распорядительный документ, который издается на основе коллегиального

руководства

а) приказ

б) решение

в) распоряжение

3. Из скольких составных частей, как правило, состоит текст распорядительного документа

а) из двух

б) из одной

в) из трех

4. Фамилию и должность исполнителя в распорядительной части текста приказа по основной деятельности указывают

а) в именительном падеже

б) в родительном падеже

в) в дательном падеже

5. В состав реквизитов приказа по основной деятельности не входит реквизит

а) гриф утверждения

б) заголовок к тексту

в) номер документа

6. Приказ по основной деятельности подписывает

а) руководитель

б) секретарь

в) исполнитель

7. Постановление подписывает

а) руководитель

б) секретарь

в) руководитель и секретарь коллегиального органа

8. Приказ по основной деятельности оформляют

а) на бланке письма

б) на бланке конкретного вида документа

в) на должностном бланке

9. Слово «приказываю» в тексте приказа по основной деятельности оформляют в следующем написании

а) ПРИКАЗВАЮ

б) приказываю

в) Приказываю

10. Распорядительная часть в распоряжении начинается словом

а) ПРЕДЛАГАЮ

б) РЕШАЕТ

в) ПОСТАНОВЛЯЕТ

Задание 3

Вставьте пропущенные в тексте слова.

1. Организационно-распорядительный документ — это вид письменного документа, в котором фиксируются _______________________ административных и организационных вопросов, а также вопросов _____________________,

взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти,

учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц.

2. Постановление — это правовой акт, принимаемый высшими или некоторыми центральными органами ____________________ власти, действующими на основе _______________________ управления, в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил

3. Решение — это распорядительный документ, который является правовым актом, принимаемым _____________________ власти.

4. Распоряжение — это ____________________________ управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенного должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий ______________ силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано.

5. Приказ — это правовой акт, издаваемый _____________________ организации, действующей на основе ________________________.

6. Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей - _______________________ и ___________________________.

7. В зависимости от вида документа распорядительная часть начинается словами:

__________________— в постановлении; _________________ — в решении;

___________________ — в распоряжении; ________________ — в приказе.

8. Реквизит «отметка о наличии приложения» после текста распорядительного документа самостоятельно ________________________.

9. Текст распорядительного документа должен иметь заголовок, который

формулируется в _____________________ падеже.

10. Приказы и распоряжения подписывает ___________________ или

___________________.

11. Постановления и решения имеют две подписи — ______________________________ и ________________________ коллегиального органа.

12. Распорядительные документы вступают в силу с момента их

_______________________ или доведения до сведения.

Задание 4.

Оформить распоряжение № 137 от 10.03.20__ главного инженера Московского станкостроительного завода «Техмаш» Д.М. Солнцева «О внедрении стандарта ОРД СТП 02-601» на основе предложенных образцов в приложении 1 и 2.

В распорядительной части указать 4 пункта:

1. О внедрении стандарта ОРД СТП 02-601 во всех службах, на участках и в структурных подразделениях завода с 01.04.20__.

2. Об организации занятий по изучению СТП 02-601 со специалистами и инженерно-технологическим персоналом (с указанием «Кому» и с какого числа)

3. Об организации тиражирования бланков ОРД, типовых текстов и унифицированных форм (с указанием «Кому?»)

4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя директора по общим вопросам И.К. Бирова.

Проставить визу юрисконсульта П.К. Лунова

Поставить отметку об исполнителе. Исполнителем является Журавлева телефон 308-34-16

Задание 5.

Используя приложения 1 и 2 оформить распоряжение в текстовом редактореMicrosoft Word используя следующие данные

Директор ООО «Эталон» (зарегистрировано в г. Петрозаводске) Л.Б. Попов 12 февраля текущего года издал распоряжение № 45 о проведении ремонтных работ в цехе № 3 в связи с аварийным состоянием отопительной системы цеха. Распоряжением предписывалось проведение ремонтных работ в указанном цехе, за что ответственным был назначен начальник ремонтно-технической службы Макаров Д.И. Срок выполнения всех работ – 15 февраля текущего года.

Осуществление контроля за проведением ремонтных работ возлагалось на начальника цеха № 3 Антонова Ю.В.

Распоряжение было завизировано начальником ремонтно-технической службы Макаровым Д.И. и начальником цеха № 3 Антоновым Ю.В., заместителем директора П.И. Абрамовым 12.02.20__.

Приложение 1

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Дата №

Место издания

Заглавие начинается

с вопроса - О чем...

Текст документа может начинаться с констатирующей части излагается цель или причина создания. Констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть начинается словом

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Распорядительные пункты строят по схеме: исполнитель - действие - срок.

Последний пункт распоряжения формулируют следующим образом:

Контроль за выполнением распоряжения возложить на наименование должности, инициалы, фамилия.

Текст печатают через 1,5 интервала.

Наименование должности лица,

подписавшего документ И.О.Фамилия

Гриф согласования

или визы

Исполнитель

телефон

Приложение 2

Открытое акционерное общество
«АБСОЛЮТ»

РАСПОРЯЖЕНИЕ
15.04.2009 № 125

О проведении ремонтных работ

В связи с аварийным состоянием отопительной системы в комнате № 40

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Провести ремонтные работы в комнате № 40 до 01.05.2009. Ответственный – начальник технического отдела В.С. Антонов

2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на главного инженера А.В. Терехова

Генеральный директор В.С.Семенов

Главный инженер Б.К.Савельев

15.04.2009

Терентьева

233 67 88

Методические указания к практической работе № 6 «Составление и оформление информационно – справочных документов: служебные письма»

Цель работы: Составлять и оформлять информационно-справочные документы, служебные письма

Порядок выполнения работы

1. Записать номер практической работы, тему и цель работы

2. Записать коротко предложенные задания

Практическая работа состоит из 3-х заданий по составлению служебных писем. Чтобы оформить документы необходимо использовать типовые формы, которые находятся в приложениях. В приложениях также представлены заполненные образцы этих документов.

Оформление документов производится в редакторе Microsoft Word с соблюдением всех отступов и интервалов. Все выполненные задания должны быть распечатаны и представлены преподавателю для проверки.

Задание 1.

Составьте письмо – приглашение № 544 от 10.07.20__ по сл. данным:

Институт точных приборов посылает письмо – приглашение директору ЦНИИ «Прометей» Константину Сергеевичу с приглашением посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно – энергетических ресурсов в строительстве и промышленности». Выставка состоится в г. Москва в павильоне выставочного центра на Красной Пресне 18 августа 20__ года с 9.00 до 20.00. Адрес института точных приборов г. Москва ул. Плеханова 36, тел. 237-87-77. Директор института точных приборов С. К. Сергеев.

Используйте приложение 1.

Задание 2.

Составьте гарантийное письмо № 589 от 23.09.20__ по следующим данным:

ООО «Миг» гарантирует АО «Восторг» отгрузку аккумуляторных батарей на сумму 324000 (Триста двадцать четыре тысячи) рублей 00 копеек в течение 2-х недель с момента поступления денежных средств на расчетный счет.

Адрес ООО «Миг» г. Москва ул. Садовая 36, тел. 237-87-87. Директор ООО «Миг» М. К.Максимов.

Используйте приложение 1.

Задание 3.

Составьте информационное письмо № 59 от 12.09.20__ по следующим данным:

Московский полиграфический техникум сообщает директору школы № 12 В.С. Антоновой о том, что в новом учебном году техникум открывает два новых факультета:

1. Лазерные технологии в полиграфии

2. Юридический

Правила приема общие для всех.

Адрес Московского полиграфического техникума г. Москва ул. Мира 86, тел. 337-87-87. Директор техникума М.С.Игнатьева.

Используйте приложение 1.

Приложение 1.

Наименование организации Реквизит «Адресат»

отправителя

Справочные данные организации-

отправителя

№ от

Текст письма. Письма – приглашения начинаются со слов «Уважаемый ...........! »

Текст гарантийного письма начинается со слов «Настоящим гарантируем …»

Текст информационного письма начинается со слов «Администрация техникума сообщает, что …»

Должность отправителя И. О. Фамилия

Задание 4

Используя формуляр – образец оформить Служебное письмо № 155 от 15.04.2016 в текстовом редакторе Microsoft Word без использования фирменного бланка организации.

Данные для выполнения задания:

Исполнителем Марией Поляковой (тел 333-33-33) по поручению начальника отдела маркетинга ПАО «Торгпотребсоюз» (г. Москва, Лесная ул., д.18, 117123, тел./факс. 8(495)234-56-00, ОКПО 87654321, ОГРН 1234567890098, ИНН/КПП 09876543321/123456789) В.А. Комарова было составлено письмо № 238 от 16 мая текущего года в адрес ООО «Дело», техническому директору А.М. Мягкову об отправке документации следующего содержания: «Направляем необходимые Вам документы, содержащие информацию о цене комплекта научно-технической документации на холодильное оборудование. Предлагаем выслать техническую документацию на зарубежные аналоги холодильного оборудования. При принятии положительного решения о закупке оборудования просим Вас направить соответствующее письмо руководителю отдела сбыта Наумову С.П.». Данным письмом сопровождалась спецификация на 28 л. в 1 экз., поэтому необходимо сделать отметку о наличии приложений.

Формуляр – образец служебного письма

Задание 5

Спроектировать фирменный бланк организации ООО «Свобода» с эмблемой и с угловым расположением реквизитов. Составить сопроводительное письмо № 16 от 02.03.2016 по образцу.

ООО «Свобода» (г. Бугульма, Уральская ул., д.28, 423232, тел./факс.8(85594) 4-56-00, ОКПО 87654321, ОГРН 1234567890098, ИНН/КПП 09876543321/123456789)

На фирменным бланке составить служебное письмо директору ООО «Выбор» Лучук О.О. о подписании договора и спецификации.

Текст письма содержит информацию о направлении 2-х экземпляров подписанного и скрепленного печатью договора на поставку во II квартале 2016 года товаров согласно прилагаемой спецификации. Обратиться с просьбой подписать и выслать в адрес ООО «Свобода» один подписанный комплект договора. Сделать отметку о наличии приложения: Договор № 15 от 01.03.2016 на 5 л. в 2 экз. и Спецификации на 1 л. в 2 экз. Письмо подписано главным инженером Л.Ф. Трофимовым, исполнитель Калашников тел 4-95-95.

О бразец сопроводительного письма

Задание 6

В адрес техникума пришло письмо с просьбой подтвердить подлинность диплома выпускника.

Необходимо:

1. Зарегистрировать входящее письмо: проставить на письмо вручную реквизит 29 - отметка о поступлении документа в организацию. Дата получения 03.04.2016.

2. Сделать запись в Журнале учета входящей корреспонденции

3. Спроектировать фирменный бланк техникума с продольным расположением реквизитов с эмблемой

4. Составить на фирменном бланке ответное письмо от 04.04.2016 о подтверждении подлинности диплома выпускника. Внимание!!! Не забыть оформить реквизит 13 – ссылку на регистрационный номер и дату входящего документа, на который дается ответ. Письмо отправлено по электронной почте. Исполнитель указать себя. Копия письма помещена в дело 01-01.

5. Зарегистрировать исходящее письмо в Журнале учета исходящей корреспонденции.

Входящее письмо

Журнал учета входящей корреспонденции

Журнал учета исходящей корреспонденции

Методические указания к практической работе № 7 «Составление и оформление информационно – справочных документов: акты, протоколы, докладные и объяснительные записки»

Цель работы: Составлять и оформлять информационно-справочные документы, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки

Задание 1

Используя образец 1 оформить акт в текстовом редакторе MicrosoftWord используя следующие данные

Комиссия под председательством начальника технической группы А.А.Волового и членов комиссии Борисова М.Ю - начальника административно-хозяйственного отдела, Смирнова Л.П. - бухгалтера, и Романовой И.К. - офис-менеджера, в присутствии секретаря Р.А. Кашапкиной ЗАО «Леонтия» г. Бугульма на основании докладной записки офис-менеджера И.К.Романовой 11 января текущего года провела проверку технического оснащения приемной генерального директора и признала негодными для эксплуатации копировальный аппарат Xerox инв. № 345(1 шт.), шредер Comix (инв.номер 367, 1 шт.), факс Panasonic 47823 (1 шт.). Признанная непригодной для эксплуатации техника была передана на склад предприятия. По установленному факту комиссия составила акт № 25 от 15 января текущего года приема-передачи оргтехники в 3 экз. (1-1 экз. – начальнику административно-хозяйственного отдела, 2-й - главному бухгалтеру, 3-й - в дело 23-02), который был утвержден генеральным директором П.И. Степановым.

Задание 2

Используя образец 2 оформить Протокол в текстовом редакторе MicrosoftWord.

Данные для выполнения задания.

Дирекция ООО «Астрея» (Санкт-Петербург) 12.08.200__ г. провело свое очередное заседание, на котором присутствовали Востряков С.Т., Студнев П.Д., Лебедев И.М., Антонов П.Л., Шептунова В.Г., Тимофеев А.А., Стулова М.И.

На заседании обсуждалось два вопроса: о ходе рекламной кампании в Ш квартале 200__г. и о переходе на новую систему выплаты премиальных.

По первому вопросу слушали сообщение начальника отдела рекламы Вострякова С.Т., текст сообщения которого был передан секретарю заседания Н.Д.Беловой. По этому же вопросу выступил финансовый директор Тимофеев А.А., который одобрил увеличение расходов на наружную рекламу в Ш квартале 200__ г. на 5%.

По второму вопросу сделал сообщение Стулов М.И. и текст сообщения также передал секретарю. По данному же вопросу выступили Антонов П.Л., начальник отдела кадров, и Лебедев И.М., директор по продажам. Первый одобрил новую систему выплаты премиальных и рекомендовал подготовить необходимые документы к 01.09.200__г. Второй предложил доработать новую систему выплаты премиальных и рекомендовал провести голосование по данному вопросу на общем собрании трудового коллектива.

В итоге заседания были приняты следующие решения: 1. Одобрить работу отдела рекламы в Ш квартале 200__ г. 2. Провести общее собрание трудового коллектива по вопросу о переходе на новую систему выплаты премиальных 15.08.200__ г. Ответственным за подготовку собрания была назначена зав.канцелярией Шептунова В.Г.

Собрание вел председатель О.А.Румянцев.

Задание 3.

Составить объяснительную записку на имя заведующего отделением о причине опоздания на 1-ю пару 17.03.20__. В тексте указать причину опоздания.

Задание 4.

Составить докладную записку от 18.03.20__. написанную начальником управления В.О. Ильиным, адресованную Генеральному директору ПАО «Перевозки» Т.П. Данилину о переводе на должность.

Причиной, послужившей составлению докладной является реорганизация структуры Управления и укрупнение отделов в результате чего происходит перераспределение функций сотрудников.

Начальник управления Ильин просит перевести старшего экономиста СТ. Николаева из отдела автомобильных перевозок в таможенные отдел с последующим внесением изменений в штатное расписание.

Используйте приложения 3 и 4.

Приложение 1

Приложение 2

Методические указания к практической работе № 8 «Оформление основных видов документов по личному составу: резюме, автобиография, трудовой договор»

Цель работы: Составлять и оформлять документы по личному составу: резюме, автобиографию, трудовой договор

Задание 1.

Задача: Составить резюме.

Используя макет оформления резюме на стр. 156 учебника автора М.И. Басакова требуется составить резюме. В резюме студент представляет себя, т.к. студент еще не имеет документа об образовании и опыта работы, допускается представление информации, на будущее (т.е. разрешается пофантазировать). В помощь студенту дается образец резюме (Приложение 1) с несколько другой структурой. Однако для оформления используется макет со стр. 156 учебника.

Ответить на вопросы:

1. Чем отличаются 2 образца резюме по структуре и содержанию?

1. Какой вариант вам понравился больше и почему?

Задание 2.

Задача: составить автобиографию

В автобиографии студент представляет себя, т.к. студент еще не имеет документа об образовании и опыта работы, допускается представление информации, на будущее (т.е. разрешается пофантазировать). В помощь студенту дается образец автобиографии (Приложение 2).

Задание 3.

Задача: составить трудовой договор

Используя приложение 3 оформите трудовой договор. Все подстрочные комментарии даются для Вас, из документа их нужно будет удалить, т.е. вместо комментариев там должна быть соответствующая информация, полосочки такие ________ тоже удаляем вместо них будет информация нужная по смыслу.

ГАОУ СПО «Лениногорский нефтяной техникум» принимает Вас на работу по совместительству в качестве преподавателя экономических дисциплин первой квалификационной категории на неопределенный срок без испытательного срока. Дата договора 01.09.2013.

Работник должен выполнять следующие обязанности:

-качественно и добросовестно выполнять работу по обучению студентов специальности 080114 Экономика и бухгалтерский учет

-проводить занятия в строгом соответствии с учебным планом и рабочей программой, утвержденной директором ГАОУ СПО «ЛНТ».

В 7-м разделе указать, что РАБОТОДАТЕЛЬ обязан:

-организовать труд РАБОТНИКА;

-создать условия для безопасного и эффективного труда;

-оборудовать рабочее место в соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности;

-своевременно выплачивать обусловленную договором заработную плату;

В 8-м разделе отразить особенности режима рабочего времени как почасовая работа (п. 9 и п. 10 не указывать).

В 9-м разделе указать заработную плату 100 руб. за час. Ежегодный отпуск 56 календарных дней. Укажите юридические адреса сторон.

Приложение 1

РЕЗЮМЕ

01.06.2013

Петров Андрей Викторович

Дата и место рождения 18 декабря 1988 года,
г. Хабаровск
Семейное положение: холост, детей нет
Контактная информация  Адрес: 680054, г. Хабаровск, ул. Трехгорная XX, кв. XX  Телефоны: хх-хх-хх (дом.)      х-ххх-ххх-хх-хх (моб.).
E-mail: ххххххххх@mail.ru

Сфера профессиональных интересов

1.Изыскания и проектирование автомобильных дорог.
2.Применение спутниковых систем для производства геодезических работ в дорожном строительстве.
3.Применение нанотехнологий для повышения прочности и морозоустойчивости асфальтобетонных покрытий.
4.Автоматизированное проектирование автомобильных дорог.
5.Международная коммуникация, обмен опытом с иностранными компаниями в области строительства автомобильных дорог.

Образование
2005 - 2010 гг. – Тихоокеанский Государственный Университет, Дальневосточный Автодорожный институт, специальность «Автомобильные дороги и аэродромы».
Средний балл диплома – 5.0

2008гг.  – Тихоокеанский Государственный Университет, Институт Информационных Технологий, специальность «Программное обеспечение вычислительной техники и автоматизированных систем»

1995-2005  Экономическая гимназия – школа №22 г. Хабаровска.

Дополнительное образование

2006-2009 – Курсы разговорного китайского языка, получил диплом переводчика-референта.
2006-2008 – Курсы разговорного английского языка.

Достижения

2007 г. – Межвузовская олимпиада по сопротивлению материалов, III место.
2006 г. – Олимпиада по физике, II место.
2006 г. – Олимпиада по строительной механике, III место.

 Трудовой опыт

с 20 июня 2009  – ООО «АЗИМУТ», специалист.

Практика

2006 г. – ООО «АЗИМУТ», стажер – принимал участие в диагностике автомобильных дорог, составлении паспорта дороги, получил опыт работы со спутниковыми приемниками GPS.

2007 г. – практика в Дунбэйском финансово-экономическом Университете, Китай. Диплом (китайский язык).

2008 г. – практика в Даляньском Университете иностранных языков. Диплом (китайский язык).

 Основные и дополнительные навыки и интересы:

• Наличие водительских прав категории «В».

• Знание английского – уровень выше среднего (разговорный, чтение, перевод).

• Знание китайского языка – средний уровень (разговорный, чтение, перевод).

• ОпытныйпользовательПК (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Power  Point, AutoCAD(2005-2009), Visio, Credo, Robur).

• Знание языков программирования (Visual Basic, Pascal, C++).

• Опыт работы со спутниковыми системами GPS.

• Опыт работы в области диагностики и паспортизации автомобильных дорог.

 
Личные качества

Очень сильные аналитические способности,  пунктуальность, ответственность, добросовестность, самостоятельность, высокая работоспособность, умение в кратчайшие сроки изучить проблему любой сложности, дисциплинированность, исполнительность, склонность к повышению образования, умение работать одинаково продуктивно как в группе так и индивидуально.

________________ А.В. Петров

Приложение 2

АВТОБИОГРАФИЯ

Я, Сушко (Лукина) Виктория Юрьевна, родилась 22 марта 1981 года в г. Брянске. Мать – Лукина Наталья Александровна, 1949 года рождения, отец – Лукин Юрий Георгиевич, 1946 года рождения. В настоящее время оба пенсионеры и проживают: г. Анапа, ул. Скачковая, д. 141.

Среднюю общеобразовательную школу № 136 г. Брянска окончила в 1997 году. В этом же году была зачислена в Брянскую архитектурно-строительную академию и в 2002 году окончила данное учебное заведение с присвоением квалификации «Экономист-менеджер» по специальности «Экономика и управление на предприятии».

Затем в 2002—2004 годах я не работала в связи с замужеством и рождением ребенка.

За 2003—2004 годы в БИП «Логос» получила дополнительное образование, присвоена квалификация «Переводчик в сфере профессиональной коммуникации» (английский язык).

В феврале 2005 года была принята в ООО «Фольга» на должность секретаря-референта, в октябре 2007 года была переведена на должность бухгалтера. В настоящее время продолжаю работать в ООО «Фольга» бухгалтером.

Замужем. В январе 2002 года изменила девичью фамилию Лукина на Сушко в связи с вступлением в брак.

Мой муж – Сушко Валерий Алексеевич, 1979 года рождения, занимает должность менеджера по персоналу в ООО «Камушки».

Дочь – Сушко Алина Валерьевна, 2002 года рождения, посещает 2 класс МОУ Гимназии № 5 г. Брянска.

Проживаем по адресу: г. Брянск, ул. Зеленая, д. 124, кв. 198.

В последние годы я много путешествовала. За 2008—2011 годы с туристической целью посетила Германию, Италию, Испанию, Францию, Индию, Китай, Таиланд, США, Канаду, Аргентину.

26 декабря 2013 г.  ________________ В.Ю. Сушко

Приложение 3

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР

г ._______________ «___»___________20__г.

Предприятие (организация) ______________________________________

(наименование)

в лице _________________________________________________________

(должность И.О. Фамилия)

именуемое в дальнейшем «Предприятие» и ___________________________

(Ф.И.О.)

именуемый в дальнейшем работник, заключили договор о нижеследующем

1. Работник________________________________________________

(Ф.И.О.)

принимается на работу__________________________________________

(наименование структурного подразделения)

по профессии, должности________________________________________

(полное наименование профессии, должности)

квалификации_________________________________________________

(разряд, квалификационная категория)

1. Договор является:

• Договором по основной работе

• Договором по совместительству

1. Вид договора:

-на неопределенный срок (бессрочный)

-на определенный срок________________________________________

(указать причину заключения срочного контракта)

1. Срок действия контракта:

начало работы________________________________________________

окончание работы_____________________________________________

1. Срок испытания:

а) без испытания

б)___________________________________________________________

(продолжительность испытательного срока)

1. Работник должен выполнять следующие обязанности:

Указываются основные характеристики работы и требования к уровню их выполнения: по объему производства (работ), качеству выпускаемой продукции (качеству обслуживания), соблюдению правил по охране труда, выполнению смежных работ в целях обеспечения взаимозаменяемости или делается ссылка на соответствующие пункты должностной инструкции. При совмещении профессий (работ), выполнении смежных операций дается перечень этих работ и их объемы.

1. Предприятие обязано организовать труд работника, создать условия для безопасного и эффективного труда, оборудовать рабочее место в соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности, своевременно выплачивать обусловленную контрактом заработную плату.____________________________________________________________

Указывается конкретные меры по организации производственного процесса, оборудованию рабочего места, подготовке и повышению квалификации работника и созданию других условий труда.

1. Обязанности Предприятия по обеспечению условий работы на рабочем месте с указанием достоверных характеристик, компенсаций льгот работнику за тяжелые, особо тяжелые работы и работы с вредными или опасными условиями труда:

2. Гарантии согласно Указу Президента Российской Федерации от 21.04.93 №471 «О дополнительных мерах по защите трудовых прав граждан Российской Федерации»__________________________________________.

3. Особенности режима рабочего времени:

- неполный рабочий день____________________________________

-неполная рабочая неделя____________________________________

- почасовая работа__________________________________________

11. Работнику устанавливается:

- должностной оклад (тарифная ставка)_______руб. в месяц или_____руб. за 1 час работы;

- надбавка (доплата и другие выплаты)______________________руб.

(указать вид доплат, надбавок)

(в % к ставке, окладу).

12. Работнику устанавливается ежегодный отпуск продолжительностью:

-основной __________________________ рабочих дней

-дополнительный ____________________ рабочих дней

13. Другие условия договора, связанные со спецификой труда

_____________________________________________________________.

Юридические адреса и подписи сторон

Методические указания к практической работе № 9 «Оформление основных видов документов по личному составу: ведение личных дел»

Цель работы: Составлять и оформлять документы по личному составу, вести личные дела

Задание 1.

Задача: ответить на вопросы после посещения отдела кадров техникума.

Организуется экскурсия в отдел кадров учебного заведения. Специалист по кадрам освещает вопросы ведения и хранения личных дел по следующее программе:

- обязанность ведения личных дел работников;

- необходимость ведения личных дел работников;

- перечень документов в личном деле работника;

- хранение и учет личных дел;

- выдача личных дел работнику;

- хранение личных дел при передаче в архив.

По итогам экскурсии студентам необходимо составить отчет ответив на следующие вопросы:

1. Кто ведет личные дела работников?

Ответ

1. Для чего необходимо вести личные дела работников?

Ответ

1. Какие документы входят в состав личного дела?

Ответ

1. Где хранятся личные дела и как учитываются?

Ответ

1. Могут ли выдать личное дело работника по его просьбе и как это осуществляется?

Ответ

1. Как и сколько лет хранятся личные дела уволенных работников?

Ответ

Задание 2.

Задача: оформить приказ по личному составу

Используя макет оформления приказа в приложении 1 оформить приказ № 15 от 19.05.2013 о приеме на работу сотрудника по следующим данным:

Организация ООО «Лидер» принимает на работу работника Андреева Петра Яковлевича на должность системного администратора в отдел обработки информации с окладом 25000 руб. с 20.05.2013. Ранее 18.05.2013 был заключен трудовой договор № 10. Руководитель организации - директор Петров Семен Алексеевич. Приказ завизировал 19.05.2013 начальник отдела кадров Мальцева Ирина Федоровна. Проставьте отметку об ознакомлении с приказом сотрудника.

Задание 3.

Задача: оформить раздел трудовой книжки «Сведения о работе»

Используя пример оформления на странице 183 учебника Басакова оформить от руки фрагмент трудовой книжки по следующим данным:

Работник: Антипов Сергей Николаевич, дата рождения 15.03.1979

Образование высшее по специальности бухгалтер

Трудовая книжка открыта 15.06.2000

В трудовой книжке имеются 4 записи:

1-я от 15.06.2000 о принятии бухгалтером в бухгалтерию ООО «Лидер» по приказу № 16-к от 14.06.2000.

2-я 16.08.2005 о переводе на должность главным бухгалтером по приказу № 113-к от 14.08.2005

3-я 20.05.2013 об увольнении по собственному желанию п. 3ст. 77 ТК РФ по приказу № 97-к от 19.05.2013 учесть, что после увольнения работника ставиться отметка Специалиста по кадрам и ее личная подпись

4-я 01.06.2013 о принятии в бухгалтерию ООО «ЛениногорскРемСервис» на должность заместителя главного бухгалтера по приказу № 168-к от 01.06.2013

Приложение 1

ТОО «Светлана»

ПРИКАЗ

10.03.2009 № 68

О приеме на работу

ПРИКАЗЫВАЮ:

Принять С.М. Ракитину на должность главного бухгалтера цеха № 1 с 05.03.2009 с окладом 10000 (десять тысяч) рублей в месяц согласно заключенному трудовому договору.

Основание: Трудовой договор № 20 от 05.03.2009

Генеральный директор _________ О.В. Сидоров

Заместитель директора по кадрам ________ С.М. Павлова

00.00.0000

Юрисконсульт ________ С.К. Игнатьев

00.00.0000

С приказом ознакомлена 10.03.2009 _______ С.М. Ракитина

Методические указания к практической работе № 10 «Оформление документов в автоматизированной системе ДОУ»

Цель работы: Работать в автоматизированной системы ДОУ

Задание.

1. Необходимо завести электронный ящик канцелярии техникума на браузере rambler. Требования к созданию электронного ящика:

- подумайте над наименованием электронного ящика, подберите самый оптимальный вариант, основываясь на то, что наименование должно быть лаконичным, несложным, удобно написанным и озвученным для пользователей, при регистрации используйте свои личные данные и номер телефона. Если вы хотите в дальнейшем обращения с отчеством, то в строке имя обязательно указывайте имя и отчество. От того как вы заполните эту строку будет зависеть обращение к вам.

2. Установите фото вашей учетной записи. Требования: помните - это служебный электронный ящик, ваше личное фото будут не совсем уместно. Рекомендация: в качестве фото загрузить логотип техникум, который можно скачать на сайте http://www.lntrt.ru. Логотип размещен сверху справа.

3. Установите автоматическую подпись в исходящих письмах, используя основные настройки ящика. Требования: подпись сформулировать как в примере, только данные будут ваши (Ф.И.О., должность секретарь канцелярии, название техникума, адрес и телефон можно получить с сайта http://www.lntrt.ru).

Настроить автоответчик. Автоответчик – это функция, которая автоматически направляет ответ на все входящие письма. То есть если кто-то вам шлет письмо на ваш электронный ящик, и оно до вас дошло, то отправитель автоматически получает от вас уведомление, что письмо вами получено. Варианты текста автоответчика:

1. Требуется написать письмо и прикрепить к нему любой текстовый или графический документ, отправить его на адресmarina-malkovskaja@rambler.ru. В тексте письма канцелярия обращается к экономическому отделу с просьбой предоставить информацию о поступивших оплатах студентов заочного отделения с целью подготовки справок-вызовов на сессию. В тексте указать срок предоставления информации.

Требования к оформлению электронного письма:

Обязательно заполнить тему электронного сообщения, не писать текст сообщения заглавными буквами, в письме обращаться с просьбой подтвердить получение сообщения. Образец составления электронного письма:

1. Рассмотрим вариант, когда необходимо прикрепить к письму файлы большого объема (фото, видео, документы и т.д.) Для этого предлагается воспользоваться облачным хранилищем данных на яндекс диск. Для выполнения этого задания необходимо:

- пройти по ссылке https://disk.yandex.ru/ и если необходимо, то установить приложение;

- пройти регистрацию, если у вас ранее была почта на яндекс, то можно войти под логином данной почты;

- загрузить любую информацию на яндекс диск и прислать ссылку электронным письмом, оформленную по правилам задания 4.

1. Письменно ответить на вопросы.

1. Перечислите, какие Вы знаете средства транспортировки документов?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. В чем преимущества электронной почты по сравнению с другими средствами транспортировки документов?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. В чем вы видите недостатки использования электронной почты? ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. С какой проблемой Вы можете столкнуться, если не будите указывать тему электронного сообщения?

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. Чем на ваш взгляд удобны мобильные приложения серверов электронной почты?

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Методические указания к практической работе № 11 «Организации электронного документооборота»

Цель работы: ознакомиться с программами по организации электронного документооборота

Задание 1.

1. Следует пройти по указанной ссылкеhttp://www.escom-bpm.com/index.php и просмотреть краткий видеокурс по работе в автоматизированной системеESCOM.BPM

2. Изучите презентацию по ссылкеhttp://www.escom-bpm.com/presentation/detail.php?ID=17 (или прикрепленной к практической работе).

Изучив представленные на сайте материалы ответьте на следующие вопросы:

1. Каковы цели внедрения и использования система автоматизации делопроизводства в целом и на примере ESCOM.BPM

2. Что входит в состав типовой конфигурации ESCOM.BPM

3. Каким образом формируется номенклатура дел в системе ESCOM.BPM

1. Существует ли ограничение прав доступа на работу с базой данных ESCOM.BPM? Как вы это понимаете?

1. Каков интервал стоимости лицензии на использование
   программы ESCOM.BPM

Задание 2.

1. Следует пройти изучить приложенную к практической работе презентацию и ответить на вопросы.

Изучив представленные на сайте материалы ответьте на следующие вопросы:

1. По какой причине документооборот называют одной из сложных задач в управлении? При ответе на вопрос опирайтесь на риски организации в этой области и основной проблеме классического документооборота.

1. Какие процессы документооборота можно автоматизировать при помощи системы Soft line.

1. Каким образом в системе Soft line выполняется контроль за исполнением заданий?

1. В чем заключается проблема подлинности документа и как ее решает программа Soft line?

1. В чем заключается экономический эффект от внедрения СЭД?

Методические указания к практической работе № 12 «Передача информации по компьютерным сетям в СЭД (системах электронного документооборота)»

Цель работы: передавать информацию по компьютерным сетям СЭД

Задание.

1. Данная практическая работа организуется и проводится в форме экскурсии на одно из производственных предприятий (НГДУ «Лениногорскнефть», ООО «Роснефтекомплект», ООО «ТНГ-групп») по договоренности с целью практического ознакомления с системой электронного документооборота. План экскурсии оговаривается заранее и программ может включать следующие пункты:

• Основные виды деятельности предприятия согласно уставу

• Перечень служб предприятия и должностей, участвующих в системе электронного документооборота

• Наименование и характеристика программы автоматизированного документооборота.

• Разработчики программы.

• Схема электронного документооборота от момента создания документа до момента сдачи документа в архив.

• Преимущества и недостатки системы электронного документооборота применяющейся на предприятии.

По итогам экскурсии необходимо ответить на следующие вопросы:

1. Каковы основные виды деятельности предприятия?

1. Какие службы предприятия задействованы в системе электронного документооборта?

1. Какие должности непосредственно выполняют функции ДОУ?

1. Какая программа обеспечивает электронный документооборот на предприятии и кто разработчики программы?

1. Как выглядит путь документа с момента создания до момента сдачи в архив?

1. Каковы достоинства применяемой на предприятии СЭД?

1. Есть ли недостатки применяемой на предприятии СЭД?

Список рекомендуемых источников

Основная и дополнительная литература:

1. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов

2. Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) : учеб. пособие / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. : ИНФРА-М, 2017 (http://znanium.com/catalog.php?bookinfo=762591)

3. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие/Гладий Е.В. - М.: ИЦ РИОР, НИЦ ИНФРА-М, 2016 (http://znanium.com/bookread2.php?book=468335)

Вспомогательная литература:

1. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учеб.пособие.- 3-е изд.- М.: Изд. «Дашков и К», 2004

2. Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) : учеб. пособие / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. : ИНФРА-М, 2017 (http://znanium.com/catalog.php?bookinfo=762591)

3. Валиев Э.В. Образцы деловых бумаг. Казань. 1999.

4. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере. М.: 1999.

5. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Учебное пособие. М.: 2003.

6. Кузнецов С.Л. Компьютеризация делопроизводства. Компьютерные технологии в делопроизводстве. М.: 1997.

7. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса. Учебное пособие для СПО. М.: 2004.

8. «Справочник секретаря и офис-менеджера». Ежемесячный справочный журнал. Издательство «Секретарское дело».

9. «Делопроизводство». Ежеквартальный профессиональный журнал. Издательство «Делопроизводство».

10. «Секретарское дело». Ежемесячный профессиональный журнал. Издательство «Секретарское дело».

Интернет ресурсы:

1. www.document.ru

2. eos.ru/eos/eoslib

3. www.docflow.ru

4. www.gdm.ru

5. www.termika.ru

6. www.vniidad.ru

7. www.rusarchives.ru

Адрес публикации: https://www.prodlenka.org/metodicheskie-razrabotki/539294-metodicheskie-ukazanija-po-provedeniju-prakti