Методическая разработка открытого урока по дисциплине ОП 12 Документационное обеспечение управления, специальность 40.02.01 Право и организация социального обеспечения

Цели урока:

Образовательная – ознакомление студентов с классификацией ОРД, показать на практике правильность оформления документов, знание общих принципов работы MicrosoftWord и умение оформлять формуляры.

Развивающая – развивать мышление, возможности аргументирования, профессиональные навыки и умения, применения знаний в профессиональной и практической деятельности.

Воспитательная – формировать грамотность речи при оперировании специальными профессиональными терминами; воспитание чувства ответственности, умение работать в группе.

Тип урока: комбинированный – повторение пройденного материала, усвоение нового и применение полученных знаний в практической работе

Используемые средства, при проведении занятия: экран, проектор, компьютеры.

Раздаточный материал (организационно распорядительные документы, ГОСТ Р 6.30-2003).

Персональные компьютеры на группу.

Содержание:

I. Организационный момент.

II. Актуализация знаний.

III. Изучение нового материала.

IV. Практическая работа

V. Подведение итогов.

I. Организационный момент.

Преподаватель: Здравствуйте! Начинаем урок. Староста, скажите пожалуйста, кто сегодня у нас отсутствует?

Спасибо, присаживайся.

Сегодня мы должны с вами обобщить и систематизировать материал по такому важному и нужному вопросу как "Организационно-распорядительные документы" по дисциплине «Документационное обеспечение управления».

Темасегодняшнего занятия Организационно-распорядительные документы: понятие, назначение, основные виды (организационные, распорядительные, справочные) по разделу «Организационно-рапорядительная документация» (Слайд 2)

- Знания, полученные на сегодняшнем занятии вам необходимы для дальнейшей жизни, т.к.каждый из вас будет участвовать в трудовых правоотношениях или в роли работника, или в роли работодателя. И вы должны будете правильно и грамотно уметь оформлять все виды ОРД.

Прежде чем приступить к изучению новой темы, давайте отправимся в путешествие по документам и выясним какие знания вы имеете по основам документационного обеспечения управления.

Вспомните пожалуйста, что из себя представляет понятие документационное обеспечение?

Студент:Документационное обеспечение – это работа с готовыми документами, созданными учреждением и полученными извне: прием, распределение, регистрация, исполнение, контроль исполнения, формирование дел, подготовка документальных материалов к архивному хранению и использованию в справочных и научно-исторических целях.

Спасибо,студент, присаживайся. Кто мне ответит, что такое документ? Дайте пожалуйста определение.

Студент:Документ– носитель информации, предназначенной для передачи во времени и пространстве. Он позволяет передавать информацию от одного пользователя другому (например, письмо деловому партнеру), использовать в информационно-справочной работе (например, выдача справки, подтверждающей стаж работы), научных целях.

Спасибо,студент, присаживайся. Напомню вам, что документы играют огромную роль в жизни общества. Их различают по значимости и характеру. Документы служат подтверждением факта, события. Они могут иметь политическое, историческое, юридическое значение независимо от способа изготовления и времени создания. (Документальные материалы создаются посредством письма (рукописный, машинописный, перфокарты, перфоленты); записи на магнитные ленты, диски, бланки с трафаретным текстом и т.п.

Чрезвычайно важно для управленческой деятельности юридическое значение документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

Ответьте пожалуйста мне, какие бывают документы по происхождению?

Студент:документы по происхождению подразделяются на служебные и личные.

Преподаватель: конкретизируй п.ж. свой ответ.

Студент:К личным документам относятся: автобиография, заявление, доверенность, расписка, письмо, резюме. Такие документы как паспорт, удостоверение личности, документы об образовании, различные свидетельства учреждения выдают гражданам на руки.

Служебные документы исходят от имени организаций, предприятий или представляющих их должностных лиц.

Преподаватель: Спасибо студент, присаживайся. Напомните мне пожалуйста, какие существуют основные формы организационно-распорядительных документов?

Студент: Организационно-распорядительные документы подразделяются на три основные группы:

организационно-правовая, например, устав, положение, штатное расписание, правила, инструкция;

распорядительная, например, постановление, решение, распоряжение, приказ;

справочно-информационная, письмо, справки, акт, заявление, объяснительная, протокол и т.д.

Преподаватель: спасибо, студент, а какие бывают документы по месту составления?

Студент:По месту составления документыбывают внутренние и внешние. Внутренние документы создает само учреждение в процессе документирования своей деятельности. Внешняя документация приходит извне, от других организаций и отдельных граждан.

Преподаватель: Спасибо, ребята, вижу вы не плохо освоили пройденный материал. и мы продолжим с вами изучение вопросов касающиеся документационного обеспечения управления. И как я уже выше говорила, сегодня мы с вами рассмотрим тему: Организационно-распорядительные документы: понятие, назначение, основные виды (организационные, распорядительные, справочные)

Документация организации включает в себя различные по назначению и порядку использования группы документов. Наиболее распространенными документами являются уставы, должностные инструкции, приказы, протоколы, акты, служебные письма и другие документы, которые входят в состав организационно-распорядительных документов (ОРД). Эти документы должны составляться и оформляться в соответствии с Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30 - 2003г «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)».

Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительными документами (ОРД). Все организационно-распорядительные документы, как нам уже ответил студент, можно разделить на три группы: организационно-правовые, распорядительные и справочно-информационные. 

 Для лучшего понимания сущности и функций организационно-распорядительных документов, перейдем к рассмотрению состава и специфики каждой из групп организационно-распорядительных документов.

Для начала рассмотрим организационные документы (уставы, положения, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка). Рассмотрим наиболее часто используемые виды документов управления.Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава или положения.

Устав – это правовой акт, определяющий права, функции и структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности. (Слайд 5)

Устав должен содержать следующие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дату (датой устава является дата его утверждения);

- гриф утверждения;

- отметку о регистрации устава (для коммерческих организаций);

- место издания (город);

- текст

- подписи учредителей или лиц, занимающих выборные должности (председателя, секретаря).

Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумерацию (раздел, пункт, подпункт):

1. Общие положения;

2. Правовой статус;

3. Цели, задачи, предмет деятельности;

4. Организационная структура (органы управления, структурные подразделения и их взаимосвязи);

5. Финансово-материальная база (уставный капитал, акции, основные и оборотные средства, порядок распоряжении ими);

6. Учет и отчетность;

7. Контроль финансово-хозяйственной деятельности;

8. Права и обязанности участников;

9. Порядок ликвидации и реорганизации.

В последующих занятиях мы с вами еще вернемся к этой теме и рассмотрим другие виды организационно-правовых документов более подробно.

К группе распорядительных относятся документы, создающиеся в процессе функционирования предприятия, учреждения или организации. Они содержат изложенную в повелительном наклонении информацию, обязательную для исполнения.

Порядок подготовки и реализации большинства распорядительных документов имеет следующие этапы:

1. Изучение вопроса

2. Подготовка проекта документа

3. Согласование документа

4. Подписание документа

5. Ознакомление с информацией документа круга лиц, имеющих отношение к его содержанию и исполнению.

Здесь тоже рассмотрим мы с вами документы наиболее часто создаваемые на предприятии. Это приказы.

ПРИКАЗ(Слайд 6,7)

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач его деятельности.

Приказы подразделяются на две основные группы:

- приказы по основной деятельности (производственным вопросам),

- приказы по личному составу (кадровые приказы).

Приказом по основной деятельности оформляются все решения руководителя, связанные с организацией работы предприятия и структурных подразделений, планированием, отчетностью, финансированием, снабжением и сбытом продукции, оперативным управлением и другими направлениями текущей деятельности. Такие приказы называются инициативными.

Приказы издаются также, когда требуется довести до сведения работников предприятия законодательные, нормативные документы и решения, принятые вышестоящими органами власти и управления, организовать их конкретное исполнение или обеспечить соблюдение требований этих документов в текущей деятельности предприятия. Эти приказы относятся к категории изданных «во исполнение».

Приказ по основной деятельности оформляется на общем бланке или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка. Если приказы издаются чаще 200 раз в год, то экономически целесообразно отпечатать специальный бланк приказа.

Приказ по основной деятельности предприятия .должен содержать следующие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование документа;

- дату;

- регистрационный номер;

- место составления или издания;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись;

- визы или гриф согласования.

Название вида документа (ПРИКАЗ) оформляется прописными» буквами (через пробел) ниже наименования организации: от границы левого поля - при угловом расположении реквизитов, и в центре строки - при продольном расположении реквизитов.

Дата приказа оформляется цифровым способом 26.09.2004. В том случае, если время вступления в силу приказа специально не оговаривается в тексте, датой приказа считается дата его подписания.

Регистрационный номер приказа по основной деятельности проставляется на той же строке, что и дата, в пределах ограниченной площади. Регистрация приказов представляет собой присвоение порядковых номеров в пределах календарного года.

Место составления или издания приказа содержит название на селенного пункта, где предприятие или организация имеет зарегистрированный юридический адрес. Сокращения, применяемые при обозначении географических названий, должны соответствовать почтовым правилам Министерства связи Российской Федерации. Например, г. Белев Тульской обл., с. Вятское Прохоровского р-на Курской обл. При обозначении Москвы и Санкт-Петербурга сокращение «г.» («город») не употребляется.

Заголовок к тексту оформляется в левом верхнем углу от границы левого поля. Заголовок должен кратко отражать содержание документа, быть максимально точным и емким. Он начинается с предлога «о ...», отвечает на вопрос «О чем?» и может состоять, как правило, из 3-5 строк, напечатанных через 1 межстрочный интервал. Необходимо помнить, что заголовок приказа служит не только целям его регистрации и поиска. Он облегчает восприятие текста приказа, может настраивать на его исполнение, влияет на формирование отношения подчиненных к распорядительной деятельности Руководителя, поэтому надо всегда следовать правилу: сначала составляется, редактируется, «шлифуется» текст, а лишь затем к нему формулируется заголовок.

Текст приказа по основной деятельности состоит обычно из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части содержится обоснование причин, целей и задач издания приказа, необходимости совершения распорядительных действий.

В инициативном приказе констатирующая часть текста обычно начинается с предлога «Для ...» или со сложных отыменных предлогов «В связи ...», «С целью ...», которые облегчают формулирование текста и являются типовой его частью.

Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: акты, справки, докладные и объяснительные записки, заявлении, сводки, обзоры, письма, телеграммы и телефонограммы.

Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Рассмотрит вид информационно-справочного документа - акт. Акт -это информационно-справочный документ, который составляется для подтверждения установленных фактов, событий или действий

Акты составляет не один человек, а несколько. Объясняется это природой и назначением данного документа. Во-первых, констатировать факты и явления окружающей действительности необходимо при свидетелях, иначе впоследствии будет очень сложно доказать, что описанное в акте событие действительно произошло. Во-вторых, на основании актов зачастую принимаются важные решения, которые могут быть оспорены в судебном порядке, особенно если они затрагивают права работников. Если будет установлено, что акт не отвечает требованиям, предъявляемым к документам такого рода (например, составлен без свидетелей или не по форме), суд просто не примет его во внимание. А событие, которое в нем зафиксировано, при отсутствии других доказательств может быть признано ненаступившим. Представьте ваше разочарование, когда судья сочтет неустановленным факт прогула сотрудника или появления его на работе в состоянии опьянения только из-за того, что акт об этом был составлен ненадлежащим образом!(Слайд 8,9 )

Еще один документ который мы сегодня с вами рассмотрим это объяснительная записка, которая разъясняет руководству точку зрения составителя данного документа на интересующее событие. Этим событием может быть невыполнение задания (в полном объеме или в указанный срок), нарушение трудовой дисциплины (опоздание на работу или прогул).

Обратите внимание, что служебная записка составляется не о самом проступке, а о его последствии, например, если вы прогуляли работу, то служебная записка будет «о срыве рабочего дня», а не «о прогуле, в связи с непредвиденными обстоятельствами» или «о нарушении дисциплины», а не «о прогуле урока математики» (Слайд 8,9)

Итак, ребята давайте мы с вами проведем небольшую практическую работу и посмотрим как вы усвоили тему. Группу поделим на 4 подгруппы. Каждой группе дается задание и у каждой группы должно быть выполнено по 1 документу.

Первая группа в соответствие с заданием составляет приказ, вторая группа резюме, третья группа акт и четвертая группа составит объяснительную записку

Примеры составления всех документов приложены в ваших папках.

5. Закрепление полученных знаний

Для закрепления полученных знаний и навыков составления и оформления управленческих документов, студентам предложено ответить на вопросы викторины «ЧТО? КЕМ? КТО?» ( см. приложение).

6. Подведение итогов урока

По завершению занятия, анализируются ответы студентов за урок, комментируются оценки. Выдается домашнее задание ( см. план урока).

Адрес публикации: https://www.prodlenka.org/metodicheskie-razrabotki/236207-metodicheskaja-razrabotka-otkrytogo-uroka-po-