Принципы применения бережливых технологий в образовательных организациях

Вопросы для обсуждения:

1. Особенности применения бережливых технологий в школе.
2. Потери в деятельности образовательной организации и способы их диагностики.
3. Методы и инструменты бережливых технологий, используемые в образовательных организациях.

Особенности применения бережливых технологий в школе.

В условиях, когда стратегическим ориентиром является обеспечение глобальной конкурентоспособности российского образования, ключевой задачей каждой образовательной организации становится повышение ее эффективности, сопровождающееся ростом качества образования. Концепция бережливого производства позволяет существенно оптимизировать деятельность образовательной организации, причем не за счет притока финансовых ресурсов из внешней среды, а за счет использования ее внутренних возможностей.

Для деятельности образовательных организаций типичным является составление многочисленных отчетов в электронном и бумажном виде, нерациональная планировка рабочей зоны, дублирование одной и той же информации в нескольких документах, передача информации на следующий этап вручную. Ликвидировать эти и другие потери в деятельности образовательных организаций можно, используя методы и инструменты бережливого производства.

Концепция управления производственным предприятием, основанная на постоянном стремлении к устранению всех видов потерь, была сформулирована в 50-х годах XX века Тайити Оно – исполнительным директором японской корпорации «Тойота». Впоследствии для описания производственной системы компании Тойота американскими исследователями был предложен термин «бережливое производство».

Философия бережливого производства основана на представлении предприятия как потока создания ценности для потребителя, гибкости, выявлении и сокращении потерь, постоянном улучшении всех видов деятельности на всех уровнях организации, вовлечении и развитии персонала с целью повышения удовлетворенности потребителей и других заинтересованных сторон.

Концепция и принципы бережливого производства используются сегодня на множестве предприятий и организаций по всему миру. Вместе с тем, бережливые технологии находят применение не только в промышленности. Методы сокращения потерь, стандартизации деятельности, постоянного улучшения и оптимизации процессов, а также другие инструменты данной системы успешно применяются в организациях образования, здравоохранения, социального обслуживания и государственного управления.

Управление образовательной организацией предполагает осуществление широкого спектра деятельности: административной, хозяйственной, организационной, правовой, педагогической. Инструменты и методы бережливого производства позволяют обеспечить постепенное и постоянное совершенствование всех внутренних процессов образовательной организации за счет изменения способов работы и образа мышления сотрудников.

Целью внедрения бережливых технологий в образование является создание системы постоянного совершенствования, способствующей устойчивому развитию организаций. Инструменты бережливого производства позволяют грамотно воздействовать на различные процессы, выявлять проблемы и за короткий срок добиваться значимых результатов по их устранению. Повышение эффективности и поиск резервов происходит за счет избавления от ненужных действий, правил или установок, не добавляющих ценности.

Концепция бережливого производства оперирует следующими основными понятиями:

• Заказчик – это тот, кто заинтересован в результатах труда организации;
• Ценность – это действия, качества, свойства продукта, которые являются значимыми для заказчика;
• Время создания ценности – это промежуток времени, в течение которого продукт приобретает свойства, интересующие заказчика, то есть приобретает ценность;
• Поток создания ценности – последовательность всех этапов, как добавляющих, так и не добавляющих ценность, которые необходимы, чтобы создать продукт труда и передать его потребителю;
• Потери – любая деятельность, которая потребляет ресурсы, но не создает ценности;
• Совершенствование – непрерывное, постоянное улучшение деятельности с целью увеличения ее ценности и уменьшения потерь;
• Вытягивание – это производство только по требованию заказчика необходимого количества необходимого продукта.

Для внедрения бережливого производства в деятельность образовательной организации нужно понимать принципы этой системы:

1. Четкое понимание того, кто является заказчиком (потребителем) каждого из процессов образовательной организации. Потребителями услуг образовательной организации являются: администрация, работники, воспитанники и обучающиеся (внутренние заказчики), родители и законные представители воспитанников и обучающихся, органы управления образования, государство, учреждения профессионального образования, рынок труда и, при определенных условиях, бизнес-сообщество (внешние заказчики).
2. Определение того, что именно создает ценность продукта с точки зрения конечного потребителя. Множество действий, которые выполняются в образовательной организации, могут быть не важны для потребителя, поэтому определение ценности – это первый и самый важный этап оптимизации процесса создании продукта.
3. Определение действий по созданию ценности, то есть совокупности действий, которые необходимо совершить. Данный принцип является основным в теории бережливого производства и нацеливает на подробный анализ всех действий в цепочке производства продукта и устранение потерь. Авторы теории бережливого производства считают, что потери есть везде и всегда.
4. Организация движения потока создания ценности. Действия в цепочке производства необходимо перестроить таким образом, чтобы они представляли собой поток работ. Это означает, что в процессах между операциями не должно быть ожиданий, простоев или прочих потерь. То есть все процессы должны состоять из действий, добавляющих ценность продукту.
5. Делать только то, что необходимо потребителю, то есть выпускать только ту продукцию и в том количестве, которая будет востребована. Такую организацию производства часто называют системой вытягивания. Необходимо добиться устранения всего, что замедляет процесс. Для этого составляют карты процесса, собирают данные о времени и вычисляют задержки на каждой конкретной операции. В результате происходит оптимизация использования ресурсов. Данный инструмент особенно востребован профессиональными образовательными организациями при выстраивании взаимодействия с работодателями, которое позволяет осуществлять подготовку только востребованных на рынке труда рабочих и специалистов.
6. Научиться определять ценность, видеть поток ее создания, добавлять ценность на каждом этапе работы, а также обеспечить вытягивание потребителем ценности из организации, недостаточно. Внедрение системы бережливого производства предполагает постоянное совершенствование работы.

Внедрение инструментов и методов бережливого производства не рекомендуется начинать с глобального реформирования всего образовательного процесса. На начальном этапе достаточно подтолкнуть сотрудников к устранению потерь везде, где они их замечают, а уже потом переходить к более сложным задачам. Небольшие проекты легче осуществимы и более управляемы. Они позволяют командам успешно справиться с проблемами и принять оптимальное решение. Успех маленьких проектов помогает получить положительные отзывы и распространить бережливые начинания на всю образовательную организацию. Разработка и реализация оптимизационного проекта не должна занимать больше 6 месяцев, а проекты по некоторым направлениям реализуются за 1-2 месяца или даже быстрее. Кроме того, учитывая направленность бережливых технологий на сокращение времени протекания процессов, временные затраты на разработку и реализацию оптимизационных мероприятий себя оправдывают и обеспечивают существенную экономию времени в будущем.

Можно выделить следующие основные преимущества, которые обеспечивает создание в образовательных организациях бережливой среды:

• улучшение образовательного процесса и оптимизация работы;
• повышение качества образования;
• сокращение временных, финансовых и других потерь;
• обеспечение стандартизации и визуализации;
• повышение трудоспособности сотрудников;
• сохранение человеческих ресурсов;
• развитие образовательной организации;
• воспитание бережливого мышления сотрудников и обучающихся.

Потери в деятельности образовательной организации и способы их диагностики.

Любую деятельность образовательной организации можно рассмотреть как процесс, представляющий собой совокупность последовательных действий, направленных на достижение результата. Задачей образовательной организации при оптимизации процесса является детальное его описание с помощью представления в виде последовательности конкретных действий, выявление среди них потерь и исключение их из процесса.

В теории бережливого производства выделяется 7 видов потерь: ожидания; лишние перемещения; ненужная транспортировка; излишние запасы; избыточная обработка; переделка и брак; перепроизводство.

Рассмотрим каждую из потерь в контексте деятельности образовательной организации.

Ожидание– это время, которое оборудование или персонал проводит в бездействии, то есть не создает ценность. Типы ожиданий в образовательной организации могут быть разные: ожидание в очереди в буфете, гардеробе или библиотеке, ожидание выдачи комплекта оборудования и инструмента для практической или лабораторной работы, ожидание проверки контрольных работ, ожидание ответа на запрос, ожидание выдачи справки, потери времени на согласование документов и др. Ожидания приводят к увеличению времени выполнения работ и снижению производительности труда сотрудников. Сокращению длительности ожиданий способствует хронометраж работы персонала и оборудования, создание стандартов выполнения операций, оптимизация и выравнивание процессов, четкая постановка задач и сроков их выполнения.

Лишние перемещения (лишние движения)– действия, связанные с передвижением обучающихся, педагогов и иных работников образовательной организации, которые не добавляют ценности. Наиболее частыми причинами возникновения данной потери являются неэффективное управление аудиторным фондом, нерациональная последовательность выполнения работ и планировка рабочей зоны, непродуманная организация файлов в компьютере и папок в картотеке. К таким действиям приводит постоянное обращение к справочникам и базам данных в поисках информации; поиск, сбор и сверка данных в различных системах учета; поиск файлов на рабочем столе компьютера; вызов на личную встречу сотрудника для проведения совещания по вопросу, который можно было решить по телефону. Лишние перемещения способствуют снижению производительности труда и повышению утомляемости работников образовательной организации, обучающихся и их родителей, увеличивают затраты времени на выполнение различных действий.

Устранение этой потери, как правило, вызывает необходимость оптимизации процессов, изменения расположения рабочих кабинетов сотрудников образовательной организации, перестановки мебели и оборудования, маркировки и визуализации рабочего пространства, оптимизации хранения документов.

Ненужная (лишняя) транспортировка– это действия, связанные с избыточным перемещением оборудования и материалов. В образовательных организациях это может быть перемещение дидактических материалов и работ обучающихся, учебного оборудования и инструмента; передача документов вручную; отправка ненужных документов; сохранение файлов на различные носители «на всякий случай». Основными причинами возникновения лишней транспортировки в организациях сферы образования являются удаленность рабочих мест друг от друга, либо от мест хранения дидактических и иных материалов, нерациональное размещение мебели, оборудования, а также дидактических материалов в зоне их хранения, нехватка оборудования. Оптимизация рабочих мест, расположение оборудования, инструментов в местах их хранения с учетом востребованности в образовательном процессе, введение электронного документооборота, исключение ситуаций дублирования бумажной и электронной версий документов позволяют снизить затраты времени на транспортировку.

Излишние запасы связаны с приобретением, изготовлением и хранением дидактических материалов, учебных атрибутов, оборудования в количестве большем, чем это востребовано процессом. Опасность излишних запасов для организации заключается в том, что их наличие вызывает затраты ресурсов на поддержание их ценности (место для хранения, сотрудник, отвечающий за хранение, дополнительные действия по проверке их работоспособности и пр.). В свою очередь лишние запасы влекут за собой появление других потерь, таких как лишняя транспортировка и избыточная обработка. К излишним запасам в образовательных организациях могут относиться канцелярские принадлежности, бумага, бланки, ненужные дидактические материалы; неиспользуемые приборы, оборудование и оргтехника; документы, письма, с которыми никто не работает; незавершенные проекты, статьи, вопросы, задачи; работы обучающихся, которые хранятся дольше установленного срока.

Организуя работу по сокращению лишних запасов, нужно также обращать внимание на то, насколько оптимально организованы процессы, и какие проблемы они содержат. Так, существующий постоянный запас лампочек в кабинете позволяет заменять часто перегорающие лампочки в любой момент времени, но при этом не способствует установлению и своевременному устранению причины проблемы. Снижению излишних запасов способствует использование вытягивающей системы и тщательное планирование потребности с учетом цикла деятельности образовательной организации.

Избыточная обработкавозникает, когда сотрудники образовательной организации выполняют больший объем работ, чем это необходимо для удовлетворения требований заказчика. Это могут быть различные работы, связанные с подготовкой отчетов без учета запроса потребителей, повторение одной и той же информации в разных отчетах или в разных формах, ненужные или многочисленные согласования, повторный ввод данных, необходимость перевода информации из одной системы в другую (при использовании разного программного обеспечения), избыточные информационные потоки, проверка работоспособности оборудования без последующей эксплуатации и др.

Избыточная обработка часто возникает как результат отсутствия четкого понимания того, какие свойства продукта нужны заказчику, а также в результате недостаточной продуманности процессов образовательной организации, отсутствия их алгоритмов и описания, из-за чего сотрудник вынужденно совершает дополнительные ненужные действия; несовершенства технологий; низкой квалификации работников; использования разных форматов отчетности. Избыточная обработка увеличивает время на выполнение конкретных работ в образовательной организации. Минимизации этой потери способствует изучение потребностей заказчика, снижение количества отчетов и пересмотр требований по согласованию, распределение обязанностей и ответственности, создание единого информационного пространства. Ведущим средством сокращения этой потери является стандартизация.

Переделка (брак)связана с производством некачественной продукции. В образовательных организациях эта потеря может быть связана с необходимостью переработки дидактических материалов, учебно-методической документации, отчетов; восстановлением и сохранением файлов и др. К данному виду потерь приводят ошибки (опечатки) при подготовке дидактических материалов, отсутствие информации при выполнении заданий, утрата документов, неправильно составленные документы, замечания, полученные при согласовании.

Основной причиной возникновения дефектов является отсутствие в образовательной организации соответствующих стандартов (например, стандарта подготовки того или иного документа), нарушение технологии, низкая квалификация работников, загруженность персонала, отсутствие нужного оборудования и инструментов, низкая дисциплина и мотивация персонала. Разработка единых стандартов и шаблонов документов, правильная постановка задач с критериями, обучение и развитие персонала способствуют снижению потерь этого типа в образовательной организации.

Перепроизводство– предполагает осуществление работ сверх необходимого объема или раньше установленного срока. Опасность перепроизводства состоит в том, что оно влечет за собой появление других видов потерь: ожидание, излишние запасы, содержание дополнительных складских площадей, транспортировка и перемещение. К перепроизводству можно отнести дублирующие друг друга отчеты; большее, чем нужно количество копий документов; предоставление большего количества информации, чем это необходимо; сохраненную, но неиспользуемую в дальнейшем информацию, а также изготовление нескольких вариантов презентаций и докладов.

В сфере образования выделяют и восьмой вид потерь – неиспользованный человеческий потенциал, то есть игнорирование опыта, знаний и энергии работников. Эта потеря возникает из-за наличия в деятельности управленческих и педагогических работников условно простых, рутинных работ, которые могут быть выполнены другим, менее квалифицированным персоналом, или могут быть автоматизированы, освободив время сотрудников для педагогической деятельности. Подобные работы поглощают время и не позволяют реализовать свой интеллектуальный потенциал в полном объеме.

Основным методом оценки состояния процесса, позволяющим выявлять потери и определять их значимость является картирование. Среди используемых инструментов – карты потока создания ценности, диаграммы «Спагетти» и фотографии рабочего дня.

Картирование потока создания ценности– это графическое изображение материальных и информационных потоков, необходимых для предоставления продукта конечному потребителю. Цель построения карты потока создания ценности – обнаружить источники потерь и устранить их путем перехода к будущему (целевому) состоянию процесса.

С помощью картирования можно изобразить три возможных состояния каждого потока создания ценности:

1. Отображение процесса «как есть» – графическое построение каждого элемента процесса в материальных и информационных потоках от начала процесса до его окончания. Такую карту называют картой текущего состояния процесса. Эта карта показывает сам процесс и взаимоотношения между всеми участниками в процессе, каждую операцию и связанные с ней элементы;
2. Представление идеального (эталонного) образа процесса, в котором исключены все потери. Это карта идеального состояния процесса;
3. Поскольку сразу перейти из текущего состояния в идеальное состояние невозможно, то говорят о третьем состоянии процесса – целевом. Целевое состояние потока создания ценности является компромиссным между текущим и идеальным, это достижимый вариант идеального состояния процесса с учетом его текущего состояния. Он отражает целевые показатели процесса, которые будут достигнуты после реализации разработанного плана мероприятий.

Для оптимизации процесса может быть последовательно задано несколько целевых состояний, что определяется возможностями организации по реализации мероприятий, направленных на совершенствование параметров процесса. Каждое новое целевое состояние процесса приближает поток создания ценности к его идеальному состоянию.

Картирование позволяет увидеть процесс целиком, в то время как мысленное представление процесса может не зафиксировать некоторые его этапы.

Карта дает наглядное представление процесса и способствует его лучшему пониманию. Она позволяет сразу увидеть узкие места потока, выявить все непроизводительные затраты и процессы, а также разработать план улучшений. Картирование дает возможность заниматься совершенствованием целого, а не оптимизацией отдельных частей процесса. Описание процесса в виде карты ускоряет обмен информацией и снижает риски несвоевременных и ошибочных действий и решений.

Для анализа перемещений в процессе используют диаграмму «Спагетти». Это инструмент, позволяющий графически представить протекание процесса в пространстве, визуализировать движение людей, материалов или информации. Анализ диаграммы позволяет выявить нерациональные перемещения работников и обучающихся, определить потенциал ускорения и упрощения процессов и разработать рекомендации по улучшению потока создания ценности.

Для построения диаграммы «Спагетти» необходимо подготовить план помещения или помещений, где протекает процесс, цветные ручки или карандаши, таймер. На плане помещения изображают передвижения участников исследуемого процесса (педагогические работники, обучающиеся, родители и др.). Для лучшего понимания перемещений рекомендуется отмечать цифрами номера операций. В ходе визуализации процесса необходимо фиксировать время, затрачиваемое участниками процесса на каждое действие.

При реализации некоторых направлений оптимизационных проектов комплексное использование карты потока и диаграммы «Спагетти» дает возможность более полно оценить процесс и разработать большее количество направлений его оптимизации.

Фотография рабочего дня– вид наблюдения, при котором измеряются все без исключения затраты времени работника за определенный период времени.

Данный метод позволяет выявлять проблемы в организации труда, из-за которых возникают потери в деятельности работника образовательной организации; установить ситуации, для которых характерно нерациональное использование рабочего времени. На основании данных фотографии рабочего дня проектируют оптимальное распределение времени рабочего дня сотрудника образовательной организации; определяют фактическую «выработку», темпы деятельности, осуществляют балансировку работы сотрудника в течение рабочего дня.

Интегрированное использование описанных методов и инструментов выявления потерь обеспечивает всесторонние рассмотрение и описание имеющихся проблем.

Методы и инструменты бережливых технологий, используемые в образовательных организациях.

Бережливые технологии обладают широким спектром методов и инструментов, направленных на выявление и устранение потерь в деятельности организации. Прямое перенесение их на систему образования не всегда возможно, поэтому необходима адаптация с учетом специфики каждого конкретного процесса (административного, педагогического, учебно-вспомогательного, обслуживающего), рабочего места, временного ресурса и прочих факторов, влияющих на результаты внедрения.

Наиболее распространенными инструменты бережливого производства являются:

• организация рабочего пространства (5С);
• визуализация;
• канбан (доска задач);
• стандартизация.

Система 5 С позволяет организовать рабочее время и пространство так, чтобы обеспечить эффективное и безопасное выполнение работ. Система получила название от первых букв составляющих ее действий: «сортируй», «соблюдай порядок», «содержи в чистоте», «стандартизируй», «совершенствуй».

Использование этой системы позволяет быстро освободиться от скопившегося хлама и предотвратить его образование в дальнейшем, а также создать в образовательной организации оптимальную среду для выполнения трудовых функций, поддержания чистоты и порядка, точности и пунктуальности, обеспечивает экономию времени и пространства, повышение производительности труда.

Применение этой системы в образовательной организации способствует росту качества образования, сокращению времени на выполнение поручений и заданий, снижению потерь и ошибок работников, росту удовлетворенности сотрудников и улучшению психологического климата, делает рабочие процессы управляемыми и прозрачными.

Шаг первый этой системы – «Сортировка» – направлен на освобождение рабочей зоны от ненужных предметов. Все предметы, находящиеся в учебном кабинете (на рабочем месте), разделяются на три категории: нужные, нужные редко и ненужные. В зависимости от частоты использования принимается решение о необходимости дальнейшего хранения того или иного предмета. То, что имеет высокую частоту использования, рекомендуется хранить на рабочем столе или близко в рабочей зоне. Предметы, имеющие среднюю частоту использования (раз в месяц или раз в несколько месяцев) хранятся на среднем расстоянии в рабочей зоне или вне рабочей зоны на известном расстоянии. Ненужные предметы, которые не использовались в течение последнего года, удаляются. Так как принять решение об удалении предметов не всегда легко, рекомендуется создать зону карантина, в которой временно будут храниться те объекты, решение относительно которых пока не принято.

Второй шаг – «Соблюдение порядка» – призван обеспечить рациональное размещение предметов, надежный и безопасный доступ к ним, создать визуализацию, для того чтобы брать и возвращать предметы на место было легко.

Шаг третий – «Содержание в чистоте» – предполагает регулярную проверку рабочего места для поддержания порядка, а также контроль исправности оборудования и устранение неполадок. На данном шаге необходимо выявить и устранить источники загрязнения.

Шаг четвертый – «Стандартизация» – обеспечивает фиксацию достижений и предотвращает возвращение к существующему ранее хаосу. Решения, найденные на предыдущих этапах, фиксируются в виде стандарта рабочего места. Средством стандартизации могут стать фотографии рабочего места «до» и «после» введения новых правил, различные обозначения, информационные стенды, указания, краткие инструкции, памятки и схемы. При введении в образовательной организации нового стандарта, необходимо позаботиться о том, чтобы он был понятен тем, кому он адресован. Для контроля качества разработанных стандартов достаточно показать их тому сотруднику, который не видел его ранее, но в дальнейшем будет использовать его в своей работе. Если сотрудник смог понять суть необходимых действий за 10 секунд, то стандарт можно считать эффективным, в противном случае – необходимо организовать его доработку.

Шаг пятый – «Совершенствование» – имеет своей целью создание условий для постоянного улучшения достигнутых результатов и может включать в себя закрепление зон ответственности за каждым сотрудником образовательной организации, выработку у работников правильных привычек, закрепление навыков соблюдения правил.

Визуальный контроль (визуализация)– это любое средство, информирующее о том, как должно быть выполнено то или иное действие. Визуализация способствует такому размещению оборудования, инструментов, дидактических средств и материалов, при котором каждый может понять является ли состояние системы нормой или отклонением.

Визуализация является наиболее простым и эффективным способом передачи информации и основывается на особенностях человеческого организма, лучше воспринимающего информацию через органы зрения. Использование рисунков, таблиц, диаграмм, графиков, карт, позволяет наиболее быстро довести информацию до сотрудников и обучающихся, существенно снизить вероятность неоднозначной ее интерпретации, а также организовать контроль их работы.

Например, на разных этапах использования системы 5С могут использоваться разные подходы к визуализации, но задачей любого из них является определение того, все ли в порядке в рабочей зоне:

1. Красные метки используются для маркировки проблемных зон (в том числе отдельных объектов) на рабочем месте требующих исправления. Красная метка может быть нанесена в том случае, если объект, по каким-то причинам нельзя сразу убрать (к примеру, он слишком громоздкий или его нужно разобрать на запчасти). Также красную метку используют, если нельзя сразу принять решение к какой категории относится данный объект или если он требует ремонта. На каждой метке указывается, что за объект, когда повешена метка, кто повесил ее и что планируется сделать с этим объектом.
2. Чтобы определить и зафиксировать места расположения всех объектов в виде стандарта используют схемы размещения. Схема размещения представляет собой графическое изображение рабочего места, на котором обозначены места расположения всего, что необходимо для ежедневной работы.
3. Вместо схемы размещения может быть использована фотография рабочей зоны. При этом рабочая зона фотографируется в тот момент, когда все объекты расположены на своих местах и служит в роли визуального стандарта.
4. Пиктограммы применяют для обозначения рабочей зоны, места хранения инвентаря и оборудования.
5. В простых случаях вместо пиктограмм используется цветовая маркировка, зонирование – выделение и разметка специальных зон для размещения предметов определенного вида, разделение рабочей зоны цветными линиями на несколько частей в зависимости от их функционального назначения. Маркировка может проводиться с помощью краски или цветного скотча.
6. Метод оконтуривания (метод теней, метод трафаретов). Довольно часто, когда используется много видов предметов (инструментов, атрибутов, инвентаря и др.), сложно понять, где должен храниться каждый из них, есть ли он в наличии и куда его возвращать после работы. Чтобы облегчить решение этой задачи, используются щиты (стенды, полки и др.), на которые наносятся силуэты соответствующих предметов. Оконтуривание позволяет избежать хранения предметов «навалом», сократить время на их поиск.
7. Описать в простой и визуальной форме рабочие операции и требования к качеству их выполнения позволяют графические рабочие инструкции.
8. Указатели и схемы визуализируют расположение помещений в образовательной организации.

Применение методов визуального контроля в образовательной организации позволяет сократить количество ошибок в деятельности работников и обучающихся, повышает уровень безопасности на рабочем месте, способствует росту производительности труда и качества образования без значительных материальных затрат.

При организации внутренних процессов важно создать условия, которые позволят сотруднику образовательной организации не совершать лишние действия, не выполнять работу раньше положенного срока, сообщать о возникающей потребности только тогда, когда это действительно необходимо. Помочь в этом может такой инструмент визуального контроля как канбан-доска.

Канбан-доскапозволяет изобразить рабочий процесс так, чтобы сотрудники понимали, какие задачи могут подождать, а какие нужно выполнять немедленно. Она представляет из себя таблицу с несколькими столбцами, внутри которых находятся стикеры с задачами. Первый столбец посвящен глобальным целям. Задачи «в работе» – это те задачи, которые можно начать выполнять. Чем выше в столбце задача, тем выше ее приоритет, то есть начинать нужно с самой верхней. Последний столбец содержит стикеры с выполненными задачами. Карточки необходимо перемещать слева направо, не «перескакивая» через колонки.

Под колонками с задачами, которые необходимо выполнить, можно цифрой указывать максимальное количество задач, которое не может быть превышено. Если возникает важная задача в тот момент, когда количество задач уже максимально, то необходимо как можно скорее завершить хотя бы одну из имеющихся задач. Данное правило помогает избежать переносов и откладывания работы «на потом». Дополнительную информацию может нести и цвет стикера. Например, он может говорить о важности или срочности задачи.

В образовательных организациях канбан-доска может быть использована не только при реализации «бережливых» проектов, но и для визуализации потока любой интеллектуальной деятельности (проведения совещаний; планирования деятельности в методическом объединении; планирования работы отдельного сотрудника и др.), что позволяет сокращать незавершенное количество решаемых задач, обеспечивать процесс «вытягивания» работы.

Стандартизация– метод, позволяющий обеспечить воспроизводимость лучшего на данный времени способа выполнения работы путем его закрепления. Создание стандарта предполагает представление эталонных алгоритмов в виде последовательности простых, однозначно трактуемых действий.

Можно выделить следующие преимущества стандартизации процессов образовательной организации:

• способствует значительному снижению ошибок в процессе выполнения работы;
• обеспечивает требуемый уровень безопасности и качества, сокращает потери, стабилизирует процессы образовательной организации;
• позволяет быстро выявлять отклонения;
• создает условия для постоянного совершенствования;
• служит базой и инструментом при обучении сотрудников;
• может являться основой для обмена опытом и тиражирования лучших практик.

Разрабатывая стандарт образовательной организации для какого-либо процесса необходимо обеспечить его соответствие следующим критериям: краткость и лаконичность; наглядность; полнота описания; согласование с исполнителями и руководством должно быть проведено до утверждения стандарта и введение его в действие; удобство использования.

Особое место в образовательных организациях отводится визуальным стандартам, которые позволяют осваивать порядок выполнения операций процесса без обилия текстового описания, посредством схем и наглядных алгоритмов. Стандартизация позволяет представить в виде определенного алгоритма абсолютно любой как простой, так и сложный процесс образовательной организации и заложить в него средства визуального контроля.

В образовательной организации могут быть использованы стандарты разработки и оформления рабочих программ, учебных планов, методических указаний по выполнению лабораторных и практических работ, инструкционных карт для обучающихся, разработки расписания учебных занятий, подготовки отчетов и т.д., а также стандарты пользования учебным оборудованием, организационной техникой и другими приборами.

Таким образом, задачей бережливых технологий является оптимизация процессов, направленная на выявление и устранение потерь в деятельности образовательной организации. Результатом оптимизации процессов становится не только минимизация временных и прочих потерь, но также сокращение использования финансовых и других видов ресурсов.