Использование информационной системы как инструмента повышения качества административной работы образовательного учреждения

Использование информационной системы как инструмента повышения качества административной работы образовательного учреждения.

Автор: Ширяев Максим Алексеевич

Должность: Педагог дополнительного образования

Место работы: ГБУ ДО ЦД(Ю)ТТ «Старт+»

Невского района Санкт-Петербурга

Без сомнения, можно сказать, что современная коммерция может предложить нам бесчисленное множество "универсальных" решений, информационных систем, практически для любых наших нужд, однако подойдёт ли это универсальное решение для конкретных нужд вашего учреждения и вашей сферы. Думаю, что однозначно каждая организация уникальна и панацеи, универсально всем подходящей ИС к сожалению, нет. 

Поэтому кому как не нам с вами стремиться к созданию средств для улучшения качества и эффективности административной работы. И речь идёт не только о консолидации информации в едином месте.  Итак, безусловно после рассмотрения процессов, происходящих в наших с вами организациях, мы видим множество однотипных операций, излишний контроль на разных этапах. Так называемых запросов и сверок информации. Мы предполагаем, что это первое с чем надо бороться. А именно – создать собственную информационную систему (ИС).

Любая ИС опирается на информацию, без неё никуда, так называемые справочники и это может быть всё что угодно: в нашем случае это список объединений список сотрудников, список дней недели, список отделов. Каждый справочник - это таблица, с уникальным набором параметров и ключом по которому ту или иную запись можно найти или опознать. Когда вы планируете справочник необходимо грамотно обдумать список параметров, чтобы информация была исчерпывающей, но не избыточной, ведь исходную информацию тоже нужно будет вносить и к сожалению, вручную. 

Чтобы избавиться от промежуточных контролей, обдумаем условия которые должны накладываться на вводимые данные, будь то только цифры без знаков или 11 значный номер телефона.

То есть, в рамках приемной кампании самыми важными данными будут, контактные данныеemail и номер телефона, причём email является рекомендуемым средством связи, так как намного удобнее и быстрее сделать рассылку о последних новостях образовательного учреждения.

Справочники, а их в каждой ИС не один, а бывает, что несколько десятков, позволяют формировать таблицы-сборники, которые содержат целевую информацию и выборочную из имеющихся справочников. Например, возьмём для демонстрации процесс записи детей на занятия в начале учебного года, мы называем этот вид деятельности «Приёмная кампания». В «Приемной кампании» будет таблица – «Предварительная запись», которая содержит новую информацию - такую как ФИО ребёнка, родителя, контактные сведения, возраст, учреждение и информацию из созданных ранее справочников: реализуемых ДООП. 

Когда мы обратимся к таблице - сборнику то увидим не совсем понятную на первый взгляд информацию, так как вместо данных из справочников, указывается лишь индекс записей. Для анализа информации и её отбора нам помогут - запросы, которые присутствуют во всех средах реализации ИС. Теперь любой из участников процесса будет иметь самодостаточный доступ к общей информации, и её различным представлениям. А для работы с справочными таблицами и таблицами сборниками, мы создаём формы, которые сделают ввод информации наиболее комфортным, здесь же заложим программный код для дополнительных возможностей информационной системы.

Вернёмся к приемной кампании: итак, во избежание толкучки сделаем возможности электронной очереди, а записи вбиваются в единую базу без бумажного сопровождения в ИС, через консультантов и киоски самозаписи. Добавляя все требования и моменты которые мы накладывали на процесс as is и реализуем доступ ко всем сводным данным, мы с вами можем прийти к схеме to-be, к некоторой схеме которая соответствует нашим представлениям о реинжиниринге процесса приемной кампании. 

Реинжиниринг процессов, достаточно сложный процесс, в его результате обязательно должна произойти значительная оптимизация по времени, финансам или другим показателям, иначе вся дальнейшая деятельность теряет смысл.

Итак, посмотрим на итоговую схему приемной компании после проведения реинжиниринга, количество процессов уменьшилось, если бы мы изначально проставили количество времени уходящий на каждый процесс и сравнили с тем, что происходит сейчас, то однозначно вышли бы на улучшение. Да, есть и некоторые неудобства, это более долгая работа с каждым из участников приемной кампании и занесение данных в пк (долго бывает лишь иногда), но если вдуматься, то мы работаем персонально с каждым из посетителей, а в комплекте с электронной очередью в целом улучшаем уровень нашего сервиса.

Исходя из вышесказанных убеждений, можно прийти к разработке реальных информационных систем, с нуля, доработки существующих, если их среда это позволяет, или как минимум грамотному написанию технического задания.

В нашем учреждении нам удалось создать некий продукт, который отвечает требованиям конкретного учреждения, как представителя типовых учреждений. Мы назвали его Рабочая система.

Итак, какие вводные данные мы имеем, для разработки был выбран MsAccess, ввиду его наличия на большинстве устройств, возможности быстрой разработки и удобства разработки (и формы с кодом и база в одном месте). Изначально было принято решение о локальной работе ИС, ее расположении на сервере организации.

РАБОЧАЯ СИСТЕМА имеет на данный момент следующие относительно крупные разделы: Контингент, сотрудники, учебное расписание, материально-техническая база, родители, справочники. Во всех из данных разделов происходит консолидация информации и ее правка. Однако помимо этого созданы программные модули, позволяющие улучшить работу в них.

Адрес публикации: https://www.prodlenka.org/metodicheskie-razrabotki/328839-ispolzovanie-informacionnoj-sistemy-kak-instr