МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ по выполнению практических работ МДК 1.1 Документационное обеспечение управления: Документационное обеспечение управления ПМ.1Организация документационного обеспечения управления и функционирования

Государственное казенное профессиональное образовательное учреждение

Прокопьевский горнотехнический техникум им. В.П. Романова

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

по выполнению практических работ

МДК 1.1 Документационное обеспечение управления: Документационное обеспечение управления

ПМ.1Организация документационного обеспечения управления и функционирования

специальность: 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

для заочной формы обучения с применением ЭО и ДОТ

Рассмотрено

на заседании методического совета

ГКПОУ Прокопьевского горнотехнического

техникума им. В.П. Романова

Старший методист

____________ Е.Л. Тимофеева

«____»______________ 20____ г.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение 4

Тема 1.2 Составление и оформление отдельных видов документов

Практическая работа № 1 Составление приказа по основной

деятельности6

Практическая работа № 2 Составление протокола и акта9

Практическая работа № 3Составление телефонограммы 12

Практическая работа № 4Регистрация входящих и исходящих

документов 14

Практическая работа № 5Формирование документов в дело 16

Введение

Практическая работа - это одна из формы самостоятельной работы студентов на уроке. Основной цель практических работ является применение и закрепление полученных теоретических знаний по «Документационное обеспечение управления» МДК 1.1 «Документационное обеспечение управления: Документационное обеспечение управления» ПМ.1 «Организация документационного обеспечения управления и функционирования» на практике» для заочного обучения.

Рекомендуемое количество часов на выполнения практических работ - 10 часов.

При выполнении практических работ формируются следующие компетенции:

общие:

ОК 1 Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес.

ОК 2 Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество.

ОК 3 Принимать решения в стандартных и нестандартных ситуациях и нести за них ответственность.

ОК 4. Осуществлять поиск и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач, профессионального и личностного развития.

ОК 5. Использовать информационно-коммуникационные технологии в профессиональной деятельности.

ОК 6. Работать в коллективе и команде, эффективно общаться с коллегами, руководством, потребителями.

ОК 7. Брать на себя ответственность за результат выполнения заданий.

ОК 8. Самостоятельно определять задачи профессионального и личностного развития, заниматься самообразованием, осознанно планировать повышение квалификации.

ОК 9. Ориентироваться в условиях частой смены технологий в профессиональной деятельности.

ПК 1.1 Координировать работу организации (приемной руководителя), вести прием посетителей.

ПК 1.2 Осуществлять работу по подготовке и проведению совещаний, деловых встреч, приемов и презентаций.

ПК 1.3 Осуществлять подготовку деловых поездок руководителя и других сотрудников организации.

ПК 1.4 Организовывать рабочее место секретаря и руководителя.

ПК 1.5 Оформлять и регистрировать организационно-распорядительные документы, контролировать сроки их исполнения.

ПК 1.6 Обрабатывать входящие и исходящие документы, систематизировать их, составлять номенклатуру дел и формировать документы в дела.

ПК 1.7 Самостоятельно работать с документами, содержащими конфиденциальную информацию, в том числе с документами по личному составу.

ПК 1.8 Осуществлять телефонное обслуживание, принимать и передавать факсы.

ПК 1.9 Осуществлять подготовку дел к передаче на архивное хранение.

ПК 1.10 Составлять описи дел, осуществлять подготовку дел к передаче в архив организации, государственные и муниципальные архивы.

Практическая работа № 1

Тема 1.2 Составление и оформление отдельных видов документов

Тема: Составление приказа по основной деятельности

Цель: закрепление и обобщение знаний по полученной теме, закрепление на практике

Оборудование:тетрадь по практическим работам, карточки с заданием

Задание: Составьте и оформите приказа по основной деятельности

I вариант

Оформите проект приказа по школе № 752. Приказ издается на основании письма от 11.01.2003 № 24 из Северо-Восточного управления образования в школы СВАО г. Москвы о проведении инвентаризации в период с 20.01.2003 по 25.01.2003. В тексте приказа укажите сроки проведения инвентаризации в Школе, состав инвентаризационной комиссии, срок представления акта по итогам работы комиссии и ответственного исполнителя.

II вариант

Оформите проект приказа по основной деятельности. На Московском комбинате по производству музыкальных инструментов и мебели (государственное предприятие), который входит в Концерн по разработке и производству продукции музыкальной промышленности (РОСМУЗПРОМ), действует Положение о премировании руководителей цехов, отделов и служб, утвержденное 05.01.2003 № 27.

12 апреля текущего года директор комбината В.М.Ларионов поручил начальнику отдела труда и заработной платы Маркову Н.Г. рассчитать размер премии руководителям отделов, цехов и служб комбината по итогам работы за первый квартал к 15 апреля, а главному бухгалтеру комбината Трошиной С.Г. – организовать выплату премии к 20 апреля текущего года.

Начальник планово-экономического отдела Матвеева С.Н. и главный бухгалтер Трошина С.Г. завизировали проект приказа директора комбината.

Методические рекомендации по выполнению

Внимательно прочитайте ниже приведенную статью. Составьте и оформите приказ по основной деятельности по приведенному заданию Недостающие реквизиты используйте самостоятельно.

Правила оформления приказа по основной деятельности

Заголовок к тексту

Текст приказа по основной деятельности должен иметь краткий заголовок, который выравнивается по центру листа. Он отвечает на вопрос «о чем?» и пишется без кавычек – Об утверждении положения …, О назначении ответственного … и т.д.

Изложение основания приказа

Обычно текст начинают с изложения причин, основания подготовки приказа (преамбула). Распространенные варианты начала – «В целях…», «В соответствии…», «Во исполнение…» и т.п.

В случае необходимости оформляется ссылка на документ-основание в следующем порядке: вид документа + автор + дата + номер + название. Смотрите образец составления – В соответствии с приказом Министерства культуры от 31.12.2011 № 2211 «…заголовок документа».

В приказах завершает преамбулу слово п р и к а з ы в а ю, лучше его указывать в р а з р я д к у и не переходить на новую строку (смотрите образцы приказов). Эта фишка из инструкции по делопроизводству в федеральных органах власти. Но если в вашей организации принято слово

ПРИКАЗЫВАЮ:

печатать заглавными буквами с новой строки без разрядки (как показано здесь), то такой вариант тоже допустим.

Распорядительная часть

В текст приказов по основной деятельности включают перечисление предписываемых действий. Здесь важна конкретика и возможность последующего контроля исполнения.

Действия в распорядительной части удобно делить на пункты (но это не обязательно).

В качестве исполнителей поручений могут фигурировать как структурные подразделения, так и конкретные люди. При необходимости определяют сроки исполнения. Сроки не устанавливают для поручений регулярного или нормативного характера. В последнем пункте можно указать на кого возложен контроль за исполнением приказа (но это тоже не обязательно).

Когда предполагается ввести в действие приказ по основной деятельности не с момента его издания, то надо указать срок его введения.

В текст приказа не нужно включать фразу вида «Приказ довести до …». Исполнитель одновременно с проектом приказа готовит лист рассылки произвольной формы (т.е. его можно изменять как угодно), где и перечисляет нужные структурные подразделения или конкретных лиц, которых необходимо ознакомить. Ведь приказ издается не для того, чтобы его тайно хранить в сейфе. Есть «специальные люди» в службе делопроизводства, в обязанности которых входит дальнейшая работа с приказами организации после их подписания.

Можно сделать все менее формально. В организации люди часто не возражают ставить отметку об ознакомлении с приказом и без листа рассылки.

Вопросы для самоконтроля

Дайте понятие распорядительных документов, назовите виды

Дайте понятие приказа, укажите виды

Дайте понятие приказа по основной деятельности, укажите реквизиты

Список рекомендуемой литературы

1 Российская Федерация. Постановления. Постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст о государственном стандарте РФ ГОСТ Р 6.30-2003, унифицированных системах документации, унифицированной системе организационно-распорядительной документации, требованиях к оформлению документов [Электронный ресурс]/Правовая система «Гарант»//www.garant.ru

2 Замыцкова, О.И. Делопроизводство [Текст]: Учебник/О.И. Замыцкова, М.И. Басаков.- Ростов н/Д: Феникс, 2009.-375с.

3 Кузнецов, И.Н. документационное обеспечение управления и делопроизводство [Текст]: Учебник/И.Н. Кузнецов.- М.: Юрайт, 2012.-576с

Форма отчетности: письменная работа в тетрадях для практических работ, заполненная форма № Т-3.

Практическая работа № 2

Тема 1.2 Составление и оформление отдельных видов документов

Тема: Составление протокола и акта

Цель: закрепление и обобщение знаний по полученной теме, закрепление на практике

Оборудование:тетрадь по практическим работам, карточки с заданием

Задание: Составьте предложенные документы

I вариант

23.12.2013г. Самсонов К.Н. появился на работе (ОДО «Красин+») в состоянии алкогольного опьянения. Составьте акт об отстранении работника от работы. Все недостающие реквизиты оформите самостоятельно.

II вариант

На собрании трудового коллектива ООО «Искра» было принято решении об изменении режима работы (переход с четырехсменного графика работы на трехсменный). Составьте и оформите протокол собрания трудового коллектива предприятия. Все недостающие реквизиты оформите самостоятельно.

Методические рекомендации по выполнению

Внимательно прочитайте задание. Подготовьте указанные информационно-справочные документы, используя необходимые реквизиты. При составлении протокола используйте краткую форму.

Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания. Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д.

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Например: 21 — 24.07.2009.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Текст протокола включает следующие части:

вводную;

основную.

Вводная часть

Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании.

Если на заседании были лица из других организаций, то после слова «Присутствовали» с новой строки печатают слово «Приглашенные» и указывается список приглашенных лиц, в этом случае перед каждой фамилией указывается должность и название организации.

Во вводной части протокола указывается повестка дня. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его формулируют с использованием предлогов «О» или «Об». Например: «Об утверждении учебных программ»; «О подведении итогов учебного года». По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос).

В соответствии с последовательностью вопросов в повестке дня оформляется текст основной части протокола — он должен содержать столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.

Таким образом, заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.

Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол — содержит сведения не только об обсуждавшихся вопросах, принятых решениях и фамилиях выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания.

При использовании любой формы протокола его текст будет делиться на столько разделов, сколько пунктов содержит повестка дня.

Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), которые печатаются от левого поля прописными буквами. Такое оформление позволяет выделить в тексте речь основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, в которой сформулировано решение.

В части «СЛУШАЛИ» излагается текст выступления. В начале текста с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего. Запись выступления отделяют от фамилии тире. Выступление излагается от третьего лица единственного числа. Допускается вместо записи выступления после фамилии указать («Запись выступления прилагается», «Текст доклада прилагается»).

В последнем случае доклады становятся приложением к протоколу.

В части «ВЫСТУПИЛИ» с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего и после тире, текст выступления или вопрос (если в ходе выступления он был задан докладчику).

В части «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола.

Текст всего протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала.

Протокол оформляет секретарь заседания. Протокол подписывает секретарь и представляет на подпись председателю в течение 3 (трех) рабочих дней после заседания.

Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

В день подписания протокола председателем он должен быть зарегистрирован.

Вопросы для самоконтроля

Дайте понятие информационно-справочным документам, назовите виды

Дайте понятие акта, дайте его характеристику

Дайте понятие протокола, укажите виды, дате характеристику

Список рекомендуемой литературы

1 Российская Федерация. Постановления. Постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст о государственном стандарте РФ ГОСТ Р 6.30-2003, унифицированных системах документации, унифицированной системе организационно-распорядительной документации, требованиях к оформлению документов [Электронный ресурс]/Правовая система «Гарант»//www.garant.ru

2 Замыцкова, О.И. Делопроизводство [Текст]: Учебник/О.И. Замыцкова, М.И. Басаков.- Ростов н/Д: Феникс, 2009.-375с.

3 Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство [Текст]: Учебник/И.Н. Кузнецов.- М.: Юрайт, 2012.-576с

Форма отчетности: письменная работа в тетрадях для практических работ

Практическая работа № 3

Тема 1.2 Составление и оформление отдельных видов документов

Тема: Составление телефонограммы

Цель: обобщение и систематизация знаний, закрепление их на практике

Оборудование: карточки с индивидуальным заданием, тетрадь для практической работы

Задание: Составьте телефонограмму

I вариант

Составьте телефонограмму от управления пассажирского транспорта руководителям служб движения о том, что необходимо заблаговременно известить пассажиров по линии маршрутов 2 и 5 о том, что 19.06.2014г. с 13 до 16 ч будет снято напряжение в контактной сети трамваев указанных маршрутов. Необходимо организовать по ним движение других видов транспорта.

II вариант

Составьте телефонограмму от министерства образования РФ ректору РГГУ Афанасьеву А.Ю. о том, что 18.02.2015г. состоится заседание по вопросу открытия новых специальностей.

Методические рекомендации по выполнению

При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной.

Используются следующие реквизиты:

• название учреждения здравоохранения;

• название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА);

• дата документа (датой телефонограммы является дата ее передачи);

• регистрационный индекс документа;

• адресат;

• текст документа;

• подпись;

• фамилия и номер телефона исполнителя (человека, который передал документ).

Кроме того, в телефонограмме также указывают фамилию и номер телефона получателя (человека, который принял документ). Подписывает телефонограмму руководитель учреждения здравоохранения или ответственный исполнитель. Если телефонограмму с одинаковым текстом передают нескольким адресатам, то к ней составляют отдельный список адресатов с указанием номеров их телефонов.

Вопросы для самоконтроля

Укажите виды документов, переедаемых по каналам связи

Дайте понятие телефонограммы, назовите основные правила составления телефонограммы

Укажите реквизиты телефонограммы

Список рекомендуемой литературы

1 Российская Федерация. Постановления. Постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст о государственном стандарте РФ ГОСТ Р 6.30-2003, унифицированных системах документации, унифицированной системе организационно-распорядительной документации, требованиях к оформлению документов [Электронный ресурс]/Правовая система «Гарант»//www.garant.ru

2 Замыцкова, О.И. Делопроизводство [Текст]: Учебник/О.И. Замыцкова, М.И. Басаков.- Ростов н/Д: Феникс, 2009.-375с.

3 Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство [Текст]: Учебник/И.Н. Кузнецов.- М.: Юрайт, 2012.-576с

Форма отчетности: письменная работа в тетрадях для практических работ

Практическая работа № 4

Тема 1.3 Организация документооборота

Тема:Регистрация входящих и исходящих документов

Цель: обобщение и систематизация знаний, закрепление их на практике

Оборудование: карточки с индивидуальным заданием, тетрадь для практической работы, форма листа регистрационного журнала входящих и исходящих документов на А4, 6 документов организации (3 – входящих документа, 3- исходящих) или составленных самостоятельно.

Задание: Выполнить регистрацию входящих и исходящих документов в журнальной форме.

Методические рекомендации по выполнению задания

Входящие документы обычно регистрируются централизованно. В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении, имеющем канцелярию, — специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа регистрации.

Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте.

В регистрационную форму обычно вносятся следующие данные о входящем документе:

дата получения;

входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;

автор (корреспондент) — т.е. чей это документ;

дата документа, присвоенная ему учреждением-автором;

регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-автором;

заголовок (о чем документ);

резолюция;

срок исполнения полученного документа;

исполнитель (кто будет работать с полученным документом);

ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);

N дела (куда документ помещен после исполнения).

Регистрационную форму входящего документа заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на документе нет резолюции, срока исполнения и исполнителя, эти данные вносятся после рассмотрения документа руководителем. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.

Регистрационные формы для исходящих документов во многом аналогичны регистрационным формам на входящие документы, но заполняются другими данными. Указываются:

название подразделения, подготовившего документ,

исходящий номер документа;

дата документа;

адресат, т.е. название организации, куда отправляется документ;

краткое содержание документа;

фамилия исполнителя, подготовившего документ;

контрольная дата ожидаемого ответа;

ссылка на входящий документ, если документ является ответом;

номер дела, куда подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправляется по факсу).

Могут быть добавлены и другие сведения о документе, например количество листов» наличие приложений» номер бланка, порядок отправки и т.д.

Исходящие документы обычно регистрируются централизованно на участке отправки корреспонденции.

Вопросы для самоконтроля

Что такое регистрация документов, ее значение в документационном обеспечении управления?

Дайте понятие входящих и исходящих документов?

Как происходит регистрация входящих и исходящих документов?

Список рекомендуемой литературы

1 Российская Федерация. Постановления. Постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст о государственном стандарте РФ ГОСТ Р 6.30-2003, унифицированных системах документации, унифицированной системе организационно-распорядительной документации, требованиях к оформлению документов [Электронный ресурс]/Правовая система «Гарант»//www.garant.ru

2 Замыцкова, О.И. Делопроизводство [Текст]: Учебник/О.И. Замыцкова, М.И. Басаков.- Ростов н/Д: Феникс, 2009.-375с.

3 Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство [Текст]: Учебник/И.Н. Кузнецов.- М.: Юрайт, 2012.-576с

Форма отчетности: письменная работа на листах А4

Практическая работа № 5

Тема 1.4 Хранение документов

Тема:Формирование документов в дело

Цель: обобщение и систематизация знаний, закрепление их на практике

Оборудование:папка «Дело», личная карточка работника формы Т-2, документы работника организации при поступлении на работу, тетрадь для практических работ, карточки с индивидуальным заданием

Задание:

1.Составить недостающие документы для личного дела работника (автобиография, резюме, заявление о приеме на работу, трудовой договор, приказ о приеме на работу, личная карточка работка формы Т-2), оформить папку «Личное дело работника» (внутреннюю опись документов, имеющихся в личном деле)

2. Составить номенклатуру личных дел работников, составленных всей группой

Методические рекомендации по выполнению

Задание выдается заранее, которое заключается в том, чтобы собрать как можно больше документов одного работника при приеме на работу. Все недостающие документы необходимо составить самим для формирования личного дела работника.

Состав личного дела работника

Первым делом в личное дело сотрудника попадают документы, которые он предоставил в отдел кадров при устройстве на работу, постепенно туда будут добавляться прочие сведения о сотруднике.

Как правило, личное дело работника содержит следующие документы:

-заявление о приеме на работу;

-анкету сотрудника или автобиографию;

-трудовой договор, трудовое соглашение или контракт;

-резюме;

-личный листок по учету кадров (с дополнениями);

-копии документов об образовании;

-характеристику работника или рекомендательные письма;

-паспортные данные, копии свидетельства о браке и рождении детей;

-копии документов об утверждении в должности;

-копии приказов (или выписки из приказов) о приеме на работу, переводе, увольнении;

-копии документов о награждении или наложении взыскания;

-аттестационные листы;

-должностные инструкции;

-свидетельства, дипломы;

-списки изобретений, научных трудов;

-справки и другие документы, которые относятся к данному сотруднику;

-внутреннюю опись документов, имеющихся в личном деле.

Внутренняя опись личного дела работника содержит сведения о документах, которые содержатся в личном деле, их порядковых номерах, индексах, датах и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. Документы личного дела и листы внутренней описи должны быть пронумерованы отдельно. Внутреннюю опись составляет работник, ведущий личное дело сотрудника.

Список рекомендуемой литературы

1 Российская Федерация. Постановления. Постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст о государственном стандарте РФ ГОСТ Р 6.30-2003, унифицированных системах документации, унифицированной системе организационно-распорядительной документации, требованиях к оформлению документов [Электронный ресурс]/Правовая система «Гарант»//www.garant.ru

2 Замыцкова, О.И. Делопроизводство [Текст]: Учебник/О.И. Замыцкова, М.И. Басаков.- Ростов н/Д: Феникс, 2009.-375с.

3 Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство [Текст]: Учебник/И.Н. Кузнецов.- М.: Юрайт, 2012.-576с

Форма отчетности: папка «Личное дело работника» с документами, номенклатуру дел на листе А4

Адрес публикации: https://www.prodlenka.org/metodicheskie-razrabotki/341354-metodicheskie-ukazanija-po-vypolneniju-prakti