Бережливый проект: «Оптимизация процесса внесения и обработки данных в портфолио педагога»

Реализация бережливого проекта в дошкольной образовательной организации – эффективная технология оптимизации деятельности педагогических работников.

У.А. Зыбина, старший воспитатель МАДОУ «Детский сад №10», Анжеро-Судженский городской округ.

Концепция и принципы бережливого производства используются сегодня на множестве предприятий и организаций по всему миру, использование его инструментов и методов так же позволяет значительно улучшить и оптимизировать процессы в образовании. В этом учебном году муниципальное автономное дошкольное образовательное учреждение Анжеро-Судженского городского округа «Детский сад №10» разработало и реализовало проект «Оптимизация процесса внесения и обработки данных в портфолио педагога». Это был наш «пилотный проект» по внедрению бережливых технологий в деятельность организации.

Что же натолкнуло нас на разработку именно этого проекта? Все дело в том, что согласно Положению о стимулировании работников МАДОУ «ДС №10» при ежеквартальном заполнении бумажных портфолио премиальных выплат по итогам работы, коллектив педагогов сталкивался с проблемой больших временных затрат при внесении и обработке данных. Что являлось значительным затруднением для полноценной организации образовательной деятельности, профессионального совершенствования и педагогического творчества. В результате чего, было принято решение, оптимизировать процесс внесения и обработки данных в портфолио премиальных выплат по итогам работы, посредством перехода с бумажного варианта на электронный вариант портфолио. На старте проекта необходимо было выяснить, насколько востребован проект педагогическими работниками. С этой целью был использован диагностический инструмент: онлайн – анкетирование с использованием Googl-forms.

Результат анкетирования, показал важность эффективной реализации проекта для улучшения удовлетворенности педагогов процессом внесения и обработки данных в портфолио. Следует отметить, что после обсуждения вопроса реализации проекта, у педагогов проявилась личная заинтересованность, что положительно влияло на успешность проекта.

На первом этапе работы заказчик проекта, заведующий МАДОУ «ДС №10», определилаграницы процесса:от скачивания документов в электронную папку до внесения данных в портфолио педагога.

Важным этапом реализации процесса внедрения бережливых технологий является формирование lean - команды. Руководителем lean –проекта была назначена, старший воспитатель дошкольного учреждения, которая непосредственно ведет работу по обработке портфолио премиальных выплат по итогам работы. В команду так же были включены педагогические работники, которые являются членами комиссии по премированию.

В разработанном паспортеlean-проекта были отражены:

Цели проекта:

1.Сокращение времени на поиск электронных адресов педагогов;

2.Сокращение времени на приобретение папок, скоросшивателей, бумаги для бумажного варианта портфолио премиальных выплат по итогам работы;

3.Сокращение времени на распечатывание документов портфолио премиальных выплат по итогам работы;

4.Сокращение времени на внесение данных в портфолио премиальных выплат по итогам работы педагога;

Так же были намечены типовые этапы и сроки реализации проекта. Срок реализации проекта составляет 6,5 месяцев. Сроки составлялись исходя из конкретных дат прохождения процесса- 1 раз в квартал. (1- октябрь 2020г. –(картирование текущего состояния)- итог работы за 3 квартал 2020 г. и 2 раз-январь 21 итог работы за 4 квартал 2020г).

Этапы проекта:

1.Согласование паспорта лин - проекта;

2. Картирование текущего состояния;

3. Анализ проблем и потерь;

4. Составление карты целевого состояния;

5. Разработка плана мероприятий;

6. Защита плана мероприятий;

7. Внедрение улучшений;

8. Мониторинг результатов;

9. Закрытие лин-проекта;

10. Мониторинг стабильности достигнутых результатов.

Картирование текущего состояния процесса «внесения и обработки данных в портфолио премиальных выплат по итогам работы» показало, что педагоги в среднем тратят от 100 до 115 минут на данный процесс.

Так же анализ текущего состояния процесса позволил лин-команде определить возможность его совершенствования и изменения за счет устранения выявленных проблем на уровне образовательной организации.

Были определены следующие проблемы:

1. Временные потери при поиске адреса электронной почты каждого педагога.

2. Затрата времени на изучение педагогами непредназначенных для них документов.

3. Затрата времени на приобретение материалов для бумажного варианта портфолио премиальных выплат по итогам работы.

4. Затрата времени на распечатывание документов портфолио премиальных выплат по итогам работы.

5. Потеря времени при раскладывании документов в процессе внесения данных в бумажный вариант портфолио.

Анализ проблем позволил определить их истинные причины, что в свою очередь нацелило лин-команду на способы их решения. Необходимо было

- создать базу данных электронных адресов педагогов для оперативной рассылки,

- создать формат электронного портфолио премиальных выплат по итогам работы, что бы исключить из процесса действия значительно увеличивающие его временные затраты: приобретение, оформление папок, распечатывание и раскладывание комплекта документа в бумажный вариант портфолио.

- разработать чек-лист «заполнение электронного портфолио в 4 шага», так называемый алгоритм действий работы с электронным портфолио премиальных выплат по итогам работы.

Из карты целевого состояния, стало понятно, что все планируемые мероприятия по улучшению процесса позволили сократить процесс внесения и обработки данных в электронный вариант портфолио премиальных выплат по итогам работы с 5 до 2 шагов и сократили время протекания процесса до 40 минут, вместо 115 мин.

Для создания электронных портфолио премиальных выплат по итогам работы, лин-командой был создан аккуант в Googl системе. Данная система обладает различными инструментами и сервисами, в том числе наличием в ней облачного хранилища (Googl-диск). В Googl-диске создаются и хранятся Google-таблицы, именно такой сервис выбрала лин- команда для создания электронных портфолио педагогов. Googl-таблица, представлена в системе в формате Эксель, с возможностью работать с ней, удаленно, нескольким лицам. На стадии внедрения улучшений процесса были апробированы электронные портфолио, созданные в сервисе «Googl-таблиц». При работе с данным форматом документа педагоги отметили значительные преимущества, все пункты портфолио объединены в один документ и работать с ним можно как с телефона, так и с компьютера, действуя согласно разработанному чек-листу. Доступ к заполнению электронного портфолио предоставлялся педагогам на конкретный срок и затем закрывался. Для сохранности электронных портфолио педагогов, их копии хранятся на внешнем носителе после скачивания с Googl диска. (если вдруг спросят про безопасность и хранение)

Полученный целевой показатель соответствует планируемым результатам за счет сокращение времени разовой рассылки ссылок на электронное портфолио премиальных выплат по итогам работы с 20 до 10 минут, исключения из процесса действий на распечатывание и раскладывание документов – 45 минут, а так же за счет сокращения времени на внесение данных в портфолио с 50 до 30 минут.

Нет лишних движений - нет траты времени на непроизводственную деятельность, тем самым растет уровень удовлетворенности педагогов своей профессиональной деятельностью.

Как видно из результатов мониторинга, который проводился через онлайн-анкетирование педагогов с использованием Гугол-формы. На начальном этапе лишь 9,1% педагогов были удовлетворены процессом внесения и обработки данных в портфолио премиальных выплат по итогам работы и по завершению внедрения улучшений, уровень удовлетворенности педагогов процессом составил- 100%.

На основании вышесказанного можно сделать вывод, что реализация проекта «Оптимизация процесса внесения и обработки данных в портфолио педагога» позволила выявить недостатки в рабочих процессах и устранить их. Это в свою очередь позволит, улучшить образовательный процесс и в целом будет способствовать повышению качества дошкольного образования.

Адрес публикации: https://www.prodlenka.org/metodicheskie-razrabotki/537789-berezhlivyj-proekt-optimizacija-processa-vnes