Методическая разработка занятия по теме: «Организация деловых встреч, приемов, презентаций, совещаний, конференций»

Ф.И.О педагога Микрюкова Светлана Львовна

Должность: преподаватель специальных дисциплин

Полное название ОО (с указанием муниципального образования): Бюджетное профессиональное образовательное учреждение Удмуртской Республики «Глазовский политехнический колледж» (БПОУ УР «ГПК»)

Тема: Организация деловых встреч, приемов, презентаций, совещаний, конференций

Наименование работы:Выполнение заданий по подготовке и обслуживанию деловых приемов

Цели занятия:

углубить связь теории с практикой;

научиться осуществлять работу по подготовке и проведению деловых приемов;

развивать умение пользоваться полученными знаниями и применять их в своей практической деятельности.

Приобретаемые умения и навыки: оформление и обслуживание деловых приемов

Норма времени: 2 часа

Оснащение рабочего места: ИТК, презентация, раздаточный материал, ПК, столовые приборы

Техника безопасности: соблюдение общих привил ОТ в кабинете.

Содержание работы и последовательность выполнения:

Ознакомиться с содержанием работы.

Записать тему и цели практической работы.

Изучить методические рекомендации.

Выполнить предложенные задания, решить профессиональные задачи

Ответить на контрольные вопросы.

Сделать и записать вывод на основании проделанной работы.

Методические рекомендации:

Подготовка деловых приемов

Деловой прием – это вид бездокументого обслуживания в деятельности секретаря, представляет собой неофициальную часть приема, где гостям предлагают различные блюда и создают условия для общения и знакомства, отдыха, ритуальных процессий и церемоний

Организуя приём, необходимо заранее определить дату и время этого мероприятия, ассортимент блюд и напитков, порядок обслуживания гостей.
В подготовку приёма входят следующие мероприятия:
· выбор вида приёма и даты его проведения;
· составление списка приглашенных лиц;
· рассылка приглашений;
· составление плана рассаживания за столом (на завтраке, обеде, ужине);
· составление меню;
· сервировка столов и организация обслуживания гостей;
· подготовка тостов и речей;
· составление общей схемы (порядка проведения) приёма.
При составлении списка приглашенных гостей придерживаются следующего правила: они должны иметь общие интересы. Для официальных приёмов используютсяписьменные приглашения в виде покупных открыток-приглашений, выполненных в кремовых тонах или нейтрального белого цвета с золотом, серебром и разнообразными виньетками. Как правило, на таких открытках уже отпечатан текст приглашения, для имени гостя оставлен пробел. Это имя можно написать вручную каллиграфическим почерком или отпечатать на компьютере. Как правило, в приглашении обращаются по имени и отчеству или просто по имени. Для супругов направляется одно приглашение, в котором можно обратиться к обоим или к каждому отдельно. При этом первым указывается имя женщины. В приглашениях также указываются точный адрес помещения, в котором состоится прием, дата, время. Иногда определяется и форма одежды. Если будущий гость проживает за пределами города, ему вкладывают в конверт план города или подробное описание маршрута проезда, указывая схему транспорта. Отсылают приглашения за 3-4 недели до запланированного мероприятия.

Прием небольшого количества гостей в офисе (кабинете руководителя)

Если деловая встреча или переговоры запланированы на определенное время, то у вас будет время на подготовку. Важно попытаться выяснить заранее вкусы и привычки партнеров, чтобы определить, какой чай, кофе и иной напиток может быть приятен гостям, и припасти все заблаговременно. Перед тем как, как начнется встреча, следует поинтересоваться, что они предпочтут - чай или кофе. Напитки подаются через пять-десять минут после начала беседы. Если планируется длительная встреча (или она стала таковой неожиданно), целесообразно объявить перерыв для чая или кофе. Кроме того, посетителям можно предложить минеральную воду, сок или какой-либо иной прохладительный напиток - при этом желательно, чтобы он был охлажденным. Для доставки напитков гостям вам потребуется сервировочный столик или поднос, в зависимости от количества гостей. Лучше, если подносов будет два: один на 2 чашки, другой на 4 - 6 чашек. При сервировке не забудьте сахарницу, щипчики для кускового сахара, молочник, подставки для бумажных салфеток и ложечки, гармонирующие с сервизами.

Кофе лучше подавать в специальном кофейнике. Для рабочих встреч подойдет растворимый кофе, а для визитов солидных гостей лучше запастись дорогими сортами молотого кофе.

По правилам чайного этикета, гостям необходимо предлагать несколько видов чая на выбор. По-прежнему самым популярным является черный чай (ферментированный). Хотя в последнее время, многие чаще предпочитают зеленый чай - он более крепкий, хотя на вид светлее и прозрачнее чёрного. Красный чай - оолонг (не путайте с каркадэ), явление редкое, но тоже встречается. Это переходный вариант между черным и зеленым, ближе к черному. Желтый чай - тоже переходный вариант, он ближе к зеленому - в России практически экзотика.

Чайный стол сервируется таким образом, чтобы одновременно можно было пить чай и вести деловую беседу. Все необходимые аксессуары в начале ставятся на столик, а затем перемещаются на вспомогательный стол или уносятся, чтобы освободить место на случай ведения записей. К чаю следует подавать кексы, тосты, печенье, подогретые сэндвичи.

Все это нужно делать с удовольствием! Улыбка на лице – это неотъемлемый атрибут любого секретаря. Не стоит нервничать, ухмыляться, строить различные гримасы, показывать как Вам тяжело и тому подобное, ведь Вы хозяйка офиса! А как любая хозяйка Вы должны быть гостеприимны.

Сразу же обратите внимание, сколько человек находится в кабинете и подготовьте нужное количество приборов. Есть два способа подачи чая: уже заваренный или на блюдце с пакетиком. В первом случае (если вы завариваете пакетированный чай), Вам необходимо убрать чайный пакетик из чашки. Если вы завариваете листовой чай, следите, чтобы заварка не попала в чашку. Можно подать вскипячённую воду, а на блюдце положить чайный пакетик. Это возможно лишь в том случае, если чайный пакетик хорошо упакован.
Всю посуду следует нести на подносе. Желательно положить на него какую-то ткань, чтобы посуда не скользила. Чашка должна быть на блюдце. Подавать чашку следует ручкой по левую руку гостя. С правой же стороны должна находиться ложка и два кубика сахара. Можно поставить на стол сахарницу, наполненную доверху сахаром рафинадом. Не забудьте положить на блюдце салфеточку. Если гости попросят лимон, то его следует подавать на отдельной тарелке со специальными шпажками.

Ну и самое главное. Первым Вы должны подать чай своему директору, а затем каждому, согласно занимающей им должности.

Правила рассаживания

При немногочисленном приеме (10-12 человек) приглашенные рассаживаются за столом сами, без подсказки организации -хозяйки. Если же деловой прием рассчитан на несколько десятков или сотен человек, а крупные фирмы, как правило, устраивают именно такие приемы, целесообразно тщательно продумать расстановку столов и определить места для гостей.

Cовременные организации часто имеют собственные помещения, отведенные под деловые приемы; как правило, таких помещений бывает несколько - для разного числа гостей. В небольшом зале неразумно устраивать приемы для большого числа гостей, а небольшое количество приглашенных будет себя чувствовать неуютно в большом, просторном зале.
Что считать слишком большим или слишком малым залом для делового приема? Строгих норм на это нет, но представляется, что оптимальным будет расчет - не менее 10м2 на человека, включая и место за столом. Если прием рассчитан на достаточно большое число гостей, следует позаботиться о том, как их рассадить, и о том, как довести информацию об этом до приглашенных. Классический, пришедший из глубин светского этикета способ - карточка с фамилией, которую следует положить на самый высокий бокал или фужер около каждого места. Такой метод годится, если число гостей - не более 10-12 человек. При организации современных деловых приемов с большим количеством гостей обычно план рассадки вывешивается в нескольких местах перед входом в зал, где будет проходить прием, либо изображается на специальном листе - вкладыше в приглашение, либо вручается каждому приглашенному при входе в зал. Отметим, что если гость сел не там, где ему предписывалось, его можно попросить пересесть, сопроводив просьбу словами: "Вам там будет гораздо удобнее". Если гость возражает - настаивать не следует, а для гостя, которому положено сидеть на уже занятом месте, можно поставить дополнительный стул.
Однако воспитанный человек сядет там, где предписано устроителями приема, а, допустив ошибку, в ответ на мягкую просьбу пересесть - сделает это с извинениями, не привлекая к данному факту внимания. Столы для рассадки гостей могут быть поставлены в помещении различным образом: буквой "П", буквой "Ш", буквой "Т" или иначе. Можно придумать и другие способы расстановки столов, однако классические варианты предпочтительнее.

При определении мест для почетных гостей следует руководствоваться следующими правилами:
• Самые почетные места - это те, которые расположены лицом к свободному пространству, т.е. к входной двери. Однако одновременно с этим почетное место должно быть максимально удалено от входной двери.

• Наименее почетные места - в конце стола, спиной к входной двери. Обычно там вообще не делают посадочных мест, но если все же есть необходимость использовать эти места, имеет смысл посадить там молодых мужчин из числа сотрудников фирмы-хозяйки; женщин и мужчин среднего и "более чем среднего" возраста на эти места усаживать не стоит. Заметим, что некоторые авторы справочных изданий по нормам этикета считают, что если нет другой возможности, можно посадить на эти места молодых женщин, также из числа тех, кто работает в устраивающей прием организации, но одно требование непреложно - женщины должны быть в сопровождении мужчин.

• По возможности гостей - мужчин и женщин - рассаживают, чередуя представителей того и другого пола. Но практика показывает, что на деловых приемах мужчин всегда больше.

•Рекомендуемая минимальная площадь поверхности стола, выделяемая для одного гостя, - 60(70)х40 см. Хотя некоторые источники дают цифру 50x40 см, следует все же учитывать, что некоторые полные люди не смогут комфортно чувствовать себя за столом в этих рамках.

Организация деловых приемов (на основании подготовленной презентации)

Деловой завтрак - этот вид приема удобен для людей, которые работают обеденные часы или для тех, у кого план обедов расписан на недели вперед. Наиболее подходящее время для делового завтрака — от 12 до 13 часов, его продолжи­тельность 1—1,5 часа, из которых 45—60 минут гости проводят за столом. Меню завтрака, как правило, состоит из одной-двух холодных за­кусок, одного горячего рыбного блюда, одного горячего мясного блюда и десерта. Первые блю­да на завтрак не подают. Перед завтраком участ­никам предлагается коктейль (сухое вино, соки), но время завтрака — минеральная вода и иногда соки, а по окончании — кофе или чай, но эти напитки подают уже в гостиной, куда приглаша­ют гостей.

Бранч - представляет собой поздний завтрак, переходящий в раннийленч, который по времени проводится ближе к ленчу. Бранч носит неофициальный, даже будничный характер, и для него не нужно иска­ть особого повода — его проводят тогда, когда просто хочется встретиться с друзьями или соседями. Угощения ставятся на столе, как на приеме а-ля фуршет, они обычно более скромные, чем на обеде или ленче, — красивые бутерброды, вафли, кусочки курицы в сметане. Готовят и фирменное блюдо. На отдельном столе соки и кофе.

Начайприглашают между 16 и 18 ча­сами. Этот вид приема распространен в дипло­матической среде. На чай гостей приглашают по самым разным поводам, ине только се­мейным. Чай, как и другие виды приемов, может быть официальным, на­пример, по поводу визита важного гостя. Этот прием проводят обычно во второй половине дня, и длится он около 2 часов. При этом необходимо при­держиваться тех же правил, что и на любом официальном приеме. Но все же обстановка во время чайного приема обычно неофициальная. Вступать в разговор можно даже с теми людьми, которым вы не были представлены. В зависимости от количества гостей накрыва­ется один или несколько столиков, подаются кондитерские и булочные изделия, фрукты, де­сертные и сухие вина, соки и воды. Закуски (бутерброды с икрой, рыбой, сыром, колбасой) подаются редко и в небольшом количестве. Подходить к чайному столу и наполнять свою чашку можно столько раз, сколько вам хочется, однако чрезмерно наполнять тарелку бутербродами и сладостями не стоит. Если на чай приглашено много гостей, можно уйти, не дожидаясь конца приема, просто попрощавшись с хозяевами и почет­ным гостем.

«Бокал шампанского» - устра­ивают или по случаю национального праздни­ка, или в честь делегации, или по случаю отъезда посла итак далее. На приеме подают шампан­ское, поджаренные орешки, шоколад, иногда мелкие пирожные.

«Бокал вина» - гостям, кроме вина, подают различные канапе, тарталетки, фрукты.

Деловойобед - вид приема, который дает отлич­ную возможность ближе познакомиться с кли­ентами, лучше узнать сослуживцев, подчинен­ных, руководителей. Деловой обед с партнером, прошедший в неофициальной обстановке, не­пременно благоприятно скажется на вашей ка­рьере. Он будет более эффективен, чем корот­кие контакты в офисе или телефонные разго­воры.

Практические задания

Задание 1. Расскажите о правилах приема подготовки деловых приемов и оформите приглашение для гостей (см. Исходные данные).

Задание 2. С помощью предложенного реквизита продемонстрируйте подачу чая гостям в офисе руководителя.

Задание 3. Расскажите о правилах рассаживания гостей на деловых приемах и рассадите приглашенных гостей (из числа присутствующих) в соответствии с правилами.

Задание 4. Определите для какого вида приема Вам поданы столовые приборы и ряд продуктов, продемонстрируйте данный вид приема.

Исходные данные:

Приглашаемый - Галина Геннадьевна, вид приема – ужин, место встречи – ресторан «Глазов», дата - 18.042014 года, время – в 22.00 час.

Контрольные вопросы

1. Какие особенности необходимо знать при подготовке любого вида приема?

Какие важные моменты необходимо запомнить при рассаживании гостей?

Как правильно подать чай в кабинете руководителя?

В чем особенность делового приема, какие виды делового приема вы знаете?

Содержание вывода

Чему Вас научили полученные практические навыки?

Что осталось Вам непонятным и над чем Вам еще необходимо поработать самостоятельно.

Домашнее задание:

- составить кроссворд по теме «Подготовка и проведение деловых приемов» (на листе формата А4; 12 кегль; в электронной таблице Excel; 1 лист содержит вопросы кроссворда - 10 вопросов по вертикали, 10 – по горизонтали, 2 лист- пустой формат кроссворда, 3 лист- ответы на кроссворд);

- самостоятельно продемонстрировать любой вид приема, сфотографироваться и выслать по электронной почте в течение недели.

Литература:

В.В. Галахов, Организация секретарского обслуживания: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования/ В.В. Галахов, О.Б. Назаренко. - М.: Издательский центр «Академия», 2014.

ТЕХНОЛОГИЯ УРОКА

Самоанализ занятия

Тип урока: комбинированный

Вид урока: практическое занятие

Метод – дискуссия, презентации; самостоятельная работа; защита работы

Тема урока является на сегодняшний день актуальной, т.к. профессия секретарь, секретарь-референт сегодня - это правая рука руководителя, его карьерный рост строится до офис-менеджера, основная работа большей частью строится из работы по бездокументному обслуживанию – телефонные переговоры, прием посетителей, организация совещаний, деловые приемы.

Актуализация знаний, фронтальный опрос пройденного, тест были проведены с целью допуска к дальнейшей практической работе.

В соответствии с модульным обучением, формируя проф. комп. и общие комп. студентов, мною выбраны были такие цели урока, как:

- формирование навыков студентов по подготовке и проведению деловых приемов;

- развитие умений представлять информацию в виде презентации, демонстрации, решений конкретных реальных ситуаций;

- развитие групповых форм работы с акцентом на толерантность высказываемых мнений;

- развитие навыков умения анализировать и обобщать полученные результаты, осознать свои профессиональные способности в работе секретаря.

К достижению данных целей были выбраны следующие методы проведения урока:

- для актуализации в памяти студенток ранее усвоенных знаний и умений - фронтальный опрос, тест;

- использование видов творческой работы: подготовка презентаций – электронной и практической;

- проблемный метод - выполнение практических заданий – решение профессиональных задач, носящих в том числе творческий характер - с целью формирования навыков, обеспечивающих самостоятельность мышления студентов;

- обучение отбору и систематизации материала с помощью самостоятельного формулирования выводов, умозаключений;

- иллюстративный метод – предоставление раздаточного материала, использование ТСО;

- взаимосвязь с другими учебными дисциплинами – этикой, делопроизводством.

Форма работы – фронтальная, групповая.

Для планирования урока учитывались возрастные и психологические особенности студентов, их индивидуальные особенности. Практически всегда группа выполняет домашнее задание, учитывался и дифференцированный подход к сильным и слабым студентам: сильные помимо выполнения упражнений - рассуждали, формулировали выводы, выступали; слабые – работали в группе, предлагая свои размышления.

Этапы были выдержаны, выводы сделаны по каждому этапу; время на выполнение заданий, критерии оценивания были озвучены. Оценки за работу выставлены всем студентам группы.

Рефлексия на основе сформулированного вывода была реализована.

Цели были достигнуты:

1. Формирование навыков по организации приемов, их проведению получили – это можно судить по подготовленным студентами решениям заданий;

2. Проявляют к своей будущей профессии устойчивый интерес – это показала установленная обратная связь - обмен информацией со студентами проходил и через проверку дом. задания, тестов, выполнения заданий, ответы на поставленные вопросы;

3. Студенты пытаются выделять главное из выполненного и услышанного, выделяют главное и формулируют вывод, развивают коммуникативные навыки - организовывают собственную деятельность, выбирают методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество, сравнивая свои выступления с другими.

4. Принимают решения в стандартных и нестандартных ситуациях и готовы нести за них ответственность - умеют работать в команде, берут на себя ответственность за работу членов команды (подчиненных), за результат выполнения заданий.

Озвучивание мотивировки выполнения домашнего задания прозвучала.

Приложение 1. Тест

Тест на тему «Организация деловых совещаний, приемов»

Деловое совещание – это:

А) срочное собрание коллектива;

Б) запланированные съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары;

В) вид собрания с небольшим количеством участников.

В чем состоит цель проведения совещаний:

А) обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений;

Б) принять во внимание информацию по выступлению одного докладчика;

В) обсудить актуальные вопросы и предложения нескольких организаций для дальнейшей успешной реализации принятых проектов, презентаций.

Порядок проведения совещания включает следующие обязательные моменты со стороны секретаря:

А) определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы;

Б) определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы; оформление протокола.

В) формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, подготовка места проведения.

4. Деловой прием - это:

А) вид деловых встреч, переговоров в официальной обстановке;

Б) вид документного обслуживания, совещание;

В) вид бездокументного обслуживания по организации приема посетителей в неофициальной обстановке.

Цель проведения делового приема:

А) организуется с целью заключения взаимовыгодных сделок;

Б) приятное времяпровождение;

В) завязывание новых знакомств.

Как классифицируются приемы (убери лишнее):

А) приемы, проходящие сидя, с наличием посадочных мест;

Б) приемы стоя - без посадочных мест;

В) приемы, на которых гости сидят, стоят, танцуют.

7) Дневные приемы – это (выбери правильный вариант ответа):

А) рабочий завтрак, завтрак;

Б) фуршет, завтрак;

В) обед, завтрак, коктейль.

8) Вечерние приемы – это (выбери правильный вариант ответа):

А) ужин, обед;

Б) коктейль, бокал шампанского, обед;

В) обед, коктейль, бокал шампанского, фуршет, ужин.

Критерии оценивания

За каждый правильный ответ – 1 балл

8 баллов – оценка «отлично»

6-7 баллов – оценка «хорошо»

5 баллов – оценка «удовлетворительно»

Ниже 5 баллов – оценка «неудовлетворительно»

Эталоны ответов:

1. Б

2. А

3. Б

4. В

5. А

6. В

7. А

8. В

Деловое совещание – это:

А) срочное собрание коллектива;

Б) запланированные съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары;

В) вид собрания с небольшим количеством участников.

2. В чем состоит цель проведения совещаний:

А)обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений;

Б) принять во внимание информацию по выступлению одного докладчика;

В) обсудить актуальные вопросы и предложения нескольких организаций для дальнейшей успешной реализации принятых проектов, презентаций.

3. Порядок проведения совещания включает следующие обязательные моменты со стороны секретаря:

А) определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы;

Б)определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы; оформление протокола.

В) формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, подготовка места проведения.

4. Деловой прием - это:

А) вид деловых встреч, переговоров в официальной обстановке;

Б) вид документного обслуживания, совещание;

В)вид бездокументного обслуживания по организации приема посетителей в неофициальной обстановке.

5. Цель проведения делового приема:

А)организуется с целью заключения взаимовыгодных сделок;

Б) приятное времяпровождение;

В) завязывание новых знакомств.

6. Как классифицируются приемы (убери лишнее):

А) приемы, проходящие сидя, с наличием посадочных мест;

Б) приемы стоя - без посадочных мест;

В) приемы, на которых гости сидят, стоят, танцуют.

7) Дневные приемы – это (выбери правильный вариант ответа):

А)рабочий завтрак, завтрак;

Б) фуршет, завтрак;

В) обед, завтрак, коктейль.

8) Вечерние приемы – это (выбери правильный вариант ответа):

А) ужин, обед;

Б) коктейль, бокал шампанского, обед;

В) обед, коктейль, бокал шампанского, фуршет, ужин/

Приложение 2. Лист оценки

Лист контроля знаний студентов при выполнении практических заданий

Адрес публикации: https://www.prodlenka.org/metodicheskie-razrabotki/260205-metodicheskaja-razrabotka-zanjatija-po-teme-o