Методическое пособие «Все профессии важны. Профессия делопроизводитель»

УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ

ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО КОМИТЕТА

НИЖНЕКАМСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА РТ

МБОУ ДОД «ДВОРЕЦ ТВОРЧЕСТВА ДЕТЕЙ И МОЛОДЕЖИ» им. И.Х.Садыкова

МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ

«ВСЕ ПРОФЕССИИ ВАЖНЫ…

ПРОФЕССИЯ – ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЬ»

Составитель: Макарова Фания Миннигарифовна,

педагог I квалификационной категории,

детское объединение

«Компьютерное делопроизводство и «слепой» метод печати»

г. Нижнекамск,

2015 год

Предисловие

Вряд ли необходимо доказывать, что профессия делопроизводителя, секретаря-референта является сложной и многотрудной, что она требует широкого кругозора и всесторонней подготовки, что в наше время она стала необходимой и … весьма престижной профессией.

Основной задачей объединения «Компьютерное делопроизводство и «слепой» метод печати» Дворца творчества детей и молодежи им. И.Х.Садыкова является профессиональная подготовка делопроизводителей. В соответствии с этой задачей на занятиях в объединении уделяется большое внимание оформлению организационно-распорядительной документации: постановлений, решений, приказов, положений, писем, актов, протоколов и других документов, изучению ПЭВМ, компьютерных технологий, чтобы будущие делопроизводители могли осознанно ориентироваться в возможностях современной оргтехники при её выборе и использовании.

И, наконец, самое главное: в программе объединения значительное место отведено освещению роли секретаря-делопроизводителя в структуре управления организацией, его деловым и личным качествам, правам и обязанностям, этике бездокументного обслуживания непосредственного руководителя и посетителей. В связи с этим на занятиях проводятся беседы, посвященные вопросам работы секретаря-делопроизводителя в организациях и учреждениях.

Место секретаря в структуре управления организацией

Должность секретаря на уровне руководителя предпри­ятия появилась в России в 1840 г. (Путиловский и Невский машиностроительные заводы, Санкт-Петербург). Затем должность секретаря стала быстро распространяться по всей стране. С самого начала работа секретаря наряду с рутинными обязанностями носила характер личного помощника пер­вых руководителей (слово «секретарь» происходит от сред­невекового «secretarius», что означает «доверенное лицо»). Однако в период административно-хозяйственного управ­ления народным хозяйством работа секретаря во многом стала сводиться к выполнению технических функций: при­ем и регистрация поступающей корреспонденции, конт­роль исполнения указаний руководителя, отправка испол­ненной документации, сдача в архив документов, закон­ченных делопроизводством, техническое обслуживание руководителя. Подготовка кадров в этот период велась на курсах секретарей и в ГПТУ. Вследствие этого у многих сложилось ошибочное представление о работе секретаря как работе технической, малозначимой.

В настоящее время в новых социально-экономических условиях роль секретаря резко возросла, его функции кар­динально изменились. Кроме традиционного знания де­лопроизводства и общей грамотности, потребовались зна­ния иностранного языка (желательно двух), умение рабо­тать на компьютере, хорошо ориентироваться в основах законодательства об организации делопроизводства, тру­дового законодательства, управления бизнесом. В состав функций секретаря вошли не только обязанности по каче­ственному документному обслуживанию руководителя, но и оказание ему помощи в выполнении административных задач при проведении таких мероприятий, как перегово­ры, совещания, подготовка текста докладов, презентации, прием посетителей и т.п.

Международный профессиональный клуб секретарей (Professional Secretaries International) дал следующее опре­деление современному секретарю: «Современный секре­тарь — это инициативный и здравомыслящий помощник руководителя, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для работы в офисе, принима­ющий решения в пределах своей компетенции и при необ­ходимости берущий управление на себя».

Ясно, что перечисленные обязанности потребовали от секретаря высоких качеств, которые обеспечивали бы иде­альные отношения с руководителем, коллегами по рабо­те, посетителями. Речь идет, помимо прочего, и о внеш­нем виде, особенностях характера, любви к своей, став­шей теперь престижной, профессии.

Без преувеличения можно сказать, что секретарь в наше время стал неким связующим, координирующим звеном в аппарате управления подразделения или организации в целом. И теперь под словом «секретарь» подразумевается и помощник руководителя, и руководитель службы документационного обеспечения управления, и референт, обес­печивающий успешное функционирование «команды» ру­ководителя в деловой сфере. Все зависит от масштаба орга­низации и ее структуры.

Особым спросом на рынке труда профессия секретаря-делопроизводителя стала пользоваться в условиях становления раз­нообразных форм малого и среднего бизнеса. Сердцевиной управления малым предприятием, как известно, является не жесткая регламентация обязанностей сотрудников, а ра­бота на взаимном доверии, инициативе, взаимопомощи и взаимозаменяемости. Благодаря отсутствию формальных структур в условиях малого бизнеса предельно упрощается система принятия управленческих решений, возрастает сте­пень личного участия каждого работника в деятельности фирмы. Глава небольшой организации нередко сам зани­мается бухгалтерским учетом, анализом коммерческой де­ятельности, финансами, кадрами и т.д. Именно в такой ситуации секретарь-делопроизводитель может стать незаменимым помощником своего руководителя.

Деловые и личные качества секретаря-делопроизводителя

Особенность работы секретаря-делопроиводителя заключается в том, что ему приходится не только работать с докумен­тами и техническими средствами, но и осуществлять мно­гочисленные контакты с людьми: своим руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. Секретарю приходится сталкиваться с большим разнооб­разием решаемых задач, необходимостью выполнять од­новременно несколько дел. При этом неполадки в работе секретаря часто являются следствием его негативных де­ловых и личных качеств.

Деловые и личные качества проявляются в тесном взаимодействии документов, представлении их руководителю, дополняют друг друга. При приеме на ра­боту, при оценке труда секретарей принято выделять сле­дующие деловые качества.

Профессионализм. Это качество подразумевает владе­ние комплексом профессиональных знаний, умений и на­выков, предусмотренных квалификационной характерис­тикой: умение работать на компьютере, знать хорошо ос­новы работы с документами, архивное дело, правила ор­фографии и пунктуации, работать со справочной литера­турой, стенографировать.

Ответственность.Секретарь-референт должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководителем, особенно в пределах своей компетенции. Руководитель должен быть уверен в том, что секретарь-референт может работать самостоятель­но, способен квалифицированно решать такие вопросы, как оформление и составление документов, расшифровка стенограмм и днктограмм, организация приема посетите­лей, оповещение участников совещаний и т.п.

При решении таких вопросов, как подготовка докумен­тов, в беседе с посетителями и по телефону секретарь дол­жен использовать строго проверенную информацию. Не­допустимо разглашать информацию, имеющую закрытый характер, а также информацию, которая может нанести ущерб организации или отдельным лицам. Необходимо правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников без соответствующего разрешения.

Организованность. Умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечить без­условное выполнение каждодневных задач.

Недопустимы опоздания секретаря-референта как на ра­боту, так и на деловые встречи, совещания, заседания. Организованность и пунктуальность должны проявляться в своевременности и качестве подготовки.

Осведомленность. Секретарь-референт должен хоро­шо знать:

а)правовые основы управления (административное, трудовое и хозяйственное право); законодательные и нормативные акты, определяющие организацию работы пред­приятия (фирмы), где он работает;

б)основы управления (систему органов власти и управления в стране и в своем регионе; принципы организа­ции государственных, общественных, кооперативных и ча­стных организаций; функции, задачи, структуру органи­зации, в которой он работает, ее связи по вертикали и го­ризонтали);

в)основы менеджмента и управления персоналом

(ис­пользование экономических рычагов управления, челове­ческий фактор, проблемы занятости, управление компе­тенцией персонала, технология управления персоналом);

г)основы научной организации управленческого тру­да (стандарты и нормативно-методические документы по информационно-документационному обеспечению управ­ленческой деятельности; нормативы времени на отдельные виды выполняемых ими работ; вычислительную и организационную технику);

д) основы общей социальной психологии и этики де­лового общения;

е) секретарь-референт должен быть в курсе событий, происходящих в организации (подразделении).

Инициативность. Секретарь-референт должен прояв­лять самостоятельность и инициативу в решении вопро­сов своей компетенции, не дожидаясь указаний руководи­теля. Однако, принимая то или иное решение, он должен быть уверен, что принятое решение пойдет на пользу делу, поддержит имидж организации.

Преданность профессии. Любовь к избранной профес­сии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию своего мастерства — необходимое ус­ловие, чтобы стать не просто квалифицированным исполнением дела. Любой человек, обратившийся к секретарю-референ­ту, должен быть уверен, что все возможное будет сдела­но, а отрицательный результат может быть вызван толь­ко объективными причинами.

Интересы. Секретарь-референт должен стремиться к пополнению общих знаний, читать книги и периодику, про­являть живой интерес к новой информации, быть в курсе достижений в области деятельности своего руководителя и организации в целом.

Перечисленные деловые и личные качества, необхо­димые секретарю-референту, не даются человеку в гото­вом виде. Нужны повседневный труд над собой, настойчивая и ответственная подготовка к работе в этой престижной должности.

Кроме перечисленных важнейших деловых качеств, секретарю-референту необходимо воспитывать в себе ряд личных качеств. Выделим наиболее существенные из них.

Трудолюбие. Приучать себя выполнять нужную для дела работу своевременно, качественно. Трудолюбие — необхо­димое качество секретаря-референта, стенографистки, ма­шинистки, как и любого другого работника организации.

Добросовестность. Секретарь-референт должен обя­зательно, качественно и своевременно выполнить работу, которую обещал выполнить: подготовить документ, вы­яснить какой-либо вопрос, навести справку. Специфика труда секретаря-референта требует от него готовности ока­зать помощь другим, особенно в сложных, напряженных ситуациях. Нужно уметь быстро переключаться с одного вида работы на другой, правильно рассчитывать время, в частности, в период больших нагрузок в дни приема посе­тителей, подготовки совещаний и т.п.

У секретаря-референта должна быть уверенность, что он сделал все, от него зависящее. Не следует переклады­вать на других сотрудников свои обязанности с тем, что­бы избежать ответственности за невыполненную или не­качественно выполненную работу.

Аккуратность. Небрежность в работе с документами, в одежде, в организации рабочего места создает неблаго­приятное впечатление о любом работнике, даже если он и обладает необходимыми деловыми и личными качества­ми. Следует помнить, что секретарь-референт «лицо фир­мы», а «лицом» самого секретаря является качество вы­полняемой им работы, культура рабочего места, внешний вид.

Доброжелательность. В деловом общении секретарь-референт всегда должен быть готов оказать максималь­ное содействие сотрудникам, посетителям, пойти в слу­чае необходимости на некоторые личные неудобства ради интересов дела. Любой человек, обратившийся к секретарю-референту, должен быть уверен, что все возможное будет сделано, а отрицательный результат может быть вызван только объективными причинами.

По роду своей работы секретарь-референт располагает значительным объемом информации и достаточно боль­шими полномочиями, так как он фактически является пер­вым помощником руководителя и может в определенных ситуациях действовать от его имени. Отсутствие добро­желательности, нескромность секретаря-референта могут привести к нетактичному поведению с его стороны, чван­ству, заносчивости.

В разговоре необходимо употреблять только вежливые формы, не допускать фамильярности, обращения на «ты» и т.д. Если секретарь-референт знает или предполагает, что подлежащая сообщению информация является для со­беседника негативной, то он должен постараться изложить ее как можно более деликатно, тактично.

Среди других личных качеств, которые нужны хоро­шему секретарю-референту, можно отметить такие, как умение быстро вникать в суть дела; общительный харак­тер, который помогает наладить правильные взаимоотно­шения с посетителями и сотрудниками, даже некоторый артистизм и чувство юмора.

Многие руководители, рассматривая кандидатуру на должность секретаря-референта, обращают внимание на такие стороны, как семейная устроенность, состояние здо­ровья, моральная устойчивость.

ОТ ПЕРА - ДО КСЕРОКСА И ФАКСА

Международный профессиональный клуб секретарей дает следующее определение современному секретарю: «Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции, при необходимости берущий управление на себя». Предполагается, что секретарь должен иметь высокий уровень базового образования, организовывать работу офиса, вести делопроизводство, уметь организовать приемы, презентации и поездки руководства, быть ответственным и надежным, инициативным и пунктуальным, исполнительным, преданным фирме, проявлять такт и осторожность и не разглашать сведения конфиденциального характера. И это только некоторые из деловых качеств. Личные качества тоже должны быть на высоте: коммуникабельность, хороший вкус, доброжелательность, любознательность и так далее еще с десяток пунктов.

История возникновения профессии секретаря уходит своими корнями в глубокую древность. Ее появление обусловлено зарождением делопроизводства (системы работы с документами, обеспечивавшей управление) на территории Беларуси Полоцкого периода. В 12 веке появились первые писцы — работники, занимавшиеся составлением, подготовкой и рассмотрением документов. Делопроизводство быстро развивается в период Великого Княжества Литовского (15-18вв.): увеличилось количество работников делопроизводства, изменились их функции, начала действовать первая государственная канцелярия, где работали регенты, секретари, писари, дьяки, переводчики. В функции регента входила правка и передача на подпись великокняжеских канцелярских документов, обязанности нотариуса. Секретари, чье служебное положение было выше, чем у писаря, занимались организацией и ведением делопроизводства. Писари (их роль в государственной канцелярии выполняли дьяки) составляли и переписывали официальные бумаги. Секретарство обычно давалось в награду за длительную и верную службу. Секретарю поручались наиболее серьезные государственные дела.

С присоединением Беларуси к России в качестве бонуса мы получили российское исполнительное делопроизводство, отличавшееся четкой организацией и ставшее шагом вперед по сравнению с делопроизводством в ВКЛ. В России к тому времени обозначились следующие профессии: секретарь, нотариус, коллежский регистратор, канцелярист, копиист, переводчик, архивариус. Главными органами исполнительной власти были министерства. В их состав входили совет министра, канцелярия министра и департаменты. Департаменты делились на отделения, отделения — на столы. Стол возглавлялся столоначальником и считался низшей структурой государственных учреждений. Секретари работали в министерствах и их функции во многом совпадали с функциями современных специалистов.

Первое упоминание о российских секретарях находим в Генеральном регламенте государственных коллегий, подписанном Петром I в 1790 году. Им в обязанности вменялась регистрация писем и донесений, челобитных дел, а также доклад о них начальству. В 1840 году появились первые личные секретари у руководителей Путиловского и Невского заводов Петербурга.

С 1917 года начинается советский период в делопроизводстве. Отметим, что в первые годы советской власти секретари выполняли творческие функции, были консультантами директоров, следили за качеством подготовки служебных документов, принимали посетителей. Широкое распространение стенографии по системе Уиллиса распространилось на деловую и общественную жизнь Европы и США и породило профессию стенографа. Считалось, что знание стенографии столь же необходимо для культурного человека, как знание иностранных языков. В России с 1917 года стенографию начали преподавать в школах и вузах.

С развитием техники усложнились и функции секретарей.

С внедрением пишущих машин возникла профессия машинистки. Расширение объемов документооборота организаций и учреждений привело к появлению профессии делопроизводителя. В 30-х годах произошло разделение секретарей на секретарей-машинисток, выполнявших печатание и простые канцелярские работы, и секретарей-референтов, которые выполняли творческие функции. В квалификационном справочнике 1971 года обозначены функции секретаря-стенографистки, секретаря, делопроизводителя, машинистки и стенографистки. В 1989 году появляется «секретарь-машинистка». В справочнике должностей служащих за 1998 год впервые встречаемся с квалификационными характеристиками секретаря-референта.

Секретарь-референт в отличие от простого секретаря должен присутствовать на всех совещаниях и важных встречах и быть в курсе всех договоренностей шефа. В издании 2000 года появляется должность секретаря приемной руководителя, а к профессиональным требованиям секретаря-референта добавляется владение ксероксом, факсом и компьютерными технологиями.

Какие же требования предъявлялись к этим профессиям?

И ШВЕЦ, И ЖНЕЦ, И ПО ТЕЛЕФОНУ ГОВОРЕЦ

Функции вышеперечисленных работников во многом разнятся.В порядке возрастания числа и усложнения функций профессии располагаются следующим образом:

Машинистка – печатает материалы, расшифровывает диктограммы, оформляет документы.

Стенографистка – плюс к вышеперечисленному стенографирует и расшифровывает стенограммы.

Делопроизводитель – проверяет правильность составления документов, ведет информационно-справочную работу по составлению картотек и банков данных. Во многом совпадают функции секретаря, секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки: прием посетителей, подготовка командировок руководителя, организация его рабочего места, владение оргтехникой, организация совещаний и их протоколирование.

Секретарь незрячего специалиста должен прочесть вслух все необходимое и уметь составлять и оформлять документы по устному и письменному макету.

Обязанности секретаря приемной и секретаря-референта также во многом схожи. В отличие от секретаря приемной руководителя, секретарь-референт – особа более приближенная к «императору», и в обязательном порядке умеет стенографировать и расшифровывать стенограммы, подготавливать аналитические материалы и проекты выступлений руководителей, подготавливает обзоры печати, справочных материалов, занимается информационным обслуживанием руководителя, участвует в переговорах с зарубежными партнерами без переводчика, обеспечивает связь с предприятиями-партнерами и СМИ.

Часто можно встретить разночтения в названиях секретарских должностей. Свою лепту в это вносит мода на западноевропейские термины. Сегодня можно услышать такие наименования квалификаций, как «секретарь-делопроизводитель», «секретарь на телефоне», «офис-менеджер», хотя принципиальных функциональных различий между ними нет. Работников, имеющих в названиях своих должностей слово «секретарь», принято считать помощником руководителя, занимающимся вопросами делопроизводства, или информационного обслуживания и бездокументного, или организационного обслуживания.

В современных коммерческих структурах не наблюдается четкого разделения секретарей по квалификации.

«ITISAMENS WORLD» - ОНИЛИОНА?

Профессии информационного и организационного обслуживания управления считаются чисто женскими и осваиваются в основном женщинами. У слова «секретарь» нет формы женского рода! Первыми секретарями были мужчины. И даже систему печатания слепым методом для секретарей в 1888 году изобрел мужчина — стенограф федерального суда Солт-Лейк-Сити. В действительности женщины появились в офисах и деловых учреждениях сравнительно недавно — во второй половине 19 века, одновременно с изобретением телеграфа. Телеграфная связь, телефония, стенография требовали большой скрупулезности, аккуратности и ловкости рук, внимания и любезности - самых «женских» качеств. Слабый пол, оказавшись на этом поприще гораздо способнее, потеснил своих коллег-мужчин. Дамам настолько пришлось по душе занятие, что за короткое время они прочно обосновались в сфере управления. Первые женщины-машинистки начали работать в 1875 году в фирме «Ремингтон».

В России с 1869 года на должность секретаря допускались женщины, окончившие курс в педагогических классах или высших женских заведениях ведомства императрицы Марии.

В Западной Европе и США мужчины оказались менее сговорчивы и печатной машинки из рук не выпустили. Там и по сей день профессия секретаря популярна среди мужчин. Она дает возможность самостоятельно улучшить свои профессиональные знания, реализовать потенциал, развить личные и профессиональные качества и сделать карьеру за относительно короткий срок. Должность секретаря фирмы для молодого мужчины считается престижной и высокооплачиваемой.

ЭТИКА ПОВЕДЕНИЯ

И ПСИХОЛОГИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ

Профессия секретаря интересна и трудна.

Хороший секретарь помимо высокого профессионального мастерства должен обладать многими качествами, которые необходимы ему для успешной работы. Требования к личностным качествам секретаря определяются двумя группами функций, которые он выполняет в учреждении.

Работа с документами требует от человека внимательности, собранности, аккуратности, точности, и в этом смысле требования, предъявляемые к секретарю, не отличаются от требований ко всем делопроизводственным работникам.

Вторая функция носит более специфический характер, поскольку она связана, как правило, с работой с людьми. Здесь от секретаря в первую очередь требуется вежливость, тактичность, способность к точному выражению своих мыслей, восприимчивость к психологическим особенностям других людей, внимательное отношение к людям.

Человек может в совершенстве изучить дисциплины, определяющие уровень профессионального мастерства, и быть хорошим секретарем, так как очень важную роль играет такое деловое качество секретаря, как безупречная этика поведения.

Секретарь должен уметь хорошо сработаться со своим руководителем и сослуживцами, добиться того, чтобы его уважали и ценили выполняемую им работу.

Секретарь – это не девушка на побегушках, выполняющая случайные поручения. «Людям нашей категории, - говорит секретарь одного завода N, - должны быть присущи исключительная собранность, деловитость, чуткость и внимательность к посетителям, выдержка, оперативность. Приятное впечатление оставляют работники, которые приветливо встретят тебя, толком объяснят, дадут точную справку». При общении с посетителями от секретаря требуется, прежде всего, такт, т.е. умение спокойно, без растерянности, резкости, суеты и с достоинством разрешить любой вопрос в рамках своей компетентности.

«Секретарь, - пишет одна из лучших представителей этой профессии в своем письме в «Правду»,- выступает часто в качестве первого представителя учреждения или производства, и это предъявляет самые высокие требования к его деловым качествам, культуре поведения, речи, даже внешности…». В этом смысле можно сказать, что секретарь представляет собой как бы «визитную карточку» данного учреждения.

Исполняя ответственную роль посредника в переговорах, секретарь должен быть предельно вежлив. С посетителем нужно обязательно поздороваться, непременно предложить ему сесть (ведь посетителю неудобно, а иной раз и трудно стоять, особенно если беседа затягивается, и секретарю неудобно смотреть на него снизу вверх), попросить назвать себя и изложить причину посещения. Задавая вопрос посетителю, нужно внимательно выслушать его, ни в коем случае не занимаясь при этом каким-то своим делом: не читать, не делать записи в документах и т.д.

Нужно говорить спокойным голосом, внятно, не употребляя сокращений и обозначений, принятых и понятных только в данном учреждении, без излишне сухого или пренебрежительного к «незначительности» вопроса тона. В разговоре с посетителями секретарь обязан проявлять максимум терпения, осведомленности в делах своего учреждения.

Очень большое значение для создания деловой и корректной атмосферы в организации приема имеет внешний вид самого секретаря и всей окружающей его обстановки: рабочей комнаты или приемной, рабочего места. Естественно, что к внешности секретаря предъявляются строгие требования. Видимо, давать какие-либо рекомендации на этот счет нецелесообразно, так как самые большие советчики здесь – вкус и скромность (последнее качество очень необходимо секретарю). Прежде всего, необходимо, чтобы все было чисто и аккуратно: одежда и прическа, и руки секретаря, и его рабочий стол, на котором не должны громоздиться горы документов, конвертов и папок. И если посетитель присел к этому столу, то он не должен искать глазами, куда положить портфель и раскладывать документы у себя на коленях. Точно также в помещении не должно быть ничего лишнего: все материалы, папки и скоросшиватели должны храниться в закрытых шкафах или полках. В этом случае даже в маленькой комнате можно создать нормальную обстановку для работы секретаря. Секретарь должен знать максимальное количество посетителей, которое бывает во время приема и позаботиться о том, чтобы им были созданы определенные удобства во время приема, во время ожидания очереди – соответствующим образом оборудовав помещение. Важной предпосылкой правильной организации приема посетителей является определенная четкость в работе самого учреждения или структурного подразделения и их руководителей: точно установленные дни и часы приема посетителей, никогда и ничем не нарушаемый (вызовами руководителя, телефонными звонками «сверху») процесс приема.

Хороший секретарь может многое сделать для того, чтобы рабочее время руководителя расходовалось рационально и экономно. Пример тому: секретарь-референт директора Невинномысского комбината, где работников несколько тысяч. Ежедневно директору поступает до двухсот писем. Раньше было так, что директор многие письма читал сам, за недостатком времени спешил распределить этот поток по отделам, накладывая резолюцию, кому и что сделать. После «расталкивания» бумаг по отделам они вновь возвращались к нему с заключениями специалистов. Кроме потери времени еще немаловажное значение имеет и психологический момент «давления мнения вышестоящего работника», и что отдельных исполнителей может сковывать, они оттягивают свои заключения, пытаясь узнать мнение начальника. Энергичный референт директора взял функцию распределения писем по отделам на себя. Он накладывает резолюцию, к какому сроку дать заключение, расчет. В этом случае руководитель отдела или цеха, не связанный мнением вышестоящего начальника, проявит большую инициативу. Такая организация работы с корреспонденцией дала возможность директору освободить для решения перспективных проблем ежедневно около трех часов. Секретарь должен понимать характеры своего руководителя и своих сослуживцев, чтобы выполнять работу в их стиле, чтобы в пределах возможного компенсировать недостатки их характеров. Это поможет секретарю выполнять свою первую обязанность, направленную на то, чтобы по мере возможности разгрузить своего начальника и специалистов и дать им возможность думать и действовать.

ДЕЛОВЫЕ КАЧЕСТВА СЕКРЕТАРЯ

ЛИЧНЫЕ КАЧЕСТВА СЕКРЕТАРЯ

ТРЕБОВАНИЯ К ВНЕШНЕМУ ВИДУ СЕКРЕТАРЯ

Приходящие в учреждение посетители обращаются за помощью, как правило, к секретарю. От того, как выглядит секретарь, формируется мнение об учреждении в целом. К сожалению, нередко можно встретить секретарей, внешний вид которых соответствует обстановке дорожно-походной или спортивной прогулки, или же, напротив, вечернего мероприятия. Для секретаря приемной неуместны джинсы, бархатное платье, кроссовки и тапочки.

Каких же норм придерживаться секретарю?

В зависимости от времени года костюм секретаря может быть различным по цвету и по используемым тканям. Важное требование к костюму – элегантность и соответствие классической моде. Главное, о чем следует помнить: костюм должен быть удобным, практичным, строгим. Помните, что неприятно беседовать с человеком, который не следит за собой, неопрятно и неряшливо одет!

Специфика работы секретаря обязывает его придерживаться определенных ограничений. Это относится и к выбору аксессуаров к костюму. Не рекомендуется дополнять рабочий костюм броскими и громоздкими украшениями. Нежелательны и разностильные украшения, например, деревянные или керамические бусы и металлические браслеты, серьги и стеклянная брошь.

Неприятное впечатление производят руки, унизанные кольцами. Не следует превращать себя в витрину для бижутерии. Украшения должны лишь подчеркнуть достоинства костюма и его хозяйки. В тон следует подбирать и туфли. Обувь должна быть удобной. Секретарю следует помнить о личной гигиене. Не следует сильно душиться духами и дезодорантами.

Руки секретаря всегда должны быть в идеальном порядке. Ногти короткие, накрашенные лаком спокойных цветов: бесцветным, розовым, матовым. После работы следует вымыть руки (т.к. на пальцах могут остаться следы от копировальной бумаги), иначе можно испачкать документы.

Прическа секретаря должна быть небольшой по объему, аккуратной и подходить к лицу секретаря.

Для секретаря также недопустима излишняя косметика на лице. Главное в макияже – чувство меры. Дневной макияж должен быть незаметным, неброским. Назначение макияжа – подчеркнуть достоинства лица и замаскировать его недостатки.

Весь внешний вид секретаря должен быть тщательно продуманным.

Взаимоотношения с сослуживцами

Секретарь в любой фирме является проводником идей и решений руководителя, посредником между руководителем и сотрудниками. Взаимоотношения секретаря с сослуживцами во многом зависят от личности самого секретаря. Нужно помнить, что секретарю во всех случаях необходимо проявлять такт и дипломатичность, не допуская проявления высокомерия и равнодушия в отношениях с сотрудниками. В ряде случаев секретарю приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение, не преувеличивая собственную роль. В практике нередки случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителями и сотрудниками. Здесь многое зависит от профессионализма и гибкости поведения секретаря в сложных ситуациях, умения владеть своими эмоциями.

В любой фирме можно встретить сотрудников, имеющих сложный характер, неуживчивых, с плохими манерами, общаться с которыми крайне сложно. Обязанности секретаря – относиться к ним вежливо и доброжелательно, будучи готовой проявить собственную выдержку.

У секретаря особое положение в фирме. Он находится между коллективом и руководителем, причем на шаг ближе к руководителю.

В этой ситуации нужно очень тщательно выстраивать отношения с коллегами. С одной стороны, они относятся к вам насторожено, все-таки вы близки к начальнику, а с другой стороны, хотят вас иметь в союзниках, чтобы в случае необходимости вы замолвили за них слово.

Важно с первых дней не противопоставлять себе коллективу, найти общий язык с каждым сотрудником, но ни в коем случае не входить в какие-либо группы или коалиции.

… В фирме неожиданно уволили главного бухгалтера. Страсти

накалились. Каждый выдвигал свою версию, пытался разными путями выведать у секретаря генерального директора Татьяны, что же на самом деле произошло. Та никому ничего не говорила, и только своей подруге, с которой они учились вместе и пришли в эту фирму три года назад, она в лицах передала напряженный разговор шефа с бухгалтером. Через два дня руководитель со словами: «Болтаешь много лишнего» – уволил Татьяну.

В любом случае держитесь стойко, не вступайте в пересуды, не поощряйте их. Собирать сплетни, а тем более поощрять их и доверять им нельзя. Вот принять к сведению полученную информацию необходимо. Под любым предлогом старайтесь уклоняться от категоричных высказываний по животрепещущему вопросу. Если конфликт между сотрудниками разгорается в приемной, ни в коем случае не принимайте ничью позицию, а постарайтесь сгладить ситуацию.

На работе лучше ко всем сотрудникам обращаться на «вы», а к более старшим по возрасту и должности – обязательно по имени-отчеству.

Секретарь – правая рука руководителя, и такое высокое положение на фирме иногда провоцирует «звездную болезнь». Профессиональный секретарь не может себе позволить общаться с коллегами свысока.

Рабочий день секретаря очень напряженный. Зачастую приходится выполнять поручения не только непосредственного начальника, но и других сотрудников (вице-президента, старшего менеджера, главного бухгалтера

и т. д.). Не считайте за труд, выполнив поручение, сразу же проинформировать об этом коллегу, давшего задание. Не вынуждайте его волноваться, выполнено ли его поручение.

… Коммерческий директор одной фирмы искал нового

секретаря. Прежняя девушка все делала быстро и правильно, но, выполнив задание, по три-четыре дня никому об этом не говорила. В результате менеджеры волнуются: «Когда ты отпечатаешь, наконец, новый прайс-лист?!» - а она невозмутимо отвечает: «Он был готов уже два дня назад!».

Вот вам пример, когда секретарь со всеми заданиями справлялся, но коллектив им был недоволен.

Даже при самых прекрасных отношениях с коллегами не расслабляйтесь и в порыве искренности не выдавайте чужих секретов. Есть масса ухищрений для выпытывания информации. Например, догадки подаются как уже свершившийся факт, а вам остается подтвердить их даже не словом, а кивком головы. «А ты в курсе, что шеф подписал приказ об увольнении Г.?» Как легко сказать: «Да» - или, проявив свою осведомленность: «Нет, он еще не подписал». Единственно верное решение в подобной ситуации – сказать: «Я не в курсе».

Работая в иностранной фирме, необходимо учитывать, что помимо положительных сторон (уровня зарплаты, технической оснащенности, международного опыта) есть и отрицательные: большая загрузка и напряженность работы, своеобразный психологический климат, необходимость подстраиваться под национальные особенности членов коллектива. Одна из особенностей, которую следует учитывать: ваши личные проблемы никого не волнуют, главное – ваша эффективная работа.

Список использованной литературы

Машинопись. Учебник. А.Н.Кузнецова, Р.Н.Вагенгейм.- М., 2001

Справочник секретаря-референта. Практическое пособие. М.И.Басаков.- Ростов-на-Дону, Феникс, 2003.

Делопроизводство. Учебное пособие О.И.Замыцкова, - Ростов-на-Дону, Феникс, 2001.

Секретарь. Секреты профессии. Шейнов В.П., М., Изд. «Ось-89», 2002.

Компьютерное делопроизводство. Учебник. Н.Макарова, М., «Питер», 2003.

Адрес публикации: https://www.prodlenka.org/metodicheskie-razrabotki/117399-metodicheskoe-posobie-vse-professii-vazhnypro