Методические рекомендации по выполнению самостоятельной работы по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

по выполнению

внеаудиторной самостоятельной работы студентов

по учебной дисциплине

ОП.05 ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

СОДЕРЖАНИЕ

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Методические рекомендации по выполнению самостоятельной работы по дисциплине ОП.05 «Документационное обеспечение управления» предназначены для специальности 100801 Товароведение и экспертиза качества потребительских товаров.

Самостоятельная работа по дисциплине ОП.05 «Документационное обеспечение управления» в объеме 89 часов проводится с целью содействовать оптимальному усвоению студентами учебного материала, развития познавательной активности, готовности и потребности в самообразовании.

Задачи самостоятельной работы:

- углубление и расширение теоретических знаний;

-систематизация и закрепление полученных знаний и умений;
-формирование умений использовать различные источники информации;
-развитие познавательных способностей и активности студентов: творческой инициативы, самостоятельности, ответственности и организованности;
-формирование самостоятельности мышления, способностей к саморазвитию, самосовершенствованию и самореализации;

- развитие исследовательских умений.

Самостоятельная работа выполняется студентом по заданию преподавателя, но без его непосредственного участия.

Формой отчета о выполненной работе могут быть выступления на семинарских занятиях, зачеты, тестирование, самоотчеты, контрольные работы, проверка записей в тетради, устный опрос.

Критериями оценки результатов самостоятельной работы студента являются:

- уровень освоения студентом учебного материала;

-умение студента использовать теоретические знания при выполнении практических задач;

- сформированность общеучебных умений;

- обоснованность и четкость изложения ответа;

- оформление материала в соответствии с требованиями.

Текущий контроль знаний  студентов выполнен при помощи проведения дифференциального зачета.

АЛГОРИТМ РАБОТЫ С ОПОРНЫМ КОНСПЕКТОМ

Одним из важнейших средств, содействующих закреплению знаний, является краткая запись прочитанного.

 Конспект – это краткое связное изложение содержания произведения или его части, без подробностей и второстепенных деталей. По своей структуре и последовательности конспект должен соответствовать плану произведения. Поэтому важно сначала составить план, а потом писать конспект в виде ответа на вопросы плана. Если произведение разделено на мелкие озаглавленные части, то заголовки можно рассматривать как пункты плана, а из текста каждой части следует записать те мысли, которые раскрывают смысл заголовка.

1.Требования для написания конспекта:

Краткость, сжатость, целесообразность каждого записываемого слова.

Содержательность записи. Записываемые мысли следует формулировать кратко, но без ущерба для смысла. Объем конспекта, как правило, меньше объема изучаемого текста в 7-15 раз. Конспект может быть как простым, так и сложным по структуре. Это зависит от содержания книги и цели ее изучения.

2.Методические рекомендации по конспектированию. Их суть заключается в следующем:

Прежде чем начать составлять конспект, нужно ознакомиться с книгой (разделом, темой), прочитать ее сначала и до конца, понять прочитанное.

Составляется план конспектируемого текста.

Запись лучше всего делать по прочтении не одного – двух абзацев текста, а целого параграфа или главы (если она небольшая).

Конспектирование ведется  не с целью иметь определенные записи, а для более полного овладения содержанием  изучаемой книги.

В записях отмечается и выделяется все то новое, интересное и нужное, что особенно привлекло внимание.

После того, как сделана запись содержания параграфа, главы, следует перечитать ее, затем вновь обратиться к тексту и проверить себя, правильно ли изложено основное его содержание.

Техника  конспектирования:

- конспектируя книгу большого объема, запись лучше всего вести в общей тетради;

- на каждой странице слева оставляются поля шириной 25-30 мм для записи коротких подзаголовков, кратких замечаний, вопросов;

- каждая страница тетради имеет порядковый номер;

- для повышения разборчивости (читаемости) записи оставляют интервалы между строками, абзацами. Новую мысль начинают с красной строки;

- при записи широко используют различные сокращения и условные знаки, но не в ущерб смыслу записанного. Рекомендуется применять общеупотребительные сокращения, например:

м.б. – может быть

б.ч. – большей частью

гос. – государственный

д.б. – должно быть и т.д.

Не следует сокращать имена и названия, кроме очень часто повторяющихся.

в конспекте не должно быть механического переписывания текста без продумывания его содержания и смыслового анализа.

Конспект принесет пользу учащемуся только тогда, когда он составлен лично им.

АЛГОРИТМ ПОДГОТОВКИ ДОКЛАДА (СООБЩЕНИЯ):

1.  Определите тему, сформулируйте ее основную мысль.

2.  Подберите литературу по данному вопросу с помощью библиографических пособий, библиотечного каталога и других источников. Составьте план работы над докладом (сообщением), получите консультацию педагога.

3.  Внимательно прочитайте источник, в котором наиболее полно раскрыта тема вашего доклада. Составьте план доклада на основе этого источника.

4.  Изучите дополнительную литературу, сделайте выписки (на листах или карточках), размещая их по разделам плана.

5.  Не забывайте обращаться к справочной литературе и правильно оформляйте выписки. По вопросам, которые вас затрудняют, обращайтесь за консультацией к педагогу.

6.  Подготовьте окончательный текст доклада (сообщения).

7.  Приступайте к оформлению выступления:

—  составьте подробный, развернутый план выступления, указывая в скобках фактический материал;

—  не забывайте ссылаться на используемые источники, тщательно аргументируйте свои выводы;

—  свое выступление завершите краткими выводами, которые должны оставлять у слушателей четкое представление о том, в чем вы хотели их убедить.

8.  Несколько раз «проговорите» текст дома. Проконтролируйте отведенное вам время: если его окажется меньше, чем занимает выступление, сократите его, оставив только самое важное и интересное.

9. Подготовьте к своему выступлению наглядные пособия. Будьте готовы ответить на вопросы товарищей и защищать свою точку зрения.

Доклад содержит развернутое изложение, освещает вопрос преимущественно в теоретическом аспекте.

Сообщение предлагает описание факта, сюжета, явления, причем довольно лаконичное.

АЛГОРИТМ ПОДГОТОВКИ К ТЕСТИРОВАНИЮ

Выполнение тестовых заданий по дисциплине «Документационное обеспечение управления» является формой самостоятельной работы студентов. Уровень выполнения тестовых заданий позволяет преподавателям судить о ходе самостоятельной работы студентов в межсессионный период и о степени их подготовки к экзамену.

Основные правила по подготовки к тестированию:

1.Перед тестированием следует выполнять как можно больше опубликованных заданий. Нельзя научиться хорошо решать тесты, не выполняя их, подменяя их другими видами контроля. Постоянные тренировки не только приводят к знакомству с типовыми конструкциями тестовых заданий, но и дают опыт саморегуляции. 

2.Научитесь пропускать трудные или непонятные задания. Помните: в тесте всегда найдутся такие задания, с которыми вы обязательно справитесь. Глупо недобрать баллы только потому, что вы не добрались до "своих" заданий, а застряли на тех, учебный материал которых вам не известен.
Но такая тактика неприменима, если тест построен по принципу "лестницы" и начинается с легких вопросов. Тогда не стоит пропускать все первые задания. 

3.Многие задания можно решить быстрее, если не искать сразу правильный ответ, а по следовательно исключать те, которые явно не подходят. Метод исключения позволяет концентрировать внимание всего на одном-двух признаках, а не пяти-семи (что гораздо труднее). 

  АЛГОРИТМ АНАЛИЗА ИСТОЧНИКОВ ИНФОРМАЦИИ

Под документальным источником информации здесь понимается

информационный источник, содержащий текстовый и графический материал,

зафиксированный в виде «твёрдой» копии – книга, журнал и т.п.

Проведение содержательного анализа известных путей решения исследуемой проблемы у различных авторов, отражённых в предварительно отобранных документальных источниках информации, способствует выдвижению

собственной рабочей гипотезы, формулированию цели и задач предстоящей работы с последующей экспериментальной проверкой планируемого результата.

Можно рекомендовать следующую последовательность проведения

анализа содержания документального источника информации:

1. Анализ структуры документа по оглавлению.

2. Оценка содержания по реферату.

3. Библиографическая оценка документа по перечню использованных в

документе источников информации.

4. Проверка наличия в анализируемом источнике информации авторской

гипотезы решения проблемы;

5. Проверка наличия доказательства реальности выдвинутой автором

гипотезы;

6. Оценка степени практической реализации гипотезы автора и стадии её

внедрения.

7. Проведение критического анализа теоретических положений,

предпосылок и выводов автора.

8. Сопоставление условий проведения эксперимента, представленных в

анализируемом источнике информации, и условий решения проблемы,

стоящей перед исследователем.

9. Выявление нерешённых вопросов, перспектив дальнейших

усовершенствований.

Последовательный анализ всех отобранных по теме источников

информации позволит выделить среди них наиболее близкий как по

достигаемому результату, так и по условиям его достижения (прототип

предстоящих исследований).

Результаты анализа каждого источника целесообразно фиксировать на

отдельных карточках с обязательным указанием библиографических данных.

Сводный отчёт по всем информационным источникам с выводами о

перспективах дальнейших исследований целесообразно представить в форме

аналитического обзора предпосылок и выводов автора.

ПЕРЕЧЕНЬ САМОСТОЯТЕЛЬНЫХ РАБОТ:

РЕКОМЕНДОВАННЫЕ ИСТОЧНИКИ ИНФОРМАЦИИ ДЛЯ ВЫПОЛНЕНИЯ САМОСТОЯТЕЛЬНЫХ РАБОТ:

Основные источники:

Румынина, Л.А. Делопроизводство [Текст] : учебное пособие для студентов средних профессиональных учебных заведений / Л.А. Румынина – Москва : издательский центр Мастерство, 2012. - 543 с. [Допущен Минобрнауки РФ]

Дополнительные источники:

1. Красавин, А.С. Документационное обеспечение управления кадрами [Текст] : Практическое пособие для студентов среднего профессионального образования / А.С. Красавин – Москва : издательский центр «Инфра - М», 2012. - 264 с.;

2. Басаков, М.И. Приказ и деловое письмо [Текст] : учебное пособие для студентов среднего профессионального образования (требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003) / М.И. Басаков - Ростов-на-Дону : издательский центр «Феникс», 2011. - 334 с.

Интернет - ресурсы:

1. Электронный учебник «Документационное обеспечение управления» – Режим доступаhttp://borbit.ucoz.ru/bibl/doy/grinberg.pdf, свободный. – Загл. с экрана. – (Дата обращения: 28.10.2014);

2. Электронный учебник «Документационное обеспечение управления» Режим доступа:http://www.academiamoscow.ru/ftp_share/_books/fragments/

fragment_17776.pdf,свободный. – Загл. с экрана. – (Дата обращения: 28.10.2014).

Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г. № 5485-1.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ.

Федеральный закон Российской Федерации «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ.

Указ Президента Российской Федерации «О Государственном Гербе Российской Федерации» от 30 ноября 1993 г. № 2050 ( с изменениями от 17 марта 1997 г.).

Указ Президента Российской Федерации «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера » от 6 марта 1997г. №188.

Постановление Правительства РСФСР «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» от 5 декабря 1991 г. №35.

Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении Инструкции о порядке доступа должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне» от 28 октября 1995 г. №1050.

Постановление Совета Министров – Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» от 3 марта 1993 г. № 191.

Постановление Правительства Российской Федерации «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации» от 27 декабря 1995 г. № 1268.

Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» от 13 августа 1997 г. № 1009.

Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233.

Положение об Архивном фонде Российской Федерации. – М.: Государственная архивная служба России, 1994.

ГОСТ 6.10.4 - 84. Унифицированные системы документации: Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. – М.: Изд-во стандартов, 1985.

ГОСТ 6.10.5 - 87. Унифицированные системы документации: Требования к построению формуляра-образца. – М., 1998.

ГОСТ Р. 51141 - 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов,1998.

ГОСТ 17914 -72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования. – М.: Изд-во стандартов, 1984.

ГОСТ Р. 50922-96. Защита информации. Основные термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1996.

ГОСТ Р. 6.30-97. УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов,1997.

Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. – М.: Главархив СССР, 1991.

Закон города Москвы «Об обращениях граждан» от 18 июля 1997 г. № 25. – М.: Инфра-М, 1998.

Основные правила работы архивов организаций. – М.: Росархив, ВНИИДАД, 2002.

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М.: Росархив, 2000.

Типовая инструкция по ведению делопроизводства в министерствах и ведомствах Российской Федерации. – М.: Роскомархив,1994.

Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ, производственных кооперативов). Справочное пособие. – М.:ВНИИДАД, 1996.

Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. – М.: ПРИОР, 2001.

Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011 - 93. – М., 1995.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ПО САМОСТОЯТЕЛЬНЫМ РАБОТАМ:

Основные понятия ДОУ.

Принципы делопроизводства.

Нормативно-правовая база ДОУ.

Понятие документа. Классификации документов по различным признакам.

Область применения ГОСТ Р. 6.30–2003 г «Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов».

Роль документационного обеспечения управления в современной организации.

Стандартизация и унификация документов.

Функции документов.

Понятие «реквизит документа», виды реквизитов: обязательные, дополнительные.

Бланк документа. Виды бланков, их характеристика.

Требования к изготовлению, учету и хранению гербовых бланков.

Особенности оформления документа «Положение». Понятие, реквизиты.

Размещение реквизитов на бланках документов.

Понятие договора (контракта). Виды договоров, особенности оформления.

Назначение, состав и особенности оформления организационных документов.

Назначение, состав и особенности оформления распорядительных документов.

Назначение, состав и особенности оформления информационно-справочных документов.

Особенности оформления документа «Приказ». Понятие, реквизиты, классификация приказов.

Назначение, особенности оформления документа «Устав».

Особенности оформления документа «Акт». Понятие, реквизиты, виды актов.

Особенности оформления документа «Протокол». Понятие, реквизиты, виды протокола.

Ведение деловой переписки с зарубежными корреспондентами. Особенности оформления.

Назначение и способы составления доверенности. Виды доверенностей.

Докладные и объяснительные записки: назначение, содержание, состав реквизитов.

Требования, предъявляемые к составлению текста документа, унификация текста, форма изложения, правила составления.

Справки: виды, оформление.

Составление и оформление документа «Телефонограмма».

Составление и оформление претензий.

Оценка значимости документа и сроки хранения.

Особенности передачи дел в ведомственный архив.

Особенности составления и оформления документа «Телеграмма».

Принципы, критерии ценности документов организации. Экспертиза ценности бумаг.

Компьютеризация ДОУ. Электронный документ.

Исполнение документов.

Контроль исполнения документов.

Оформление документа «Заявление». Понятие, реквизиты.

Хранение документов в оперативной деятельности и их подготовка к длительному хранению.

Систематизация документов. Основные принципы упорядочения и хранения документов.

Движение внутренних документов предприятия.

Этапы движения входящих документов.

Этапы движения исходящих документов.

Номенклатура дел. Назначение, порядок составления и оформление: требования к содержанию.

Группировка документов в дела. Оформление дела.

Первоначальная обработка документов в учреждении.

Организация работы с документами, обработка, регистрация и контроль исполнения документов.

Организация документооборота на предприятии, учет документов.

Рассмотрение документов руководителем. Индивидуальные и типовые сроки рассмотрения.

Должностные инструкции. Назначение, порядок утверждения, особенности оформления.

Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

Состав документов, обеспечивающих документирование работы с кадрами.

Работа с конфиденциальными документами. Примерный перечень сведений составляющих коммерческую тайну.

Составление и оформление исковых заявлений.

Служебное и деловое письмо. Понятие, требования к оформлению. Разновидности.

Работа с обращениями граждан, ее особенности.

Порядок оформления обращений граждан в архив организации.

Договор купли-продажи.

Язык и стиль деловой переписки.

Деловая переписка в организации. Разновидности писем.

Адрес публикации: https://www.prodlenka.org/metodicheskie-razrabotki/172608-metodicheskie-rekomendacii-po-vypolneniju-sam