Компьютерная подготовка документов. Компьютерные средства подготовки документов

КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
СЕКРЕТАРЯ

Компьютерная подготовка документов.
Компьютерные средства подготовки
документов

В настоящее время практически все офисы оснащены средствами вычислительной техники, позволяющими осуществлять подготовку и выдачу всех типов документов. Для наиболее распространенных компьютеров на основе микропроцессоров фирмы Inter ( и совместимых с ними) разработаны и широко применяются различные программные системы подготовки документов.

Документы включают в себя текстовые, табличные и графические
компоненты.

Текстовые компоненты документов являются преобладающими в их составе
и несут основную смысловую нагрузку. Для их подготовки могут быть использованы различающиеся по своим функциональным возможностям программы:

текстовые редакторы;

текстовые процессоры;

настольные издательские системы.

Текстовые редакторы позволяют осуществлять набор текста и выполнять над ним основные операции редактирования: вставку, удаление, перемещение, копирование, поиск и замену фрагментов текста. Эти программы ориентированы на работу с документами, не требующими специального оформления в соответствии
с установленными требованиями (черновые или рабочие варианты, личные заметки и т.п.).

Текстовые процессоры обладают всеми возможностями текстовых редакторов, но дополнительно позволяют выполнять операции форматирования текста, включающие в себя шрифтовое оформление, оформление заголовков и абзацев, страниц, разделов, подготовку списков и индексов, проверку орфографии и другие вспомогательные функции оформления документов. Эти возможности текстовых процессоров позволяют готовить текстовые компоненты в соответствии с установленными требованиями (например, ГОСТ Р 6.30-97),что определяет их ориентацию на работу с документами, официально применяемыми в управленческой и офисной деятельности.

Настольные издательские системы ко всем возможностям текстовых процессоров добавляют реализацию функций произвольной верстки текста на странице
и обработки графических иллюстраций, что указывает их ориентацию на подготовку в основном многостраничных документов (изданий) хорошего полиграфического качества, к которым относятся различные проекты, отчетные и рекламные материалы.

Из сравнения приведенных кратких характеристик программных систем, очевидно, следует, что основным средством подготовки текстовых компонентов документов являются текстовые процессоры. Наиболее распространенными текстовыми процессорами являются MicrosoftWord, WordPerfect, WordPro и StarOfficeWriter.

Табличные компоненты документов включают в себя числовые данные, представленные в упорядоченной форме (таблицах). Для их подготовки могут быть использованы различные программы:

текстовые процессоры;

универсальные табличные процессоры;

специализированные программы.

Современные текстовые процессоры обладают возможностями подготовки таблиц, не требующими сложных расчетов при наличии связей между различными элементами. Они ориентированы в основном на простые по структуре и содержащие наряду с числовыми значениями большие по объему текстовые фрагменты таблицы.

Универсальные табличные процессоры обладают практически полным набором функций по подготовке любых по форме, содержанию и объему таблиц с возможностью выполнения широкого диапазона вычислений (от простейших арифметических операций до решения задач поиска оптимальных значений) и реализации многих функций управления базами данных.

Специализированные программы подготовки таблиц ориентированы на определенные конкретные области подготовки документов, связанные с обработкой большого количества таблиц и форм (бухгалтерский и финансовые расчеты, отчеты перед различными государственными органами и т.п.).

Наиболее распространение при подготовке табличных компонентов документов получили уже упомянутые текстовые процессоры, а также табличные процессорыMicrosoftExcel, Quattro Pro, Lotur 1-2-3 и StarOfficeCalc.

Графические компоненты документов представлены рисунками, чертежами, схемами, диаграммами и предназначены для иллюстрации и облегчения восприятия изложенных в текстовых и табличных компонентах положений. Для их подготовки могут быть использованы:

текстовые процессоры;

табличные процессоры;

графические процессоры.

Современные текстовые и табличные процессоры обладают возможностями подготовки несложных схем и различных диаграмм соответственно. Полный набор функций для подготовки графических компонентов документов характерен для графических процессоров, подразделяющихся на системы:

научные графики;

иллюстративной графики;

коммерческой графики.

Системы научной графики предназначены для подготовки документов картографии, оформления научных расчетов, содержащих химические, математические
и прочие формулы. К ним относят геоинформационные системы и такие программные модули, какMicrosoftEquation и StarOfficeMath.

Системы иллюстративной графики дают возможность квалифицированной подготовки графических и текстовых материалов, используемых в документах
и в целях демонстрации на презентациях, деловых переговорах, конференциях. Эти системы реализуются в виде программ подготовки иллюстраций (MicrosoftPhotoDraw,CorelDraw) и презентации (MicrosoftPowerPoint,CorelPresentation,LotusFreelanceGraphics, StarOfficeImpress).

Системы коммерческой графики обеспечивают отображение информации об экономических, финансовых и социальных объектах и процессах, хранящейся
в электронных таблицах, базах данных, отдельных локальных файлах, в виде двух-
и трехмерных графиков различного типа. Они представлены программамиMicrosoftGraph и StarOfficeChart.

Композиционная структура текста документов

Размещение в составе документа его компонентов (прежде всего текстовых) определяет его композиционную структуру. Для большинства управленческих документов, относимых к организационно-распорядительным, она определяется требованиями соответствующего стандарта.. Эти документы, как правило, имеют небольшой объем и размещаются на 1 – 2 страницах, а размещение и оформление их компонентов четко определено. Но существует довольно много документов большого объема, компоновка и оформление которых во многом схожи с объектами издательской деятельности. Это различного рода аналитические, справочные, проектные и отчетные документы, используемые как сами по себе, так и в качестве приложений к упомянутым организационно – распорядительным документам. Для обозначения этих документов используется термин «многостраничные документы».

Большой объем текстовых компонентов таких документов приводит к необходимости их разбиения на структурные элементы, каждый из которых отличается от других определенным смысловым содержанием. В зависимости от различия их глубины этих различий, определяющих степень детализации необходимого разбиения текста, выделяют следующие структурные компоненты текста: раздел; глава; параграф; подпараграф; абзац.

При этом разделы являются компонентами части, главы – компонентами раздела или части, параграфы – компонентами главы, подпараграфы – компонентами параграфа. Все эти элементы текста должны иметь заголовки для их идентификации в документе и для оформления соответствующего указателя (оглавление).

Разбиение текста на композиционные элементы большей ли меньшей величины определяется целевым назначением документа. Так, в мелком членении нуждаются справочные, инструктивные, нормативные документы.

Число ступеней членения текста (уровней вложенности заголовков различных видов компонентов текста) должно соответствовать особенностям восприятия потенциальных адресатов документа. Так, для малоподготовленных адресатов меньшее количество уровней разбиения текста облегчает восприятие и запоминание содержания документа.

Число компонентов текста одной ступени должно соответствовать возможностям восприятия и запоминания человека, в соответствии с которыми максимальное их количество должно находиться в пределах от 5 до 9.

Заголовки компонентов текста содержат нумерационную (литерационную)
и тематическую составляющие. Нумерация заголовков необходима для облегчения внутритекстовых ссылок на подразделы и лучшего разграничения компонентов различных ступеней членения. Для нумерационного обозначения заголовков могут применяться следующие системы:

сквозная по всему документу;

пораздельная (внутри каждого вида компонента текста своя, новая нумерация: глава 3; §1; §2; §3);

индексационная (у каждого заголовка ставят цифровой индекс, состояние из индекса старшего по уровню заголовка и отдельного от него точкой порядкового номера данного заголовка: так, 2.3.5. означает §5 глава 3
раздела 2);

смешанная (сквозная с пораздельной, индексационная с пораздельной, индексационная со сквозной).

Тематическая часть заголовка кратко (одним лаконичным предложением) определяет содержание определяемого компонента текста.

В некоторых случаях заголовки компонентов текста не имеют тематической части. Это характерно для самых нижних ступеней членения текста. Обычно такие заголовки применяются в документах для тех их разделов, в которых идет перечисление однородных компонентов в рамках тематически определенного содержания (перечисления прав или обязанностей в должностных инструкциях, перечисление условий в разделах контракта или договора и т.п.).

Абзац представляет собой самую мелкую структурно – композиционную единицу текста документа, обозначаемую либо отступом его первой строки, либо неполной длиной его последней строки (текущий компонент настоящего текста и является примером абзаца).

Порядок компьютерной подготовки текстовых
компонентов документов

Компьютерная подготовка документов осуществляется в определенном
порядке и включает в себя ряд последовательных этапов (рис. 1).

Набор текста

Редактирование введенного текста

Форматирование (оформление)

Печать подготовленного документа

Сохранение подготовленного документа в виде файла в памяти ЭВМ

Рис.1. Схема процесса компьютерной подготовки
текстовых компонентов документов

На этапе набора текста осуществляется ввод текстовой информации в память компьютера для представления ее в соответствующих структурно – композиционных элементах подготавливаемого документа. В основном ввод текста осуществляется с помощью клавиатуры, но в некоторых случаях могут быть использованы сканирующие устройства ( при необходимости ввода значительных объемов текстовых данных с уже имеющихся документов на бумажных носителях) или различные накопители информации (на гибких, жестких или оптических дисках), содержащие ранее введенные в виде файлов.

На этапе редактирования введенного текста осуществляется исправление замеченных ошибок ввода, содержательная и стилистическая корректировка текста, необходимая компоновка различных фрагментов за счет выполнения операций вставки, удаления, перемещения, копирования, поиска и замены.

На этапе форматирования (оформления) компонентов текста осуществляется приведение введенных и отредактированных текстовых данных в соответствие
с необходимыми требованиями к представлению конкретного документа.

После этого в случае полной готовности документа для использования по назначению осуществляется его печать, а при необходимости последующей доработки или хранения – запись в виде файла в долговременной памяти компьютера на накопителях информации.

Набор текста

Ввод текстовой информации в большинстве случаев осуществляется с клавиатуры. С точки зрения ввода текста наиболее важным является размещение (раскладка) символов латинского и русского алфавита на клавишах. Соответствующие раскладки (рис. 1и 2) отвечают принятым в англоязычных странах и России размещениям символов на клавишах пишущих машин.

Esc

F1

F4

F2

F3

F8

F7

F6

F5

F12

F11

F10

F9

Pause
Break

Scroll
Lock

Print
Screen

-

*

/

Num
Lock

~ ,

1 !

2 @

3 №

4 ;

5 %

6 :

7 &

9 (

0 )

| \

_ -

= +

Page
Up

Home

Insert

8 *

9 Pg Up

8

7 Home

+

Tab

Q

W

E

R

T

O

P

I

U

Y

[{

Enter

}]

Del

End

Page Down

+

5

4

Caps Lock

F

D

S

H

G

;:

L

K

J

“ ‘

6

A

3PgDn

2

1 End

Shirt

X

Z

M

N

B

V

C

?/

>.

,<

Shirt

*
Del

0 Ins

Alt

Ctrl

Ctrl

Alt

Пробел

Р

Pause
Break

Scroll
Lock

Print
Screen

Esc

F1

F2

F3

F4

F5

F6

F7

F8

F9

F10

F11

F12

~ ,

1 !

2 @

3 №

4 ;

5 %

6 :

7 &

9 (

0 )

| \

_ -

= +

Page
Up

Home

Insert

8 *

-

*

/

Num
Lock

9 Pg Up

8

7 Home

+

Tab

Й

Ц

У

К

Е

Щ

З

Ш

Г

Н

Х

Enter

Ъ

Del

End

Page Down

5

4

Caps Lock

А

В

Ы

Ф

Ж

Э

6

П

Р

О

Л

Д

3PgDn

2

1 End

Shirt

Ч

Я

Ь

Т

И

М

С

, .

Ю

Б

Shirt

Alt

Ctrl

Ctrl

Alt

Пробел

*
Del

0 Ins

Рис. 3. Раскладка русскоязычной клавиатуры

На используемых в России клавиатурах обозначение символов на клавишах для различных раскладов осуществляется разным цветом (как правило, англоязычной раскладке соответствует черный цвет, а русскоязычной – красный).

Переключение с одной раскладки на другую осуществляется нажатием комбинации клавиш (например, Alt+Shift или Ctrl+Shift).

Редактирование введенного текста

Под редактированием текста понимается внесение в него необходимых изменений в связи с исправлением ошибок ввода или корректировкой стиля.

Компьютерные программы подготовки текстовых документов позволяют выполнять внесение необходимых изменений в двух режимах: непосредственно в процессе ввода текста и собственно в процессе редактирования.

При вводе текста имеется возможность оперативно исправлять ошибочно введенные символы путем их удаления с помощью нажатия клавиш Backspace и Delete. При этом удаляются символы, стоящие перед текущей позиции ввода
соответственно.

В режиме редактировании объектом выполняемых действии является фрагмент текста, под которым понимаются различные по составу и объему компоненты: отдельный символ, произвольная цепочка символов, слово, предложение, строка, несколько подряд идущих строк, абзац, несколько подряд идущих абзацев, страница, несколько подряд идущих страниц, структурно-композиционные элементы документа, весь текст в целом.

Редактируемый объект должен быть указан или выделен, что осуществляется либо с помощью служебных клавиш клавиатуры (обычно Shiftв комбинации с Ctrl, ←, ↑, →, ↓, PageUp, PageDown,Home и End), либо с помощью манипулятора «мышь». Выделенный фрагмент текста отображается на экране видеомонитора отличным от обычного цветом фона.

Над выделенным фрагментом текста допустимы следующие операции
редактирования:

удаление;

вставка;

перемещение;

копирование;

замена.

Удаление выделенного фрагмента (рис.8.4) приводит к тому, что его текст замещается последующим текстом со сдвигом последнего влево и /или вверх. Кроме того, текст удаленного фрагмента помещается в буфер и хранится там до очередного обновления этого буфера.

ТЕКСТБУФЕРТЕКСТБУФЕР

Фрагмент 1

Фрагмент 2
(выделенный)

Фрагмент 3

Фрагмент 2

Фрагмент 1

Фрагмент 3

До удаленияПосле удаления

Рис.4. Редактирование путем удаления фрагмента текста

Вставка фрагмента (рис.5) осуществляется путем дублирования содержимого буфера в указанном месте в тексте.

ТЕКСТ БУФЕР ТЕКСТ

Фрагмент 1

Фрагмент вставки

Фрагмент 1

Фрагмент вставки

Фрагмент 2

Фрагмент вставки

Фрагмент 2

До вставкиПосле удаления

Рис.5. Редактирование путем вставки текста

Перемещение фрагмента текста осуществляется последовательным выполнением операций удаления и вставки (рис.6).

ТЕКСТ БУФЕР ТЕКСТ

Фрагмент 1

Фрагмент 2

Фрагмент 3

Фрагмент 2

Фрагмент 1

Фрагмент 3

Фрагмент 2

До перемещенияПосле перемещения

Рис.6. Редактирование путем перемещения фрагмента текста

Копированиефрагмента текста осуществляется путем дублирования выделенного фрагмента в буфер и последующей вставкой в указанное место (рис.7).

ТЕКСТБУФЕРТЕКСТ

Фрагмент 1

Фрагмент 2

Фрагмент 3

Фрагмент 4

Фрагмент 2

Фрагмент 1

Фрагмент 2

Фрагмент 3

Фрагмент 2

Фрагмент 4

До копированияПосле копирования

Рис.7.Редактирование путем копирования фрагмента текста

Замена фрагмента текста осуществляется путем его удаления и вводом с клавиатуры заменяющего текста. Кроме того, для многократной контекстной замены может быть выполнена операция поиска и замены, для которой задаются образец поиска (заменяемая цепочка символов) и образец замены (заменяющая цепочка символов). В этом случае в указанной части текста ищутся цепочки символов, совпадающие с образом поиска, и заменяются на цепочки символов образца замены.

Форматирование (оформление) компонентов
текста

Оформление текста в соответствии с тем или иными требованиями выполняется с помощью операций форматирования, предусматривающих:

шрифтовое оформление;

оформление абзаца;

оформление страницы;

оформление многостраничных фрагментов текста.

Шрифтовое оформление текста

Основной графической характеристикой оформления текстовых компонентов документа является представление символов, характеризующееся используемыми шрифтами. Под шрифтом понимается комплект литер определенного алфавита с относящимися к ним знаками препинания и шрифтами. По графической основе шрифты подразделяют на три группы:

шрифты на русской графической основе;

шрифты на латинской графической основе;

шрифты особых графических основ (арабский, армянский, грузинский,
греческий, готический и др.).

Одной из основных характеристик шрифта является кегль – размер литер по высоте. Кегль всегда измеряют в типографской системе мер. Эта система была разработана в 1875 году французом Дидо. В ее основу положен французский дюйм. Основными единицами типографской системы мер являются:

1 пункт (1 п.), равный 1/72 французского дюйма;

1 цицеро (1 циц.), содержащее 12 п.;

1 квадрат (1 кв.), содержащий 4 циц. или 48 п.

Эти единицы соотносятся с метрическими единицами следующим образом:

1 п. ≈ 0,376 мм;

1 циц. ≈4,5 мм;

1 кв. ≈ 18 мм.

При компьютерном вводе используется англо-американский пункт (point), равной 0,3528 мм. Для перевода англо-американской системы измерений в типографскую пользуются соотношением:

1 point = 0,9348 п.; 1 п. = 1,0697 points.

При наборе текстов, таблиц, формул наиболее широко применяют шрифты следующих размеров:

цицеро (12 п.);

корпус (10 п.);

боргес (9 п.);

петит (8 п.);

нонпарель (6 п.).

Шрифты по характеру их графического построения (контрастность, размер
и форма засечек) разделены на шесть основных групп:

рубленые шрифты (малоконтрастные, не имеющие засечек);

шрифты с едва наметившимися засечками (среднеконтрастные, с несколько утолщенными концами вертикальных шрифтов);

медиевальные шрифты (с умеренной контрастностью и небольшими засечками, близкими по форме к треугольнику; оси округлых букв
с небольшим наклоном);

обыкновенные шрифты (с контрастными шрифтами и тонкими длинными засечками, соединяющимися с вертикальными шрифтами под прямым углом; оси округлых букв вертикальны);

новые малоконтрастные шрифты (с длинными утолщенными засечками, имеющими закругленные концы и соединенными с основными штрихами под прямым углом с небольшими закруглениями.

Основной характеристикой шрифта является его гарнитура. Под гарнитурой понимается комплект различных размеров, начертаний и плотности, но одинаковых по характеру рисунка.

Шрифты одной гарнитуры могут иметь различные начертания:

по наклону (прямые, курсивные и наклонные; курсив имитирует рукописный шрифт, а наклонный шрифт повторяет рисунок прямого, но с наклоном основных штрихов; для обоих наклон составляет 15 %);

по плотности (нормальное, узкое, сверхузкое и сверхширокое);

по насыщенности (светлое, полужирное и жирное).

Основной текст в документах набирается шрифтами прямого нормального светлого начертания, а остальные начертания используются для выделения.

При всем разнообразии характеристик шрифтов в компьютерных программах широкого применения для набора текста используются в основном гарнитуры, обозначенные как Nimes NewRoman, Arial иCourier New.

С точки зрения наклона предлагаются в основном прямое и курсивное начертание, а с точки зрения насыщенности – светлое и полужирное.

Кроме того, для выделения тех или иных фрагментов текста предлагаются следующие варианты шрифтового оформления:

подчеркнутое;

зачеркнутое;

^{приподнятое};

_{приспущенное};

с тенью;

контурное;

выступающее;

утопленное;

малыми прописными буквами.

При подготовке различных компонентов текста документа рекомендуется использовать однообразное шрифтовое оформление для основного текста и различные варианты шрифтового оформления для отличных от основного текста элементов (заголовки, фрагменты, требующие особого внимания и т.д.). Но не следует в рамках одного документа использовать более 3-4 вариантов шрифтового оформления.

Оформление абзаца

Как уже указывалось, внешне абзац ограничивается абзацным отступом и/или неполной концевой строкой.

Оформление абзаца подразумевает задание:

величины абзацного отступа;

величины отступов от границ листа;

типы выравнивания строк;

величины межстрочных интервалов;

величины отступов перед и после абзаца.

Абзацный отступ указывает на начало абзаца и имеет следующие варианты оформления:

выступ;

отступ;

отсутствие абзацного отступа.

Это пример абзаца с выступом, в котором первая строка абзаца выступает вправо относительно остальных строк, т.е., собственно, отступ имеют все строки, кроме первой.

Большинство абзацев данного издания имеют абзацный отступ.

А это пример абзаца без отступа, в котором все строки либо вообще не имеют отступа, либо он для всех имеет один и тот же размер, и тогда признаком абзаца является неполная концевая строка и/или увеличенные интервалы между абзацами.

Отступы от границ листа устанавливаются для всех строк абзаца и устанавливаются для правых и левых границ строк.

Это пример отступа от левой границы листа. он используется в то случае, когда нужно на общем фоне текста документа выделить какое-либо место, например с цитатой из важного источника
информации.

А это пример отступа от правой границы листа. Он также используется для выделения тех или иных фрагментов текста документа, например имеющих важное и контрастное содержание по отношению к фрагментам, оформленным абзацами с отступами от левой границы листа.

В некоторых случаях устанавливают отступы от обоих границ листа, например для цитирования достаточно крупных фрагментов другого документа.

Строки абзаца могут быть выровнены следующим образом:

по правому краю;

по левому краю;

центрированы;

во всей ширине строки.

Абзацы с выравниванием строк по левому краю (как в данном случае) имеют ровный левый край и неровный (ступенчатый) правый край. Подавляющее количество документов оформляется именно с таким выравниванием строк абзацев, поскольку исторически так сложилось под влиянием некомпьютерных технологий подготовки текстов на основе использования различных видов пишущих машин.

Абзацы с выравниванием строк по правому краю (как в данном случае) имеют ровный правый край и неровный (ступенчатый) левый край. Абзацы
с таким выравниванием строк обычно используются для оформления элементов организационно-распорядительных документов, которые связаны с их утверждением или согласованием.

Абзац с центрированием строк (как здесь) имеют одинаковые неровные края, поскольку каждая строка имеет свои одинаковые отступы от обеих
границ листа. Такие абзацы обычно используют для заголовок.

Достаточно распространенным вариантом выравнивания строк абзаца является одновременное выравнивание по обоих краям. Это придает тексту эстетически выверенный вид и позволяет хорошо воспринимать документ в целом.

Величина межстрочных интервалов устанавливается как в терминах, привычных для традиционных способов подготовки текста (одинарный, полуторный или двойной), так и путем задания точных числовых размеров.

Обычно в текстах документов устанавливается полуторный интервал. Это опять-таки объясняется историческими причинами, а также тем, что такой интервал наиболее удобен для восприятия текста.

Одиночный интервал способствует большей емкости одной страницы документа, а также может быть использован в том случае, когда необходимо разместить текст документа на 1 – 2 страницах.

Установление двойного интервала может быть оправдано в одном из двух случаев. Первый, когда готовится черновой вариант документа, подлежащий последующей ручной и существенной правке. И второй, когда текстовый компонент одностраничного документа невелик и необходимо разместить его достаточно равномерно по всей площади листа.

Установление величин отступов до и пред абзацем необходимо в тех случаях, когда от текста отделяется заголовок.

Оформление страницы

Документы достаточно большого объема занимают несколько страниц, что требует определения основных параметров их оформления и организации. Под страницей понимается одна сторона бумажного листа, на котором размещаются (печатаются) компоненты документа. В подавляющем большинстве случаев документы оформляются на листах стандартного размера формата А4 (210 х 297 мм), хотя в некоторых случаях используются листы большего (А3 – 279 х 420 мм) или меньшего (А5 – 148 х 210 мм; А6 – 105 х 148 мм) размеров.

Структуры страницы включают в себя (рис.8.):

поля (верхнее, нижнее, правое и левое);

основное поле для размещения содержательных компонентов документа;

колонтитулы (верхний и нижний).

Размер полей указывает, насколько отступают от соответствующих краев листа границы основного поля документа, в котором размещаются содержательные компоненты документа. Установлены следующие размеры полей:

левое не менее 20 мм;

правое не менее 10 мм;

верхнее не менее 15 мм;

нижнее не менее 20 мм.

Основное поле находится в пределах полей, и все отступы, предусмотренные при оформлении абзацев, устанавливаются относительно его границ,
а не краев листа.

Колонтитулы, размещаемые над и под основным полем, предназначенным для размещения в них справочной информации незначительного объема: для указания номера страницы, названий разделов, авторов документа и т.п.

Верхний колонтитул

Основное поле

Нижний колонтитул

Верхнее поле

Л евое
поле

Правое поле

Нижнее поле

Рис.8. Структура страницы документа

Оформление многостраничных документов

При оформлении многостраничных документов необходимо введение и соответствующее представление следующих компонентов, облегчающих восприятие
и примечание содержания документа:

номера страниц;

колонтитулы;

сноски;

справочные индексы (предметные и именные указатели, оглавления и т.п.)

Основные технологии оформления документов

Рассмотренные операции оформления различных компонентов документа могут выполняться по отдельности. Но современные программы подготовки текста предлагают дополнительные возможности, существенно облегчающие выполнение указанных операций.

Во-первых, совмещены операции ввода и форматирования текста. Необходимое представление абзацев и страниц осуществляется автоматически в процессе ввода текста.

Во-вторых, для вводимого текстового компонента устанавливаются все необходимые параметры оформления одновременно. Это оформление осуществляется на основе применения того или иногостиля. Стиль – это набор параметров оформления, хранящийся под определенным именем. Например, при подготовке данного издания для оформления абзаца основного текста применялся стиль под названиемОбычный со следующими значениями параметров оформления:

шрифт Times New Roman;

размер шрифта 14 п.;

начертание прямое и светлое;

абзацный отступ 1,25 см;

межстрочный интервал полуторный;

выравнивание строк по обеим границам;

отсутствие отступов перед и после абзаца.

При вводе текста указывается имя стиля, и далее для текущего абзаца применяются все параметры, установленные в рамках указанного стиля. Окончанием абзаца и началом следующего считается нажатие клавиши Enter.

В-третьих, для многих типовых документов могут быть использованы заранее подготовленные шаблоны – заготовки (бланки) документов, в которых уже присутствуют постоянные (неизменяемые) компоненты документов, размещенные
и оформленные требуемым образом (заголовочные, регистрационные, согласовательные и прочие реквизиты). Конкретные содержательные компоненты документа представлены в шаблонах полями (местами для ввода) с уже установленными для них стилями оформления. Подготовка документа заключается во вводе в соответствующие поля конкретного содержания.

Адрес публикации: https://www.prodlenka.org/metodicheskie-razrabotki/94489-kompjuternaja-podgotovka-dokumentov-kompjuter