ДОУ и архивоведение

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………………..3

1 Теоретические основы документирования…………………………………................2 1.1 Краткая характеристика предприятия…………………………………………….5

1.2 Документ его основные свойства, признаки и функции……………………...….8

1.3 Классификация документов………………………………………………….........11

1.4 Стандартизация и унификация в ДОУ…………………………………………..15

1.5 Современные средства обработки документов……………………………...........16

2 Индивидуальное задние ……………………………………………………………....19

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………………..33

Список использованных источников……………………………………...……………34

ПРИЛОЖЕНИЕ А (должностная инструкция…………………………………...…….35

ПРИЛОЖЕНИЕ Б ( приказ)………………………………………………………….....36

ПРИЛОЖЕНИЕ В (приказ)……………………………………………………………..37

ПРИЛОЖЕНИЕ Г (приказ)……………………………………………………………..38

ПРИЛОЖЕНИЕ Д (приказ)…………………………………………………………......39

ПРИЛОЖЕНИЕ Е (приказ)……………………………………………………………..40

ВВЕДЕНИЕ

Учебная практика проходила в учебной мастерской «Офис-Делопроизводство» на базе КГБОУ СПО ККИТС. Деятельность государственного учреждения, как и любой организации, предприятия неразрывно связана с документацией. Посредством документа информация передается во времени и пространстве. Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента организации деятельности учреждения. Нельзя грамотно составить документ, не имея представления о его структуре, виде, назначении, классификации. Правильно организованный документооборот, четкое распределение функций исполнителей облегчает работу учреждения в целом. От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений.

Цель учебной практики:

Приобретение практических навыков и профессиональных знаний по избранной специальности, подготовка к практике по профилю специальности в учреждениях, организациях, на предприятиях.

Задачами практики по специальности являются:

•Формирование профессиональных умений;

•расширение и закрепление теоретических знаний по обще профессиональным и специальным дисциплинам;

•приобретение первичных умений обработки организационной и специальных систем документации; работы в архиве организации, работы с нормативными и законодательными актами, справочной литературы и другими информационными источниками;

•сбор материала для выполнения курсовых работ в соответствии с учебными планами;

•соблюдение правил и норм охраны труда, техники безопасности и противопожарной защите.

1Основные принципы создания и работы с документами

1.1 Краткая характеристика предприятия

Комсомольский-на-Амуре колледж информационных технологий и сервиса был основан в 1963 году как вечерний техникум легкой промышленности. В 1996 году он получил статус дневного. 1 октября 2009 года получил статус колледжа. На данный момент в колледже обучается более 1000 студентов, проводится обучение по 11 специальностям (из них 2 – повышенного уровня).

Колледж осуществляет свою деятельность на основании Устава, лицензии: серия 27ЛО1 № 0000360 рег. № 1518 от 23.01.2014 г., свидетельства о государственной аккредитации № 359 от 28.06.2013 г.

За годы существования колледжа накоплен значительный педагогический опыт, созданы богатые традиции, прочная материальная база, но главное - особая атмосфера, в которой трудится коллектив единомышленников, работников, знающих свое дело и болеющих за него душой. Качество предоставляемых в колледже образовательных услуг регулярно находится на контроле администрации.

Колледж располагает хорошей материально-технической базой, в которую входят: актовый, спортивный и тренажерный залы, компьютерные кабинеты, мобильные лаборатории, учебно-производственные мастерские, электронный читальный зал, современные аудитории, оборудованные компьютерами, ноутбуками, интерактивными досками, плазменными панелями. Имеется общежитие, которое располагается по адресу ул. Вокзальная, д. 83.

На базе образовательного учреждения с 1997 года работает Центр содействия занятости молодежи, создана маркетинговая служба, изучающая востребованность специалистов на рынке труда. Колледж неоднократно становился победителем краевого конкурса по трудоустройству выпускников и профориентации.

Одним из основных направлений воспитательной деятельности колледжа является сотрудничество и тесное взаимодействие педагогов и студентов. Работают спортивные секции, студенческое научное общество, Центр молодежных инициатив, Театр моды «Шарм», Центр молодежной моды – победитель конкурсов в Хабаровске, Благовещенске, Владивостоке. Студенты участвуют во всех городских конкурсах по разным направлениям, во многих международных конкурсах, где ребята занимали призовые места.

Обучение в колледже осуществляется в соответствии с Федеральными Государственными образовательными стандартами среднего профессионального образования по следующим специальностям:

•Документационное обеспечение управления и архивоведение

•Гостиничный сервис

•Экономика и бухгалтерский учет

•Парикмахерское искусство

•Страховое дело (по отраслям) углубленной подготовки

•Товароведение и экспертиза качества потребительских товаров

•Программирование в компьютерных системах

•Дизайн (по отраслям)

•Реклама

Продавец, контроллер кассир

В 2015/2016 году планируется прием по следующим специальностям:

•Конструирования, моделирование и технология швейных изделий

•Организация обслуживания в общественном питании

Срок обучения составляет 1 год 10 месяцев - 3 года 10 месяцев в зависимости от выбранной специальности и формы обучения.

Рисунок 1- Общая структура КГБОУ СПО ККИТС

1.2 Документ его основные свойства, признаки и функции.

В документоведении применяется следующее определение документа: «Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве».

Согласно федеральному закону «Об информации, информатизация и защите информации» документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющая ее идентифицировать.

Свойства документа:

Свойства документа - это её ценность, т.е. потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению. При этом ценность информации может быть реализована только в рамках определённой информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими её структурными элементами и блоками.

К отличительным признакам документа относятся:

а) наличие смыслового семантического содержания. Документ - носитель смысла, который передается совокупностью последовательных знаков.

б) стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени;

в) предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документы - это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации;

г) завершенность сообщения. Фрагментарное незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, черновики, эскизы).

Функция документа – это его общественная, социальное назначение, цель, задача. Документ – объект, выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций, весь спектр которых можно условно поделить на три группы:

Главная, наиболее обобщающая функция документа – это хранение и передача информации во времени и пространстве;

Общие функции документа характерны для всех документов, независимо от их типа и вида:

Информационная особенность информационной функции состоит в том, что она характерна для всех без исключения документов. Необходимость фиксировать и передавать информацию, одна из основных причин создания любого документа.

Коммуникативная функция. Тесно связана с информационной функцией коммуникативная. Суть ее заключается в передаче информации между авторами (участниками) коммуникации. Документ – это инструмент коммуникации, средство передачи информации. У коммуникативной функции есть две подфункции:

Документы. Ориентированные в определенном направлении: сверху вниз (законы, указы, постановления, приказы, инструкции) и снизу верх (докладные записки, заявления, жалобы)

Кумулятивная функция - способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений;

Специальные функции присущи не всем, а определённым видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся:

Управленческая или регулятивная функция – выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, распоряжения, решения, приказы, протоколы).

Правовая функция - это способность документа служить средством доказательством, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы,), исторические источники, служащие средством свидетельствования.

Общекультурная функция – способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурных традиций, усвоение системы ценности, эстетических норм.

Мемориальная (памятниковая) функция - способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому.

Гедоническая функция – способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени ( произведения художественной литературы, кинофильмы, компакт-диски, магнитные фонограммы т т.п)

Знание функций документа позволяет уяснить целевое (для чего создан конкретный документ) и читательское (для кого создан документ – для детей, взрослых, специалистов, студентов и т.д.) назначение документа, с тем, чтобы наиболее эффективно использовать его потенциальные возможности. От целевого и читательского назначения документа зависит характер информации, содержащейся в нем, тип и вид документа.

1.3 Классификация документов

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото – фоно -кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновой документ и (оригинал подлинник). Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа. Оригинал — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с чернового документа в соответствии с установленными требованиями.

С оригинала могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат.

Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретных текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета некоторых видов приказов, заявлений, других документов.

Анкета — способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, в форме существительных в именительном падеже, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем формализации текста, где отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего данные. Она рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.

Анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу и увольнению, кадровые докладные и объяснительные записки. Анкетная форма текста упрощает подготовку документа, облегчает машинописные работы и создает предпосылку для кодирования информации и использования отрывного талона с кодированными сведениями.

Таблица — постоянная информация, размещенная в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк.

Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.

В хозяйственной деятельности организаций используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения и т. п. Каждый из названных документов имеет общепринятую форму.

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

1.4 Стандартизация и унификация в ДОУ

Унификация документов – это приведение документов к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества форм или видов документов, их показателей и реквизитов. Унификация обязательно приводит к установлению рационального на какое-то достаточно продолжительное время единообразия в документации. При унификации сокращение количества видов и форм документов достигается за счет изъятия из документных цепочек сложившихся в системе документации лишних и дублирующих документов.

Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата – от руководителей до рядовых сотрудников.

Унификация документов– это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач, операций по их обработке, учету и хранению. Унификация позволяет упорядочить работу с многочисленными документами, упрощает и ускоряет обмен деловой информацией.

Унификация форм документов – это отбор и закрепление в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установление единых требований к их составлению и оформлению.

Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.

В соответствии со статьей 2 Федерального закона «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 года № 184-ФЗ, стандартизация – это «деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг».

В соответствии с той же статей «стандарт ... – это документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг». Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения.

Стандартизация означает возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов создается по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями.

Результатом работ по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления) или их элементы (например, ГОСТ 9327. Бумага потребительская. Форматы), так и на унифицированные системы документации (например, ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов). Унифицированные системы документации состоят из совокупности взаимоувязанных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах управленческой и хозяйственной деятельности.

1.5 Современные средства обработки документов

Способы документирования

С появлением компьютеров началось быстрое развитие автоматизации процессов документирования информации, её передачи, хранения и использования. Всё более широкое распространение получают документы на машинных носителях, т.е. документы, созданные с использованием материальных носителей и способов записи, обеспечивающих обработку документированной информации электронно-вычислительной техникой.

Оргтехника представлена весьма широкой номенклатурой средств, от канцелярских товаров, до средств доставления, размножения, хранения, поиска и уничтожения основных данных, средств административно производственной связи и так далее, что делает работу управленца удобной и комфортной.

Основные средства - это орудия труда по автоматизированной обработке информации.

· Получение первичной информации и регистрация является одним из трудоемких процессов. Поэтому широко применяются устройства для механизированного и автоматизированного измерения, сбора и регистрации данных. Номенклатура этих средств весьма обширна. К ним относят: электронные весы, разнообразные счетчики, табло, расходомеры, кассовые аппараты, машинки для счета банкнот, банкоматы и многое другое. Сюда же относят различные регистраторы производства, предназначенные для оформления и фиксации сведений о хозяйственных операциях на машинных носителях.

· Средства приема и передачи информации. Под передачей информации понимается процесс пересылки данных (сообщений) от одного устройства к другому. Взаимодействующая совокупность объектов, образуемые устройства передачи и обработки данных, называется сетью. Объединяют устройства, предназначенные для передачи и приема информации. Они обеспечивают обмен информацией между местом её возникновения и местом её обработки. Структура средств и методов передачи данных определяется расположением источников информации и средств обработки данных, объемами и временем на передачу данных, типами линий связи и другими факторами. Средства передачи данных представлены абонентскими пунктами (АП), аппаратурой передачи, модемами, мультиплексорами.

· Средства подготовки данных представлены устройствами подготовки информации на машинных носителях, устройства для передачи информации с документов на носители, включающие устройства ЭВМ. Эти устройства могут осуществлять сортировку и корректирование.

· Средства ввода служат для восприятия данных с машинных носителей и ввода информации в компьютерные системы

· Средства обработки информации играют важнейшую роль в комплексе технических средств обработки информации. К средствам обработки можно отнести компьютеры, которые в свою очередь разделим на четыре класса: микро, малые (мини); большие и суперЭВМ. Микро ЭВМ бывают двух видов: универсальные и специализированные. И универсальные и специализированные могут быть как многопользовательскими - мощные ЭВМ, оборудованные несколькими терминалами и функционирующие в режиме разделения времени (серверы), так и однопользовательскими (рабочие станции), которые специализируются на выполнении одного вида работ.

2 Индивидуальное задание

2.1 Организационные документы. Основные характеристики

Моим индивидуальным заданием во время практике было создание организационных документов (должностная инструкция начальника отдела кадров), создание распорядительных документов (приказы по основной деятельности), заполнение регистрационных форм(журнальных, РКК). Формирование дел

Организационные документы – документы, которые регламентируют задачи и функции учреждения, организацию его работы: права, обязанности, ответственность структурных подразделений и должностных лиц. Виды организационных документов:

Устав – регламентирует деятельность всей организации. Требования к содержанию устава регламентируются в законодательных актах. Требования к уставу юридического лица – это часть первая ГК РФ. Уставы юридических лиц утверждаются учредителями и подлежат регистрации. Устав общественной организации утверждается съездом. Реквизиты устава:

- Наименование организации;

- Вид документа (устав);

- Дата;

- Утверждение устава;

- Текст (общие положения, цели, задачи организации, права, деятельность, имущество, реорганизация, ликвидация).

Положение– Организационный документ, в котором содержатся цели, задачи, права, ответственность структурного подразделения или коллегиального органа. Разрабатывается руководителем стр. подразделения, он же и подписывает. Вводится в действие путем утверждения руководителями организации. Структура текста положения:

Общие положения (наименование, степень самостоятельности, подчиненность, управляющий орган, структура, НПА, которыми руководствуется данная организация или подразделение в своей деятельности + требования к печати);

- Цели и задачи (обобщенно);

- Функции (подробно);

- Права (которыми наделяются сотрудники отдела);

- Ответственность;

Руководство (наименование должности, квалификационные требования, права, обязанности, ответственность);

Взаимодействие с другими подразделениями или организациями;

Инструкция – документ в котором регламентируются различные вопросы деятельности учреждения. Обычно предписывает как выполнить ту или иную работу.

Должностная инструкция–документ, который определяет организационно-правовое положение работника в структуре организации. Разрабатывается руководителем структурного подразделения на всех работников, утверждается руководителем, согласовывается с юристом, кадровой службой и делопроизводственной службой, также сам работник должен поставить визу ознакомления с инструкцией. Существуют «Общий классификатор профессий, должностей и тарифных разрядов» и «Квалификационный справочник профессий рабочих». Структура текста должностной инструкции:

Общие положения (порядок назначения и освобождения от должности, подчиненность, порядок замещения работника в случае его отсутствия, квалификационные требования, перечень НПА, которыми работник руководствуется в своей деятельности);

- Функции;

- Должностные обязанности (из справочника: конкретные задачи);

- Права;

- Ответственность (обобщенно: устанавливается ответственность за невыполнение должностных обязанностей, нарушение правил внутреннего трудового распорядка и т.д.);

- Взаимодействие с другими подразделениями и лицами.

Штатное расписание

– документ, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом. Создается для нормирования численности работников организации. Табличная форма, ключ. Наименование структуры подразделения, их коды, наименование. Должности, кол-во штатных единиц, размер должностного оклада, размер надбавки. Разрабатывается главбухом или кадровиком. Вводится в действие приказом руководителя.

Структура и штатная численность

– документ, закрепляющий наименования структурных подразделений и должностей, а также количество штатных единиц.

Правила внутреннего трудового порядка – это локальный правовой акт, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации. Иногда это самостоятельный документ, а иногда – приложение к коллективному договору. Предназначен для укрепления трудовой дисциплины. Чаще всего содержит:

- общие положения (на кого распространяется, статус документа и т.д.);

- порядок приема и увольнения (перечень документов, предъявляемых при приеме на работу, порядок издания приказа об увольнении и т.д.);

- основные права и обязанности работников;

- права и обязанности работодателя;

- режим труда и отдыха;

- поощрения за успехи в труде;

- ответственность за нарушение трудовой дисциплин.

2.2 Распорядительные документы. Правила оформления

Текст распорядительного документа состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. В констатирующей части указывается документ, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. Констатирующая часть может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Распорядительная часть излагается в повелительной форме (ПРИКАЗЫВАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, РЕШИЛИ). С новой строки абзаца печатается текст постановляющей части. Распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель, действие, которое поручается выполнить, и срок исполнения. Если распорядительные документы имеют приложения, указание на них дается в соответствующих пунктах текста. Текст распорядительного документа должен иметь заголовок.

Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению на бланке конкретного вида документа. Подготовленные проекты документов предоставляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения имеют две подписи – председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя.

Решение – это распорядительный документ, являющийся правовым актом, принимаемый коллегиальным органом: коллегией министерства или ведомства, научным советом, советом директоров и т.д.

Распоряжение- распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа в рамках своей компетенции. Распоряжения делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса. Распоряжения издают министерства, ведомства, администрации областей, городов, районов, администрации предприятий в пределах прав, предоставленных им законами РБ.

Указание – распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и др. актов. Указание должно иметь конкретных исполнителей и по оформлению не отличается от приказа, его распорядительная часть начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ» («ОБЯЗЫВАЮ»).

Приказ – распорядительный документ, издаваемый руководителем организации, предприятия, учреждения, действующим на основе принципа единоначалия. Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед данной организацией. Приказы делятся на 2 подгруппы: По личному составу; Подразделяются на 2 группы: 1. О приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении, премировании сотрудников. 2. О предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировках. По основной деятельности. Текс приказа состоит из двух частей: констатирующей (В связи…… В целях…На основании…и т.д.); распорядительной ((ПРИКАЗЫВАЮ.). Перед текстом приказа пишут заголовок (о чем приказ-Об увольнении). Оформляется приказ на бланке, где указаны наименование организации, наименование вида документа – ПРИКАЗ, место издания, регистрационный номер, дата, заголовок к тексту, подпись.

Поручение – распорядительный документ, издаваемый должностным лицом, для выполнения конкретного задания.

Должностная инструкция – это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.

Должностная инструкция – это документ, полностью регулирующий всю трудовую деятельность работника, она призвана обозначить четкий круг его обязанностей и в случае необходимости разрешить споры между работником и работодателем по поводу несоответствия занимаемой должности или еще каких либо нюансов. Должностная инструкция должна состоять из конкретных лаконичных требований, значение которых попросту нельзя рассматривать двояко. Она должна быть понятной и доступной, каждый сотрудник должен иметь возможность доступа к ней в ходе рабочего процесса.

Должность – это штатная единица организации, первичный элемент в структуре управления ею, характеризующийся совокупностью прав, обязанностей и ответственности работника, выполняемыми ими трудовыми функциями, границами компетенции, правовым положением. Все эти характеристики являются производными от функций и особенностей подразделения. Частично они должны быть органически присущи именно данной должности, а частично относиться к разряду «прочих», входящих в круг общих функций подразделения, приходящихся на долю данной должности и поручаемых руководителем отдельно.

Персональное юридическое закрепление должности делает ее носителя должностным лицом. Последнее имеет право совершать в пределах компетенции властные действия, влекущие правовые последствия (издавать и утверждать или регистрировать правовые акты, подписывать денежные документы, представительствовать и проч.). Поскольку большинство таких действий оформляется в виде документов, границы участия в их подготовке и реализации определяют объем прав должностных лиц.

Возможность распоряжаться людскими, материальными и информационными ресурсами выражается вправе подписи должностным лицом соответствующих документов; возможность содействовать или препятствовать тем или иным действиям – вправе визировать документ, подписываемый или утверждаемый руководством; возможность предлагать собственные варианты действий и оценивать предложения других – вправе участвовать в разработке документа; наконец, возможность должностного лица проверять, как реализуются отраженные в документе решения, – в предоставлении ему права контроля над ними.

Каждое должностное лицо обладает той или иной компетенцией, определяемой границами объекта управления, на состояние, функционирование или использование которого оно может оказывать влияние; на него возложены конкретные задачи, вытекающие из целей организации или подразделения, решаемые в соответствии с заданными критериями эффективности. Функции должности должны соответствовать средним способностям и возможностям человека, быть разнообразными, нужными, четко сформулированными, органически сочетаться с функциями других работников, позволять работнику планировать свои действия, давать возможность самовыражения. Желательно иметь критерии и количественные показатели реализации каждой функции, причем определенные с одинаковой точностью.

В результате облегчается подбор, оценка, целевая подготовка, переподготовка и специализация персонала; упрощается определение норм его численности, границ ответственности; планирование работ и распределение задач, внедрение современных форм делопроизводства; ускоряется прохождение информации; быстрее обнаруживаются нарушения и ошибки; повышается трудовая дисциплина и самостоятельность людей, ослабляются тенденции к перестраховке; улучшается мотивация, обеспечивается более справедливое вознаграждение.

Любая должность имеет свое наименование, которое отражает содержание и характер работы, выполняемой лицом, ее занимающим. Это наименование состоит из базового элемента и дополнительных сведений о сфере деятельности, ее содержании, месте и времени осуществления. Например, «инженер-электрик.», «мастер сборочного участка», «сменный администратор». Если же базовое наименование исчерпывает все содержание функций, то используется только оно.

Когда должность замещается работником строго определенной специальности, их наименования могут сливаться. Иными словами, говорят, например «экономист», а не «экономист-экономист». В то же время, если должность объединяет функции двух самостоятельных должностей, для нее применяется и двойное наименование, причем на первое место ставится наименование базовой должности, скажем, «режиссер-постановщик». В ряде случаев наименования должностей могут ранжироваться, например, «старший вице-президент и второй помощник капитана.

Должностная инструкция позволяет:

- рационально распределить функциональные обязанности;

- повысить своевременность и надежность выполнения задач;

- улучшить социально-психологический климат в коллективе и устранить конфликты;

- четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения с другими специалистами;

- конкретизировать права работника;

- повысить личную и коллективную ответственность;

- повысить эффективность морального и материального стимулирования работников;

- организовать равномерную загрузку работников.

Исходными данными для разработки должностных инструкций являются:

- организационная и функциональная структура;

- классификатор функций управления;

- классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;

- нормативы управленческого труда;

- положения о структурных подразделениях;

- результаты экспертных и социологических опросов работников и др.

Таким образом, главной целью должностной инструкции является описание того, что от работника требует и хочет получить организация, а именно качественное выполнение должностных обязанностей. Т.е. целью написания должностных инструкций является формализация задач и функций сотрудника, но формализм – признак плохо написанной инструкции.

Должностная инструкция – это организационно-правовой документ, в котором определяются основные положения, функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.

2.3 Регистрация документов. Заполнение регистрационных форм.

Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационно-учетная форма - документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.

Т.о. регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.

В процедуре регистрации можно выделить три цели:

- учет документов,

- контроль их исполнения;

- справочная работа по документам. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

- Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым обычно относят:

- рекламные письма;

- поздравительные письма и телеграммы;

- приглашения;

- программы семинаров, совещаний и конференций;

- печатные издания (книги, брошюры, журналы);

- пакеты с пометкой "лично";

- копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государ- дарственных органов;

информационные материалы.

- В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству и обновляется по мере необходимости.

Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Регистрация внутренних документов обычно проводится децентрализованно по группам документов в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности – в канцелярии, по кадрам – в отделе кадров.

Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (утратила силу на основании приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 11 мая 2010 г. № 260), был установлен следующий состав основных реквизитов регистрации:

- наименование организации (автора или корреспондента);

- наименование вида документа;

- дата и регистрационный номер документа;

- дата и индекс поступления;

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

- срок исполнения документа;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

- гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

- внутренняя переадресация документов по исполнителям;

- код по тематическому классификатору;

- ключевые слова;

- количество листов документа;

- наличие приложений;

- должностное лицо, поставившее документ на контроль;

- промежуточные сроки исполнения;

- перенос сроков исполнения;

- срок хранения документа;

- статус документа (проект, версия);

- вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.12

Состав вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. При этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой организацией.

Существует три формы регистрации документов:

- журнальная,

- карточная,

- автоматизированная.

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

В настоящее время она используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, т.к. затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:

- справочные, контрольно-справочные;

- картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

- тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.

Для более полного раскрытия содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки, в которых:

составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках;

систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются.

Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. Часто используется следующая форма регистрационной карточки на формате А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм):17

2.4 Формирование дел

Формирование дел – это значит поместить исполненный документ в дело, выбрав его по номенклатуре дел. Так же важно придерживаться систематизации в процессе группировки документов. Давайте обо всем по порядку.

В маленьких организациях с небольшим количеством работников дела могут формироваться централизованно. Например, это может делать секретарь. Но обычно формирование дел происходит в подразделениях, где были созданы документы или куда были переданы для исполнения. Поэтому каждый сотрудник офиса должен иметь представление о порядке формирования дел, чтобы обеспечить сохранность и в случае необходимости оперативно найти понадобившийся документ.

В начале года принято заводить новые папки для документов. Тут главное – это правильно оформить обложку дела, для чего вам потребуется номенклатура дел. И процесс формирования дел может начинаться.

Вот основные существующие требования к формированию дел:

Согласно правилам необходимо группировать в дело исключительно исполненные документы. Это значит – на запрос получен (отправлен) ответ, чисто информационное письмо можно сразу помещать в дело.

Для дальнейшего быстрого поиска документа очень важно правильно выбрать дело в соответствии с номенклатурой.

Приложения не отделяют от основного документа. Например, если приказом утвердили какое-либо положение, то их вместе помещают в дело с приказами по основной деятельности. В этом случае для удобства работы с положением рекомендуется использовать другой его экземпляр (копию).

Обычно формируют дело в течение одного календарного года, если только оно не будет у вас переходящим (т.е. продолжать его вести в следующем году). Например, личные дела формируют в течение всего периода работы сотрудника в организации.

Нельзя помещать в одно дело документы различных сроков хранения. Имеется в виду постоянного и временных. Если временных несколько, то берется больший. Данное правило закладывается еще на этапе составления номенклатуры дел. Сроки хранения определяют по нормативному перечню документов с указанием великого множества сроков.

Еще есть такое требование – помещать только один экземпляр документа, без черновиков. Количество листов – до 250 в одном томе при толщине до 4 см.

При определении расположения документов внутри дела руководствуются:

хронологическим принципом – дата входящего письма определяется по дате поступления в организацию, исходящего – когда отправили (например, личные дела сотрудников формируются по мере поступления документов),

иногда удобно располагать по алфавиту получателя или автора письма (например, лицевые счета по зарплате располагают по фамилиям работников от «А» до «Я»),

по вопросно-логическому принципу, вообще-то, как правило, руководствуются сочетанием нескольких перечисленных (например, группируем пакет документов одного контрагента, затем пакет документов другого и т.д., внутри дела располагаем по дате самого раннего документа каждого пакета).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе прохождения учебной практике на базе КГБУ СПО ККИТС мною были изучены основные организационно-распорядительные элементы работы, выполнены практические задания по работе и регистрации организационно-правовых документов.

Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов. При необходимости используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации.

При составлении документов не возникло никаких трудностей.

Считаю, что все поставленные цели и задачи мною были достигнуты, и учебная практика позволила мне расширить и закрепить полученные теоретические знания, также сформировать профессиональные компетенции

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

Басаков, М.И. Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления). / М.И. Басаков. – Ростов на Дону. : Феникс, 2007. – 480 с.

Березина, Н.М. Современное делопроизводство. / Н.М. Березина, Е.П. Воронцова. – СПб : Питер,2004 – 256 с.

Березина, Н.М. Кадровое делопроизводство / Н.М. Березина, М.М. Бахарева. – СПб : Питер, 2004 – 224 с.

Сиганова, Т.В. Делопроизводство и документооборот / Т.В. Сиганова. – Омск : ОмГУ, 2004 – 68 с.

Волков, К.А. Документирование в управленческой деятельности : учеб. пособие / К.А. Волков, А.Н. Приходько, Т.А. Расина, И.М. Шутова. – СПб : СПбГАСУ, 2009 – 140 с.

Белов, А. Н. Делопроизводство и документооборот. / А.Н. Белов. – М.: Эксмо, 2005. – 624 с.

Басаков, М.И. Справочник секретаря-референта : практическое пособие / М.И. Басаков. – Ростов-на-Дону : Феникс, 2008 – 407 с.

Басовская, Е.Н. Делопроизводство / Е.Н. Басовская. – М. : Форум, 2012. – 256 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

(обязательное)

Должностная инструкция начальника отдела кадров

начальника одела кадров

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Начальника отдела кадров.

1.2. Начальник отдела кадров назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.

1.3. Начальник отдела кадров подчиняется непосредственно ____________________.

1.4. На должность Начальника отдела кадров назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по организации управления кадрами на инженерно-технических и руководящих должностях.

1.5. Начальник отдела кадров должен знать:

- законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом; трудовое законодательство; структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития; кадровую политику и стратегию предприятия; порядок составления прогнозов, определения перспективной и текущей потребности в кадрах; источники обеспечения предприятия кадрами; состояние рынка труда; системы и методы оценки персонала; методы анализа профессионально - квалификационной структуры кадров; порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением; порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия; организацию табельного учета; методы учета движения кадров, порядок составления установленной отчетности; возможности использования современных информационных технологий в работе кадровых служб; передовой отечественный и зарубежный опыт работы с персоналом; основы социологии, психологии и организации труда; основы экономики, организации производства и управления; средства вычислительной техники, коммуникаций и связи; правила и нормы охраны труда.

1.6. В период временного отсутствия Начальника отдела кадров, его обязанности возлагаются на ___________________________.

2. Функции

Примечание. Функциональные обязанности Начальника отдела кадров определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности Начальника отдела кадров и могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции исходя из конкретных обстоятельств.

Начальник отдела кадров;

2.1. Возглавляет работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении.

2.2. Организует разработку прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости,

контактов с предприятиями аналогичного профиля, информирования работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использования средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.

2.3. Принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия.

2.4. Осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях предприятия.

2.5. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, совместно с руководителями подразделений организует проведение их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности.

2.6. Осуществляет планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях.

2.7. Организует проведение аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной аттестации.

2.8. Участвует в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации.

2.9. Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет личного состава,

выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.

2.10. Обеспечивает подготовку документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представление их в орган социального обеспечения.

2.11. Проводит работу по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем «АСУ-кадры» автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям.

2.12. Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом

2.13. Обеспечивает социальные гарантии трудящихся в области занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций.

2.14. Проводит систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывает предложения по ее улучшению.

2.15 Организует табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывает мероприятия по укреплению

трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение.

2.16. Обеспечивает составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами.

2.17. Руководит работниками отдела.

3. Должностные обязанности

3.1. Возглавить работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих

и служащих, требуемых профессий, специальностей и квалификации в

соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися

внешними и внутренними условиями его деятельности по формированию и

ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их

развитии и движении.

3.2. Организовывать разработку прогнозов, определение текущей и

перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на

основе изучения рынка труда, установления прямых связей с учебными

заведениями и службами занятости, контактов с предприятиями аналогичного

профиля, информирования работников внутри предприятия об имеющихся

вакансиях, использования средств массовой информации для помещения

объявлений о найме работников.

3.3. Участвовать в разработке кадровой политики и кадровой стратегии

предприятия.

3.4. Проводить работу по подбору, отбору и расстановке кадров на

основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролировать

правильность использования работников в подразделениях предприятия.

3.5. Обеспечивать прием, размещение и расстановку молодых

специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном

заведении профессией и специальностью, совместно с руководителями

подразделений организовывать проведение их стажировки и работы по

адаптации к производственной деятельности.

3.6. Проводить планомерную работу по созданию резерва для выдвижения

на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры,

подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное

передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных

курсах, стажировка на соответствующих должностях.

3.7. Организовывать проведение аттестации работников предприятия, ее

методическое и информационное обеспечение, принимать участие в анализе

результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений

аттестационных комиссий, определять круг специалистов, подлежащих

повторной аттестации.

3.8. Участвовать в разработке систем комплексной оценки работников и

результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения

персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения

аттестации.

3.9. Организовывать своевременное оформление приема, перевода и

увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством,

положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет

личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой

деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение

установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для

представления персонала к поощрениям и награждениям.

3.10. Обеспечивать подготовку документов по пенсионному страхованию,

а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам

предприятия и членам их семей, а также представление их в органы

социального обеспечения.

3.11. Проводить работу по обновлению научно-методического

обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной

базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием

автоматизированных подсистем "АСУ-кадры" и автоматизированных рабочих

мест работников кадровых служб, созданию банка данных о персонале

предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению

необходимой информации пользователям.

3.12. Осуществлять методическое руководство и координацию

деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений

предприятия, контролировать исполнение руководителями подразделений

законодательных актов и постановлений правительства Российской Федерации,

постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по

вопросам кадровой политики и работы с персоналом.

3.13. Проводить систематический анализ кадровой работы на

предприятии, разрабатывать предложения по ее улучшению.

3.14. Организовывать табельный учет, составление и выполнение

графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в

подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего

трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывать мероприятия

по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь

рабочего времени, контролировать их выполнение.

3.15. Обеспечивать составление установленной отчетности по учету

личного состава и работе с кадрами.

3.16. Руководить работниками отдела.

3.17. __________________________________________________________

4. ПРАВА

Начальник отдела кадров имеет право:

4.1. Давать подчиненным ему сотрудникам поручения, и задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4.2. Контролировать выполнение плановых заданий и работу, своевременное выполнение отдельных поручений и заданий подчиненных ему работников.

4.3. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы относящиеся к вопросам деятельности отдела кадров.

4.4. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию Начальника отдела кадров.

4.4. Представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам относящимся к производственной деятельности отдела.

5. Ответственность

Начальник отдела кадров несет ответственность за:

5.1. Результаты и эффективность производственной деятельности отдела.

5.2. Не обеспечение выполнения своих функциональных обязанностей, а так же работу подчиненных ему работников.

5.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения планов работ отдела.

5.4. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений директора предприятия.

5.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарным и другим правилам создающих угрозу деятельности предприятия, его работникам.

5.6. Не обеспечение соблюдения трудовой и исполнительской дисциплины работниками, находящемся в подчинении Начальника отдела кадров.

Силина. А. Ф

25-45-13

пРИЛОЖЕНИЕ Б

Открытое акционерное общество

«Живая планета»

(ОАО »Живая планета»)

ПРИКАЗ

11.06.2015 №2-л/с

г. Комсомольск-на-Амуре

О переводе на должность

ПЕРЕВЕСТИ:

КИРИЛОВУ Елизавету Витальевну на должность начальника отдела кадров, в связи с повышением квалификации, с 18.06.2015 с окладом 20000 руб. в. месяц.

Основание контракт.

Генеральный директор л.п Кучменко. Д. Д

С приказом ознакомлен л.п Кирилова.Е.В

09.06.2014

ПРИЛОЖЕНИЕ В

Открытое акционерное общество

«Живая планета»

(ОАО»Живая планета»)

18.05.2015№2-л/с

г. Комсомольск-на-Амуре

о приеме на работу

ПРИНЯТЬ:

ЮРЧЕНКО Анастасию Александровну. на должность экономиста с 05. 08. 2014 с окладом согласно штатному расписанию.

Генеральный директор Д. Д. Кучменко

Начальник отдела кадров

л/п Е. В. Кирилова

18.05.2015

С приказом ознакомлен А. А. Юрченко

19.082014

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

Открытое акционерное общество

«Живая планета»

(ОАО »Живая планета»)

ПРИКАЗ

11.06.2015 №2-л/с

г. Комсомольск-на-Амуре

О переводе на должность

ПЕРЕВЕСТИ:

КИРИЛОВУ Елизавету Витальевну на должность начальника отдела кадров, в связи с повышением квалификации, с 18.06.2015 с окладом 20000 руб. в. месяц.

Основание контракт.

Генеральный директор л.п Кучменко. Д. Д

С приказом ознакомлен л.п Кирилова.Е.В

09.06.2014

ПРИЛОЖЕНИЕ В

Открытое акционерное общество

«Живая планета»

(ОАО»Живая планета»)

18.05.2015№2-л/с

г. Комсомольск-на-Амуре

о приеме на работу

ПРИНЯТЬ:

ЮРЧЕНКО Анастасию Александровну. на должность экономиста с 05. 08. 2014 с окладом согласно штатному расписанию.

Генеральный директор л/п Д. Д. Кучменко

Начальник отдела кадров

л/п Е. В. Кирилова

18.05.2015

С приказом ознакомлен л/п А. А. Юрченко

19.082014

ПРИЛОЖЕНИЕ Г

Открытое акционерное общество

«Живая планета»

(ОАО «Живая планета»)

ПРИКАЗ

14.05.2014 №1- л/с

г. Комсомольск-на-Амуре

о командировании

КОМАНДИРОВАТЬ:

КРИВОНОГОВУ Валентину Владимировну секретаря в г. Хабаровск в АО «Питер» с 25 июня по 12 июля 2014 года для выполнения служебного поручения.

Основание: докладная зам. директора Березина. Н. А о необходимости служебной командировки специалиста в «АО Питер» ст КЗот РФ.

Основание: 1. Письмо-приглашение от 25.05.2015. за № 8

Генеральный директор л/п Д. Д. Кучменко

С приказом ознакомлен л/п В. В. Кривоногова

20.06.2014

ПРИЛОЖЕНИЕ Д

Открытое Акционерное

Общество «Живая планета»

(ОАО»Живая планета»)

ПРИКАЗ

05.01.2015 №15л/с

г. Комсомольск-на-Амуре

Об увольнении

УВОЛИТЬ:

КРИВОНОГОВУ Валентину Владимировну секретаря 01 февраля 2015 года по собственному желанию.

Основание: 1. Личное желание Кривоноговой. В. В.

Генеральный директор л/п Д. Д. Кучменко

Начальник отдела кадров

л/п Кирилова. Е. В.

05.01.2015

С приказом ознакомлен л/п В. В. Кривоногова

05.01.2015

ПРИЛОЖЕНИЕ Е

Открытое Акционерное

Общество «Живая планета»

(ОАО»Живая планета»)

ПРИКАЗ:

01.12.2013 №17

г. Комсомольск-на-Амуре

ПРИКАЗЫВАЮ:

Принять КРИВОНОГОВУ Валентину Владимировну на должность секретаря предприятия на службу документационного обеспечения управления на постоянную основу с тарифной ставкой 8000 тыс. рублей и надбавкой 4000 тыс. рублей. С испытательным сроком на 3 (три) месяца.

Основание: трудовой договор от 30.05.2013 №12

Генеральный директор л/п Д. Д. Кучменко

С приказом ознакомлен л/п В. В. Кривоногова

01.12.2013

ПРИЛОЖЕНИЕ Ж

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ Гнеральноу директору
ОБЩЕСТВО «Живая планета» ЗАО «ГАЗПОМЭКСПОРТ»

(ОАО «Живая планета») У.В.Звир

В

Воищева. Е.С.
всрокдо03.06.2014 подготовитьвсенеобходимыедляотправкидокументы.
л/пС.А. Журбина
02.06.2014

О предоставлении архивной справки

Просим Вас выдать архивную справку, содержащую сведения о том, состояла Цой. С.А. в должности заместителя директора ОАО «Живая планета» с 01.01.2014 по 25.05.2014.

Все документы просим предоставить секретарю ОАО «ГАЗПРОМЭКСПОРТ» Осадчук. Н. В.

С уважением,

Генеральный директор л/п Д. Д. Кучменко

Ответ дан 04.06.2014
В дело № 02-12

Осадчук Н. В ЗАО «ГАЗПРОМЭКСПОРТ»
12-89-43 Вх. № 03-14/60
от 02.06.2014

ПРИЛОЖЕНИЕ З

Регистрационно-контрольная карточка

(Лицевая сторона)

(Оборотная сторона)

Адрес публикации: https://www.prodlenka.org/metodicheskie-razrabotki/181792-dou-i-arhivovedenie