Практические упражнения по эффективному использованию времени

Вопросы для обсуждения:

1. Упражнения по управлению своим временем.
2. Упражнения, направленные на распределение нагрузки.
3. Упражнения для избавления от перфекционизма.

Упражнения по управлению своим временем.

Управлять временем – это активность или тренировка осознанного контроля над временем, проведенным за определенными видами деятельности, при котором намеренно повышается продуктивность и эффективность. Для того, чтобы научиться управлять своим временем, необходимо получить некоторые навыки, узнать инструменты и методы, которые используются при выполнении конкретных заданий, проектов, целей. Данный набор может включать в себя широкий спектр деятельности, такие как навык планирования, постановку целей, делегирование, распределение, анализ зада, организацию, мониторинг, составление списков и постановку приоритетов.

Первоначально управление приписывали исключительно бизнес-деятельности или рабочей действительности с подобным основанием. Структура управления временем образует комбинацию процессов, техник и методов. Очень часто управление временем является необходимостью в реализации любого проекта, так как определяет время окончания задачи или масштаб работы.

Возможные причины нехватки времени:

• неумение отделить важные дела от второстепенных;
• не планировать свой день заранее;
• личная неорганизованность (беспорядок на письменном столе, в комнате и т.п.);
• не всегда знаю, что нужно делать;
• отвлекаюсь на телефонные звонки (и надолго);
• не умею говорить людям «нет»;
• моя личная недисциплинированность;
• не довожу начатое дело до конца;
• долго раскачиваюсь в начале каждого дела;
• много времени трачу на мелкую и рутинную работу, а до важных дел руки не доходят;
• не знаю своего личного ритма физической и умственной активности;
• очень легко отвлекаюсь (например, на шум).

Упражнения по управлению своим временем.

Упражнение «Дела как Вещи». Чтобы не изнурять себя делами, которые постоянно откладываются, можно действовать по принципу: «Дела как вещи». Суть данного принципа заключается в том, что дела, которые долго не выполняются, похожи на  вещи, которыми люди не пользуются долгое время. Как правило – если какая-либо вещь, предназначенная для регулярного использования, лежит без  дела больше года, то вероятнее всего это значит, что она просто уже не нужна и что вероятность того, что она всё-таки будет использована, стремится к нулю. То же самое касается и неважных дел, которые постоянно откладываются на потом. Если у дела нет конкретного срока выполнения, а Вы не стремитесь тут же взяться за его выполнение, то есть вероятность, что оно не так уж и важно.

Упражнение «Хронофаги» рекомендуется использовать для определения тех факторов, которые отнимают у Вас много времени. Для этого:

Вам следует подумать и записать все дела, которые являются поглотителями вашего времени. Сосчитайте, какое количество времени они у Вас занимают в течение одной недели. Кто отвлекал Вас больше всего? Что помешало вам закончить дело, которое вы начали?

Теперь, когда перед вами список основных «поглотителей» вашего времени, подумайте, какие меры Вы можете предпринять для их устранения.

Вы легче и быстрее справитесь с заданиями, если выделите причины, которые способствуют потере времени.

Упражнение «Шкала катастрофизации». Данное упражнение хорошо подойдет для уменьшения степени напряженности и тревожности, из-за которых может значительно снижаться уровень как профессиональной, так и личной продуктивности. Для этого:

1. Сформулировать свой страх и записать его на листе бумаги.
2. Определить степень этого страха по шкале от 1 до 10.
3. Подумать и записать ниже, что может быть еще хуже того, чего вы боитесь.
4. Подумать и записать еще ниже, что может быть еще хуже уже этой, ухудшенной, ситуации.
5. Сделать это 5 раз, все больше ухудшая ситуацию.
6. Перечитать свой изначальный страх и оценить теперь степень его интенсивности по шкале от 1 до 10.

Упражнение «Найденное время» необходимо для того, чтобы находить время для небольших дел, которые постоянно откладываются на потом. Для этого:

Заранее выделить несколько небольших заданий, на которые постоянно не хватает времени.

Сделать эти дела сразу, как только появится любое подходящее свободное «окно» для его выполнения.

Данный список можно постоянно дополнять, вписывая туда новые дела.

Упражнение «Пирамида Франклина» - это комплексная система правильной постановки и реализации целей. Отличительной особенностью данной техники является целенаправленное движение к результату и последовательное стремление от общего к частному. Структура данной методики состоит из жизненных ценностей, глобальной цели, генерального плана, долгосрочного плана, краткосрочного плана и плана на день.

Жизненные ценности – это базовые глобальные ценности. Это ответ на вопросы: «Ради чего я живу?», «Что для меня является самым важным в жизни?». Очень важно искренне ответить для себя на эти вопросы и не ошибиться при их определении. Для одних смысл жизни – в признании, во власти, в семье, для других ценность жизни заключается в обеспеченной жизни и деньгах, другие находят свой смысл в альтруизме и самосовершенствовании и т.д. Если мы говорим об организации – то ее «жизненные ценности» - это миссия, масштабное предназначение, смысл существования.

Глобальная цель основывается на базе прописанных жизненных ценностей. Это масштабная цель, к которой мы глобально стремимся. К примеру, спортсмен-марафонец считает, что для него в жизни самое главное – слава и популярность, признание его Олимпийским чемпионом, и он ставит цель стать чемпионом мира.

Генеральный план – это общий большой план для достижения масштабной цели. К примеру, чтобы стать олимпийским призером, обязательно нужно иметь крепкое здоровье и физическую подготовленность, спортивное образование, квалифицированного тренера, победить на соревнованиях по области, городу, стране и т.д.

Долгосрочный план – это такой план, который рассчитывается на несколько лет, с указанием точных сроков и целей. Для спортсменов важно участвовать и побеждать в соревнованиях. Чтобы этого достичь, спортсмену необходимо, чтобы показатели его скорости пробега были гораздо больше, в сравнении с предыдущим чемпионом. Следует сформулировать цель таким образом: «К 2011 году я должен пробегать 42 км за 2 часа – так я завоюю титул чемпиона Восточной Европы и буду приглашен на чемпионат мира».

Далее идет краткосрочный план - это такой план, который рассчитан на срок от нескольких недель до нескольких месяцев. Основываясь на долгосрочном плане, главное определить, что следует сделать на протяжении ближайших нескольких недель или месяцев, чтобы достичь цели. Например, для нашего спортсмена это может быть увеличение количества тренировок, увеличить выносливость всего организма, попробовать новую систему тренировок.

План на день. Текущие планы на неделю следует разбить на более мелкие, к примеру, задача по повышению выносливости может выглядеть так: пойти в спортзал, заниматься на беговом тренажере 3 часа, пробежать 5 км за 20 мин, замерить пульс, записать результаты в дневник.

Упражнение «Метод Pomodoro» используется для оптимального краткосрочного планирования. Для этого:

Имея перед собой определенную задачу, которые Вы собираетесь выполнить, засеките таймер на 25 минут и это время полностью посвятите задаче.

После этого засеките 5 минут перерыва. Это время обязательно  посвятите отдыху.

После 3-4 итераций работы и отдыха сделайте долговременный  перерыв.

Если Вы не сформулировали чёткую задачу или же она является достаточно сложной, то, даже при наличии выделенного времени, нет чёткой определенности с чего начать работу. В таком случае следует начать с выполнения маленьких и простых шагов, которые связаны с Вашей задачей.

Упражнение «$ 86400». Данное упражнение хорошо подойдет, если Вы склонны тратить время впустую и потом сильно об этом сожалеть. Для этого:

Представьте, что Вам дали 86.400 долларов, которые можно тратить только на активности (не на физические товары), такие как занятия в тренажерном зале, уроки иностранного языка. В конце дня эти деньги списываются, вне зависимости от того как и на что их потратили. Также важно, что Вы не можете их накапливать.

Подумайте, на что бы Вы потратили эти деньги и запишите это на листе бумаги. На самом деле речь идёт не о долларах или другой валюте. Каждый день мы совершенно бесплатно получаем на свой счёт 86.400 секунд, которые можем потратить на что угодно.

Сравните то, как Вы тратите свои бесценные секунды с тем, как вы потратили бы виртуальные доллары из упражнения.

И, наконец, подумайте, куда бы Вы смогли инвестировать свои секунды с умом. Вы не можете откладывать их про запас. Вы не можете закопать их в тайном месте или открыть депозит. Их можно потратить только здесь и сейчас, но принесёт ли это дивиденды в будущем или нет зависит от Вас.

Упражнение «Лента жизни» используется для понимания того, сколько на самом деле у человека есть времени на выполнение дел. Для этого:

Для этого упражнения потребуется бумажная лента длиной 100 см и ножницы.

Бумажная лента будет символизировать 100 лет жизни. Однако средняя продолжительность жизни составляет 79 лет. Так что отрежьте от ленты 21 см – у Вас останется 79.

Какой ваш возраст? Допустим, Вам 25 лет. Эти годы – то, что можно назвать «невозвратными расходами». Вы уже ничего не сможете с ними сделать. Отрежьте еще 25 см (ваше количество лет).

Теперь длина ленты будет составлять 54 см. Теперь у Вас осталось 54 года жизни.

Но далеко не всё время Вы можете посвятить продуктивной деятельности. Вам все ещё нужно учитывать множество переменных: выходные, праздничные дни, больничные. В каждом году 52 недели, так что это 52 воскресенья в году. Умножьте это на 54 (длина нашей ленты) и разделите на 365. Вы получите 7.6 лет. Уменьшите ленту ещё на 7,5 см. Та же логика действует и по субботам. Уменьшите ленту еще на 7,5 см.

Добавьте сюда еще 14 государственных выходных каждый год, что при умножении на 54 составляет 2 года – минус 2 см. Примерно 40 дней в году мы проводим в отпусках и больничных. Это около 5 лет, так что отрезайте еще 5 см.

Итого у нас осталось 32 года. Но это ещё не всё. Вам нужно учитывать сон, еду и поездки. Мы проводим треть дня (8 часов) во сне. Это дает 122 дня в год или 18 лет. Отрезайте 18 см. Около 2-х часов уходит на завтраки, обеды, ужины и перекусы. Еще 4,5 года. Наконец, чуть больше часа в день отбирают поездки – минус 2 см. И столько же уходит на гигиену и прочий быт.

6,5 лет. Это и есть то пресловутое время, которым вы можете управлять для достижения всего лучшего в своей жизни. Не так и много, правда?

Упражнение «Квадрат Декарта».

«Квадрат Декарта» – это методика принятия решений, которая требует минимального количества времени и это позволяет сократить менее значимые критерии выбора, убрать их в пользу самых ключевых задач. Кроме этого данная техника помогает оценить возможные последствия каждого из вероятных вариантов и после сравнить их.

Продумать только все «за и против» Вашего решения недостаточно, поскольку Вы возможно упустите много других важных нюансов. Следует рассмотреть проблему с четырёх сторон: а именно, расписать преимущества и недостатки принятия решения или отказа. Для этого:

Чтобы правильно и эффективно использовать данную технику достаточно всего лишь взять бумагу и ручку.

Самое главное максимально предметно и честно дать ответы на 4 ключевых вопроса: «Что будет, если это произойдет?», «Что будет, если это НЕ произойдет?», «Чего НЕ будет, если это произойдет?», «Чего НЕ будет, если это НЕ произойдет?» и записать их в таблицу (квадрат).

Поскольку Вы заполняете для себя, следует не ограничиваться исключительно только голыми фактами и цифрами, лучше всего добавить Ваши сомнения и желания также.

Упражнения, направленные на распределение нагрузки.

Метод «Колбасы». Как незаметно съесть палку колбасы? Ответ: нужно её отрезать по маленькому кусочку. Также стоит сделать со всеми многосложными задачами, разделив их на небольшие составляющие, и делать по одной части ежедневно.

Делегирование. Если Вы управляете какой-либо группой людей – поручайте другим выполнять те задачи, которые не являются очень важными и на выполнение которых уходит много времени. Так Вы освободите себе время на более фундаментальные, стратегические задачи.

«Правило 10-и минут». Данный метод относится скорее к личностному развитию и росту, а не  к рабочим делам. К примеру, если Вы уже давно планируете выучить иностранный язык, старайтесь уделять этому занятию минимум 10 мин в день. Эту технику можно выполнять также для навыка чтения, занятия спортом и так далее.

Упражнение «Расстановка приоритетов». Очень часто люди не в состоянии распределить собственное время, так как не знают, что конкретно им нужно. Данное упражнение поможет выявить собственные жизненные приоритеты, чтобы в дальнейшем, опираясь на них, можно было бы более осознанно ставить цели и более продуктивно распределять задачи. Для этого:

Нарисовать на листе бумаги круговую диаграмму.

Разделить её на секторы, соответствующие Вашим жизненным сферам. Например: семья, работа, хобби и т.д. (каждый сектор необходимо делать такого размера, который соответствует тому объему, который занимает данная жизненная сфера).

Подумать, какие сферы жизни Вы хотели бы улучшить.

Отметить, на какую сферу обратили свое внимание в первую очередь.

Расставить баллы (от 1 до 10) на сферы, нуждающиеся в  улучшении. Например: «Мне часто не хватает времени на свое хобби, поэтому ставлю +6). Сделать так по каждой сфере.

Определить, к каким сферам Вы добавили больше всего баллов.

Если в каких-то сферах баллы совпадают, то подумайте, в какой из этих сфер вы бы хотели улучшений прямо сейчас? Та сфера, на которую падет Ваш выбор, и будет приоритетной.

Упражнение «Матрица Эйзерхауэра». Данное упражнение применяется для правильной расстановки приоритетов в текущих делах. Для этого: необходимо написать список Ваших актуальных задач и распределить их приоритетность, ориентируясь на нижеприведенную схему:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

Очередность выполнения или делегирования зависит от группы, в которую попала задача. Путём помещения каждой новой задачи в список квадрата матрицы Эйзенхауэра Вы получаете возможность выяснить, на что уделить внимание и над чем стоит работать в данный момент, что можно оставить на другой день, что следует передать на исполнение другому человеку, а что и вовсе удалить из списка.

Упражнение «Съесть лягушку». Данное упражнение применяется для выполнения задач и занятий, которые являются достаточно важными, но выполнение которых на сознательном или бессознательном уровне вызывает отторжение.

Для начала выясним, почему же «лягушка»? Основной причиной является то, что у большинства людей в мире лягушки и прочие земноводные жители вызывают отвращение и брезгливость. В этом и заключается суть данного упражнения.

Съесть «лягушку» означает выполнить то, что тебе не нравится и не хочется. Список нежелательных занятий у каждого человека свой. Примеры дел, которые большинство людей обычно откладывают на потом, можно    привести следующие: звонки родителям учеников или родным; походы в различные административные отделы; обязательные платежи; написание отчетов; уборка дома; общение с руководством; педсоветы (если Вы руководитель).

Этот список можно дополнять вечно, но важность заключается в том, что «лягушка» – это обычно небольшое и часто простое дело, которое не хочется выполнять по разным причинам.

Метод «съесть лягушку с утра» заключается в том, что нежеланные, нелюбимые и раздражающие занятия необходимо выполнять в первую очередь.

Обычно найти их не составляет труда, поскольку мы их и так прекрасно знаем. Это такие дела, которые постоянно откладываются на потом и отодвигаются на последнее место, чтобы потом оказалось, что мы не успели их выполнить.

Поэтому необходимо:

Сесть и написать план.

Вычеркнуть из него все неважное.

Определить то самое откладываемое дело.

Поделить его на маленькие части, превращая это дело в занятие на 15-20 мин.

Перенести его на первое место в плане следующего дня и выполнить.

Если в плане несколько таких «лягушек» – находим самую противную и выполняем её в первую очередь.

А почему же «лягушек» необходимо съедать исключительно по утрам? Ответ на данный вопрос находится в глубине нашей физиологии. Система управления временем (тайм-менеджмент) неразрывно связана с нашими ресурсами и природными ритмами.

Что же произойдет, если мы «съедим лягушку с утра»?

Прежде всего, это - эмоциональный подъём.

Мы будем горды собой и своими достижениями.

Произойдет яркий выброс гормонов эндорфинов.

Кроме этого произойдет восторг лимбической  системы.

И, как следствие, приятный бонус – гормоны радости. Следовательно, если взять за привычку практиковать естественные выбросы эндорфинов с самого утра, можно быть уверенным, что целый день пройдет на отлично!

Что касается лимбической системы - это капризный ребёнок нашего мозга, который при ежедневных выбросах гормонов эндорфинов успокоится и «согласится с доводами» о важности планирования, достижения и работы.  Все дела и занятия будут выполняться намного лучше и продуктивнее, поскольку ресурсов на физическом и моральном уровне станет больше.

Поэтому техника «съесть лягушку» как нельзя лучше подходит для утренних ритуалов. Кроме этого, данная методика не только способствует оптимизации своего дня, но и в целом делает нас счастливее.

Принцип «Дело делается ровно столько времени, сколько на него отводится». Закон Паркинсона. Работа должна заполнять время, которое на неё отпущено. Поэтому, согласно Паркинсону, если бабушка имеет в распоряжении целый день, чтобы написать письмо племяннице, она и будет его писать весь день. Работа   будет заполнять полностью всё время.

Упражнения для избавления от перфекционизма

Очень легко попасться в уловки той ситуации, когда мы стремимся сделать всё идеально. Тем не менее, такое намерение способно привести к тому, что Вы станете выполнять свою работу чересчур медленно и упустите все дедлайны.

Перфекционизм – это на самом деле страх, который заставляет копошиться в деталях. Такие люди просто оправдывают отсутствие реальных результатов стремлениями добиться идеальности. Основной выход – это выполнять задачи достаточно хорошо, чтобы они работали, а не «блестели или сияли». Всё остальное можно исправить в пути. По словам Марка Твена, «непрерывное совершенствование лучше отсроченного совершенства».

Для того, чтобы лучше разбираться в причинах своего стремления к совершенству, необходимо понять, какие глубинные убеждения, сформированные в детстве, лежат в основе перфекционизма. В этом поможет  техника «Падающая стрела».

Техника «Падающая стрела» - это техника, заимствованная из когнитивной психотерапии и направленная на выявление иррациональных глубинных убеждений человека. Для этого:

Отследите свои негативные мысли, возникающие у Вас в какой-либо стрессовой или просто некомфортной ситуации.  Это должны быть мысли, которые возникают у Вас спонтанно.  Например: «Я не справлюсь», «Опять у меня ничего не выйдет», «Какой ужас», и т.д.

Остановитесь на этой мысли (лучше будет, если Вы её запишете). Задавайте вопросы относительно этой мысли. Например: «Что это значит?», «Почему я так думаю?» и т.д.

При ответах на такие вопросы у Вас будут возникать новые мысли – их также необходимо будет проанализировать, используя подобные вопросы.

В этих вопросах необходимо спускаться все ниже и ниже, до тех пор, пока Вы не найдете своё глубинное убеждение, лежащее в основе первоначальной мысли, с которой начали спуск.

Пример:

Мысль учителя: «Как же меня раздражает Петров из 9 «Б» класса…»

- «Почему он меня раздражает?»

- «Потому что он хамит мне на каждом уроке».

- «Что это для меня значит?», «Почему такое поведение Петрова  вызывает во мне столько негативных эмоций?»

«Потому что он проявляет ко мне неуважение».

-«Почему для меня важно, чтобы он все-таки уважал меня?»

«Потому что я хочу, чтобы мои ученики меня уважали».

- «Если все мои ученики будут меня уважать, то что это будет  для меня значить?»

- «Это будет значить, что я хороший учитель».

- «Почему мне важно быть хорошим учителем?»

- «Потому что если я хорошо работаю, то, возможно, смогу в будущем пробиться и стать директором».

- «Что будет, если я стану директором школы?»

- «Меня будут все уважать и бояться».

- «Что это будет для меня значить?»

- «Это будет значить то, что я сильная».

- «Почему мне важно быть сильной?»

«Потому что быть очень сильной – это хорошо».

Таким образом, мы вышли на глубинное убеждение, которое можно сформулировать следующим образом: «Я должна быть сильной». В данном случае – ученик Петров на каждом уроке подрывает мою уверенность в своей силе.

Поэтому следующим этапом нам необходимо задать вопросы:

«Всегда ли нужно быть сильной? Или бывают случаи, когда сила не нужна?», «Действительно ли грубость 13-летнего подростка по отношению ко мне свидетельствует о том, что я слабая личность? Насколько правдиво и адекватно звучит эта мысль?».