Мдк практическая работа 1

Министерство образования инауки Хабаровского края

КГБОУ СПО "Комсомольский-на-Амуре

колледж информационныхтехнологий и сервиса"

Отчет по практической работе №1

по дисциплине Делопроизводство

на тему:

"Информационно-документационная деятельность

– документы и делопроизводство"

Студентки группы 621:

Савельевой Елены

Преподаватель:

Цой С.А.

2015

Цель работы: приобретение практических навыков разработки и оформления инструкции по делопроизводству конкретного предприятия.

Пособия:

1. Нормативно-методическая документация (ГСДОУ, Типовая инструкция по делопроизводству, ГОСТ Р.6.30-2003, Федеральные законы, ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения от 27.02.1998 № 28, Примерные положения о службе ДОУ)

2. Печникова Т.В.. Печникова А.В. Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. Ассоциация авторов и издателей «Тандем». -М.: Изд-во ЭКМОС, 2006.

3. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. - М.: «ПРИОР», 2007.

4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006.

5. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере: практические рекомендации. - М «ПРИОР», 2006,

Содержание работы:

1. Усвоение порядка работы с основными документами, регламентирующими работу с информацией и документацией - законодательные и правовые акты РФ, ГОСТы, нормативные документы, классификаторы, ГСДОУ,

2.Составление формуляра-образца инструкции по делопроизводству.

3.Составление инструкцию по делопроизводству конкретного предприятия.

Общие положения,

Организация документооборота и исполнения документов

Поисковая система документов

Вопросы для подготовки к работе:

1.Что регламентирует нормативно-методическая база?

2.Чем регламентируются документационное обеспечение управлением?

3.Что такое инструкция, кем могут издаваться, какие инструкции бывают.

4.Перечислить основные реквизиты инструкции.

Ход работы

1.Ознакомиться с нормативно-методической документацией.

2.Изучить типовую инструкцию по делопроизводству.

3.Составить формуляр образец инструкции

4.На основании типовой инструкции, разработать инструкции по делопроизводству для конкретных предприятий.

5.Выполнить практическое задание: Вариант 2 – составить типовую инструкцию для ЗАО «ГАЗЭКСПОРТ» генеральный директор – М.П. Бардюков.

1 Нормативно-методическая база – это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

НМБ включает в себя:

- законодательные акты РФ в сфере информации и документации;

- указы и распоряжения президента РФ, постановления и распоряжения правительства РФ, регламентирующие документообеспечение на федеральном уровне;

- правовые акты органов исполнительной власти, как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

- правовые акты ОПВ и ОИВ субъектов РФ и их территориальных образований;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству предприятий и организаций;

- ГОСТы на документацию;

- Унифицированные системы документации;

- Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

- Государственная система документообеспечения управления, основные требования к документам и службам документального обеспечения;

- Нормативные документы по организации управления труда и охране труда;

- Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

- правила оформления документов;

- правила работы с документами;

- обеспечение сохранности документов;

- порядок передачи документов на архивное хранение;

- работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);

- внедрение новых информационных технологий в работе с документами;

- работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

- юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

2.К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся:

- законы Российской Федерации;

- указы и распоряжения Президента;

- постановления и распоряжения Правительства;

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и других) – как общественного, так и ведомственного характера;

- правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
- правовые акты нормативного и инструктивного характера.

Эти документы имеют высший приоритет и общефедеральную значимость. Рассмотрим примеры таких документов.

- Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

- Федеральный закон от 1 июня 2005 года № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации».

- Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

- Федеральный закон от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне».

- Федеральный закон от 10 января 2002 года №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

- Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 года №290 «О Федеральном архивном агентстве».

- Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 года №1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».

- Письмо Росархива от 18 октября 2010 г. № 2/1911-А «Об Информационно-справочной системе архивной отрасли».

- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 года №536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

- Письмо Росархива от 7 апреля 2003 года №6/464-к «О присвоении тематическому комплекту Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО) статуса официальной базы данных Федеральной архивной службы России».

ГСДОУ – совокупность принципов и правил устанавливающая единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятии.

Цели ГСДОУ:

упорядочивание документооборота на предприятии;

сокращения количества и улучшения качества документов

создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и технологий сбора информации

совершенствование работы аппарата управления

ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждений организаций и предприятий, включающих документы создаваемые ВТ.

Основные положения ГСДОУ охватывают:

вопросы документирования управленческой деятельности;

организацию работы с документами;

механизацию и автоматизацию работы с документами;

организацию службы ДОУ.

Содержит:

положение, определяющее состав управленческих документов, основные направления и порядок проведения унификации, требования к составлению текстов;

организацию работы с документами, которая устанавливает принципы и порядок организации документооборота предприятия, построение информационно-поисковой системы, контроль исполнения документов и подготовка документов к передаче в ведомственный архив на хранение.

3.Инструкция —это правовой акт, утверждаемый или изда­ваемый в целях установления правил, регулирующих организацион­ные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и служб), должно­стных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и опреде­ления порядка применения законодательных актов, распоряди­тельных документов, по заполнению и ведению форм докумен­тов (например, бухгалтерских, отчетных, учетных и др.).

В управленческой практике используются как типовые (разрабатываемые государственными и отраслевыми органами управления для однотипных предприятий), так и индивидуальные инструкции (разрабатываемые для конкретного предприятия).

Инструкция оформляется на общем бланке.Заголовок должен четко определять те вопросы, объекты или круг лиц, на которые распространяется инструкция. Например, должностная инструкция «Секретаря-референта», Инструкция «По делопроизводству».

Как правило, первый раздел инструкции называется «Общие положения». В нем указывают цели издания, область распро­странения, порядок и обязательность использования, правовые, нормативные или распорядительные акты, послужившие осно­вой для разработки инструкции.

Инструкция — документ длительного действия. В «Общих по­ложениях» оговариваются сроки введения инструкции в дейст­вие или отмена ее введением ранее действующей.

Текст инструкции состоит из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами. Коли­чество разделов и их логическая взаимосвязь определяются раз­работчиками. По стилю изложения текст инструкции носит рас­порядительный характер («устанавливается», «не допускается», «запрещается» и др.) и излагается от третьего лица единствен­ного или множественного числа. Например: «Исполнитель обязан сдать законченные в делопроизводстве документы секретарю структурного подразделения». Или «Секретари структурных подразделений обязаны ежемесячно предоставлять в канцеля­рию данные об объеме документооборота».

Инструкцию подписывает руководитель того подразделе­ния, которое ее разработало. Инструкция может вводиться в действие после утверждения руководителем организации или после издания специального распорядительного документа. И в том и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с указанием должности и да­ты утверждения или ссылки на распорядительный документ, его дату и номер.

Инструкции могут издаваться:

Органом государственного управления

Отраслевым органом управления

Муниципальным органом управления

Руководством организации

Для небольших организаций создание инструкции по делопроизводству весьма актуально, т.к. она позволит:

- регламентировать все процедуры по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в пределах организации;

- закрепить в организации наиболее рациональную технологию делопроизводства;

- сделать систему работы с документами стабильной;

- обеспечить соответствие внутренних правил работы с документами требованиям законодательных и правовых нормативных актов;

- установить ответственность за работу с документами.

Структура инструкции по делопроизводству:

Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают:

сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);

ответственность за ее несоблюдение;

подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;

нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Правила составления и оформления документов», где определяются:

виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;

общие правила подготовки и оформления документов;

правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

Раздел «Организация документооборота и исполнения документов» включает несколько подразделов.

В разделе «Регистрация документов» устанавливается:

порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;

сроки, формы и методы регистрации;

правила индексации документов.

В разделе инструкции по делопроизводству «Контроль за исполнением документов» устанавливаются:

категории документов, подлежащих обязательному контролю;

порядок их постановки на контроль;

технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);

обязанности исполнителей;

типовые сроки исполнения;

порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;

порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит:

правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);

устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов;

правила формирования в дела отдельных категорий документов;

порядок разработки и использования номенклатуры дел;

порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:

порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);

правила подготовки дел к хранению;

требования к описанию и оформлению дел;

порядок передачи дел в архив.

4.Обязательными реквизитами инструкции являются: 

наименование организации, 

наименованиевида документа, 

дата, 

номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), 

место составления, 

заголовок к тексту,

визы согласования документа, 

подпись,

гриф утверждения.

УТВЕРЖДАЮ

Закрытое акционерное Генеральный директор

общество «ГАЗЭКСПОРТ» ЗАО «ГАЗЭКСПОРТ»

(ЗАО «ГАЗЭКСПОРТ») л/п Ф.И.О

ИНСТРУКЦИЯ 00.00.0000

00.00.0000№

г. Комсомольск-на-Амуре

по делопроизводству

I. Общие положения

II. Правила составления и оформления документов

III. Организация работы с документами

IV. Организация работы с документацией по личному составу

V. Составление номенклатур дел и формирование дел

VI. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

VII. Учет, хранение и использование бланков

Заведующий канцелярией л/пФ.И.О

Юрисконсульт

л/пФ.И.О

00.00.0000

С инструкцией ознакомлен

л/пФ.И.О

00.00.0000

Адрес публикации: https://www.prodlenka.org/metodicheskie-razrabotki/181784-mdk-prakticheskaja-rabota-1