Взаимодействие секретаря и руководителя в процессе совместной работы

№

п/п

Время
работы
руководителя

Действия руководителя

Время
работы
секретаря

Действия секретаря

Привлекаемые секретарем к выполнению поручений руководителя должностные лица и подразделения

1

9⁰⁰-10⁰⁰

Проводит обход подразделений, в процессе которого обсуждает с руководителями и сотрудниками оперативные вопросы, координирует и согласовывает их действия, контролирует ход выполнения заданий, дает новые поручения

8⁴⁵-9⁰⁰

Проверяет свой внешний вид. Приводит в порядок рабочее место руководителя. Подготавливает к работе свое рабочее место, включает технические средства, проверяет показатели микроклимата в помещении

При обнаружении технических и
других неполадок вызывает специалистов

9⁰⁰-9¹⁵

Принимает доклады о прибытии на работу и сообщения секретарей подразделений о причинах отсутствия их руководителей

Руководители и секретари подразделений

9¹⁵-9⁴⁵

Обрабатывает поступившие факсы, электронную почту; фильтрует и анализирует информацию; подготавливает проекты резолюций на вновь поступившую корреспонденцию

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ)

9⁴⁵-10⁰⁰

Уточняет спорные моменты, связанные с содержанием корреспонденции

Заместители руководителя подразделения

2

10⁰⁰-11⁰⁰

Рассматривает документацию (входящую, внутреннюю); подписывает срочные исходящие документы. Выносит резолюции. Уточняет с секретарем и ответственными исполнителями, возникающие при анализе документов вопросы. Готовит проекты документов по стратегическим вопросам развития и функционирования организации. Принимает сотрудников по срочным вопросам. С учетом изменившейся обстановки уточняет рабочий план на день.

10⁰⁰-11⁰⁰

Докладывает руководителю о конфликтных ситуациях, связанных с содержанием и рассматриваем управленческих документов. Проверяет ход выполнения поручений, находящихся на контроле, докладывает о ходе выполнения наиболее важных заданий. Уточняет с руководителем план рабочего дня, при необходимости по указанию руководителя корректирует его и вносит изменения в свой план работы.

Ответственные исполнители.

3

11⁰⁰-11¹⁵

Готовится к проведению проблемного совещания: Просматривает доклад, выступление, проект, решения. Анализирует оперативную информацию, касающуюся содержания совещания, представленную секретарям.

11⁰⁰-11¹⁵

Контролирует готовность к проведению совещания основных участников, которым были ланы поручения руководителя. Проверяет готовность технических средств, помещения. Принимает оперативную информацию относящуюся к совещанию, и докладывает о ней руководителю.

Ответственные исполнители.

№п/п

Время
работы
руководителя

Действия руководителя

Время
работы
секретаря

Действия секретаря

Привлекаемые секретарем к выполнению поручений руководителя должностные лица

4

11¹⁵-12¹⁵

Проводит проблемное совещание

11¹⁵-12¹⁵

Ведет телефонные переговоры. Подготавливает проекты писем, контрактов, составляет отчеты. Организует поиск, анализирует информацию для руководителя. Резерв времени (по усмотрению секретаря)

Заинтересованные подразделения и должностные лица

12¹⁵-12³⁰

Анализирует итог совещания, вызывает сотрудников для формулирования окончательной редакции проекта

12¹⁵-12³⁰

Резерв времени (по усмотрению секретаря)

Заинтересованные подразделения и должностные лица

12⁰⁰-13⁰⁰

Контролирует поручения. Ведет телефонные переговоры, вызывает сотрудников по оперативным вопросам

12³⁰-13⁰⁰

Контролирует исполнение поручений руководителя. Ведет телефонные переговоры. Принимает срочную корреспонденцию

Служба ДОУ

5

13⁰⁰-13⁴⁵

Работает с аналитической информацией, относящейся к основным направлениям деятельности организации. Подписывает срочную исходящую корреспонденцию, рассматривает входящую документацию, требующую незамедлительного анализа и исполнения

13⁰⁰-13⁴⁵

Обед (бизнес-ланч)

Проверяет свой внешний вид

6

13⁴⁵-14³⁰

Обед ( бизнес-ланч )

13⁴⁵-14³⁰

Забирает у руководителя корреспонденцию. Готовит обобщенные данные о ходе выполнения поручений руководителя.
Уточняет причины невыполнения заданий и задержки сроков их исполнения. Составляет программу и смету приема делегации

Подразделения, которые выполняют задания, находящиеся на контроле;
бухгалтерия;
Заинтересованные подразделения

7

14³⁰-15⁰⁰

По результатам проведенного совещания готовит проект приказа. Дает указания секретарю об его оформлении и согласовании

14³⁰-15⁰⁰

Подбирает сведения для информационного стенда (или информата) организации, обновляет базу данных. Получает документы из службы ДОУ

Отдел информации

Служба ДОУ

№п/п

Время
работы
руководителя

Действия руководителя

Время
работы
секретаря

Действия секретаря

Привлекаемые секретарем к выполнению поручений руководителя должностные лица и подразделения

8

15⁰⁰-16⁰⁰

Принимает сотрудников. Ведет телефонные переговоры. Контролирует ход важнейших поручений

15⁰⁰-16⁰⁰

Оформляет проект приказа по основной деятельности, согласовывает его

С заинтересованными должностными лицами

16⁰⁰-17⁰⁰

Продолжает подготовку проектов документов, отражающих стратегию развития фирмы (перспективные планы, программы и др.). Встречается с представителем управленческой консультативной фирмы по вопросам. Договаривается о совместной деятельности в области инновационного менеджмента. Дает поручения секретарю подготовить проект договора.

16⁰⁰-17⁰⁰

Анализирует поступившую на имя руководителя информацию, подготавливает проекты резолюций, изучает конфликтные ситуации, связанные с содержанием документов; редактирует корреспонденцию, проверяет правильность оформления документов. Фильтрует информацию и менее важную направляет заместителям руководителя или непосредственным исполнителям

С заинтересованными должностными лицами

9

17⁰⁰-

Анализирует деловую корреспонденцию, выносит резолюции, уточняет проблемные управленческие ситуации, подписывает исходящие документы. Согласовывает с секретарем план работы на следующий день

17⁰⁰-17³⁵

Подготавливает проект договора, согласовывает его содержание с руководителями заинтересованных подразделений

17³⁵-18⁰⁰

Передает подписанную корреспонденцию в службу ДОУ, вносит систему контроля исполнения новые документы и данные. Согласовывает с руководителем план работы на следующий день. Оповещает сотрудников о срочных заданиях руководителя и о необходимости подготовки к проведению мероприятий. Приводит в порядок свое рабочее место и с разрешения руководителя заканчивает рабочий день и убывает домой

Служба ДОУ

Заинтересованные должностные лица