Обработка документов и кадровое делопроизводства в ОО

Вопросы для обсуждения:

1. Обработка входящих и отправка исходящих документов.
2. Составление номенклатур и формирование дел.
3. Оформление дел.
4. Составление описей и оперативное хранение документов и дел.
5. Документирование кадрового делопроизводства.
6. Документирование движения кадров.
7. Организация работы по ведению трудовых книжек и оформлению личных дел.
8. Порядок передачи документов на архивное хранение.

Обработка входящих и отправка исходящих документов.

Первоначальная обработка поступающей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документа и подготовке корреспонденции к передаче по назначению.

Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяются целостность упаковки и наличие вложенных документов. При некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Конверты прилагаются к документам и в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения документа. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются. На полученном документе в нижней части первого листа проставляется штамп (отметка о поступлении), который включает наименование организации – получателя документа, дату поступления, количество листов и его индекс.

Конверты с грифом «лично» не вскрываются и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию.

Документы передаются руководству или непосредственным исполнителям в день их поступления. Результаты рассмотрения и указания по исполнению документов даются в форме резолюций руководства организации. В состав резолюции включаются следующие обязательные элементы: указание исполнителя (или исполнителей), которому направляется документ; предписываемое действие, порядок и сроки его исполнения; подпись руководителя и дата подписания резолюции. Резолюции должны содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов, конкретном исполнителе и сроке исполнения.

Документы, которые исполняются несколькими отделами, передаются им поочередно или размножаются в необходимом количестве (по числу исполнителей) и направляются им одновременно в копиях на исполнение.

Подписанный документ, созданный в организации, регистрируется в отделе документационного обеспечения или секретариате. При регистрации проверяется правильность оформления и адресования документов; наличие подписей, виз, приложений. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку. Сотрудник, принимающий и оформляющий исходящие документы, в момент регистрации проставляет в них даты и исходящие номера, заверяет остающиеся для подшивки в дело завизированные копии отправляемых документов. Зарегистрированные документы передаются на обработку и отправку в день их оформления. Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание и оформление почтового отправления. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Документы, отправляемые организацией, передаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой документационного обеспечения управления в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 N 234. Документы для почтовой отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.

Почтовый адрес включает описание места нахождения пользователя услугами почтовой связи с обязательным указанием почтового индекса и (или) обозначение с помощью символов адреса пользователя услугами почтовой связи в информационной системе организации федеральной почтовой связи.

Почтовый адрес пользователя услугами почтовой связи в информационной системе организации федеральной почтовой связи присваивается пользователю автоматически при подтверждении им согласия на получение заказных почтовых отправлений, пересылаемых в форме электронного документа в соответствии с п. 57 Правил оказания услуг почтовой связи.

На почтовых отправлениях отправителем указываются точные адреса отправителя и адресата.

Адреса отправителя и адресата почтовых отправлений, принимаемых для пересылки в пределах территории Российской Федерации, должны быть указаны на русском языке. Адреса отправителя и адресата почтовых отправлений, принимаемых для пересылки в пределах территорий республик в составе Российской Федерации, могут быть указаны на государственном языке соответствующей республики при условии их повторения на русском языке.

Адрес адресата пишется в правой нижней части почтового отправления, а адрес отправителя – в левой верхней части. Адрес пишется четко и без исправлений, в нем не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий.

Реквизиты адреса на почтовых отправлениях в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи пишутся в следующем порядке:

а) для юридического лица – полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина – фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);

б) название улицы, номер дома, номер квартиры;

в) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

г) название района;

д) название республики, края, области, автономного округа (области);

е) название страны (для международных почтовых отправлений);

ж) почтовый индекс.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы документационного обеспечения управления.

С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Телеграммы, составляемые в организации, принимаются сотрудниками службы документационного обеспечения управления завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 N 222.

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Составление номенклатур и формирование дел.

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел организации составляется службой (отделом, отделением, группой) документационного обеспечения на основе номенклатур дел структурных подразделений.

При составлении номенклатур дел следует руководствоваться положением об организации, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела.

Названиями разделов номенклатуры дел организации являются наименования структурных подразделений, разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

После утверждения номенклатур дел структурные подразделения организации получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе.

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство.

При формировании дел соблюдаются следующие правила: в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещают вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группируются в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел; раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения, машинограммы помещаются в дела на общих основаниях (в соответствии с номенклатурой дел). В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и номерам с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки, премирование и т.д.), группируются в самостоятельные дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Лицевые счета сотрудников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам, отчествам.

Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Оформление дел.

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к передаче в архив подлежат оформлению и описанию.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

• подшивку дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела;
• составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение индекса, заголовка, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела хранятся в скоросшивателях, пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем правом углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела. В заверительной надписи указываются количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии), а также оговариваются особенности нумерации документов дела (наличие литерных номеров листов, пропущенных номеров и др.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их номерах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. В конце внутренней описи составляется итоговая запись о количестве включенных в нее документов и количестве листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме, на которой указываются:

• наименование организации;
• наименование отдела;
• номер дела (тома, части);
• заголовок дела;
• дата дела (тома, части);
• количество листов в деле;
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который они будут переданы. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в архивах организации только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных экспертно-проверочной комиссией соответствующего госархива.

При оформлении обложки дел наименование организации указывается полностью, в именительном падеже.

Заголовки дел на обложки переносятся из номенклатур дел организации, согласованных с экспертно-проверочной комиссией соответствующего государственного (муниципального) архива.

На обложке дела обязательно указывается дата дела – год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, т.к. их даты отражаются в заголовках дел.

Датой дел, содержащих распорядительную и иную документацию (доклады, письма, стенограммы и т.д.), а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола, составляющих дело.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Обязательными реквизитами обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и срока хранения дела, который переносится на обложку из номенклатуры дел.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

Составление описей и оперативное хранение документов и дел.

На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с установленными требованиями, составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи могут не составляться.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются в архив через год после завершения дел в делопроизводстве.

Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут их руководители.

Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; правильность нумерации листов дела; наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи дела и ее правильность; правильность оформления обложки дела, наличие и правильность заверительной надписи дела. В случае обнаружения нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается начальником структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив.

Описательная статья описи дел отдела и другого структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

• порядковый номер дела (тома, части) по описи;
• индекс дела (тома, части);
• заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий заголовку на обложке дела;
• дата дела (тома, части);
• количество листов в деле (томе, части).

При составлении описи дел отдела и другого структурного подразделения соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.

Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет, порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же»; при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, передаче дел другим отделам и подразделениям со ссылкой на необходимый акт, наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении.

С момента заведения и до передачи в архив организации дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях; располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Копия номенклатуры дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Выдача дел другим отделам, структурным подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта-заместитель. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях, производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Решение кадровых вопросов в системе образования осуществляют кадровые службы (отдел кадров или специально закрепленный работник), подчиняющиеся руководителю органа управления образованием (ректору, директору образовательного учреждения) или одному из его заместителей.

Выбор организационной формы службы управления персоналом зависит от масштабов деятельности и ее места в системе управления; количества работающих; порядка подбора кадров; объема обрабатываемых информационно-документационных массивов и иных показателей. При небольшой численности работающих обязанности кадрового делопроизводства возлагаются на специально закрепленного работника.

Службы управления персоналом (отделы кадров) осуществляют:

• комплектование подразделений необходимыми квалифицированными кадрами;
• учет личного состава и систематический его анализ;
• учет движения кадров, подготовку резерва на выдвижение;
• подготовку проведения аттестации руководителей и специалистов;
• совершенствование работы службы на основе внедрения новейших технологий работы с документами и методик подбора персонала;
• другие функции, связанные с работой по управлению персоналом.

Документирование кадрового делопроизводства.

Кадровое делопроизводство осуществляется в виде следующих видов документов:

• организационных;
• распорядительных;
• информационно-справочных.

Организационные документы регламентируют структуру, задачи и функции учреждения образования и его подразделений, организацию их работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов каждого из этих подразделений. К основным организационным документам, в частности, относятся:

• устав;
• положение;
• штатное расписание;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• коллективный договор;
• положение об оплате труда;
• положение о премировании;
• положение о комиссии по трудовым спорам;
• должностные инструкции.

При необходимости применяются и другие организационные документы для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками (положение о молодом специалисте, положение о резерве кадров, положение об аттестации и т.п.).

К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения и поручения по основной деятельности, в которых отражаются вопросы работы с кадрами, а также документы по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.

Специалисты кадровых служб при подготовке документов по личному составу руководствуются типовыми формами первичной документации по личному составу и административно-хозяйственной деятельности.

Унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1:

Форма N Т-1 Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу

Форма N Т-1а Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу

Форма N Т-2 Личная карточка работника

Форма N Т-2ГС (МС) Личная карточка государственного (муниципального) служащего

Форма N Т-3 Штатное расписание

Форма N Т-4 Учетная карточка научного, научно-педагогического работника

Форма N Т-5 Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу

Форма N Т-5а Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу

Форма N Т-6 Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику

Форма N Т-6а Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам

Форма N Т-7 График отпусков

Форма N Т-8 Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)

Форма N Т-8а Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)

Форма N Т-9 Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку

Форма N Т-9а Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку

Форма N Т-10 Командировочное удостоверение

Форма N Т-10а Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении

Форма N Т-11 Приказ (распоряжение) о поощрении работника

Форма N Т-11а Приказ (распоряжение) о поощрении работников

Приказы по личному составу, издаваемые по унифицированным формам, оформляются с использованием шрифта Times New Roman, размер N 14. В тексте документа фамилия, имя и отчество пишутся на одной строке (первые буквы прописные, остальные строчные) с одним пробелом между словами.

Допускается оформление приказов по личному составу (о наложении дисциплинарных взысканий, о смене фамилии, о замещении и т.п.) в произвольной форме, так как унифицированные формы приказов не охватывают все кадровые операции.

К информационно-справочным документам относятся: акты, справки, докладные и объяснительные записки, телеграммы, телефонограммы, протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, заявления, графики ежегодных отпусков, другие документы, содержащие информационно-справочные данные по вопросам работы с кадрами.

Документирование движения кадров.

Документирование трудовых правоотношений осуществляется при приеме, переводе, перемещении, увольнении работников, предоставлении отпусков, командировании, нахождении на лечении и т.д.

Оформление приема, поступающего на работу, осуществляется на основе:

• паспорта;
• документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний;
• трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
• страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
• документов воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.

При оформлении трудового договора при приеме на работу в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и иными нормативными правовыми актами РФ, должно быть представлено заключение о медицинском освидетельствовании, которое определяет пригодность работника по состоянию здоровья к выполнению функций, предусмотренных его трудовым договором. В процессе трудовой деятельности некоторые категории работников, указанные в статье 213 Трудового кодекса РФ, проходят периодические медицинские осмотры.

На лиц, поступающих на работу впервые, оформляются трудовая книжка и документы для получения страхового свидетельства государственного пенсионного страхования.

Лицо, поступающее на работу, подает личное заявление с просьбой о приеме на работу или согласии работать на предложенной ему должности. При достижении договоренности с лицом, поступающим на работу, заключается трудовой договор и издается приказ о приеме его на работу.

Назначение на должность (освобождение от должности) руководящих работников осуществляется в соответствии с порядком назначения на должность (освобождения от должности) этой категории работников, установленным в системе образования.

Последовательность оформления документов при приеме на работу:

1) составление и оформление трудового договора;

2) составление и оформление приказа о приеме на работу;

3) оформление личной карточки;

4) внесение соответствующей записи в трудовую книжку;

5) оформление личного дела.

Приказы по личному составу являются первичными учетными документами, фиксирующими факт приема, перевода, перемещения или увольнения работника, и основанием для начисления ему заработной платы.

Приказ о приеме на работу издается на основании заключенного трудового договора.

Приказ о приеме на работу, подписанный руководителем организации, регистрируется и объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

Личная карточка работника является основным учетным документом, оформляется на каждого работника, принятого на работу, и служит основанием для анализа состава и учета движения кадров.

В период оформления на работу специалист службы управления персоналом (отдела кадров) знакомит работника с коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией и другими документами учреждения образования и соответствующего подразделения, имеющими отношение к его трудовой деятельности.

В зависимости от профессии (должности), квалификации и вида предстоящей трудовой деятельности работник допускается к выполнению должностных обязанностей после проведения соответствующих инструктажей, обучения, стажировки или проверки знаний. В первую очередь это касается инструктажей по охране труда и пожарной безопасности.

Информация о работнике вносится при необходимости в учетные книги и журналы: о приеме и увольнении работников, о движении трудовых книжек, о регистрации приказов, об учете трудовых договоров, должностных инструкций, служебных удостоверений и т.п.

Предоставление ежегодных отпусков работникам осуществляется в соответствии с графиком ежегодных отпусков и оформляется приказом по личному составу.

Оформление работников в командировки осуществляется по унифицированным формам: служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении; приказы о направлении работника (работников) в командировку; командировочное удостоверение.

Организация работы по ведению трудовых книжек и оформлению личных дел.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Трудовая книжка оформляется и в дальнейшем ведется в точном соответствии с приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 года N 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».

С 1 января 2019 года можно использовать электронный (цифровой) формат трудовых книжек. Обратите внимание, что перевести сотрудника на электронную трудовую книжку можно только с его согласия. Тем, кто впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 года, бумажную трудовую книжку оформлять не нужно.

Трудовая книжка является документом строгой отчетности. В связи с этим ведутся:

• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, которая ведется бухгалтерией, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется службой управления персоналом (отделом кадров), регистрируются все трудовые книжки работников, принятых на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них (с указанием серии и номера), оформленные на работников, поступивших на работу впервые.

Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек подлежат уничтожению в установленном порядке.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя в соответствии с главой IV Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Личное дело – совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Первоначально в личное дело группируются документы, оформленные при приеме на работу и назначении на должность. Личные дела включает в себя анкетно-биографические, характеризующие и дополнительные документы.

Документы в личном деле работника располагают в хронологическом порядке (по дате их издания или составления) в следующей последовательности:

• дополнение к анкете;
• анкета с фотографией 4×6;
• копии дипломов об окончании высшего, среднего профессионального учебного заведения;
• копии свидетельств о дополнительном профессиональном образовании;
• копии дипломов о повышении квалификации;
• копии дипломов, аттестатов о присвоении ученых степеней, званий;
• автобиография;
• представление;
• характеристика;
• заявление;
• медицинское заключение о состоянии здоровья (в случаях, предусмотренных законодательством РФ);
• трудовой договор;
• приказ о назначении (приеме на работу);
• опись документов, имеющихся в личном деле.

В дальнейшем в личное дело включают все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника (документы об изменении анкетно-биографических данных, представления о назначении, характеристики, аттестационные листы, копии приказов о переводе на другую работу, о поощрениях, дисциплинарных взысканиях и т.п.).

Ответственным за достоверность персональных данных и наличие документов личных дел работников является руководитель службы управления персоналом (отдела кадров).

Порядок передачи документов на архивное хранение.

Общий порядок работы по подготовке документов кадрового делопроизводства к архивному хранению, включая формирование и оформление дел, проведение экспертизы ценности документов, составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и передачу дел в архив, регламентируется соответствующей инструкцией.

Документы кадрового делопроизводства по истечению срока надобности в установленном порядке передаются на архивное хранение либо выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение осуществляют путем проведения экспертизы ценности документов.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов кадрового делопроизводства проводит постоянно действующая экспертная комиссия учреждения образования.

Документы по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подлежат передаче в архив не позднее, чем через три года после завершения их делопроизводством. Документы временного (до 10 лет включительно) хранения не передаются в архив, а хранятся в соответствующих подразделениях (как правило, в службе управления персоналом (отделе кадров) или бухгалтерии) в специально отведенных местах (отдельных комнатах или запирающихся шкафах) и по истечении сроков их хранения уничтожаются в установленном порядке.

К документам по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения относятся: приказы по личному составу о назначении (приеме), освобождении (увольнении), переводе, перемещении, смене фамилии, награждении и поощрении; личные дела и личные карточки работников.

Документы по личному составу, подлежащие передаче в архив, формируются в соответствующие дела, каждый лист дела нумеруется в развернутом виде арабскими цифрами в валовом порядке.

Номера листов проставляются карандашом в правом верхнем углу листа на свободном от текста месте. Применение авторучек и цветных карандашей не допускается.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале нумеруется конверт, а затем – каждый вложенный в него документ.

Допущенные при нумерации листов ошибки устраняются, при этом старый номер зачеркивается и рядом проставляется новый номер. Делать исправления запрещается.

Обязательными реквизитами описания обложки дела являются:

• наименование организации;
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел);
• заголовок дела;
• дата начала и окончания дела;
• количество листов в деле;
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела.

На обложке дела указывается полное наименование учреждения образования, а в скобках – принятое сокращенное наименование.

Каждое оформленное для передачи на архивное хранение дело должно иметь внутреннюю опись включенных в него документов.

Прием каждого дела, включенного в опись, производится заведующим архивом (ответственным за архив) в присутствии специалиста службы управления персоналом (отдела кадров), передающего документы. В ходе приема-передачи дел на всех экземплярах описи делается отметка о наличии включенного в нее дела. По итогам приема в конце каждого экземпляра описи делается запись о количестве принятых в архив дел (цифрами и прописью). В конце описи проставляются дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом (ответственного за архив) и специалиста кадровой службы, участвовавшего в передаче дел.