Методический доклад на тему «Комплексное использование возможностей Microsoft Word для создания документов»

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РТ

ГБПОУ «Атнинский сельскохозяйственный техникум им. Габдуллы Тукая»

МЕТОДИЧЕСКИЙ ДОКЛАД

ПО ДИСЦИПЛИНЕ

на тему «Комплексное использование возможностей MicrosoftWord для создания документов»

с. Б.Атня – 2015 г.

Введение

Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и аппаратного обеспечения позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие бизнеса не обходится без компьютера в офисе организации.

Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.

Обработка текстов, подготовка различного вида документов составляют значительную часть работ, выполняемых в настоящее время на ПК специалистами многих профессий.

Для работы с этими текстами используются так называемые текстовые редакторы. Главная задача любого текстового редактора заключается в обеспечении оптимальных для пользователя условий по созданию и обработке документов. Обилие различных типов документов привело к многообразию существующих текстовых редакторов. Наиболее распространенным из них является текстовый редактор Microsoft Word, который имеет широкий диапазон применения и многообразие возможностей для работы с документами. Вследствие всего этого можно сказать, что данная тема достаточно актуальна. MS Word является одним из ведущих текстовых процессоров в России и умение работниками использовать его возможности в своей деятельности может облегчить им работу и сократить затраты времени и энергии.

Цель доклада – рассмотреть процесс создания комплекса документов в MS Word , ознакомится с текстовым редактором MS Word. Определить его функции и возможности. Рассмотреть отличия приложения MS Word 2007 от версии 2003 года, его преимущества и недостатки.

Работа в текстовом редакторе MS Word 2007. Приемы работы, описание возможностей, характеристика MS Word

Основные возможности текстового процессора

Текстовый процессор Microsoft Word является многофункциональным многооконным редактором текстов, позволяющим создать документы любого уровня сложности, и снабжен большим набором инструментов для их редактирования и оформления.

Создания документа в текстовом процессоре может осуществляться по двум направлениям:

1)Созданиепассивного документа - происходит посредством набора текста с последующим его оформлением (форматированием);

2) Создание типового документа - осуществляется на основе шаблонов (интерактивной формы), требующей заполнения.

Кроме непосредственного ввода и форматирования текста Word позволяет создавать таблицы и табличные формы, осуществлять верстку текста в несколько колонок, рисовать, внедрять графические объекты, создавать документы для серийной рассылки (слияния документов), создавать виртуальные документы, состоящие из ссылок на другие файлы.

Microsoft Office Word 2007 – это мощная программа для обработки текста, помогающая быстро и эффективно создавать и форматировать все деловые и личные документы, начиная с самых простых писем и заканчивая сложнейшими отчетами. Программа Word 2007, которая вошла в пакет приложений Microsoft Office 2007, была существенно модернизирована по сравнению с предыдущими версиями, чтобы все возможности, содержащиеся в ней, стали более доступными и удобными в использовании.

Word можно использовать для того, чтобы:

-  создавать профессионально выглядящие документы, содержащие такие выразительные элементы как графики и диаграммы;

-  придавать документам согласованный внешний вид с помощью применения стилей и тем, которые воздействуют на шрифт, размер, цвет, эффекты текста и фон страницы;

-  сохранять и заново использовать такое готовое содержимое и форматированные элементы как титульный лист и врезки;

-  создавать персонифицированные сообщения электронной почты и письма к нескольким получателям, не набирая несколько раз один и тот же текст;

-  делать информацию в длинных документах понятной с помощью составления оглавлений, индексов и библиографий;

-  защищать документы, осуществляя контроль над тем, кто и какие изменения может производить над документами, удаляя персональную информацию и применяя цифровую подпись.

Главное отличие Word 2007 от предыдущих версий программы – это полностью иной принцип организации интерфейса. В связи с этим возникает необходимость осваивать новую логику работы с уже привычной программой.

Но усовершенствования коснулись не только внешнего вида программы.

Отличие Word 2007 от Word 2003. Word 2007 не только представляет более эффективный подход к работе с документами, но и содержит большой список новых и улучшенных возможностей, включающий следующих в себя следующие:

- Лента. Больше никаких поисков в меню, подменю и в диалоговых окнах. Этот новый интерфейс организует все команды, которые люди используют чаще всего, таким образом, что они становятся доступны с вкладок, расположенных вверху окна программы.

- Образец. Просмотр эффекта от форматирования еще до его применения.

- Наборы стилей и темы документа. Быстро изменяют внешний вид документа, применяя различные наборы стилей или тему, просматривая эффект еще до применения их к документу.

- Рисунки SmartArt. Используйте эту удивительную возможность для работы с диаграммами, чтобы создавать сложные диаграммы с 3-D формами, прозрачностью, падающими тенями и другими эффектами.

- Усовершенствованная работа с диаграммами. Ввод данных в связанный рабочий лист Microsoft Office Excel и просмотр того, как эти данные немедленно представляются в диаграмме выбранного типа.

- Очистка документа. Пусть Word проверяет и удаляет примечания, скрытый текст и персональную информацию, хранящуюся как свойства, перед тем, как работа над документом будет окончена.

- Новый формат файла. Новые форматы Microsoft Office Open XML уменьшают размер файла и помогают избежать потери данных.

Знакомство с Word

Комплекс программных средств, предназначенных для создания, редактирования и форматирования текстовых документов называют текстовыми процессорами. Основное отличие текстовых процессоров от текстовых редакторов состоит в том, что они позволяют не только вводить и редактировать текст, но и форматировать его. Текстовые процессоры обеспечивают взаимодействие текста, графики, таблиц и других объектов, а также средства проверки правописания и автоматизации форматирования документа. Наибольшее распространение получил текстовый процессор Microsoft Word, имеющий несколько версий.. Описание текстового процессора Word в предлагаемой работе соответствует обычной последовательности работы над документом

- ввод текста, его сохранение,

- редактирование, форматирование, специальные приемы оформления документа.
Кроме того, описаны дополнительные возможности текстового процессора Word - работа с таблицами, вставка формул, использование графики.

Запуск Microsoft Word

Существует несколько способов запуска Microsoft Word, как и любого другого приложения, работающего под управлением операционной системы Windows.
Запустить MS Word, можно одним из перечисленных ниже способов :
Выбрать соответствующую команду в стартовом меню (Пуск –>Программы –> Microsoft Word). С помощью ярлыка Microsoft Word, расположенного на Рабочем столе.
С помощью кнопки Microsoft Word, расположенной на одной из панелей быстрого запуска Панели задач. Если необходимо не только запустить Word, но и открыть документ, можно: Открыть папку, содержащую требуемый файл Microsoft Word и дважды щелкнуть по его значку левой клавишей мышки.
Можно использовать меню Пуск –> Документы (Недавние документы). В появившемся на экране списке содержатся наименования документов, с которыми пользователь работал в последнее время. Щелкнуть мышью по наименованию требуемого документа.

Структура окна MS Word

Программное окно текстового процессора Word 2003 представлено на рис..

Список использованной литературы

Цветкова М.С., Великович Л.С. Информатика и ИКТ учебник. – М: Academia 2011.

Михеева Е.В., Титова О.И. Практикум по информатике: учеб. Пособие для сред. проф. образования – М.: Academia 2008.

Михеева Е.В., Титова О.И. Информатика: учебник. – М: Academia 2010.

Фигурнов В. Э. IBM PC для пользователя. Краткий курс.-М.: ИНФРА -М, 1999.

Симонович С, Евсеев Г., Алексеев А. Новейший самоучитель работы на компьютере. –Москва: издательство «ДЕСС КОМ», 2001.

Колмыкова Е.А., Кумскова И.А. Информатика: учебник. – М: Academia 2010.

Сергеева И. И., А. А. Музалевская, Н. В. Тарасова Информатика: учебник – М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА – М, 2007.

В. М. Уваров, Л. А. Силакова, Практикум по основам информатики и вычислительной техники, М.: Издательский центр «Академия», 2005.

Адрес публикации: https://www.prodlenka.org/metodicheskie-razrabotki/118779-metodicheskij-doklad-na-temu-kompleksnoe-ispo